TINJAUAN PUSTAKA
C. Pembahasan Masalah
1. Tugas dan fungsi Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar
a. Pelaksanaan tugas gudang PG. Tasikmadu
Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar dibagi menjadi tiga bagian kepengurusan gudang dengan satu kepala mandor dimasing-masing gudang. Gudang tersebut diantaranya :
1). Gudang Magasin (gudang material, pupuk, bahan bakar, gudang oli, ampas)
2). Gudang Hasil Produksi (gudang gula, tengki tetes)
3). Gudang Gula Catu (gudang hasil produksi gula untuk karyawan)
Tugas gudang seluruhnya dilakukan oleh pengurus dan pegawai yang ada pada setiap gudang yang berkoordinator dengan setiap lininya.
Struktur keorganisasian gudang hasil produksi sebagai berikut :
Gambar 3. 2
Strutur Organisasi Gudang Hasil Produksi
Sumber : bagian gudang hasil PG. Tasikmadu Karanganyar
Pelaksanaan tugas yang dilakukan personil gudang pada bagian gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar :
1) Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar
Merupakan bagian dibawah A.K.U (Administratur, Keuangan dan Umum) dari PG. Tasikmadu Karanganyar.
Koordinasi tenaga panggul Kepala mandor
gudang hasil produksi Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar Mandor Pengeluaran barang Mandor penimbunan
Kepala gudang bertanggung jawab atas segala hal sesuatu yang berada di gudang.
2) Kepala mandor gudang hasil produksi
Kepala mandor disini adalah pegawai gudang yang berwewenang memberi pengesahan pada surat SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) maupun DO (Delivery
Order) yang dikeluarkan dari kantor direksi maupun APTRI
yaitu pengeluaran baik untuk petani. Surat SPPB maupun DO tersebut berupa Bon pengeluaran Gula / Tees maupun Surat Angkutan Gula Pasir atu Tetes yang dibawa oleh para sopir pengambil hasil produksi berupa gula maupun tetes. 3) Koordinator tenaga panggul
Koordinator tenaga panggul disini merupakan pegawai yang membantu kepala mandor dalam pengesahan surat SPPB atau DO dan mencatat setiap banyak barang jadi yang telah disimpan digudang hasil produksi, karena setiap barang yang masuk gudang telah dikenakan biaya bongkar dan muat dan biaya sewa gudang.
Setiap barang jadi produksi baik gula dan tetes terlebih dahulu disimpan dalam gudang hasil maupun tetes, dengan demikian barang jadi tersebut baru bisa dokumentasikan dan dikeluarkan kepada petani maupun lelang yang dilakukan APTRI.
4) Mandor penimbunan
Mandor penimbunan adalah pegawai yang
melakukan stok opname. Stock opname bertujuan
membandingkan kodisi persediaan barang hasil produksi dengan keadaan nyata. Dalam pengertian untuk mengetahui persediaan dan melakukan pengawasan terhadap persediaan barang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar. Maka mandor juga yang nantinya melakukan koordinasi untuk melakukan penimbunan hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar sendiri.
5) Mandor pengeluaran barang
Mandor pengeluaran barang merupakan pegawai yang mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang mengecek dan mengawasi setiap pengeluaran barang hasil jadi saat pengambil barang jadi hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar oleh truk atau armada lainnya. Mandor pengeluaran barang juga merupakan pegawai yang melakukan monitoring gudang yang dalam pekerjaannya ditemani pekerja security atau satpam.
Pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar juga memiliki ketentuan melaksanakan pokok-pokok tugas seksi gudang yang telah ditetapakan direksi PTPN sebagai berikut :
1) Melaksanakan perkembangan organisasi dalam bidangnya sesuai dengan garis kebijaksanaan Administratur cq. Kepala AKU sehingga dapat dicapai koordinasi untuk kemajuaan dan perkembangan usaha perusahaan.
2) Melaksanaakan rencana kerja, rincian kerja dan pedoman pelaksanaan kerja dalam bidangnya menyarah kepada tercapainya sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. 3) Memberikan pengarahan atau bimbingan dan pengawasan
atas terlaksananya prosedur, kebijaksanaan, rencana kerja dalam bidangnya serta memberikan pertanggung-jawaban bila terjadi penyimpangan – penyimpangan.
4) Merencanakan tata ruang atau tata letak barang-barang jadi dan memberikan label pada setiap jenis barang demi kelancaran dan ketertiban penerimaan dan pengeluaran barang.
