Perpustakan sebagai sebuah unit kerja, baik yang berdiri sendiri maupun yang tergabung kepada unit organisasi yang membawahinya, sebaiknya perlu menetapkan visi dan misi, tugas dan fungsinya. Hal-hal tersebut merupakan pedoman, arah dan tuntutan untuk mencapai tujuan akhir. Oleh karena itu visi, misi, tugas dan fungsi perpustakaan disesuaikan dengan kebijakan dan keinginan lembaga induknya.
Visi adalah cara memandang tentang kondisi dan situasi di masa depan. Visi juga dapat diartikan sebagai suatu mimpi tentang masa depan tetapi menjadi kenyataan. Visi perpustakaan perguruan tinggi tidak terlepas dari proses pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yakni pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian terhadap masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi dapat dikembangkan sebagai perpustakaan penelitian.
Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi. Misi untuk setiap perpustakaan berbeda sesuai dengan tugas yang dikerjakan. Perpustakaan merupakan suatu unit perangkat penunjang dalam kegiatan akademis yang berfungsi sebagai sumber informasi dan menunjang akademis yang berfungsi sebagai sumber informasi dan menunjang akademis penelitian. Maka Perpustakaan USU harus dapat berfungsi: Jantung dari semua program pendidikan fakultas, yaitu harus mampu membantu dan menjadi pusat dari semua perpustakaan.
Perpustakaan Pusat USU memiliki Visi dan Misi. Visi perpustakaan USU adalah menjadi perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam
pelayanan penggunanya.14
1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka yang tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi.
Misi dari perpustakaan USU adalah :menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tri Dharma USU melalui pengadaan dan penyediakan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka. Untuk itu perpustakaan USU memiliki tujuan sesuai dengan tugas, visi dan misi yang dimiliki perpustakaan. Tujuan Perpustakaan Pusat USU antara lain:
2) Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan perpustakaan
3) Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan perpustakaan
4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan. Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.
14
Panduan Tentang Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, Medan: USU Press, 2004, hlm. 1.
5) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikaasi.
6) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
7) Menciptakan suatu lingkungan, peluang, kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai kerja yang baik dan meningkatkan karier.15
8) Menyediakan suatu lingkungann fisik tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi pengguna dan staf yang berbeda.
9) Menciptakan dan memelihara komunikaasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun diluar perpustakaan.
10) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan.16
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebagai Perpustakaan Akademik telah dan terus memainkan peran yang sangat penting dalam pencapaian Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, Perpustakaan Pusat USU sangat diperlukan untuk penelitian, pendidikan dan pengajaran dan pengabdian terhadap masyarakat.
15
Ibid., hlm 2
16
Pra Studi Kelayakan Peningkatan Prasarana dan Sarana Perpustakaan USU, Medan: USU,1997, hlm. 11.
Perpustakaan Pusat USU mencakup 3 bagian: pertama pembentukan perpustakaan, pengelolahan dan pembinaan perpustakaan.17
Sebuah perpustakaan yang dibangun oleh suatu lembaga didasarkan atas berbagai pertimbangan, alasan, dan kebutuhan yang berkaitan dengan tugas pokok lembaga yang bersangkutan. Lembaga dapat mempunyai pengertian meliputi Instansi Pemerintah, Departemen, Badan, Kantor, Perusahaan Swasta, Sekolah, Perguruan Tinggi dan Komunitas di dalam masyarakat. Di dalam pembentukan perpustakaan dibutuhkan sumber daya manusia. Sumber daya manusia tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok. Pemimpin, Pustakawan, Pegawai Peklaksana Teknis, Pegawai Administrasi.
Pertama, Pembentukan Perpustakaan.
18
1) Pada lembaga tersebut memang harus dibentuk sebuah perpustakaan.
Alasan pentingnya pembentukan perpustakaan bagi suatu lembaga harus memiliki kategori sebagai berikut:
2) Organisasi tersebut telah disusun suatu rencana tentang pembentukan perpustakaan bagi organisasi yang bersangkutan.
3) Adanya kebijakan dari pimpinan lembaga sebagai dasar untuk membentuk perpustakaan untuk memperlancar kegiatannya.
4) Untuk meningkatkan layanan publik. 5) Telah tersedia anggaran yang dibutuhkan.
17
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta: Sagung Seto, hlm. 77.
