TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
MARSELLA DOLOKSARIBU 082103042
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
NAMA : MARSELLA DOLOKSARIBU LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 082103042
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal…….. Juli 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi
NIP. 19550810 198303 1 004
NAMA : MARSELLA DOLOKSARIBU PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NIM : 082103042
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,……. Juli 2012 Menyetujui Pembimbing,
NIP . 19830119 200604 1 001
(Doli Mhd. Ja’far Dalimunthe, SE, M. Si)
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang
telah melimpahkan berkat dan rahmatnya kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan sehat walafiat. Tugas akhir ini dibuat
dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan
pada program studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini jauh dari
kesempurnaan dan masih banyak kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang
penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa
kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan Tugas
Akhir ini. Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih yang kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, Msi selaku ketua Departemen Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Doli Mhd. Ja’far Dalimunthe, SE, M. Si selaku dosen pembimbing mata
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M. Si Selaku Penasehat Akademik.
5. Seluruh dosen dan staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis yang teramat sangat penulis sayangi
yang merupakan motivasi terbesar penulis, terimaksih (Alm) Ayahanda B.
Doloksaribu dan T. Purba dengan kasih sayangnya yang ikhlas telah
membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta
limpahan kasih sayang dan doa yang tiada henti serta pengorbanannya yang
begitu besar dan tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat
menyelesaikan pendidikan perkuliahan di Program Studi Diploma-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semoga jerih
payah penulis ini dapat menjadi penyejuk kelelahan hati ayahanda dan bunda
selama ini.
7. Kepada adik penulis ( Vivi, Anna, Adelina, Ito ) yang telah memberikan do’a,
motivasi, semangat, dan perhatiannya kepada penulis dalam menyelesaikan tugas
akhir ini. Belajarlah yang rajin untuk mencapai cita – cita kalian agar berguna
bagi Nusa, Bangsa, Agama, dan Orang Tua.
8. Buat yang spesial Tamba simarmata, terimahkasih atas dukungan dan semangat
yang diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan TA ini.
9. Buat sahabat ku Ardinata simangungsong ( Black ), putri ( tanjong ), evida,
trimakasih atas semangat, motifasi dan bantuan-bantuan yang banyak kalian
berikan kepada penulis. Kalian akan tetap menjadi sahabat yang penulis sayangi.
10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008
tak bisa penulis sebutkan satu-persatu trimakasih untuk pertemanan kita selama di
perkuliahan, banyak suka duka yang telah kita lewati bersama, mudah-mudahan
itu menjadi kenangan termanis yang tak terlupakan dan kelak kita bisa sukses
bersama-sama.
11.Buat saudara-saudara yang penulis sayangi bibik-bibik, pak
tengah,abang-abangku, kakak, sepupu, mami dan mama penulis terimakasih untuk motivasi dan
semangat yang banyak kalian berikan kepada penulis, mudah-mudahan kelak
penulis menjadi orang yang berguna seperti yang selalu kalian katakan.
12.Buat teman-teman magang kelompok delapan Ridwan, dila, manda, liza dan
chairul terimakasih atas pertemanan kita selama dua stengah bulan dan
terimakasih juga atas kerjasama kita selama magang berlangsung banyak
pengalaman baru yang penulis dapatkan dari kalian.
13.Buat teman satu perjuangan penulis di hari-hari terakhir di Fakultas Ekonomi Usu
Resnauli Simangungsong dan Liny Astuti, terimakasih atas kerjasama kita selama
sebulan, motifasi dan semangatnya.
14.Buat teman-teman satu pergerakan GMKI terimakasih buat dorongannya selama
Atas Segala nasehat, doa, motivasi, semangat, perhatian bantuan yang telah
diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Berkat dan balasan
dari Tuhan Yang Maha Esa. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
kita semua. Amin.
Medan, Juli 2012
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E.Lokasi dan Jadwal Kegiatan ... 6
F. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Struktur Organisasi ... 12
C. Job Description... 17
E. Kinerja Usaha Terkini ... . 19
F. Rencana Kegiatan ... . 20
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Penyusunan Efisiensi Kerja ... 22
B. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 27
C. Kendala Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 30
D. Usaha Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36
A.Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 37
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR Halaman
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pengawasan adalah bahwa segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin
bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan,
kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah (aturan) yang diberikan. Dalam hal
ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan
penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam
sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai
tujuan.
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan
yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai
administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat
digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal
tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin
pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit
pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh
beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses
Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi
pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam organisasi
modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya
fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi
manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi
dapat dicapai dengan semestinya.
