TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
KHAIRIL IMAM NAIPOSPOS
082102020
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : KHAIRIL IMAM NAIPOSPOS
NIM : 082102020
PROGRAM STUDI : D3 AKUNTANSI
JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19550914 198103 1 005 Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Tanggal : 2013 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
NIP. 131127370
Drs. Rustam, M.Si, Ak
Tanggal : 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
NAMA : KHAIRIL IMAM NAIPOSPOS
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NIM : 082102020
PROGRAM STUDI : D3 AKUNTANSI
JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN, FEBRUARI 2013
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta shalawat beriring salam kepada junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA”.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi. 3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak selaku dosen Penasehat Akademik
6. Terima kasih pada keluarga penulis yang telah membantu memberikan semangat dan do’a kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih juga kepada teman-teman terutama kepada orang yang penulis sayangi Dyah Ayu Rarasati yang telah memberikan semangat dan motivasinya kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir tersebut.
Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Medan, Mei 2012 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ....……….……….………... vi
BAB I : PENDAHULUAN A.Latar Belakang ... 1
B.Rumusan Masalah ... 5
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
D. Rencana Penulisan ... 6
1. Jadwal Survei / Observasi ... 6
2. Sumber Data ... 7
3. Rencana Isi ... 8
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A.Sejarah Ringkas ... 9
B.Struktur Organisasi dan Personalia ... 12
C.Job Description ... 18
D.Jaringan Kegiatan ... 23
E. Kinerja Kegiatan ... 24
BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Efisiensi Kerja ... 27 B. Fasilitas Kerja ... 37 C. Evaluasi Kinerja pegawai ... 39
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan ... 42 B.Saran ... 43
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ...…...……... 13 1.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan suatu pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.
Dari uraian tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.
Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.
Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya,, dan terpendek jaraknya.
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu penentuan jumlah pekerja sesuai dengan beban kerja, metode, waktu atau biaya, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.
Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.
Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.
Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisiensinya” dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan dimana peningkatan efesiensi ini sendiri bisa dilakukan dengan menetukan jumlah pekerja yang optimal dengan beban kerja atau volume kerja yang disesuaikan. Artinya setiap bagian perkantoran harus di isi dengan orang-orang yang sesuai dengan kemampuannya atau istilahnya The right men on the rigt pleace, hal ini sangat penting dilakukan agar pencapaian efsiensi kerja dengan mudah dilakukan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan
perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Rumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha. Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat penelitian
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.
Tabel 2.1
Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
Mei 2012
Minggu ke
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan laporan
2. Sumber data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu :
a. Data primer
Data primer merupakan data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian (orang/benda), dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara maupun tanya jawab.
b. Data Skunder
3. Rencana isi
Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal Survei /
Observasi, Sumber Data dan Rencana Isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi dan Personalia, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja
Kegiatan, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam Bab ini membahas mengenai Efisiensi Kerja, Fasilitas Kerja dan Evaluasi Kinerja Pegawai.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
1. Dasar hukum
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
b. Misi:
1) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
4) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.
B. Struktur organisasi dan personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE
Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, MSi
Departemen Fakultas Ekonomi USU
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Studi Fakultas Ekonomi USU
1. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekertaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M,Si Ketua Prodi : Irsad SE, M.SOC.Sc, Ph.D
2. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini , SE, MSi 3. Akuntansi
Ketua : Drs. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, AK, Mafis, CPA
Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar , MM, Ak Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak. 4. Diploma
a. Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak a. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Bebby karina fawzeea sembiring, SE, MM
Pendidikan Profesi Akuntansi
Ketua : Drs. Arifin Hamzah, MM, CPA, Ak
Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usah : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU
Sumber : Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak NIP. 19560407 198002 1 001
PUDEK I
Fahmi N Nasution, SE,M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK II
Drs. Arifin Lubs, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005
PUDEK II
Drs. Arifin Lubs, MM ,Ak NIP. 19560101 198203 1 005
KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba Sembiring , SE,M.Si
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan
penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kepegawaian dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
j. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
e. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
h. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. i. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. j. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kepegawaian dan Alumni
Tugas sub bagian kepegawaian dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kepegawaian dan alumni. c. Melakukan administrasi kepegawaian.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kepegawaian. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kepegawaian tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kepegawaian dan alumni.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan : a. Controller
1. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. 2. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
3. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.
b. Laporan
1) Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
2) Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. 3) Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non - profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil 2. Perkuliahan semester genap / ganjil
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil 4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasi Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan
Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen. 9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
BAB III
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS
EKONOMI USU
A. Efisiensi Kerja
Menurut pegawai / staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya adalah perbandingan output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai/staf itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai/staf mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan kantor. Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai/staf bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yaitu:
1. Kesadaran pegawai/staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan proses yang panjang.
Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggidaripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai/staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai/staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai/staf disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai/staff sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.