18
Sebuah perpustakaan yang akan dibentuk atau didirikan akan berwujud suatu lembaga atau badan yang merupakan unsur-unsur:
a. Surat Keputusan Organisasi b. Gedung dan ruangan c. Koleksi bahan pustaka
d. Pengadaan perlengkapan dan perabot e. Pengadaan sistem atau metode
f. Pengadaan mata anggaran
g. Pengangkatan kepala perpustakaan pustakawan, dan tenaga kerja lain.
Pembentukan sebuah perpustakaan tidak terlepas dari ketujuh unsur diatas sebagai wujud perpustakaan baru.
Kedua, Pengelolaan Perpustakaan
Setelah perpustakaan didirikan atau dibangun selanjutnya perpustakaan itu akan beroperasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Pameran utama pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan adalah pimpinan. Pemimpin perpustakaan ini yang mengelola seluruh kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Tugas mengelola perpustakaan adalah yang berhubungan dengan hal-hal teknis operasional sebuah perpustakaan yang dimulai dari proses perencanaan atas seluruh kegiatan, termasuk peralatan, waktu, sumber daya manusia, biaya dan sebagainya.
Bagi suatu perguruan tinggi perpustakaan merupakan sarana yang penting pada setiap program pendidikan dan pengajaran maupun penelitian serta pengabdian terhadap masyarakat. Tanpa mempunyai perpustakaan mustahil perguruan tinggi
dapat menjalankan misinya. Oleh karena itu, koleksinya harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Ketiga, Pembinaan Perpustakaan.
Pembinaan adalah suatu usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan merupakan kelanjutan setelah pembentukan atau pendirian perpustakan. Pembinaan perpustakaan bermaksud agar perpustkaaan mampu menampung perkembangan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi serta kecenderungan kebutuhan pemakai. Pembinaan perpustakaan mencakup koleksi bahan pustaka, sumber daya manusia, gedung, sarana dan prasarana, anggaran, dan layanan perpustakaan. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan pada jalur yang benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi disekitarnya. Pembinaan perpustakaan mencakup: gedung, sarana dan prasarana, ketenagaan, koleksi, layanan, anggaran, penelitian dan pengembangan. Pembinaan perpustakaan dilakukan sesuai dengan situasi dan kondisi serta kebutuhan yang dihadapi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu Perguruan Tinggi dan merupakan unit yang menunjang Perguruan Tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Perpustakaan Perguruan Tinggi didirikan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai denganTri Dharma Perguruan Tinggi yaitu, pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah untuk menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat kampus.19
Pendirian Perpustakaan Pusat USU sesuai dengan Instruksi Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan No. 9 Tahun 1962 Tentang Perpustakaan
.
Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat dirinci:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang diperlukan baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (internet maupun global dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan mendukung lembaga induknya dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yang mengembangkan berbagai bidang studi, berupa segala kebutuhan informasi dengan cepat, baik untuk memenuhi kebutuhan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
19
Pusat pada Universitas Negeri.20
Perpustakaaan ini diresmikan pemakaiannya oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tanggal 1 Juli 1970 dan sebagai Direkturnya ditunjuk Bapak Prof. Adham Nasution seorang Sarjana Sosiologi Politik yang mempuyai pendidikan tambahan tentang buku di Amerika dan bukan seorang pustakawan. Dalam menjalankan visi dan misi perpustakaan, Adham Nasution di bantu oleh beberapa tenaga berpengalaman. Kemudian atas bantuan Konsulat Amerika di Medan bekerja sama dengan United Stated Information Srvice (USIS), beberapa orang tenaga perpustakaan dilatih untuk mengelola buku yang ada di perpustakaan pusat USU selama 4 bulan.
Pada pelita pertama tahun anggaran 1969/1970, Universitas Sumatera Utara mendapat jatah dari pemerintah pusat melalui biaya APBN untuk membangun sebuah perpustakaan. Gedung Perpustakaan Pusat USU yang pertama terletak di Fakultas Sastra terletak di ruang Tata Usaha Sastra.
