BAB IV PELAKSANAAN KOMUNIKASI DENGAN PIHAK TERKAIT
4.3 Komunikasi instruksi kerja kepada bawahan
Komunikasi dan koordinasi atasan bawahan atau teman sekerja memainkan peranan yang tidak kecil dalam upaya meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Tentu saja semua koordinasi yang baik ini harus didukung dengan pembagian tugas yang jelas dari semua unsur atau elemen organisasi.
Mengapa kita mempelajari ilmu komunikasi? Ruben&Steward, (2005:1-8) menyatakan bahwa :
1. Komunikasi adalah fundamental dalam kehidupan kita.
Dalam kehidupan kita sehari-hari komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Kita tidak bisa tidak berkomunikasi.tidak ada aktifitas yang dilakukan tanpa komunikasi, dikarenakan kita dapat membuat beberapa perbedaan yang esensial manakala kita berkomunikasi dengan orang lain.Demikian pula sebaliknya, orang lain akan berkomunikasi dengan kita ,baik dalam jangka pendek ataupun jangka panjang. Cara kita berhubungan satu dengan lainnya, bagimana suatu hubungan kita bentuk, bagaimana cara kita memberikan kontribusi sebagai anggota keluarga, kelompok, komunitas, organisasi dan masyarakat secara luas membutuhkan suatu komunikasi.Sehingga menjadikan komunikasi tersebut menjadi hal yang sangat fundamental dalam kehidupan kita.
2. Komunikasi adalah merupakan suatu aktifitas komplek.
Komunikasi adalah suatu aktifitas yang komplek dan menantang. Dalam hal ini ternyata aktifitas komunikasi bukanlah suatu aktifitas yang mudah. Untuk mencapai kompetensi komunikasi memerlukan understanding dan suatu ketrampilan sehingga komunikasi yang kita lakukan menjadi efektif. Ellen langer dalam Ruben&Stewat( 2005:3) menyebut konsep mindfulness akan terjadi ketika kita memberikan perhatian pada situasi dan konteks, kita terbuka dengan informasi baru dan kita menyadari bahwa ada banyak perspektif tidak hanya satu persepektif di kehidupan manusia.
Judul Modul: Pelaksanaan Komunikasi Dengan Pihak Terkait
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 34 dari 48
Karir dalam bisnis, pemerintah, atau pendidikan memerlukan kemampuan dalam memahami situasi komunikasi, mengembangkan strategi komunikasi efektif, memerlukan kerjasama antara satu dengan yang lain, dan dapat menerima atas kehadiran ide-ide yang efektif melalui saluran saluran komunikasi. Untuk mencapai kesuksesan dari suatu kedudukan/ posisi tertentu dalam mencapai kompetensi komunikasi antara lain melalui kemampuan secara personal dan sikap, kemampuan interpersonal, kemampuan dalam melakukan komunikasi oral dan tulisan dan lain sebagainya.
4. Suatu pendidikan yang tinggi tidak menjamin kompetensi komunikasi yang baik.
Kadang-kadang kita menganggap bahwa komunikasi itu hanyalah suatu yang bersifat common sense dan setiap orang pasti mengetahui bagaimana berkomunikasi. Padahal sesungguhnya banyak yang tidak memilki ketrampilan berkomunikasi yang baik karena ternyata banyak pesan-pesan dalam komunikasi manusia itu yang disampaikan tidak hanya dalam bentuk verbal tetapi juga nonverbal, ada ketrampilan komunikasi dalam bentuk tulisan dan oral, ada ketrampilan berkomunikasi secara interpersonal, ataupun secara kelompok sehingga kita dapat berkolaborasi sebagai anggota dengan baik, dan lain-lain. Kadang-kadang kita juga mengalami kegagalan dalam berkomunikasi. Banyak yang berpendidikan tinggi tetapi tidak memilki ketrampilan berkomunikasi secara baik dan memadai sehingga mengakibatkan kegagalan dalam berinteraksi dengan manusia lainnya. Sehingga komunikasi itu perlu kita pelajari.
5. Komunikasi adalah populer.
Komunikasi adalah suatu bidang yang dikatakan sebagai populer. Banyak bidang-bidang komunikasi modern sekarang ini yang memfokuskan pada studi tentang pesan, ada juga tentang hubungan antara komunikasi dengan bidang profesional lainnya termasuk hukum, bisnis, informasi, pendidikan, ilmu computer, dan lain-lain. Sehingga sekarang ini komunikasi sebagai ilmu social/perilaku dan suatu seni yang diaplikasikan. Disiplin ini bersifat multidisiplin, yang berkaitan dengan ilmu-ilmu lain seperti psikologi, sosiologi, antroplogi, politik, dan lain sebagainya
4.3.1
Penjelasan Daftar simak Informasi dan instruksi kerja kepada bawahan.Tidak semua orang suka dengan keteraturan ataupun ketelitian dan kecermatan. Penggunaan daftar simak seolah-olah merupakan pekerjaan tambahan bagi orang tertentu. Oleh karena itu perlu sosialisasi tentang
Judul Modul: Pelaksanaan Komunikasi Dengan Pihak Terkait
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 35 dari 48
manfaat dan penggunaan daftar simak kepada seluruh jajaran dalam perusahaan.
a. Penjelasan fungsi pemakaian Daftar simak Informasi dan instruksi kerja bisa dipahami dengan baik
Yang harus dilakukan agar penjelasan fungsi pemakaian Daftar simak Informasi dan instruksi kerja bisa dipahami dengan baik adalah dengan melakukan pengulangan penjelasan. Instruksi kerja menurut sistem manajemen mutu ISO 9001 merupakan dokumen mutu level 3 yang merupakan turunan dari prosedur. Instruksi kerja merupakan jenis prosedur yang umumnya cukup dikerjakan cukup oleh satu orang saja , sedangkan prosedur bisa melibatkan banyak orang dan banyak pihak jadi lebih rumit daripada instruksi kerja. Instruksi kerja secara penegrtian umum bisa saja diartikan sebagai suatu instruksi atau perintah yang diberikan kepada bawahan. Dalam konteks ini istilah instruksi kerja lebih banyak diartikan sebagai bentuk prosedur yang lebih sederhana.
b. Pengukuran tingkat pemahaman penjelasan.
Cara mengukur tingkat pemahaman penjelasan adalah dengan melakukan check dan recheck. Dalam artian perintah maka untuk melaksanakan perintah atau instruksi diperlukan kejelasan daripada instruksi itu sendiri. Instruksi kerja yang tidak jelas akan menghasilkan produk yang tidak jelas juga. Apabila kita menggunakan pengertian Sistem manajemen Mutu maka instruksi kerja menjelaskan langkah-langkah yang harus dijalankan untuk melakukan suatu kegiatan atau memproduksi sesuatu. Untuk memastikan efektifitas instruksi kerja maka instruksi kerja dibuat menggunakan form baku atau paling tidak form contoh yang digunakan untuk semua bentuk instruksi kerja.
c. Penjelasan daftar simak informasi dan instruksi kerja kepada bawahan dengan jelas dan teliti.
Cara menjelaskan daftar simak informasi dan instruksi kerja kepada bawahan dengan jelas dan teliti adalah dengan membacakan satu persatu , untuk menghindari adanya informasi dan instruksi kerja yang ketinggalan atau lupa belum dijelaskan dengan lengkap. Untuk penggunaan form yang baku atau contoh sebaiknya dilengkapi dengan petunjuk pengisian atau petunjuk untuk melaksanakan instruksi kerja yang biasanya dibuat dalam bentuk flowchart. Masing-masing elemen dari flowchart harus dijelaskan dalam petunjuk tersebut. Demikian juga dalam menyampaikan informasi maupun
Judul Modul: Pelaksanaan Komunikasi Dengan Pihak Terkait
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 36 dari 48
instruksi kerja digunakan media yang sesuai dengan kebutuhan dan jenis informasi atau instruksi kerja yang akan dilaksanakan.
4.3.2
Evaluasi masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja untuk mendapatkan pemecahannya.Suatu instruksi kerja pelaksanaan kegiatan berdasarkan konsep Kaizen senantiasa dimungkinkan untuk bisa menemukan cara yang lebih baik. Untuk itu diperlukan kreatifitas dalam menemukan cara-cara baru. Cara baru ini bisa disampaikan sebagai masukan untuk perbaikan cara atau metode yang lebih baik.
Paling tidak ada beberapa kemampuan yang penting untuk dipahami dalam menemukan cara-cara baru :
1. Kemampuan mengidentifikasi masalah. Akan sangat sulit bagi seseorang untuk menyelesaikan masalah, jika ia tidak menyadari adanya masalah yang sedang ia hadapi.
2. Kemampuan untuk mengolah informasi berupa data dan fakta yang ada. Sehingga ia dapat mengetahui gap antara kondisi yang ideal dengan kondisi aktual.
3. Kemampuan untuk menentukan target, dimana dengan setting target yang tepat, kita akan bersemangat untuk meraihnya.
4. Kemampuan untuk mencari akar penyebab masalah. Sehingga kita dapat menemukan faktor penyebab penentu, sehingga upaya yang kita kerahkan dapat menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat.
5. Kemampuan untuk merencanakan penanggulangan, dengan melakukan analisa atas resources yang ada, serta membuat beberapa alternatif pemecahan masalah sesuai dengan akar masalah yang ditemukan.
6. Kedisiplinan untuk menjalankan rencana penanggulangan tersebut. Selanjutnya terkait dengan evaluasi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Metode evaluasi Masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja
Metode evaluasi masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja dilakukan dengan membaca dan memeriksa untuk melihat alternatif pemecahan. Kunci sukses dari sebuah sistem adalah evaluasi. Dengan adanya evaluasi, maka kelemahan-kelemahan dalam suatu sistem dapat diperbaiki. Misalnya, sebuah ide yang bagus ternyata
Judul Modul: Pelaksanaan Komunikasi Dengan Pihak Terkait
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 37 dari 48
akhirnya justru gagal. Setelah dievaluasi, maka dapat diketahui bahwa kesalahan terletak pada implementasi yang kurang baik.
b. Pengidentifikasian kegunaan dari masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja.
Kegunaan dari masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja adalah untuk memberikan alternatif pemecahan yang lebih akurat. Suatu proses pelaksanaan kegiatan maupun pelaksanaan instruksi kerja menggunakan sumberdaya yang biasanya dimiliki secara terbatas oleh kebanyakan organisasi atau perusahaan. Alternatif penggunaan sumberdaya memberikan peluang untuk meningkatkan efektifitas maupun efisiensi. Untuk itu diperlukan masukan sebagai suatu referensi ide atau pemikiran yang bisa saja memberikan pilhan alternatif yang lebih baik.
c. Pengevaluasian dengan lengkap dan teliti semua masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja .
Cara mengevaluasi dengan lengkap dan teliti semua masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja adalah dengan melihat semua masukan tentang pelaksanaan dan instruksi kerja. Dalam sistem manajemen mutu kita selalu konsisten dengan prinsip perbaikan berkesinambungan , dokumen mutu perusahaan termasuk instruksi kerja bisa diusulkan untuk diubah dengan membuat usulan perubahan dokumen yang dilengkapi dengan alasan mengapa dokumen harus diubah.
4.3.3
Pengendalian pelaksanaan instruksi kerja.Suatu instruksi kerja yang tidak jelas menjadi suatu awal mula proses pelaksanaan yang bermasalah. Kesalahan terhadap pemahaman suatu instruksi kerja bisa mengakibatkan kegagalan untuk mencapai apa yang ingin diwujudkan. Pengendalian pelaksanaan instruksi kerja dimulai dengan identifikasi semua instruksi kerja yang akan disampaikan.
a. Penjelasan kebenaran pelaksanaan instruksi kerja.
Cara melihat kebenaran pelaksanaan instruksi kerja adalah dengan membaca instruksi kerja dan membandingkan dengan pelaksanaannya. Instruksi kerja sama halnya juga dengan prosedur , diperlukan apabila ada keyakinan bahwa tanpa posedur atau instruksi kerja tidak akan bisa dihasilkan proses atau produk yang bermutu.
Judul Modul: Pelaksanaan Komunikasi Dengan Pihak Terkait
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 38 dari 48
Keberadaan instruksi kerja tidak boleh menyebabkan pekerjaan menjadi lebih sulit dilakukan , justru dengan adanya instruksi kerja yang jelas diharapkan pekerjaan menjadi lebih mudah.
b. Pemberian saran terhadap Pelaksanaan pengendalian instruksi kerja.
Cara memberikan saran terhadap Pelaksanaan pengendalian instruksi kerja adalah dengan menyampaikan kepada pelaksana agar Pelaksanaan pekerjaan disesuaikan dengan instruksi kerja . Dalam banyak hal untuk memudahkan pelaksanaan instruksi kerja , dibuatlah form terkait untuk keseragaman penerapan. Jadi langkah pertama untuk melihat kesesuaian antara instruksi kerja dengan realisasi , langkah pertama adalah pengecekan terhadap penggunaan form apakah sudah sesuai dengan form baku , kemudian baru dillihat pengisian formnya dan setelah itu dilihat kesesuaiannya delam pelaksanaan.
c. Pengendalian pelaksanaan instruksi kerja dengan benar.
Cara mengendalikan pelaksanaan instruksi kerja dengan benar dilakukan dengan cara mengamati setiap saat sepanjang waktu implementasi informasi dan instruksi kerja dengan benar. Sistem Manajemen Mutu merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menjamin atau memastikan mutu. Pola atau siklus Plan , Do , Check dan Act adalah upaya pengendalian proses yang memungkinkan pemastian mutu pada setiap subproses. Untuk memastikan efektifitas pengendalian pelaksanaan diperlukan adanya suatu rencana yang merupakan tolok ukur penilaian proses berjalan dengan benar atau tidak.