5) Menangani penerimaan barang hasil produksi, meliputi : a) Melaksanakan permintaan barang baik atas SP Direksi ,
SP Lokal maupun pembelian tunai dengan menilai atau meneliti kebenaran kualitas dan kuantitasnya sesuai SP tersebut atau ketentuan lainnya, serta mendukung kerja sama dengan bagian teknis yang bersangkutan untuk diminta pertimbangannya dalam hal kualitas atau spesifikasi teknis.
b) Membuat berita acara penerimaan barang (BPB) atas barang – barang telah sesuai dengan SP menurut ketentuan dan prosedur yang berlaku.
6) Melakukan aktifitas penyimpanan barang hasil produksi: a) Melakukan penyimpanan - penyimpanan barang hasil
jadi dengan usaha menekan seminimal mungkin resiko yang dihadapi seperti penyusutan jumlah, kemerosotan kualitas dan kemungkinan adanya kehilangan dan kebakaran dan sebagainya.
b) Mencatat dengan seksama semua barang di gudang dan mutasinya terhadap barang – barang tertentu yang telah tersedia, dan untuk segera melapor apabila persediaan telah menipis.
7) Melakukan pengeluaran barang – barang sesuai dengan jenis dan jumlah yang ada pada bon gudang yang telah di fiat oleh pejabat - pejabat yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.
8) Menangani secara khusus hal – hal yang berhubungan dengan ketertiban inventory, yakni antara lain:
a) Menjaga agar semua barang – barang gudang yang menjadi tanggung-jawabnya berada dalam daerah gudang (gudang gula, tengki tetes dan lain – lain.
b) Barang – barang berharga hendaknya dapat diusahakan dalam ruangan yang dapat dikunci.
c) Secara periodik melakukan pencocokan keadaan barang menurut kartu gudang.
d) Melakukan administrasi dengan tertib dan teratur semua barang bekas atau barang – barang tak terpakai (non
moving materials)
9) Membantu dalam melaksanakan stock opname barang oleh petugas – petugas yang berwenang atau ditunjuk sesuai kebijakan Direksi cq. Administratur.
10) Mengkoordinir, menimbang dan menentukan tugas jabatan bagi karyawannya serta memberikan penilaian guna bahan pertimbangan kepegawaian bagi Administrator cq. Kepala AKU.
11) Memberikan laporan secara periodik atau tahunan
(managerial report) dan atau loporan – laporan lain sesuai kebijaksanaan Administrutur cq. Kepala AKU.
12) Melaksanakan tugas lain atau diluar bidangnya atas perintah Kepala AKU dan memberikan laporan insidentil berhubungan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut mengikuti perkembangan-perkembangan sistem pergudangan yang ditetapkan oleh Direksi maupun Pembinaan Administrasi dan perkembangan-perkembangan
ilmiah dalam bidang pergudangan atau penyimpanan barang atau inventory serta kemungkinan penerapannya demi ketertiban dan kelancaran tugas – tugas pergudangan.
Dari penjabaran dari keseluruhan ketentuan tugas pokok gudang yang telah ditentukan oleh PG. Tasikamadu Karanganyar maka dapat disimpulkan bahwa tugas gudang hasil produksi adalah penyimpanan gula hasil produksi, pengeluaran gula hasil produksi dan pelaksana dalam melakukan administrasi operasional gudang hasil produsi, baik secara material dan fisik.
b. Peranan fungsi gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar Gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar merupakan gudang barang jadi. Gudang ini berfungsi untuk menampung hasil produksi (output) dari pabrik. Jenis gudang ini adalah gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general merchandise warehouses for manufactured goods).
Gudang di lingkungan PG. Tasikmadu Karanganyar dalam berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara dari (keluar masuknya) barang-barang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar berupa gula dalam karung zak dan air tetes. Diantaranya adalah gudang gula produksi (Gudang A, C, D, E, F) Gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar
menggunakan sistem penataan stafle 6 x 4 zak dalam melakukan penyimpanan gula dengan tinggi maksimal 40 zak. Untuk hasil air tetes disimpan di gudang tetes (Tangki 1, 2, 3, 4)
2. Administrasi Operasional Gudang PG. Tasikmadu
Karanganyar
Proses administrasi pada PG. Tasikmadu Karanganyar telah ditetapkan menurut ketentuan yang telah dibuat oleh kantor Direksi PTPN Pabrik Gula seluruh pulau jawa. Proses administrasi operasional gudang hasil produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar telah dikenakan pada kegitan-kegitan atau proses penyimpanan, pengeluaran dan stock opname. Menurut keterangan didapat keterangan sebagai berikut :
a. Proses Penyimpanan Barang
Pada saat masa giling, proses penyimpanan gula dilakukan setiap hari pada pagi hari. Petugas gudang akan melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar berita acara penyerahan produksi dari bagian pengolahan yang dinamakan dengan advise gula dan akan ditanda tangani oleh Kepala AKU dan Administratur. Proses stock opname gula dilakukan satu kali setiap minggu. Petugas gudang akan melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar Berita Acara Penyerahan Produksi (BAPP) dari bagian pengolahan
yang telah ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan dan Kepala AKU.