21
Pada tahun 1974 direktur perpustakaan USU diganti oleh Rustam Effendi,M.A, adalah seorang yang mendapat pendidikan perpustakaan di Amerika. Tidak lama kemudian jabatan direktur perpustakaan dijabat kembali oleh Adham Nasution karena Rustam Effendi mendapat tugas belajar ke Amerika. Jumlah bahan pustaka pada waktu peresmian Perpustakaan Pusat USU sebanyak 3.360 Eksemplar yang merupakan sumbangan dari The Asia Foundation, kemudian atas bantuan Konsulat Amerika di Medan bekerja sama dengan USIS Medan. Seiring berjalannya waktu, koleksi perpustakaan USU semakin bertambah, baik melalui pembelian
20
Dahlia Sembiring, Pemanfaatan Koleksi perpustakaan Pusat USU guna peningkatan Mutu
Ilmiah, Medan: Fakultas Sastra, 1984, hlm. 8. 21
maupun hadiah. Pada tahun 1977 koleksi Perpustakaan Pusat USU berjumlah 11.000 eksemplar, sehingga diadakan penambahan gedung yang berdampingan dengan gedung induk.22
Perkembangan koleksi perpustakaan membutuhkan ruangan yang lebih luas. Dengan menggunakan dana APBN Sumatera utara 1977/1978 dibangunlah Gedung baru perpustakaan berlantai dua yang juga terletak di lokasi Fakultas sastra. Luas gedung ini 1050 Meter persegi. Walaupun semua Fakultas pindah ke Padang Bulan dan Perpustakaan Pusat telah berdiri, Perpustakaan-Perpustakaan Fakultas masih
Karena gedung perpustakaan tidak terencana, maka sesuai dengan pertimbangan perlu adanya gedung perpustakaan yang baru.
Oleh sebab itu, pada tahun 1977 atas bantuan Gubernur Sumatera Utara Marah Halim dibangunlah gedung baru perpustakaan USU. Anggaran pembangunan gedung tersebut berasal dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara( APBN) sebesar Rp.3.000.000. gedung perpustakan bertingkat dua yang pembangunannya dikerjakan oleh PT.Sederhana Lestari Medan. Pemakaian gedung tersebut baru dilaksanakan pada awal tahun 1979 dan bangunan lama atas kebijakan Rektor diserahkan pamakainya kepada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Pada tahun 1980 USU membuka fakultas baru ilmu sosial dimana pimpinan diserahkan kepada Adham Nasution. Akibatnya jabatan Direktur perpustakaan harus dilepaskan. Sejak tahun 1981 Direktur perpustakaan Pusat USU diserahkan pimpinanya kepada Ibu Ramla Sari dari perpustakaan Fakultas Hukum USU dimana Ramla Sari juga alumni Fakultas Sastra Jurusan Ilmu perpustakaan.
22
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bidang di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
tetap berada di Fakultas masing-masing. Pada waktu itu terdapat tujuh perpustakaan Fakultas yang merupakan unit-unit dari fakultas-fakutas dan bertanggung jawab langsung kepada Dekan masing-masing. Ketujuh perpustakaan fakultas tersebut adalah Hukum, Kedokteran, MIPA, FKM, Pertanian, Ekonomi, dan Kedokteran Gigi. Unit-unit tersebut masing-masing berdiri sendiri dan tidak ada hubungan organisasi antara Perpustakaan Pusat USU dengan perpustakaan-perpustakaan Fakultas.
Mengingat adanya penambahan buku yang semakin banyak, tentu menambah ruang baca, maka pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan Prof.Dr. Fuad Hasan, maka diresmikanlah gedung baru Perpustakaan pusat USU berlantai empat yang terletak di tengah-tengah kampus dan mempunyai luas 6.090 Meter persegi. Perpustakaan Pusat menempati gedung baru ini sejak tanggal 1 Juli 1988.
Sebelum tahun 1988 Perputakaan USU masih disebut dengan nama Perpustakaan Pusat USU karena pada saat itu tiap-tiap fakultas mempunyai perpustakaan fakultas masing-masing. Maka pengadaan koleksi langsung ditangani oleh masing-masing fakultas tanpa adanya koordinasi atau kerjasama antara Perpustakaan Fakultas. Hal ini membuat adanya duplikasi koleksi (koleksi yang judulnya sama dan jumlahnya sama).
Sasaran didirikannya Perpustakaan USU adalah masyarakat Perguruan Tinggi yang terdiri dari para staf pengajar (dosen), mahasiswa, peneliti dan setiap orang yang terlibat dalam kegiatan akademik (civitas akademika). Penyelenggara perpustakaan USU adalah lembaga pendidikan tinggi USU.