Keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan tugasnya sangat tergantung dengan dipenuhinya beberapa syarat yang mencakup perkembangan koleksi, tenaga pustakawan yang mampu, anggaran biaya yang sesuai dengan kebutuhan dan gedung serta peralatan kerja yang memadai. Gedung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara terletak di tengah-tengah kampus USU. Letak gedung Perpustakaan USU sangat strategis karena jaraknya tidak jauh dari fakultas yang ada di USU sehingga memungkinkan mahasiswa-mahasiswa dari berbagai fakultas yang ada di lingkungan USU untuk berkunjung, belajar bahkan menjadi anggota. Setiap tahun pengunjung
29
perputakaan pusat USU rata-rata berjumlah 13.000 orang sedangkan pengunjung tetap (anggota perpustakaan) pada tahun 1988-1989 berjumlah 1767 orang.30
1. Ruangan baca dengan ukuran 20 X 15 m
Gedung Perpustakaan USU terdiri atas dua lantai,
Lantai I
Terdiri dari lima ruangan yaitu:
2. Ruangan Direktur dan Kepala Tata Usaha dengan ukuran 5 X 5 m 3. Ruangan Tata Usaha dengan ukuran 4 X 4 m
4. Ruangan Shalat 5. WC
Lantai II
Terdiri atas lima ruanganyaitu:
1. Ruangan Koleksi dengan ukuran 20 X 10 m 2. Ruangan Referensi dengan ukuran 20 X 5 m
3. Ruangan Processing (pengolahan) dengan ukuran 10 X 5 m 4. Ruangan Sirkulasi dengan ukuran 4 X 5 m
5. Ruangan khusus majalah dan surat kabar dengan ukuran 10 X 5 m
Perpustakaan ini memiliki peralatan yang cukup memadai, walaupun masih kurang lengkap apabila memakai patokan syarat-syarat perpustakan, rak-rak buku, meja, lemari dan kursi baca yang tersedia.
30
Jam kerja merupakan salah satu faktor yang penting dalam melayani masyarakat yang dilayaninya. Sebagai tempat pusat belajar dan penyediaan sumber informasi, jam buka suatu perpustakaan hendaknya dapat memuaskan para pemakai jasa perpustakaan. Perpustakaan Pusat Universitas Sumatera Utara, sebagai Unit Pelakasana Teknis pada pagi hari mempunyai jam kerja yang sama dengan badan induknya. Tapi pada sore harinya perpustakaan USU jam buka yang kusus.
Untuk jelasnya jam buka Perpustakan USU sebagai berikut: Senin s/d Kamis : pukul 07.00-14.30.00 WIB Jumat : pukul 07.00- 11.30 wib Sabtu : pukul 07.30-13.00 WIB Pada sore hari
Senin s/d Kamis : pukul 16.00-21.00 WIB. Jumat : pukul 15.00-18.00 WIB Hari Sabtu : tutup31
Fasilitas yang disediakan pada sore hari hanya penyediaan ruang baca untuk belajar pada lantai I. Sedangkan kegiatan lainya seperti peminjaman, pengembalian dan pelayanan lain ditiadakan.
32
Gedung atau ruangan Perpustakaan Pusat USU merupakan salah satu syarat mutlak dalam memberikan pelayanan pengguna. Karena perpustakaan harus memiliki tempat khusus dan tidak digabungkan dengan unit-unit kerja yang lain di satu ruangan. Oleh karena itu, Perpustakaan Pusat USU menempati ruangan tersendiri,
31
Basmi Sembiring, Suatu Tinjauan Terhadap Klasifikasi dan Katalogisasi Koleksi
Perpustakaan USU, Medan: USU PRESS, 1985, hlm. 6. 32
yang harus didesain dan ditata sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan yang diperlukan.