Proses perhitungan tetes dilakukan dengan cara mengukur atau menghitung volume tangki tetes yang ada, Penghitungan Stock opname tetes juga dilakukan selama satu kali dalam satu minggu selama masa giling, sedangkan di luar masa giling dilakukan satu kali setiap akhir bulan.
Setelah dilakukan stock opname dibuat laporan berita acara Stock opname tetes yang ditandatangani oleh Staf Gudang, Staf TU Hasil, Staf Pengolahan dan diketahui oleh Kepala Bagian pengolahan, Kepala Bagian AKU dan Administratur.
b. Proses Pengeluaran Barang Hasil Produsi Gula dan Tetes
Untuk pengeluaran hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar, yaitu gula dan tetes, dilakukan berdasarkan Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) maupun Delivery Order (DO) yang diterbitkaan oleh Kantor Direksi PTPN yang telah dicek oleh bagian TU hasil terlebih dahulu kemudian diparaf oleh kepala gudang kemudian baru diserahkan ke bagian gudang gula untuk selanjutnya bisa mengeluarkan gula atau tetes. Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai dengan Bukti Penyerahan Tetes atau Gula yang ditanda tangani
oleh petugas timbang, pengemudi dan kepala gudang serta kepala bagian AKU yang mana didasarkan pada kuanta pengambilan dan batas waktu pengambilannya. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) tersebut berwujud formulir yang bernama Bon Pengeluaran Gula /Tetes. Kemudian setelah selesai disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan bukti yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke direksi. Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat) yang mana nantinya ditujukan ke transportir, pembeli, bagian gudang dan bagian TU Hasil.
Berikut adalah proses administrasi pengeluaran barang hasil produksi melalui gudang:
1) Pengeluaran Gula
Agar terlaksananya sistem adrninistrasi yang tertib dan menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap sistem pengambilan gula dari tempat gudang gula, maka berdasar Surat Edaran Nomor PTPN IX 0/SE/314/2010.SL menetapkan hal-hal sebagai berikut:
a) Pada prinsipnya pelayanan pengeluaran gula diambilkan dari gudang gula dengan sistem FIFO (First In First Out) b) Tidak dibenarkan pelayanan atau pengambilan langsung
c) Tidak dibenarkan truk pihak ke III atau pengambil atau penyalur, masuk ke stanfloor
d) Bilamana karena situasi dan kondisi terpaksa
pengambilan dilakukan dari stanfloor, harus ada pengawasan yang ekstra yang dilakukan oleh bagian AKU dan Pengolahan.
e) Atas pengambilan langsung dari stanfloor tersebut,
apabila terjadi sesuatu akan menjadi tanggung jawab sepenuhnya Kepala AKU bersama Kepala Pengolahan.
Gula PTR, merupakan gula milik pihak ke III maka biaya muat dan angkut dari gudang Pabrik Gula ke atas alat angkut menjadi beban pembeli yang besarnya didasarkan atas persetujuan dari APTRI, Gudang, Investor dan Pabrik Gula.
Batas waktu pengambilan gula berdasarkan kuanta pembelian terhitung sejak tanggal penerbitaaan SPPB / DO sebagai berikut:
Tabel 3.1
Batas Waktu Pengambilan Gula Berdasarkan Kuantal Pembelian
kuanta – Ton Batas Waktu
s.d 500 12 hari kerja
501 s.d 1.000 24 hari kerja
1,001 s.d 2,000 36 hari kerja
2,001 s.d 5.000 48 hari kerja
> 5,000 60 hari kerja
Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar
Tetapi dalam keadaan tertentu dapat diberikan juga perpanjangan batas waklu pengambilan gula. Misalnya sedang adanya libur panjang resmi atau keadaan dimana pasar sedang jenuh sehingga perpanjangan waktu ini pun juga diharapkan dapat memancing pasar agar bisa berjalan lebih baik. Hal yang sama berlaku begi gula PG Tasikmadu Karanganyar, pengeluaran dilakukan berdasarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) atau Delivery Order (DO) yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi.
