BAB III PEMBAHASAN
D. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang.
Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur(three way flow).
1. Komunikasi ke bawah ( Downwards Communication )
Bentuk komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya.
Komunikasi ke bawah di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Staf Pengajar dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan
Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Staf Pengajar dan Pegawai.
2. Komunikasi Ke Atas
Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan (pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan.
Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan dekan. Komunikasi ke atas di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara dosen, staf, dan pegawai kepada Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III.
Masalah yang timbul dalam komunikasi ke atas antara lain:
1. Para staf dan pegawai seringkali enggan menyampaikan pesan yang negatif , karena pesan yang mengalir ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih tinggi ( atasan )
2. Seringkali pesan yang disampaikan ke atas , terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan , tidak didengar , atau ditanggapi oleh manajemen.
3. Terkadang pesan yang ingin disampaikan tidak sampai,karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.
Komunikasi horizontal yang di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf dan komunikasi antara sesama Pembantu Dekan.
4. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada.
Komunikasi diagonal di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf Pengajar dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.
Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1. Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka ( face to face ). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi lainnya.
Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU ini jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian.
2. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi
suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu :
1. Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari–hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri.
Komunikasi Internal di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan staf dan pegawai, komunikasi antar sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara para staf dan pegawai.
2. Komunikasi External
Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.
Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara sistem komunikasi yaitu:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.
d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai
suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.
Komunikasi external yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi dengan fakultas lain yang ada pada Universitas Sumatera Utara, luar kampus USU, instansi – instansi pemerintah dan perusahaan swasta. Komunikasi external ini tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan oleh pihak fakultas, khususnya dekan.