Komunikasi pada dasarnya merupakan kegiatan intern di dalam organisasi. Pimpinan organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan tepat. Oleh karena itu, komunikasi merupakan satuan bidang yang sangat penting dalam organisasi.
Istilah komunikasi (bahasa Inggris : Communication), mempunyai banyak arti. Menurut kata (etimologi) istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu cummunis, yang berarti sama (common). Dari kata cummunis berubah menjadi kata kerja communicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Proses komunikasi merupakan rangkaian dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam pengiriman informasi.
Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :
1. Dari segi sifat dapat dibedakan menjadi 2 (dua) , yaitu : a. Komunikasi Lisan
Komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa-apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya.
Komunikasi dengan menggunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode yang mengandung arti tertulis dan dapat dimengerti pihak lain. 2. Menurut arahnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi ke atas
Komunikasi langsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi rendah dengan suatu organisasi yang tertinggi.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang berlangsung dari suatu bagian yang lebih tinggi kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya.
c. Komunikasi Dialog ke atas
Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah dengan jabatan atau pimpinan yang lebih tinggi.
d. Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih tinggi dengan
jabatan atau pimpinan yang lebih rendah. e. Komunikasi Horizontal
Komunikasi antara pimpinan atau jabatan yang setingkat dalam suatu organisasi.
f. Komunikasi Satu Arah
Komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi.
g. Komunikasi Dua Arah
Komunikasi yang berlangsung secara timbal balik.
a. Komunikasi Satu Lawan
Komunikasi antar pribadi damana dapat terjadi antara pimpinan dan bawahan, antara pimpinan dan pimpinan yang setingkat dan bawahan ke bawahan.
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak
Komunikasi antar kelompok dengan satu orang.
c. Komunikasi Kelompok Lawan Saturda
Komunikasi dengan beberapa orang dalam satu kelompok.
d. Komunikasi Lawan Kelompok
Komunikasi antar sekelompok pegawai/karyawan dengan kelompok pegawai lain.
4. Menurut keresmiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi, yang secara tegas diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.
b. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi.
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.
Untuk mengelola bagia-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.
Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.
Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :
a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material.
b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada
yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termasuk dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan
organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.
Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.
Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antar lain :
a. Leonard D. White
Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.
b. Dalton E. Mcfarland
Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.
c. William R. Spriegel
Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan urutan pelaksanaan.
2. Bentuk-Bentuk Koordinasi
Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal
Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam memcapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena
tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.
3. Sistem Koordinasi
Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :
a. Authority
Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha besama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.
b. Mutual Service
Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi,
tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.
c. Doktrin
Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.
Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.
b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat
dalam memecahkan masalah.
c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.
d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar
pejabat.