Bab IV Tata Hubungan Kerja Dewan Komisaris Dan Direksi
4.3 Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi antara Dewan Komisaris dan Direksi yang berkaitan dengan pemenuhan ketentuan formal seperti diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundangan terkait dalam bentuk pelaporan.
4.3.1. Pelaporan terkait Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) 4.3.1.1. Laporan Realisasi RKAP Triwulanan
Direksi wajib menyampaikan laporan realisasi RKAP kepada Dewan Komisaris, yang memuat realisasi pelaksanaan RKAP dalam kurun waktu tertentu yang selanjutnya untuk disampaikan kepada RUPS. Laporan tersebut terdiri dari Laporan Realisasi RKAP Triwulanan dan Laporan Realisasi RKAP Tahunan dimana ditandatangani oleh semua anggota Direksi.37
Tatacara:
1. Laporan Realisasi RKAP disampaikan dalam bentuk naskah tertulis (hardcopy) dan atau naskah elektronis (Paperless) disertai dengan surat pengantar Direksi;
2. Direksi menyampaikan Laporan Realisasi RKAP triwulanan kepada Dewan Komisaris paling lambat 20 (dua puluh) hari setelah triwulan dimaksud berakhir untuk dibahas bersama dengan Dewan Komisaris dalam Rapat Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS;
3. Laporan Realisasi RKAP triwulanan yang telah dibahas bersama Dewan Komisaris disampaikan kepada RUPS paling lambat 30 (tiga puluh) hari kepada RUPS setelah triwulan dimaksud berakhir kecuali untuk Laporan Realisasi RKAP triwulan IV;
4. Laporan Realisasi RKAP triwulan IV merupakan kumulatif Laporan Realisasi RKAP dalam jangka waktu 1 (satu) tahun yang selanjutnya disebut sebagai Laporan Realisasi RKAP Tahunan dimana juga mencakup Laporan pencapaian Rencana Jangka Panjang (RJP);
37 AD Pasal 19 ayat 6
18 5. Direksi menyampaikan Laporan Realisasi RKAP tahunan kepada Dewan Komisaris paling lambat 50 (lima puluh) hari setelah triwulan IV berakhir untuk dibahas bersama dengan Dewan Komisaris dalam Rapat Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS;
6. Laporan Realisasi RKAP tahunan yang telah dibahas bersama Dewan Komisaris disampaikan kepada RUPS paling lambat 60 (enam puluh) hari setelah triwulan IV berakhir;
7. Laporan Realisasi RKAP sekurang-kurangnya memuat:
a. Perbandingan Antara RKAP dengan Realisasi RKAP;
b. Penjelasan mengenai deviasi atas relaisasi RKAP;
c. Rencana tindak lanjut atas RKAP yang belum tercapai.
8. Laporan realisasi RKAP dalam bentuk naskah tertulis yang disampaikan kepada Dewan Komisaris dibuat dalam rangkap sebanyak jumlah anggota Dewan Komisaris ditambah satu rangkap untuk arsip Sekretaris Dewan Komisaris.
4.3.1.2. Laporan Pengawasan Dekom atas RKAP
Dewan Komisaris wajib menyampaikan laporan pengawasan RKAP secara semesteran kepada RUPS berdasarkan laporan Realisasi RKAP triwulanan dan tahunan dari Direksi.
Tatacara:
1. Laporan pengawasan RKAP dimaksud disampaikan paling lambat 60 (enam puluh) hari setelah semester dimaksud berakhir;
2. Laporan dimaksud sedikitnya mencakup :
a. Pendapat Dewan Komisaris terhadap pelaksanaan RKAP;
b. Penilaian atas faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja Persero;
c. Pendapat Dewan Komisaris mengenai upaya perbaikan kinerja Persero.
4.3.2. Pelaporan Realisasi RKAP dan Kegiatan Operasional Perusahaan
Direksi menyampaikan laporan realisasi RKAP dan Kegiatan Operasional Perusahaan kepada Dewan Komisaris secara bulanan dan kumulatif sampai dengan bulan yang bersangkutan. Laporan bulanan ditandatangani oleh Direktur Utama dan menjadi salah satu materi untuk rapat Dewan Komisaris tiap bulan.
