TINJAUAN PUSTAKA
C. Pembahasan Masalah
4. Keterkaitan antara Administrasi Operasional Gudang Hasil
Produksi PG. Tasikmadu Karanganyar dan Alat Penanganan
Bahan pada gudang hasil produksi dengan Efektivitas dan
Efisiensi Gudang
Berdasarkan pengamatan selama pelaksanaan magang kerja, telah dijumpai beberapa kegiatan kerja di gudang mengenai pendokumentasian informasi kegiatan yang dilakukan antar unit kerja yang berhubungan dalam gudang. Selain itu, petugas bagian gudang juga seringkali melakukan secara rutin administrasi dalam gudang untuk melakukan pengelolaan barang jadi berhubungan dengan ketepatan data, mempermudah pengawasan dalam menjamin keamanan dari kehilangan. Hal ini menyebabkan saling terkoordinirnya unit-unit kerja yang berkaitan, sehingga mampu saling mengontrol. Karena pendokumentasian informasi di gudang
telah diketahui dan diparaf oleh beberapa pejabat yang berwenang di perusahaan, sehingga dengan administrasi operasional gudang semua sarana pengawasan dan alat manajemen dalam mengelola persediaan guna menunjang kelancaran proses lainnya yang berkaitan. Maka dapat disimpulkan bahwa PG. Tasikmadu Karanganyar sudah mampu melakukan sistem administrasi operasional gudang yang telah dibuat dan disepakati oleh kantor direksi. Sehingga diharapkan mampu melakukan sumbang saran dalam pertemuan direksi yang membahas tentang pencapai efektifitas dan efisiensi untuk PG. Tasikmadu Karanganyar sendiri maupun untuk pabrik gula ditempat lainya.
Keadaan diatas dibantu dengan peralatan penanganan bahan yang tepat yang telah dimiliki perusahaan untuk menunjang kinerja dibagian gudang yang merupakan aset penting bagi perusahaan dan tata letak keberadaan gudang yang ada pada perusahaan. Peralatan penanganan bahan bukan alat yang dalam pengadaannya harus memerlukan pembiayaan dana investasi dan sumber pembiayaan dalam pengadaannya dan operasionalnya. Namun, peralatan penanganan sebagai sumber inventasi yang dimiliki PG. Tasikmadu Karanganyar untuk kegiatan pergudangan berlangsung secara berkelanjutan baik saat masa giling maupun diluar masa giling. Fasilitas peralatan ini juga dapat mengurangi
panggung yang dirasakan kurang begitu maksimal dengan jumlah pekerja yang terlalu banyak. Jadi pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar keberadaan gudang dan peralatan penanganan barang jadi hasil produksi mengupayakan terjadinya kombinasi antara penggunaan teknologi peralatan penaganan bahan otomatis dengan manual handling berupa tenaga panggul mempu untuk menghemat waktu dan biaya dalam proses bongkar atau penyimpanan dan muat barang keluar dan memaksimalkan kapasitas gudang hasil produksi yang dimiliki. Sehingga dapat menciptakan tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam gudang hasil produksi khususnya gudang gula. Maka disimpulkan peralatan penanganan bahan konveyor dengan pertimbangan perencanaan peralatan penanganan bahan pada gudang dengan tipe tata letak pada produk yang sudah ditetapakan dirasa masih kurang dan perlu ditambahkan.
Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun perusahaan telah melakukan administrasi operasional gudang pada semua lini yang terkait mulai dari penerimaan bahan sampai dengan pengeluaran bahan dari dalam gudang sudah cukup efisien dan efektif. Namun masih harus ditingkatkan akan beberapa unsur yang penting dalam pencapaian efektifitas dan efisiensi gudang barang jadi atau disini gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu
Karanganyar. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam pencapaian efektifitas dan efisiensi gudang yaitu ketepatan, waktu, keamanan dan memaksimalkan kapasitas gudang yang merupakan tujuan dari efektifitas dan efisiensi gudang.
Secara umum, hal yang ini menyebabkan saling terkait antara operasional pengawasan bahan dalam gudang dengan alat operasional penanganan bahan gudang. Sehingga terlihat jelas bahwa administrasi dan hal diluar administrasi saling keterkaitan mengangkut pada pengelolaan barang jadi pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar.
Solusi untuk masalah ini adalah perusahaan hendaknya melakukan mampu melaksanakan administrasi operasional gudang dengan ketentuan yang telah ditetapkan direksi PTPN, juga mengupayakan mempersingkat pelayanan kepada barang keluar mengenai waktu untuk mengusahakan pelayanan terpusat di kantor bagian gudang guna mempermudah pengawasan administrasi, sehingga bagian gudang perlu menambah pegawai atau memberikan penambahan tugas kepada pegawai yang sudah ada sebagai kurir untuk mencarikan dan memperoleh pengesahan surat untuk pihak yang sah dalam pengambilan hasil barang jadi untuk didistribusikan. Dan dalam penambahan peralatan penanganan bahan gudang untuk membantu memudahkan pera tenaga gudang
Dengan demikian upaya melakukan pencapaian efektifitas dan efisiensi gudang dapat tercapai.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Tugas dari gudang milik PG. Tasikmadu sudah cukup terlaksana dengan baik oleh para pegawai di gudang yaitu mulai dari penerimaan, penyimpanan, penanganan, hingga sampai pada pengeluaran. Para personil gudang yaitu dari kepala gudang dan kepala mandor dan pegawai lainnya juga mampu berkoordinasi dengan baik kepada setiap bagian diluar gudang mulai dari bagian produksi sampai pemasaran.
Gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar dalam keberadaannya berfungsi sebagai tempat singgah sementara (movement) untuk produk barang jadi yang berupa gula dan tetes. Dan juga merupakan gudang jenis gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general merchandise
warehouses for manufactured goods).
2. Semua aktivitas operasional dalam gudang bahan pada gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu telah mampu melaksanakan
Dokumentasi terhadap aktivitas operasional gudang sebagian besar sudah terstandar menurut ketetapan dengan format surat-surat formulir yang terkomputerisasi yang diperoleh dari ketetapan direksi PTPN.
3. Peralatan Penanganan Bahan atau material handling equipment pada gudang sudah tepat dalam pertimbangkan memilih teknologi peralatan penaganan bahan dengan memperhatikan karakteristik, tingkat aliran, dan tipe tata letak. Pemilihan alat yang telah tepat itu adalah konveyor. Alat tersebut menjadi sangat membantu para tenaga panggung dalam penataan bahan hasil produksi yaitu gula dan mengurangi biaya dan meningkatkan kemampuan lini gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar yaitu gudang gula. Teknologi peralatan penanganan bahan ini mampu mengupayakan dalam memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang tentunya dengan kombinasi dengan manual handling berupa tenaga panggul yang dimiliki PG. Tasikmadu Karanganyar.
Peralatan penanganan bahan dan pengaturan tata letak pabrik dengan tata letak gudang sudah saling serasi satu sama lain. Melihat keberadaan geografis bangunan gudang hasil produksi milik pabrik PG. Tasikmadu Karanganyar yang sudah dekat dengan tempat bagian pengolahan. Dan kondisi bangunan yang memadai dan cukup luas. Meskipun ada satu gudang hasil produksi gula yang rusak, tapi pihak pabrik sedang melakukan perbaikan pada
saat ini dan terjadwal akan selesai sebelum masa giling tiba. Hal ini menerangkan bahwa pengadaan peralatan penanganan bahan bukan merupakan beban biaya yang besar mengingat kegunaannya yang membantu dalam mencapai efektifitas dan efisiensi gudang.
4. Kedua hal yang saling keterkaitan antara administrasi operasional gudang yang terstandar dan peralatan penanganan bahan yang bertujuan untuk melaksanakan pengelolaan gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar. Pengelolaan tersebut diharapkan mampu berjalan efektif dan efisien dengan mampu tercapainya pengawasan persediaan barang jadi tepat jumlah, pengurangan biaya dan waktu dalam gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar dari biaya simpan yaitu bongkar dan muat, dapat meningkatkan keamanan barang dan memaksimalkan kapasitas gudang. Sehingga diharapkan pencapaian efektivitas dan efisiensi gudang dapat tercapai.
B. Saran
Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut :
1. Pabrik berusaha mempertahankan kinerja pegawai yang telah melakasanakan semua aktivitas pendokumentasian operasional secara terstandar dan konsisten sesui ketetapan direksi. Sehingga nantinya pegawai dituntut untuk mampu turut serta dalam inovasi melakukan sumbang saran bagi pencapaian efektifitas dan efisiensi dalam pergudangan di PG. Tasikmadu Karanganyar.
2. Gudang Hasil Produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar dalam meningkatkan pelayanan administrasi pengeluaran barang kepada pihak yang berwenang mengambil barang dilakukan secara terpusat di kantor kepala mandor gudang hasil yang keberadaannya dekat dengan gudang hasil produksi. Dengan cara demikian pihak yang berwenang mengambil barang hasil produksi atau sopir bisa langsung dilayani petugas gudang ketika menyerahkan surat atau DO yang dibawa. Sehingga gudang harus menambah pegawai kurir atau memberikan penambahan tugas kepada pegawai gudang yang lain, supaya mengurus surat pihak berwenang mengambil barang untuk memperoleh pengesehan oleh petugas A.K.U dan birokrasi yang berwenang sebagai pengesah surat.
3. Perusahaan perlu mempertimbangkan penambahan peralatan penanganan bahan yang telah dibahas dalam pembahasan diatas, yaitu penambahan konveyor. Untuk kondisi bangunan gudang gula Memungkinkan melakukan modifikasi dengan memperhatikan kondisi dalam gudang hasil produksi tepatnya disinigudang gula. Modifikasi tersebut dengan pembuatan permanen tempat konveyor, memberi jarak dalam penataan gula dan member gambaran layout sederhana untuk memudahkan pengeluaran barang dengan metode FIFO, hal ini tidak akan mengurangi pemakaian kapasitas gudang. Dan memperalati gudang dengan safety tool atau alat keamanan berupa pemadam kebakaran.