BAB II : GAMBARAN UMUM ABU BUMI PHOTO
B. Pengendalian Internal
2. Keterbatasan Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal perusahaan umumnya didesain untuk memberikan jaminan yang logis bahwa aset telah dijaga dengan tepat dan pencatatan akutansi dapat diandalkan. Konsep jaminan yang logis didasarkan pada premis bahwa biaya ntuk mengadakan prosedur pengendalian internal seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan.
Menurut (weygendt.Jerry.J;Kieso,Donald.E;Kimmel,aul D.2007:460) faktor- faktor penting dalam setiap pengendalian internal adalah :
1. Unsur manusia
Sistem yang baik dapat menjadi tidak efektif jika karyawan kelelahan, ceroboh, atau lalai.
2. Ukuran usaha
Diperusahaan kecil, mungkin akan sulit memisahkan tugas atau membuat verifikasi internal independen
Dalam melaksanakan operasi usahanya Abu bumi menggunakan jasa bank, sehingga untuk mengetahui saldo kas di bank maka pada kahir bulan bank akan mengirimkan rekening koran bank kepada perusahaan. Berdasrkan rekening koran ini bagian pembukuan membuat rekonsiliasi bank untuk dapat diketahui penyebab selisih saldo kas menurut bank dan salso kas menurut perusahaan.
Dalam melakukan rekonsiliasi bank Abu bumi menggunakan tehnik rekonsiliasi yaitu menyesuaikan saldo buku dan saldo bank ke saldo sebenarnya.dengan menggunakan metode ini buku kas dan buku bank sama-sama dikoreksiuntuk mendapatkan saldo kas yang benar. Hal-hal yang biasanya menjadi penyebab terjadinya perbedaan antara saldo menurut catatan bank dengan saldo menurut catatan kas adalah sebagai berikut :
1. Elemen-elemen yang oleh perusahaan sudah dicatatat sebagai penerimaan uang tetapi belum dicatat oleh bank, misalnya : setoran yang dikirimkan ke bank pada akhir bulan namun belm diterima bank sampai bulan berikutnya (setoran dalam perjalanan), atau setoran yang diterima oleh bank pada akhir bulan, karena laporan bank sudah terlanjur dibuat (setoran dalam perjalanan).
2. Elemen-elemen oleh perusahaan sudah dicatat sebagai penerimaan oleh bank tetapi belum di catat oleh perusahaan. Contoh : bunga yang diperhitungkan oleh bank terhadap simpanan, tetapi belum dicatat dalam buku perusahaan (jasa giro) atau penagihan wesel oleh bank, sudah
dicatatoleh bank sebagai penerimaan tetapi perusahaan belum mencatatnya.
3. Elemen-elemen yang sudah dicatat oleh perusahaan sebagai pengeluaran namun bank belum mencatatnya. Misalnya : cek-cek yang beredar (out standing cheks) yaitu cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan dan sudah dicatat sebagai pengeluaran kas tetapi oleh yang menerima belum di uangkan ke bank sehingga bank belum mencatatnya sebagai pengeluaran. Atau chek yang sudah ditulis dan sudah dicatat dalam jurnal pengeluaran uang tetapi ceknya belum diserahkan kepada yang dibayar maka cek tersebut belum merupakan pengeluaran oleh karena itu, jurnal pengeluaran kas harus dikoreksi pada akhir periode.
4. Elemen-elemen yang sudah dicatat oleh bank sebagai pengeluaran tetapi belum dicatat oleh perusahaan, misalnya : cek dari langgan yang ditolak oleh bank karena kosong tapi belum dicatat oleh perusahaan. Atau bunga yang diperhitungkan atas overdraft (saldo kredit kas) tetapi belum dicatat oleh perusahaan.
Selain keempat hal tersebut diatas, perbedaan saldo kas dengan saldo kas menurut laporan bank bisa juga terjadi karena akibat kesalahan-kesalahan. Kesalahan-kesalahan ini bisa timbul dalam catatat perusahaan maupun dalam catatat bank. Untuk dapat membuat rekonsiliasi laporan bank, kesalahan-kesalahan yang ada harus dikoreksi. Rekonsiliasi bank dapat dibuat dalam 2 cara yang berbeda yaitu :
1. Rekonsiliasi saldo akhir yang bisa dibuat dalam 2 bentuk :
b. Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas
2. Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir yang bisa dibuat dalam 2 bentuk :
a. Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas (4 kolom)
b. Laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar (8 kolom)
Setiap akhir bulan setelah tutup buku, bagian akutansi membandingkan saldo rekening perusahaan yang ada di bank dengan saldo buku perusahaan secara teori jumlah saldo ini harus sama, tetapi dalam prakteknya selalu terdapat selisih antara saldo buku perusahaan dengan saldo bank. Oleh karrena itu perlu dibuat rekonsiliasi bank. Tujuan rekonsiliasi bank ini adalah :
1. Sebagai alat untuk mengungkapkan perbedaan saldo kas di bank dan saldo kas perusahaan.
2. Menciptakan prosedur-prosedur yang dapat mencegah atau memperkecil kesempatan berbuat curang.
Abu bumi dalam menerapkan sistem pengawasan intern menyelenggarakan sistem akutansi yang telah dirancang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk melihat lebih jauh prosedur-prosedur yang ditetapkan sehubungan dengan pengawasan intern kas dalam perusahaan, ada baiknya kita melihat struktur organisasi perusahaan yang berhubungan pengelolaan kas.
Bagian-bagian yang berhubungan dengan pengelolaan kas terlihat dalam struktur organisasi perusahaan adalah bagian keuangan.
Bagian keuangan ini terdiri dari tiga bagian yaitu :
a. Bagian kas yang disebut coustumer service
Bertugas untuk melayani setiap konsumen yang datang untuk mengambil film yang belum diproses atau sudah diproses. Mengumpulkan seluruh penerimaan sebelum diserahkan padan cashier.
b. Cashier
Bertugas menerima semua penerimaan kas dari bagian coustumer service dengan membuat nota penerimaaan kas atau bank dan pada hari kerja berikutnya menyetor hasil penerimaan kas ke bank dan menyerahkan nota tersebut ke bagian pembukuan.
c. Accounting
Bertugas mencatat semua penerimaan dan pengeluaran kas, memeriksa dan mengawasi buku jurnal dan perhitungan harga pokok serta kesesuaian buku pembantu dan buku besar, menganalisa kesimpulan serta mnganalisa unsur-unsur pengalokasian biaya, meninjau kembali pembukuan.
Penggunaan sistem voucher
Pembuatan voucher dilakukan oleh sub bagian pembukuan berdasrkan bukti pendukung dan ditandatangani oleh bagian keuangan.
Penggunaan dana kas kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran- pengeluaran kas yang jumalahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan menggunakan cek. Dana kas kecil ini diserahkan kepada cashier kas kecil
yang bertanggung jawab terhadap pembayaran dari dan ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, cashier kas kecil akan meminta agar danayaditambah. Penambahan dana kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu. Dalam hal ini pihak manajemen Abu bumi menentukan dana kas kecil adalah sebesar Rp. 2.000.000,00
Pemeriksaan dengan tiba-tiba
Sub bagian pengelolaan kas membuat laporan secara rutin laporan penerimaan laporan pengeluartan kas. Untuk memastikan apakah saldo kas memang benar, maka kepala bagian keuangan melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba. Pemeriksaan ini dilakukan minimal dua bulan sekali yang waktunya tidak ditentukan.
Pemeriksaan meliputi ketetapan catatan akutansi dalam buku besar dan perhitungan fisik kas. Prosedur penerimaan dan engeluaran kas juga tidak luput dari pemeriksaan untuk meneliti apakah prosedur yang dijalakan sesuai dengan apa yang ditetapkan. Dengan adanya pemeriksaan ini diharapkan melindungi harta perusahaan dengan baik dan mendorong agar setiap prosedur yang telah ditetapkan dilakukan sesuai dengan sebagaimana mestinya.