Tatacara:
1. Direksi menyampaikan Laporan bulanan dimaksud kepada Dewan Komisaris paling lambat 20 (dua puluh) hari setelah bulan dimaksud berakhir;
2. Dewan Komisaris akan mengundang Direksi untuk hadir dalam Rapat bulanan Dewan Komisaris untuk menjelaskan laporan bulanan tersebut kepada Dewan Komisaris.
4.3.3. Pelaporan Khusus
Pelaporan khusus adalah penyampaian laporan dari Direksi kepada Dewan Komisaris, di luar penyampaian laporan berkala RKAP Triwulanan dan Tahunan dan Bulanan, atas permintaan Dewan Komisaris atau inisiatif Direksi, yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan Perusahaan.
19 Tatacara:
1. Permintaan laporan khusus dikirim secara tertulis oleh Dewan Komisaris kepada Direksi, dengan menyebutkan pokok permasalahan yang ingin dilaporkan serta waktu penyampaian yang diharapkan;
2. Berdasarkan kajian atas cakupan permasalahan, Direksi memberikan perkiraan waktu penyampaian laporan yang diminta Dewan Komisaris, dan sesuai dengan waktu yang disepakati tersebut Direksi menyampaikan laporan khusus kepada Dewan Komisaris;
3. Laporan yang dibuat berdasarkan inisiatif Direksi dapat disampaikan setiap waktu kepada Dewan Komisaris, dengan menyatakan diperlukan atau tidak diperlukannya tanggapan dari Dewan Komisaris;
4. Laporan dalam bentuk naskah tertulis yang disampaikan kepada Dewan Komisaris dibuat dalam rangkap sebanyak jumlah anggota Dewan Komisaris ditambah satu untuk Sekretaris Dewan Komisaris disertai dengan surat pengantar Direksi;
5. Atas laporan yang diterimanya, Dewan Komisaris dapat meminta penjelasan tambahan dari Direksi terhadap hal-hal yang dianggap perlu, dan Direksi dapat memutakhirkan laporan tersebut jika dianggap perlu.
4.3.4. Surat-menyurat/Penandatanganan Memorandum Maksud:
Surat-menyurat / penanganan Memorandum adalah korespondensi antar organ yang formal, berkenaan dengan pelaksanaan dan kelancaran tugas pokok dan fungsi masing-masing organ. Surat/ Memorandum dapat bersifat penyampaian informasi, permintaan dan pendapat dan nasehat, permintaan tanggapan tertulis yang khusus, dan permintaan persetujuan dari Direksi kepada Komisaris.
Demikian pula sebaliknya dari Dewan Komisaris, merupakan penyampaian informasi, tanggapan pendapat dan nasehat, tanggapan tertulis yang khusus, dan pernyataan persetujuan terhadap permintaan Direksi.
Tatacara:
1. Surat-menyurat/penanganan Memorandum dapat dilakukan dalam naskah tertulis (hard-copy), rekaman elektronis (computer-media) atau pemanfaatan surat elektronis (e-mail), sesuai dengan ketentuan Perseroan;
2. Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Dewan Komisaris melakukan pemantauan dan memberikan arahan/mengingatkan dalam hal terjadi penyimpangan tata waktu penanganan;
3. Untuk meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen, dilakukan upaya pencegahan dan penangkalan, pendeteksian dan langkah korektif oleh unit fungsi terkait, dengan melakukan upaya-upaya untuk mengurangi keberadaan naskah tertulis. Upaya tersebut dapat dilakukan dengan konversi segera naskah tertulis ke dalam rekaman elektronis (misalnya dengan penggunaan scanner), pengamanan fisik, penyimpanan naskah, pengamanan infrastruktur (server, terminal kerja, jejaring) serta penetapan pembagian hak-akses.
20 4.3.5. Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan Resmi Korporat
Setiap kegiatan perusahaan pada tingkat korporat yang bersifat formal seremonial yang relevan dan signifikan di lingkungan Direksi dan di lingkungan Dewan Komisaris, diinformasikan kepada organ Direksi dan Dewan Komisaris. Termasuk di dalam kegiatan formal seremonial ini adalah acara kunjungan resmi ke daerah-daerah operasi perusahaan, baik sebagai pelaku maupun sebagai pendamping pejabat-pejabat instansi lainnya.