Gedung Perpustakaan USU berada di tengah-tengah kampus Universitas Sumatera Utara. Pada awal berdirinya gedung perpustakaan ini berlantai dua dengan luas halaman yang cukup memadai. Setelah gedung baru perpustakaan USU berdiri nama perpustakaan Pusat tidak dipakai lagi. Nama perpustakaan pusat digunakan karena perpustakaan dipusatkan di fakultas Sastra mengingat adanya beberapa fakultas yang memiliki perpustakaan sendiri. Pada masing-masing lantai memiliki ruangan dengan luas ukuran yaitu:
Lantai I
Ruang baca dengan ukuran 4 X 4 m W.C masing-masing untuk pria dan wanita Ruang Shalat
Lantai II
Ruangan Tata usaha dengan ukuran 20 X 10 m Ruangan Referensi dengan ukuran 10 X 5 m Ruangan Sirkulasi dengan ukuran 4 X 5 m
Ruangan Koleksi khusus dengan ukuran 10 X 5 m
Gedung perpustakaan ini memiliki jendela di sekeliling dengan agak terbuka ruangan sehingga udara bebas ke seluruh ruangan. 33
33
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bagian Pelayanan di Perpustakaan USU, 26 Agustus 2010.
Sarana dan prasarana yang lengkap akan memudahkan dalam memberikan pelayanan dan suasana kerja yang
memadai. Perpustakaan juga dituntut untuk memperhatikan dan mempertimbangkan semua aspek, baik konstruksi, bentuk, kekuatan, lokasi dan daya tampung koleksi dan perlengkapan yang akan dipergunakan, lingkungan, keamanan, keindahan, kenyamanan, kemudahan akses bagi pengunjung atau pengguna perpustakaan.
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua barang, perlengkapan dan perabot maupun inventaris yang harus disediakan perpustakaan. Sarana dan prasarana terdiri dari perlengakapan, perabot, dan peralatan.34 Pengadaan peralatan dan perabot harus memperhatikan model, tipe mutu, ukuran, jumlah, jenis, warna dan lainya yang berhubungan dengan kegiatan perpustakaan. Dalam tahun 1988-1989, Perpustakaan USU memperoleh perabot dan peralatan yang dibiayai anggaran pembangunan DIP P2T dengan perician:
34
TABEL SARANA DAN PRASARANA PERPUSTAKAAN USU
Jenis Peralatan Jumlah (Buah)
1. Rak buku 2. Gantungan Koran 3. Kursi 4. Meja 5. Lemari 6. Stabilisator 7. Pesawat Televisi 8. Tape Recorder 9. Amflifier 10.Microfon 11.Speaker 12.Antena Parabola
13.Ceiling Fan & Kipas angin dinding 14.Jam dinding 15.Mesin Tik 16.Pesawat Telepon 17.Racun Api 18.Tangga Besi 19.Komputer 624 8 1.158 1.151 23 15 12 12 3 3 7 1 9 27 24 8 4 10 15 Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan Pusat USU 1994
2.4.2 Tenaga Kerja Perpustakaan Pusat USU
Dari kelima komponen perpustakaan USU masalah tenaga terampil sangat menentukan lajunya roda kegiatan perpustakaan. Tegasnya dapat dikatakan bahwa tenaga pengelola yang kompeten dan kualitas adalah suatu hal yang mutlak. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dalam salah satu pidatonya pada upacara pembukaan Kongres II Ikatan Pustakawan Indonesia di Denpasar 21 Juni 1980 mengatakan Seorang pustakawan harus berusaha generalis. Ia harus berusaha untuk mengetahui semua bidang ilmu pengetahuan, paling sedikit secara garis besar, sehingga ia mampu melihat kekurangan-kekurangan buku yang diperlukan, mampu mengisi perpustakaanya secara proporsional dipandang dari segi ilmu pengetahuan, mampu member petunjuk kepada peminat-peminatnya.
Tenaga kerja perpustakaan adalah semua orang yang berasal dan bekerja di perpustakaan, baik sebagai staf maupun pelaksana teknis operasional. Pembinaan ketenagaan berkaitan dengan sumber daya manusia. Oleh karena itu, sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting. Perpustakaan Pusat USU harus melakukan pengembangan terhadap sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pada tahun 1989 Jumlah seluruh tenaga kerja pada Perpustakaan Pusat USU sebanyak 68 orang termasuk 7 orang tenaga Satpam.35 Dari jumlah tersebut 18 orang diantaranya masih berstatus tenaga harian (honorer).
