UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
EFESIENSI KERJA
PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH :
ANDY S SIMANJUNTAK
082101079
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ANDY S SIMANJUNTAK
NIM : 082101079
PROGRAM STUDI : D3 KEUANGAN
JUDUL : EFESIENSI KERJA PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU
Tanggal : 27 April 2012 Dosen Pembimbing
Nip . 195601061 98303 2 001 Dra. Muly kata Sebayang, MSi
Tanggal : 28 April 2012 Ketua Program Studi
Nip .19591229 198903 1002 Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Tanggal : 31 Mei 2012 Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Puji Tuhan yang maha kuasa Dengan segala kerendahan hati syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI USU”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
2. Bapak Drs. Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M. Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Muly kata Sebayang, MSi selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M. Si selaku dosen Penasehat Akademik
6. Terima kasih pada keluarga penulis yang telah membantu memberikan memberikan semangat dan dukungan kepada penulis baik meteril maupun nonmateril sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
8. Teman-temanku di telah membantu penulis dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.
Dengan menyadari masih banyak ditemukan kekurangan dalam penulisan ini maka penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak yang telah membaca Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Medan, 28 April 2012 Penulis
DAFTAR ISI
C. Struktur Organisasi dan Personalia... 13
D. Job Description ... 19
E. Pengertian efesiensi kerja dan Azas-azas Efesiensi pada bagian Departemen manajemen... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 SyaratKhususPenerimaBeasiswa
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ……….. 14 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.
Dari uraian tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa priorias yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.
Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Masalah yangsering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.
2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.
3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.
Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaa, baik itu pekerjaan yang maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.
Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah.Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.
Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas factor-faktor yang terkait, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.
tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil ang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipegunakan (input).
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis aporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantorBagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
a. Manaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.
2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.
b. Tujuan Penelitian
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
JULI 2011, MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisa Laporan
E. Sistematika Penulisan
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada DekanFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer) dan stake holders lainnya.
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektordan PembantuRektor
Dekandan PembantuDekan
Kepala Sub Bagian Tata
DewanPertimbangan Fakultas
KepalaBagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas KetuadanSekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. JhonTafbuRitonga, M.Ec
PembantuDekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak PembantuDekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
PembantuDekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade FatmaLubis, MAFIS, MBA,Ak
Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS
Drs. Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : WahyuArioPratomo,SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. IrsyadLubis,SE,M.SocSc
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dr. Endang SulistyaRini, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarief, M. Si, Ak Sekertaris : Drs. Rustam, M. Si, Ak
DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : SyafrizalHelmiSitumorang, SE, MSi
Bagian Tata Usaha
KepalaBagian Tata Usaha : M. SimbaSembiring, SE, M.Si Kasub.Keuangan :Hj. EkaYuliana, SE
Kasub.UmumdanPerlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub.Akademik :Hj. FeptyAniar, SE Kasub.Kemahasiswaan :Hj. Zailiana, S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE
BagianPerpustakaan/ Ruang Baca
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Departemen Manajemen FE USU
Sumber : Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Seketaris Departemen S1
Manajemen
Dra. Marhayanie, M, Si
Ketua Program Srudi S1 Manajemen
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staf Administrasi
Chairunnisa
Sraf Administrasi
Melvina Sari Sraf
Administrasi
Jumadi
Ketua Departemen S1 Manajemen
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ke tatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagiankemahasiswaan dan alumniadalah :
a. Menyusunrencanakerja dan anggarantahunan( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkanpenyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidangkemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
j. Melakukanpenyajianinformasidibidangkemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan : 1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebaga iberikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangka tdan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
BAB III PEMBAHASAN
Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kanor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.
Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :
A. Segi Usaha
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer.
b. Pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa menggerakkan benda atau tanpa gerakkan yang berlebihan.
c. Setiap pekerjaan pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekrjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.
3. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Masuk kerja pukul 08.15 wib
2) Pulang kerja pukul 14.00 wib
terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan seefekyif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meingkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b. Pada jam kerjapegawai tidak ada yang malas.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot antor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
5. Pemakaian Benda Termasuk Uang
Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari :
a. Setiap pembuatan warkat pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguh/ benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material.
b. Dalam kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. c. Pemakaian telepon dilakukan setepat mungkin.
B. Prestasi Kerja Pegawai
Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam peberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.
4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :
a. Teguran lisan.
b. Mendapat surat peringatandari pimpinan.
c. Jika tidak dating maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.
3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus idasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.
5. Adanya daftar indeks arsip.
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.
8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya mahasiswa baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa, perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat keterangan pada mahasiswa.
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :
1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kepegawaian USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)
D. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 4 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. 2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai
berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.
2. Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.
4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat panas.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 buah unit printer yang terletak di masing-masing meja kerja pegawai. Tetapi, dari 4 unit printer terdapat 2 unit yang tidak dapat berfungsi dengan baik.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.
d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,
dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
E. Azas-Azas Efisiensi
Dalam bab pembahasan ini penulis juga melakukan analisis mengenai penerapan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU guna mendukung penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Analisis yang dilakukan penulis berhubungan dengan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor antar lain :
Efisiensi kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.
5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Personalia
DAFTAR PUSTAKA
1. Nurmianto, Eko, 2002, “Pengaruh Kemampuan, Motivasi dan Pengembangan Karir Terhadap Kinerja Karyawan”, Proceedings Seminar Nasional Pasca Sarjana, Kampus ITS, 4 September 2002, Surabaya.
2. Dani, 2006. “ Pengaruh likuiditas, leverage dan efisiensi modal kerja terhadap profitabilitas (studi kasus pada PT Modern toolsindo Bekasi)”. 3. A,A. Anwar prabu mangku Negara (2000), Manajemen sumber daya
manusia penerbit PT Remaja Rosdakarya Bandung.