Menurut Achmad (2007:2), bahwa kantor adalah satu unit organisasi yang
berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan
manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan
sumber daya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi
pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya.
Sumberdaya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan kantor, mesin-mesin,
metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja.
Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh
sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara
keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Dalam
melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor, faktor penting yang turut menentukan
kelancarannya ialah sumber daya manusia, penyusunan tempat kerja dan alat
perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Organisasi sebagai suatu bidang kerja
hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau ditata dengan
sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan
dalam penyediaan data yang diperlukan, menghambat pelaksanaan unsur-unsur
administrasi lainnya, dan akhirnya mengakibatkan pemborosan berbagai sumber
daya. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan kerja dibutuhkan sistem, prosedur, atau
metode/cara kerja yang efisien. Karena itu efisiensi perlu sekali dijadikan
satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan
pekerjaan kantor agar dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi dan lancar.
Menurut Sedarmayanti (2001:112), bahwa efisiensi adalah usaha pada
produksi untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala
yang merugikan. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa
mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan
yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap
pegawai/staff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan
menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu
mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang
dapat dikatakan bekerja dengan efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan.
Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan
yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang
melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin. Apabila salah satu
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan
kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah
berhasil guna atau efektif , ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat
dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan
tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat
dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur
adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang
pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya
mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar
dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Azas-azas
efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu:
1) Azas perencanaan
2) Azas penyederhanaan
3) Azas penghematan
4) Azas penghapusan
5) Azas penggabungan
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai efisiensi kerja
pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang
menjadi objek penelitian, yakni bagaimana pelaksanaan efisiensi kerja pada bagian
kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada bagian kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan prestasi kerja.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti yaitu bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara
teoritis maupun aplikasi.
b. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang
bagaimana efisiensi kerja itu yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
Sebagai masukan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, khususnya
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .
3. Bagi Peneliti lain
E. Lokasi dan Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
[image:17.612.122.529.236.571.2]dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN
MINGGU KE -
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Konsultasi dan
Penulisan
Laporan
Dalam kegiatan Persiapan, Pengumpulan Data, Konsultasi dan Penulisan
Laporan, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari
pengumpulan data dilakukan penulis dengan magang di Fakultas Ekonomi USU.
Magang dilaksanakan sejak tanggal 16 Juni 2011 – 17 Agustus 2011. Setelah
melakukan observasi, Penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam
bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen
Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4 ) bab, yang
dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan
relevan dengan judul Tugas Akhir. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, rencana yang terdiri dari lokasi dan jadwal
kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha
terkini dan rencana kegiatan Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis membahas tentang efisiensi kerja yang telah diteliti
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan, dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera
Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang
berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas
Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional
pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada
di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada
waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada
tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang
berkedudukan di Medan. Penatapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November
1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat
keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975
tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada
pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU
No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP
USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan
PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini.
Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi
Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik
dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11
November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di
Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata
Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian –
penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responif terhadap
perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Menurut Robbins ( 2003 : 2 ), bahwa Organisasi adalah salah satu unit sosial yang
dikoordinasikan secara sengaja terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi dan
berwenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah di tentukan.
Struktur organisasi adalah kerangka yang terdiri dari satuan organisasi beserta
segenap pejabat dengan tugas, wewenang, serta hubungannya satu sama lain. Pada
dasarnya suatu organisasi perlu membuat struktur organisasi, yang menjelaskan
secara rinci mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang masing – masing jabatan
yang terdapat di struktur organisasi tersebut, sehingga kerja sama antara masing –
masing jabatan dapat berjalan secara harmonis dan tercapainya tujuan.