35
2.4.3 Anggaran Perpustakaan USU
Anggaran merupakan unsur kedua seteleh unsur manusia dalam pengembangan perpustakaan. Pada dasarnya semua perpustakaan memerlukan tersedianya uang sebagai biaya penyelenggaraan dan pengembangan semua kegiatan perpustakaan.36
Perpustakaan sebagai pusat informasi, dimana terdapat berbagai macam disiplin ilmu yang sangat dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Perpustakaan USU sebagai Perpustakaan Universitas tentu akan mendapat kunjungan dari pamakainya, mahasiswa sebagai pemakai aktif dari mulai tingkat persiapan sampai tingkat sarjana dengan tingkat kebutuhan informasi yang berbeda pula sesuai dengan tingkat kebutuhan. Begitu juga staf pengajar dalam memberikan pengajaran tentu sedikit banyaknya membutuhkan kloleksi buku-buku dalam membantu proses belajar
Anggaran diperlukan untuk melakukan kegiatan termasuk menggaji pegawai. Sebagian besar dana digunakan untuk pengadaan koleksi bahan pustaka. Sumber pembiayaan untuk mempertahankan apa yang sudah dimiliki perpustakaan untuk bertahan apalagi untuk terus berkembang. Tanpa tersedianya anggaran biaya akan sangat sulit bagi perpustakaan untuk bertahan. Anggaran Perpustakaan Pusat USU disediakan oleh lembaga USU sebagai penyelenggara. Dalam hal ini lembaga USU merupakan milik pemerintah. Oleh karena itu, anggaran perpustakaan USU berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
2.4.4 Pengunjung Perpustakan USU
36
mengajar.37 Peneliti juga sangat membutuhkan bahan informasi yang dapat mendukung penelitian sehingga diperoleh hasil yang bermutu dari penelitian tersebut. Kunjungan banyak dilakukan mahasiswa pada saat menjelang ujian semester. Hal ini dikarenakan mahasiswa banyak mendapat tugas akhir semester dari dossen pengasuh mata kuliah. 38
1. Bahan Tercetak, seperti buku, majalah, surat kabar, tesis, skripsi, selebaran, dan lain sebagainya yang dicetak berbasis kertas.
2.4.5 Koleksi Perpustakaan USU
Koleksi Perpustakaan USU sangat beraneka ragam. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika. Bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan USU dapat dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu:
2. Bahan terekam, seperti kaset.
Koleksi merupakan semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat pengguna informasi. 39
37
Wawancara dengan Nurdi Salmy Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan USU, di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
38
Wawancara dengan Eunike Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat di Perpustakaan USU, pada 26 Agustus 2010.
39
Rakhmat Natajumena, Op.cit., hlm.11.
Penyediaan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi bertujuan untuk menunjang pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan USU tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, dan peneliti, tetapi juga bagi masyarakat yang
memerlukannnya. Koleksi bukan dilihat dari jumlah eksemplarnya tetapi lebih kepada kualitas isi, jumlah judul, dan kemutakhirannya.
Perpustakaan perguruan tinggi berperan sebagai unit sarana kelengkapan pusat suatu perguruan tinggi yang bersifat akademis dalam menunjang Tri Dharma perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tingginya. Koleksinya sangat berguna bagi para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa-mahasiswa tingkat akhir yang menghadapi ujian-ujian, para staf pengajar dan peneliti. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus luas agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.
Pada hakekatnya koleksi Perpustakaan perguruan tinggi hampir sama dengan koleksi perpustakaan khusus yaitu koleksinya sama-sama perlu dibina agar dapat menunjang program, dimana perpustakaan itu bernaung. Tugas utama perpustakaan adalah menyebarkan informasi kepada pemakainya. Oleh karena itu, memberdayakan koleksi yang dimiliki merupakan tugas yang harus dilakukan. Maka keberhasilan perpustakaan dalam melayani pemakainya, sangat tergantung kepada koleksi yang dimiliki. Koleksi perpustakaan yang bersifat tradisional, seperti bahan tercetak, buku, majalah, surat kabar dan sebgainya.40
40
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bidang Pelayanan di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
BAB III