2) Pengeluaran Tetes
Hal yang sama juga berlaku untuk tetes PTR, Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai dengan Bukti Penyerahan Tetes yang ditanda tangani oleh petugas timbang, pengemudi dan Staf Gudang serta Kepala Bagian AKU yang mana didasarkan pada kuanta pengambilan dan batas waktu pengambilannya. Kemudian setelah selesai disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan bukti yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke direksi. Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat) yang mana nantinya ditujukan ke Transportir, Pembeli, Bagian Gudang dan Bagian TU Hasil. Apabila realisasi pengambilan kuanta penyerahan tetes kurang atau melebihi ketentuan kuota yang tercantum di Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) rnaka akan diadakan perhitungan kembali sebagaimana mestinya. Dimana untuk Tetes PG perhitungan kembali kelebihan ataupun kekuranganya dilakukan oleh Kantor Direksi PTP Nusantara IX, Persero sedangkan untuk tetes PTR akan dilakukan perhitungan pada akhir masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu Indonesia (APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk hasil jadi dari pabrik gula, baik gula maupun tetes.
Pengambilan tetes yang telah melewati batas waktu yang ditentukan akan dikenakan biaya administrasi tangki tetes sebesar Rp. 2O/ku/minggu. Batas waktu pengambilan tetes dihitung dari tanggal penerbitan SPPB atau DO dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 3.1
Batas Waktu Pengambilan Tetes Berdasarkan Kuantal Pembelian
Kuanta – Ton Batas Waktu
s.d. 500 7 hari keria
501 s.d. 750 10 hari keria
> 1,000 15 hari keria
Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar
3) Pengeluaran Gula Catu
Gula catu merupakan gula yang diperuntukan bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana. Pengeluaran gula catu didasarkan oleh permohonan masing-masing pabrik Gula kepada Kantor Direksi, selanjutnya Kantor Direksi akan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Gula untuk kalangan sendiri atau Delivery Order (DO) yang didalamnya terdiri dari:
a) Jenis Gula
b) Kuanta, baik dengan angka maupun huruf c) Dasar perhitungan gula
d) Keterangan
e) Tanda tangan peminta, dalam hal ini Administratur Pabrik Gula
f) Disetujui dan ditanda tangan oleh Direktur Pemasaran dan Renbang PTPN IX
Setelah disetujui, TU Hasil akan melakukan administrasi pengeluaran gula dengan mengeluarkan PB 36. Pengambilan gula dikeluarkan berdasarkan bon pengeluaran barang.
PG. Tasikmadu Karanganyar telah mengusahakan membantu para petani tebu untuk membiayai kegiatan pertanian tebu dengan bekerja sama dengan KKP. Bagi petani yang dibiayai KKP “Kredit Ketahanan Pangan” yang dirancang oleh pemerintah. KKP adalah kredit kepada petani dengan bunga yang disubsidi oleh pemerintah yang disalurkan melalui bank yang telah ditentukan. Dana tersebut digunakan petani untuk biaya garap, pupuk dan biaya penebangan tebu atau panen. Maka petani wajib mengembalikan pinjaman atau piutang kepada pihak KKP. Maka untuk pengambilan produk
merugikan pihak satu dengan yang lainnya. Pembagian hasil produksi tebu yang dilakuakan oleh oleh PG. Tasikmadu Karanganyar dilakukan menurut rendemen yang dilakukan oleh kantor direksi. Hasil rendemen bisa saja berbeda dari tahun sebelumnya. Pembagian hasil produksi untuk tahun ini adalah 33% untuk Pabrik gula dan 66% untuk petani. Petani bisa mengambil dau kali yaitu 90% dan 10%. Untuk pengambilan hasil 90% diatur oleh APTRI dan yang 10% bisa langsung diambil oleh petani.
Sedangkan sebelum barang dikeluarkan untuk pelelangan dilakukan perhitungan terlebih dahulu pada akhir masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu Indonesia (APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk hasil jadi dari pabrik gula, baik gula maupun tetes.
Untuk menambah keamanan akan barang yang akan didistribusikan keluar dari gudang hasil produksi tepatnya gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar, setiap kendaraan yang dipakai untuk pengambil barang akan terlebih dahulu dihadang para petugas keamanan atau satpam untuk dilakukan pengecekan surat dengan ketepatan jumlah barang yang dibawa keluar.
c. Proses Stock Opname
Proses stock opname yang berhubungan dengan hasil produksi di gudang ada 3 (tiga) yaitu :
1) Stock opname Gula dan Tetes
Berdasarkan dari Surat Direksi No. PTPN IX.0/SE/085/2008 tanggal 9 Mei 2008 dan diberlakukannya pembuatan Laporan stok opname (BA STO) yang bertujuan menghindari terjadinya selisih antara administrasi dengan fisik yang ada, yaitu:
a) Pada waktu Luar Masa Giling (LMG) dilaksanakan setiap 1(satu) bulan sekali pada akhir bulan.
b) Pada waktu Dalarn Masa Giling (DMG) dilaksanakan 1(satu) minggu sekali.
Secara khusus untuk persediaan gula harus pula dinyatakan lokasi tempat timbunannya, sedangkan untuk tetes diperlukan pengambilan sample dari masing - masing tangki tetes. Selain itu diperlukan juga data lain seperti ruang kosong dan tingkat buih tetes. Setelah diambil sample, tetes akan dirinci per tengki timbunan dan disertai data analisa seperti keterangan brix (tingkat kepekatan kadar gula), berat jenis, kuanta dan perkiraan batas aman keluberan tangki tetes. Setelah dilakukan stock opname maka akan
dibukukan ke dalam Laporan Harian Gula dan Tetes pada hari yang bersangkutan.
Berita Acara Stock opname dikirim ke Kantor Direksi untuk bagian pemasaran & pengadaan dan bagian pembiayaan serta telah dapat diterima selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah tanggal laporan.
2) Stock opname Akhir Giling
Pada setiap akhir giling, akan dilakukan penghitungan stock opname yang akan dilakukan oleh tim yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Tujuan dari dilakukan stock opname ini adalah membandingkan persediaan yang ada pada kartu gudang dengan persediaan riil, baik itu barang persediaan bahan atau barang, barang in
courant, dan persediaan hasil baik gula dan tetes. Tugas
dari Tirn Stock opname adalah sebagai berikut:
a) Melaksanakan Stock opname Persediaan Bahan atau Barang Perlengkapan Barang In Courant dan Persediaan Hasil meliputi Gula, Tetes dan Gula Sisa.
b) Melaporkan hasil Stock opname tersebut kepada Administratur.
c) Mengirimkan hasil Stock opname kepada Kapala bagian Pembiayaan Kantor Direksi, Kapala bagian Pemasaran
dan Pengadaan Kantor Direksi dan Kepala Biro SPI Kantor Direksi.
3) Stock opname Akhir Tahun
Pada setiap akhir tahun dilakuakan stock opname akhir tahun tetapi untuk stock opname akhir tahun hanya melakukan srock terhadap barang hasil produksi seperti gula dan tetes.
Melihat dari pendokumentasian akan administrasi operasional gudang yang telah dijabarkan diatas. Didapat kesimpulan bahwa seluruh operasi kegiatan kerja yang terjadi di gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar telah dikenakan administrasi mulai dari barang jadi hasil produksi masuk ke gudang hasil produksi sampai pengeluaran dari gudang hasil produksi. Hal demikian dilakukan untuk melakukan mendapatkan ketepatan, pengendalian persedian dan keamanan barang jadi produksi dari PG. Tasikmadu Karanganyar yang berupa gula dan tetes. Pendokumentasian yang terimplementasikan dengan baik dan penuh perhatian juga pengawasan dari setiap birokrasi yang berhubungan dengan formolir pengesahan surat administrasi tersebut akan membawa efektivitas dan efisiensi administrasi operasional gudang terlaksana secara maksimal. Namun dalam pelaksanaanya administrasi operasional gudang masih terlihat bahwa proses berlangsung memakan waktu, seperti pada saat
pengeluaran barang para pengemudi harus menunggu pengesahan dari karena birokrasi atau petugas yang mengesahkan surat SPPB atau DO tersebut tidak berada dalam satu wilyah kantor. Hal demikian memungkinkan adanya cela adanya pihak calo mencarikan pengesahan.
Gambar 3.3 Kartu Gudang
Gambar 3.4 Surat Jalan
Gambar 3.5 Bon Pengeluaran Gula Sumber : Petugas A.K.U
Gambar 3.6 Bon Pengeluaran Tetes Sumber : Petugas A.K.U
Gambar 3.7 ADPIS Gula
Gambar 3.8
Laporan Harian Persediaan Gula Sumber : Petugas A.K.U
Gambar 3.9
Laporan Harian Persediaan Tetes Sumber : Petugas A.K.U
3. Peralatan Penanganan Bahan atau material handling