Untuk mencapainya tujuan umum suatu organisasi diperlukan suatu wadah yang
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan organisasi tersebut. Struktur organisasi
yang efisien adalah susunan organisasi yang masing – masing unit organisasi beserta
pejabat, tugas, dan wewenangnya yang ada dalam menjalankan peranannya dapat
Menurut Zaenudin ( 2007 : 118 ), bahwa struktur organisasi berfungsi untuk
menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi
masing – masing pegawai tau akan tugas, wewenang, tanggung jawab sehingga
pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya
dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai di tempatkan pada
tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi tahun 2007-2008
Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian
1. Pimpinan Universitas
Rektor :Prof.Dr.dr.Syahril
Pasaribu,DTM&H,M.Sc(CTM(,Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI
Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE,M Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
4. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
6.Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketu a :Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
c. Program Studi S1 Akuntansi
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Program DIII Kesekretariatan
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kemahasiswaan dan
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah sub organisasi yang melaksanakan dan mengembangkan
pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas
akademika. Visi Fakultas adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang
apa yang diharapkan oleh fakultas. Misi Fakultas adalah deskripsi mengenai tugas,
kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi
fakultas yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. Tujuan Fakultas
adalah rumusan tentang hasil khusus jurusan dalam bentuk profil kompetensi yang
diharapkan dari lulusan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang dituntut oleh
stakeholder internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang
tidak berorientasi pada perolehan laba, dengan kata lain yaitu sebuah instansi yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara lebih mengutamakan pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas,
berorientasi pada penelitian-penelitian yang sesuai dengan ilmu pengetahuan, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan
Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. Dengan tujuan agar lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di
E. Kinerja Usaha Terkini
Menurut Mangkunegara ( 2005 : 9 ), bahwa kinerja adalah hasil kerja secara
kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut Mathis
dan Jackson ( 2001 : 82 ), bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu :
kemampuan, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang akan
dilakukan, dan hubungan dalam organisasi. Berdasarkan pengertian diatas,
Kinerja merupaka,kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja
( output ) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan
oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta
keinginan untuk berprestasi. Kinerja yang dicapai oleh seseorang atau sekelompok
orang dalam suatu organisasi, harus sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab
masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan
sesuai dengan moral dan etika.
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi, misi, dan tujuan yang harus
dicapai dan dijalankan. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara butuh waktu untuk mencapai itu semua, khususnya pada bagian
Kemahasiswaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat
terwujud. Untuk mendorong tercapainya hasil yang optimal diperlukan kinerja yang
profesional. Kinerja usaha yang dijalankan instansi saat ini adalah menyelenggarakan
penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas,
mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar dan diskusi. Fakultas juga mengadakan kegiatan kerohanian seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan
lain-lain ). Dengan adanya kegiatan seperti itu maka mahasiswa selalu memiliki nilai
dan norma keagamaan, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
b. Perkuliahan semester genap / ganjil.
c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
d. Wisuda mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat di tingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa,
Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, Mid Semester, dan
Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan
Ruang baca.
5. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa
baru diadakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan
perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied
Approach, Workshop, Seminar dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan
Kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus
dirapatkan oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program
study S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang
diadakan Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dan melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
14.Departemen menyiapkan evaluasi per semester nuntuk meningkatkan
nilai Akreditas masing – masing Departemen yang lebih baik.
Rencana kegiatan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
BAB III
PEMBAHASAN
A. Penyusunan Efisiensi Kerja
1. Pengertian Efisiensi kerja
Menurut Zaenudin (2007:59) kata efisiensi berasál dari bahasa latin eficere
yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Menurut kamus besar bahasa
Indonesia efisien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu
(dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas
dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna sedangkan efisiensi adalah
penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.
Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu
memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan
yang diberikan. Beberapa pengertian lain mengenai efisiensi yaitu :
1. Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan
cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang
termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan
bebannya, dan terpendek jaraknya.
2. Menurut Syamsi (2004 : 4), efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang
(material, mesin, dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, di dalam
keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu berubah) tanpa mengganggu
keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu.
Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha
dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dan kehidupan pribadi
yang bersifat perseorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diharapkan
dalam bidang kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja.
2. Manfaat Efisiensi Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat
diperoleh dari efisiensi kerja adalah:
a. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan,
sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan
pelaksanaan kerja yang nyata.
b. Melalui efisiensi kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan
fleksibel.
c. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang berkepentingan
dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi
3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja
Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah diuaraikan, maka
dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap
organisasi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Berhasil guna atau efektif
Untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya
target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
Pada bagian Kemahasiswaan, uraian tugas yang dibebankan dari fakultas sudah
cukup baik. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat
memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Sehingga
pekerjaan dapat tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Misalnya,
pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.
b. Ekonomis
Untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud
pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah tercapai
dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang
yang mudah dicapai tanpa menggerakkan badan atau tanpa gerakan yang
berlebihan. Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat
penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber
telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung
jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Pada bagian Kemahasiswaan, tanggung jawab para pegawai pada tugas yang
dibebankan sudah cukup baik. Bagian Kemahasiswaan dapat
mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan yang sudah selesai.
d. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan
segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan
setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu
benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang
tersedia.
Uraian tugas pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun/
dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu
rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut
e. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebib besar dari
tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih
kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang
dengan tanggung jawabnya.
Pada bagian Kemahasiswaan, wewenang seimbang dengan tanggung jawab dan
para pegawai. Rencana kerja yang sudah dibebankan pada bagian
Kemahasiswaan harus dapat tercapai dengan tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan
Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja
yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat
dilaksanakan dengan lancar.
Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan
tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara
4. Asas-asas Efisensi Kerja
Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja,
sebagai berikut :
a. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan
dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Rencana kerja pada bagian Kemahasiswaan disusun secara terstruktur.
b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar menjadi lebih mudah dan ringan.
Alat tulis kantor (ATK) pada bagian Kemahasiswaan letaknya dekat dengan
pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering
dipakai adalah alat-alat tulis. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja
mereka dengan rapi guna mempercepat pekerjaan.
c. Asas Penghernatan
Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan,
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti
kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. Pemakaian telepon dan
faximile dilakukan setepat mungkin.
d. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan
yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin
dicapai.
Pada bagian Kemahasiswaan, pekerjaan yang dianggap kurang perlu akan
dihapus dari rencana kerja yang sudah ditetapkan.
e. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki
persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam
satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan dilaksanakan sesuai jadwal kerja yang
sudah ditetapkan.
B. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sumber utama efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien.
Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah:
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi
keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi
sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Efisiensi sesungguhnya berkaitan
erat dengan soal tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku
dan hidup seseorang dapat mengarahkan perbuatan yang efisien atau sebaliknya.
Karena itu perbuatan yanag efisien tidak dapat diharapkan timbul seketika pada
seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Adanya kesadaran
mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk
melakukan sesuatu sesuai dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi
perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya
dan waktu.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, kesadaran atas
tanggungjawab para pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan fakultas
sudah baik.
b. Keahlian
Pekerjaan bagian suatu organisasi yang di kerjakan oleh staf yang ahli hasilnya
akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakakan oleh staf yang bukan ahli.
kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu didukung dengan peralatan, supaya
efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dan lebih baik daripada tanpa
menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat
diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan menerapkan efisiensi kerja.
Keahlian itu sendiri sudah merupakan unsure jaminan didapatkan hasil yang efisien.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, beberapa pegawai telah
memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer, melakukan pengarsipan, dan
lain-lain. Komputer merupakan fasilitas kerja yang sangat dibutuhkan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
c. Disiplin
Kesadaran dan keahlian belum bisa menjamin hasil kerja yang baik, kalau
tidak disertai dengan unsur disiplin. Disiplin mengandung unsur waktu, maka antara
efisiensi dan disiplin hubungannya sangat erat. Karena itu, disiplin adalah salah satu
unsur penting dalam efisiensi. Unsur disiplin berkaitan erat dengan unsur kesadaran,
sebab disiplin bersumber dari kesadaran. Perbedaannya kalau kesadaran timbulnya
atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit dilaksanakan, tetapi disiplin
dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada mulanya dapat
dipaksakan melalui atau menggunakan suatu aturan.
Kata disiplin mengandung dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan
faktor kegiatan atau perbutan. Dari segi waktu, pegawai dituntut untuk hadir setiap
kegiatani tugas melalui penyebaran pembagian tugas dan wewenang yang jelas dari
atasan mereka, menerapkan tata cara atau tata kerja (prosedur kerja) yang sederhana
tapi memadai. Penyederhanaan kerja merupakan segala aktivitas memperbaiki
pelaksanaan setiap kerja apa pun dengan maksud untuk senantiasa menemukan cara
kerja yang lebih sempurna agar menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda.
Dalam hal ini, pegawai harus mengetahui dengan tepat dimana posisi mereka dan
bagaimana posisi mereka. Selain itu, pegawai juga menciptakan keseimbangan
kepentingan antara organisasi dan kepentingan pribadi.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, pelaksanaan disiplin
kerja pegawai sudah baik, karena para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam
melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja
pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah:
1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja pukul 08.00-14.00 wib
2) Hari Jumat jam kerja pukul 08.00-11.00 wib
3) Hari Sabtu jam kerja pukul 08.00-13.00 wib
Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan
melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan
dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja
dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan
pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
C. Kendala Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kendala adalah suatu masalah atau persoalan yang harus dipecahkan dengan
kata lain kendala merupakan kesenjangan antara kenyataan dengan sesuatu yang
diharapkan dengan baik, agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal. Pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, ada beberapa kendala
yang dihadapi, yaitu:
1. Komputer yang sering mati akibat virus komputer dan database yang
penuh.
2. Kondisi mesin printer yang tidak bagus lagi.
3. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak
rusak.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok
masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
5. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.
6. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip
yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit
Pada bagian Kemahasiswaan sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan
seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
3. Adanya daftar indeks arsip.
4. Selain lemari arsip juga tersedia fihling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
5. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
kebersihan dan keamanan arsip harus diperhatikan guna mendukung keberhasilan
pengarsipan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan.
