BAB III EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
C. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan
Beranjak dari pengertian efisiensi, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja diantaranya dapat dilihat dari beberapa bagian berikut ini :
1. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah :
a) Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
1)Pekerjaaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer dan printer.
2)Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun atau dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam
pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
3)Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
4)Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
b) Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
1) Setiap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU diantaranya komputer dan printer.
2) Setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.
3) Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan. Pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan agar langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.
c) Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Hal ini dapat dilihat dari :
1) Rencana Kerja
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.
2) Displin
Disiplin kerja sangat memegang peranan penting, yaitu merupakan ketaatan dan kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi USU sendiri menurut penulis sudah cukup baik. Selama mengikuti kegiatan magang, penulis melihat para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja tersebut dapat membantu mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
• Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib • Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
• Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Sehingga diantara pimpinan dengan pegawai terjalin komunikasi dan hubungan kerja ang baik. Hingga pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat diusahakan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai dapat berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di
Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
• Pekerjaan jadi lebih cepat selesainnya.
• Pada waktu jam kerja, pegawai tidak bermalas-malasan.
• Pegawai lebih bersemangat dalam bekerja karena adanya pengingkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada pengingkatan jabatan.
• Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin baik.
d) Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, hal tesebut dapat dilihat dari:
1) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
2) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi harus segera dimusnahkan paling tidak dua tahun sekali. Hal ini tergantung pada jenis dan masa pakai berkas atau file-file tersebut.
3) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi. 2. Prestasi Kerja Pegawai
Prestasi kerja adalah hasil upaya seseorang yang ditentukan oleh kemampuan karakteristik pribadinya serta persepsi terhadap perannya dalam pekerjaan itu (Sutrisno, 2009:150). Program penilaian prestasi kerja bertujuan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan kegiatan manajemen sumber daya manusia yang lain,
seperti perencanaan dan pengembangan karier, program-program kompensasi, promosi, demosi, pensiun, dan pemberhentian karyawan (pemecatan).
Manfaat dari peneltitian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
• Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
• Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan.
• Untuk kepentingan mutasi pegawai.
• Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
• Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a) Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai. Sanksi atau hukuman yang diberikan dapat berupa :
• Teguran lisan
• Absen kerja akan dicoret oleh Pembantu Dekan II bagi pegawai yang tidak hadir
• Melakukan mutasi bagi pegawai yang melakukan kesalahan fatal b) Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.
c) Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi ke pekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan apa-apa saja peralatan yang dipergunakan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:
a) Lemari arsip penyimpanan sudah memadai.
b) Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam kelayakan layak.
c) Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja.
d) Adanya daftar indeks arsip.
e) Seluruh file disimpan di dalam folder dalam kondisi yang layak. f) Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
g) Melakukan update data mahasiswa dan alumni.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip di kantor bagian Kemahasiswaan USU. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU :
a) Kebersihan
Pegawai juga bertugas merapikan dan membersihkan arsip-arsip untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan tersebut. Apabila ditemukan folder map yang rusak, pegawai akan segera menggantinya dengan folder map yang baru.
b) Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut :
1) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip, baik lisan maupun tulisan, di dalam dan di luar kantor.
2) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwewenang.
3) Meletakkan arsip ditempat yang telah disediakan.
4) Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa adanya izin.
5) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasiasecara terbuka.
6) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke dalam ruangan yang penyimpanan arsip.
7) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. 8) Arsip tidak boleh dipinjamkan kepada semua orang.
9) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
c) Kegunaan arsip
Pada kantor bagian Kemahasiswan Fakultas Ekonomi USU arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan
dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
• Untuk keperluan administrasi
• Untuk keperluan riset dan pendidikan
• Sebagai salah satu sumber informasi penting
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu: input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut ini adalah gambar unsur sistem kearsipan :
Gambar 3.1
Unsur-Unsur Sistem Kearsipan
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan dan Penyusutan INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasiltias, Uang
OUTPUT Warkat / Arsip
TUJUAN
Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip
Sumber : Surojo. 2006. Manajemen Perkantoran. Edisi Pertama. Jakarta : Mitra Wacana Media (2006:20)
4. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
Adapun fasilitas kantor yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a) Komputer
Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 3 (tiga) unit komputer, yang digunakan untuk menyimpan data dan mengerjakan tugas-tugas kantor seperti penulisan berbagai jenis surat yang diperlukan mahasiswa.
b) Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 2 (dua) unit printer yang terletak di meja kerja pegawai.
c) Filling Cabinet dan Lemari Arsip
Filling Cabinetbiasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang
berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 5 (lima) filling cabinet dan 5 lemari arsip dan 1 (satu) lemari kayu yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
d) Pendingin Udara
Pendingin udara merupakan fasilitas pendukung yang digunakan untuk memberikan kenyamanan saat bekerja. Pendingin udara yang digunakan oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah air conditioner (AC) dan kipas angin, yaitu tiga
air conditioner (AC) dan satu kipas angin.
D. Penilaian Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi