3.1.2 Pelaksanaan Mengenai Proses Terjadinya Piutang Negara Hingga Pelunasan Piutang Negara pada KPKNL Yogyakarta
3.1.2.2 Komponen Pelaksanaan Sistem Informasi Pelayanan Publik dalam Pengelolaan Piutang Negara
Dalam pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Publik dalam pengelolaan piutang negara menggunakan Aplikasi Pelangi terdapat komponen -komponen yang saling berhubungan satu sama lain yang digunakan untuk memproses informasi menjadi sebuah kebutuhan bagi organisasi. Komponen-komponen tersebut sangat mempengaruhi kegiatan suatu sistem informasi dalam melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengawasan yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Komponen tersebut adalah :
a) Perangkat Keras (hardware) b) Perangkat Lunak (software) c) Sumber Daya Data
d) Sumber Daya Manusia (brainware)
Dalam pelaksanaan dan pengembangan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara, komponen-komponen tersebut saling memiliki keterkaitan untuk menciptakan tujuan Aplikasi Pelangi yaitu mempermudah pengelolaan dalam pencatatan piutang negara agar hasil yang diberikan kepada debitur RSUP Dr. Sardjito maupun pihak manajemen dapat menghasilkan data
74
yang akurat, relevan dan akuntabilitas sehingga tidak terjadi adanya penumpukan biaya administrasi yang memberatkan debitur RSUP Dr. Sardjito.
a) Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras merupakan salah satu fungsi komponen yang digunakan untuk melaksanakan tugas dan fungsi-fungsi penyiapan data, pemasukan data, penyimpanan dan pengeluaran data yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil penelitian, komponen perangkat keras yang digunakan oleh KPKNL Yogyakarta dalam mendukung sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara adalah sebagai berikut :
Komponen input :
• Keyboard : Acer
• Mouse : Acer
• DVD RW : Acer
Komponen proses dan penyimpanan :
• Processor : Intel Pentium 4 3,00Hz • Motherboard : Intel LGA775
• RAM : 256 MB
• Wireless : D-Link • VGA : Intel 8656 • LAN Card : 10/100 combo • Hard disk : 80 GB
75 • Hard disk jaringan : 200 GB
Komponen output :
• Monitor : Acer AL 1716 • Printer : Epson
• Scanner : Epson
• Speaker : Acer
Kepala Seksi Hukum dan Informasi mengatakan bahwa perangkat keras komputer yang digunakan masih memiliki kekurangan, yaitu masih sering terjadi keterlambatan dalam proses penggunaan komputer. Keterlambatan tersebut disebabkan komputer yang terkadang loading berlangsung lama. Berikut kutipan dan penjelasan yang diberikan :
“Kelemahannya terdapat di hardware karena komputer sudah tua. Jadi kecepatannya mempengaruhi loading lama” (Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
Berdasarkan hasil observasi peneliti, kelengkapan perangkat keras di KPKNL Yogyakarta sudah cukup memadai dalam mendukung proses pengelolaan piutang. Hal ini juga didukung oleh pernyataan dari salah satu operator di Seksi Hukum dan Informasi. Berikut ini kutipan pernyataannya sebagai berikut :
“Kelengkapan komputer seperti keyboard, mouse, monitor, speaker sudah baik” (Sarjana, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
76
Berdasarkan analisis yang telah dipaparkan oleh peneliti dan didukung oleh kutipan-kutipan pegawai yang memiliki kompetensi untuk menjawab pertanyaan penelitian, maka dapat dikatakan bahwa perangkat keras yang digunakan dalam mengelola dan memanfaatkan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara sudah lengkap, namun untuk beberapa jenis perangkat komputer perlu diperbaharui. Hal ini diperlukan agar proses pengelolaan dan pemanfaatan Aplikasi Pelangi dalam mengelola piutang dapat berjalan sesuai tujuan dan fungsinya.
b) Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak atau software merupakan suatu sistem yang menghubungkan suatu unit komputer (hardware) dengan pengguna (user) agar dapat tercipta suatu sistem yang dapat berfungsi sesuai perintah user. Selain itu software juga dapat dikatakan sebagai penerjemah perintah-perintah yang dijalankan oleh pengguna komputer. Dalam pelaksanaan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara, perangkat lunak (software) digunakan untuk mempermudah proses berjalannya sistem yang meliputi rangkaian perintah pemrosesan data-data dan prosedur agar dapat bekerja dengan baik.
Keberlangsungan pelaksanaan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara masih berbasis desktop yang mana aplikasi pelangi tersebut belum berbasis web. Selain itu, berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti juga didukung dengan hasil wawancara dengan
77
salah satu informan yang mengatakan bahwa aplikasi tampilan pelangi bersifat mudah dipahami (user friendly). Berikut kutipan pernyataan dari informan tersebut :
“Aplikasi Pelangi untuk mengelola piutang termasuk mudah dipahami karena tampilannya tidak membingungkan”(Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi pelayanan publik dan pengelolaan piutang negara sebagai berikut :
• Operating system : Windows XP • Bahasa pemrograman : PHP
Perkembangan teknologi yang dipakai dalam penerapan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara menggunakan aplikasi pelangi. Sistem operasi yang digunakan oleh Seksi Hukum dan Informasi sebagai pengelola aplikasi pelangi minimal sudah menggunakan windows xp, bahkan terdapat beberapa komputer telah menggunakan windows7 sebagai basic operasinya. Pernyataan ini didasarkan pada hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti KPKNL Yogyakarta. Selain itu informasi ini juga didukung oleh kutipan dari penjelasan salah satu pegawai pada Seksi Hukum dan Informasi. Berikut ini kutipan dari informan :
“Sistem operasinya minimal di Seksi HI itu windows XP tapi ada juga windows7” (Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
78
Hampir semua sistem operasi yang ada pada KPKNL Yogyakarta menggunakan windows XP, maka aplikasi lain yang akan diinstal disesuaikan dengan spesifikasi komputer yang ada. Windows XP digunakan sebagai sistem operasi dikarenakanmempunyai kelebihan dibandingkan OS yang lain yaitu lebih familiar dan mudah digunakan oleh pengguna.
c) Sumber Daya Data
Data merupakan fakta-fakta yang dapat menjadi informasi yang bermanfaat. Pengelolaan data KPKNL Yogyakarta yang mana piutang dari RSUP Dr. Sardjito selain dilakukan oleh Seksi Piutang Negara, Seksi Hukum dan Informasi terlibat dalam pemrosesan data melalui sistem. Data tersebut disimpan kedalam suatu tempat yang dinamakan database. Pembangunan
database bagian dari aplikasi pelangi ini digunakan oleh user dengan
mengakses dan menyajikan suatu bentuk tampilan yang mana mempermudah penggunaan data tersebut untuk menjalankan tugas pengguna sistem (user).
Database pengelolaan piutang yang ada pada KPKNL Yogyakarta
diolah menggunakan aplikasi pelangi dapat mempermudah proses pengelolaan mulai dari input data piutang sampai dengan output data tersebut. Proses input data piutang debitur dimulai dengan pemberian berkas piutang oleh Seksi Piutang Negara dan diserahkan kepada Seksi Hukum dan Informasi sesuai dengan Standard Operation Procedure (SOP) yang telah diterapkan oleh Peraturan Menteri Keuangan No 207/KN/2017 mengenai penggunaan aplikasi pengurusan piutang negara.
79
Dari segi keamanan data, sata ini data pengelolaan piutang yang dikelola melalui aplikasi pelangi oleh Seksi Hukum dan Informasi keamanannya terjaga dengan syarat memasukan username dan password sehingga tidak semua orang dapat melihat data piutang yang bersifat rahasia. Informasi ini didapatkan berdasarkan wawancara dengan salah satu informan kutipan informan sebagai berikut :
“Kemanaan data selalu terjaga karena tidak sembarang orang dapat mengakses data piutang, meskipun pihak debitur telah meninggal dan keluarga yang akan membayar harus tetap dibawakan surat kuasa untuk tahu berapa besar piutangnya” (Sarjana, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
Selain pengamanan data untuk menjaring siapa saja yang berwenang untuk mengakses Aplikasi Pelangi pengamanan data juga dilakukan untuk menjaga database melalui pemasangan antivirus pada sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara di dalam aplikasi pelangi.
Keakuratan data merupakan hal yang mutlak yang harus menjadi kriteria suatu informasi. Hal ini dikarenakan pembuatan keputusan diharuskan memanfaatkan informasi terbaru dari suatu data, maka diperlukan kecepatan dalam pemutahiran data agar pemanfaatan data tersebut menjadi informasi yang akurat untuk dijadikan suatu acuan pengambilan keputusan. Data yang dimutahirkan oleh Seksi Hukum dan Informasi berdasarkan file data piutang yang terakhir, maka database dalam aplikasi pelangi dapat dimutahirkan.
80
Informasi ini juga didukung dengan adanya pernyataan dari informan sebagai berikut :
“Database disini sudah diolah dengan baik, namun berkas dari Seksi Piutang Negara harus ditunggu terlebih dahulu baru bisa diproses pada Seksi HI” (Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
d) Sumber Daya Manusia (brainware)
Sumber daya manusia merupakan hal paling penting dalam menentukan keberhasilan suatu sistem dalam sebuah organisasi. KPKNL Yogyakarta selaku organisasi yang berorientasi pada publik sangat bergantung pada kinerja sumber daya manusia yang ada di dalamnya. Dalam hal ini, salah satu faktor sukses atau tidaknya pelaksanaan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara pada aplikasi pelangi di KPKNL Yogyakarta dipengaruhi oleh sumber daya manusianya. Ketiga komponen yang telah dipaparkan sebelumnya, hanya dapat beroperasi bila difungsikan oleh sumber daya manusia. Dengan kata lain, jika tidak ada sumber daya manusia, maka komponen-komponen lainnya tidak akan beroperasi dengan baik yang akan berdampak pada tidak berjalannya suatu sistem yang telah dibuat. Setiap sistem informasi yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur sumber daya manusia dalam hal ini pegawai yang ada pada Seksi Hukum dan Informasi yang mengelola sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara pada aplikasi pelangi.
Sumber daya manusia yang terkait dengan dengan aplikasi pelangi di KPKNL Yogyakarta dibagai menjadi dua jenis, yaitu sumber daya manusia
81
yang mengelola aplikasi pelangi secara langsung yaitu pegawai yang ada di Seksi Hukum dan Informasi. Fungsi dari pegawai di Seksi Hukum dan Informasi ini adalah sebagai pengelola langsung, penyaji data yang dibutuhkan oleh user dan pemilik kewenangan untuk mengizinkan atau tidaknya pemutahiran di aplikasi pelangi. Sumber daya manusia kedua adalah sumber daya manusia yang memanfaatkan sistem informasi pelayanan publik dalam pengelolaan piutang negara pada aplikasi pelangi secara langsung , baik sumber daya manusia yang memanfaatkan hasil olahan data (user, pejabat yang berkepentingan serta debitur RSUP Dr. Sardjito) maupun sumber daya manusia yang memanfaatkan data untuk melihat dan memutahirkan data mereka sendiri.
Sumber daya manusia yang berkaitan langsung dalam pengelolaan aplikasi pelangi adalah pegawai yang ada pada Seksi Hukum dan Informasi dalam melaksanakan pengelolaan aplikasi pelangi, pegawai yang ada pada Seksi Hukum dan Informasi enam orang. Keenam pegawai tersebut berlatar belakang yang berbeda yaitu dari lulusan STAN (Sekolah Tinggi Akuntansi Negara) maupun dari universitas negeri maupun swasta di Indonesia. Informasi ini peneliti dapatkan berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu anggota Seksi Hukum dan Informasi. Kutipan wawancara peneliti dengan informan sebagai berikut :
“Disini kebanyakan lulusan STAN, lainnya ada yang dari universitas negeri juga swasta. Jurusannya macam-macam” (Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
82
Berkaitan dengan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai Seksi Hukum dan Informasi dalam mengelola aplikasi pelangi dan menyajikan data hasil olahan tersebut kepada user, pegawai Seksi Hukum dan Informasi sudah cukup berkompeten dalam mengelola aplikasi pelangi. Hal ini didasarkan pada hasil wawancara yang telah peneliti paparkan diatas dan hasil observasi yang peneliti lakukan di Seksi Hukum dan Informasi. Peneliti dapat mengatakan pegawai kompeten karena pada saat peneliti melakukan observasi langsung, terlihat bahwa pegawai terampil dalam menggunakan aplikasi pelangi.
Kompetensi pegawai dalam mengelola data melalui aplikasi pelangi dapat berpengaruh pada proses pengambilan keputusan oleh para pejabatan yang bersangkutan mengenai piutang negara yang ditanggung oleh debitur RSUP Dr. Sardjito. Semakin berkompeten pegawai dalam mengelola data piutang negara melalui aplikasi pelangi, maka semakin cepat informasi tentang piutang negara dapat digunakan dan di distribusikan hasilnya baik kepada pihak internal maupun eksternal, salah tatunya yaitu debitur RSUP Dr. Sardjito.
KPKNL Yogyakarta telah memberikan pelatihan khusus kepada para pegawai khususnya pada Seksi Hukum dan Informasi sebagai pengolah data piutang negara secara langsung. Informasi ini berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan, kutipan wawancaranya sebagai berikut “
“Sering diadakan agenda untuk pelatihan seperti menulis artikel, menggunakan aplikasi seperti pelangi, pencapaian target piutang. Biasanya diadakan di ruang serbaguna karyawan dikumpulkan untuk mendengar
83
wawasan dari narasumber terkait pokok bahasan topik”. (Aris Rochmad Sopiyan, S.H, hasil wawancara. 19 Juni 2017).
Berdasarkan analisis yang telah dipaparkan oleh peneliti dan didukung oleh kutipan-kutipan pegawai yang memiliki komptetensi untuk menjawab pertanyaan penelitian, maka dapat dikatan bahwa sumber daya manusia (brainware) dalam pengelolaan data melalui aplikasi pelangi sudah cukup berkompeten ditambah lagi dengan adanya pelatihan-pelatihan yang diberikan kepada pengelola sehingga menghasilkan data yang tepat dan cepat kepada
user seperti pejabat ataupun debitur RSUP Dr Sardjito.
3.1.3 Kendala dalam Implementasi Sistem Informasi Pelayanan Publik atas