Selain itu, guna mendukung efisinsi kerja pada Kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU juga diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.
Efisiensi kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan proses yang panjang. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang se efisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
1. Penerapan prosedur kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja
“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. (Sedarmayanti, 2001 : 134).
Dalam pelaksaan prosedur kerja ada beberapa faktor yang harus dipertimbangan antara lain :
a. Tata kerja
1) Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
2) Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
3) Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. 4) Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. b. Pemakaian waktu kerja
Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan se-produktif mungkin. Agar sifat ke-efisienan bisa lebih di maksimalkan. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
1) Rencana Kerja
Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
2) Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang se efisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : a) Jam kerja pegawai
Pada hari Senin s/d Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat 12.00 13.00 WIB dan pulang pukul 14.00 WIB.
c) Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB. Pada hari Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 13.00 WIB.
d) Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang dilakukan oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik mengenai ini. Ketidak efisienan itu bisa berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan se efekif dan se efisien mungkin.
Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Tapi sering kali peraturan tersebut dilanggar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat dari kriteria pegawai itu sendiri yang diantaranya adalah :
a) Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi b) Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah
c) Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri d) pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang
baik
Untuk yang berkriteria 3 ( tiga ) tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif. Dan untuk pegawai dengan kriteria 4 ( empat ) terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dan sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b) Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas.
c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
d) Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik. c. Pemakaian tenaga kerja
Pemakaian tenaga ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tabel 2.2
Data surat
Tahun Surat masuk Surat keluar
2009 1420 19
2010 1560 43
2011 1690 65
Dari tabel diatas kita melihat prosedur surat masuk dan keluar peningkatan yang dicapai yaitu 10% per tahunnya. Berarti hasil kerja meningkat tapi peningkatan yang terjadi terlalu sedikit memgingat kebutuhan dan kegiatan dari tahun ke tahun semakin tinggi. Selain itu perbandingan antara surat masuk dan yang dikeluarkan dalam bidang kepegawaian terlalu sedikit, maka perlu adanya standarisasi pengerjaan tugas pada bagian tersebut.
Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang dibutuhkan dalm sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan dapat terorganisir dengan baik.
d. Pemakaian benda termasuk uang / biaya
Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepanjang sesuatu pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya : amplop surat dapat dibuat dari kertas bekas dan tidak perlu selalu menggunakan amplop yang dibeli dari toko. Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu setiap unit kerja membuat formulir sendiri. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat dengan mengurangi kebiasaan atau kegemaran menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Perbekalan tata usaha hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan. Demikian pula perlu dijaga agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat yang murah tetapi sering mengalami kerusakan dan berakibat tingginya biaya perawatan atau biaya operasional.
Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas (car loan, home loan), asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan biaya total (biaya operasi total)
Pengendalian biaya ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi kerja pegawai salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih terkontrol. Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi efisiensi. Misal gaji karyawan dibuat tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian biaya pegawai ini sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable.
B. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.
Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :
1. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
a) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
b) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.
b) Memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.
c) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.
d) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat panas.
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa menurunkan level produktivitas kerja. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
3. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.
4. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,
gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
C. Evaluasi Kinerja Pegawai
Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/staf sesuai dengan prosedur pekerjaan yang ada setiap unit bagian.
Jadi bila mana ada pelanggaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi berikut : 1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.
2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.
4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain-lain.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tidak rusak.
Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Dharma, Surya, 2008. Pendekatan,Jenis dan Metodologi Penelitian
Pendidikan
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.
Harahap, Indra Mora, 2012. Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan.
Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010-2011, USU Press, Medan.
Roberth N Anthony, 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Sofyandi. Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
Penerbit, Graha Ilmu.
Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerj
Surojo, Yohanes, 2006. Manajemen Kearsipan. Catakan 1. Malang: Dioma.