Berikut adalah keterangan dan kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap
harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan
segera diganti.
Untuk menjaga keamanan arsip, maka bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak
berwewenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang mebutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa puing
arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses
Berikut Kegunaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara:
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
D. Usaha Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menurut Sedarmayanti (2001:121), dalam mengusahakan adanya efisiensi
kerja di suatu bidang pekerjaan, perlu ditinjau di lapangan pada bagian manakah yang
sering di ketemukan adanya inefisiensi itu, sehingga dengan demikian setelah
diadakan analisa seperlunya, dapat dicari cara atau jalan untuk melakukan berbagai
penghematan guna penyempurnaan lebih lanjut.
Salah satu bidang tersebut adalah di bidang produksi surat-menyurat sebagai
salah satu produk yang cukup besar di organisasi. Pembuatan surat yang menyangkut
penggunaan alat-alat tulis dilakukari oleh setiap organisasi. Kampir semua kegiatan
organisasi memerlukan alat-alat tulis berupa kertas, pulpen, tinta yang
penggunaannya hampir tiap hari terbuang percuma.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, usaha-usaha yang
1. Bahan-bahan keperluan pekerjaan kantor tidak dibuang, kecuali benar-benar tidak
diperlukan lagi
2. Memelihara alat-alat kerja, mesin-mesin kantor dan sebagainya yang menjadi
“penunjang” dalam kerja seperti, komputer, printer, mesin tik, dan lain-lain
3. Penggunaan tinta printer seperlunya
4. Menggunakan kertas konsep timbal-balik
5. Menggunakan karbon dengan cermat
6. Menghindari membuat tembusan yang berlebihan
7. Menggandakan surat-surat secukupnya dan sesuai dengan yang dibutuhkan
8. Paper clips digunakan seperlunya dan penyimpananya dilakukan dengan baik
9. Penggunaan stapler seperlunya, dan dihindari pemborosan Staples.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas EKonomi USU, hal-hal lain yang
dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai antara lain:
1. Bentuk dan susunan serta permukaan meja direncanakan dengan baik, agar para
pegawai tidak terlalu lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Pada
bagian Kemahasiswaan Fakultas EKonomi USU, bentuk dan susunan meja
berberntuk “U” dengan tempat mesin tik dan komputer di sebelah kiri.
2. Kursi yang digunakan adalah kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran
tegak, agar dapat duduk berputar apabila harus mengetik atau menulis di meja
tulisnya.
3. Benda-benda yang sering dipergunakan di letakkan diatas meja dan disimpan di
4. Benda-benda yang dipakai segera dikembalikan pada tempatnya semula dan
disusun dengan rapi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin
dapat bermanfaat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut
:
1. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan
kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor
adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang
penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang
terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan
seimbang dengan prioritas yang semestinya.
2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Kemahasiswaan USU
guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.
3. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana
yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan.
Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.
4. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran.
5. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada
akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien
mungkin.
6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini
:
a) Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis
dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.
b) Meja dan kursi yang tersedia dalam keadaan layak.
c) Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak.
d) Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
e) Ruangan yang terawat dengan bersih.
f) Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka
penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Untuk mencapai suatu efisiensi kerja harus didukung dengan sistem kearsipan
yang baik. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera
arsip-arsip dapat disimpan sesuai dengan pokok masalahnya untuk mempermudah
dalam pencarian arsip.
2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan
pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam
pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya
mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.
3. Agar terciptanya Keharmonisan dalam lingkungan kerja pegawai di bagian
Kemahasiswaan, pimpinan harus dapat berlaku adil dalam memberikan
penghargaan ataupun sangsi kepada semua pegawainya.
4. Dalam kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, perlu dilakukan pembaharuan nama-nama folder, sehingga
tidak terdapat nama masalah yang sama, dan file-file yang belum diarsipkan
ke folder dapat dimasukkan sesuai dengan pokok masalahnya dengan tujuan
untuk mempermudah dalam pencarian folder dan juga arsip.
5. Disiplin kerja yang dimiliki pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU harus tetap dipertahankan dengan cara melakukan
pertemuan-pertemuan antara pegawai dan pimpinannya untuk membicarakan hal-hal
yang dapat meningkatkan kedisiplinan tersebut.
6. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja
perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan
kepada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU agar sistem
pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat
penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta
usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.
Syamsi, Ibnu, 2004, Efisiensi, Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara, Jakarta.
The Liang Gie, 2007, Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta.
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerj
