UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
TINJAUAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI
DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR Diajukan Oleh : SAEN ISA HANDAYANI
072101114
DIPLOMA III KEUANGAN
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas limpahan berkat dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir yang berjudul “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam
Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma
III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan dan masih sangat sederhana. Ini karena keterbatasan waktu, ilmu
dan pengetahuan dari penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan
saran yang membangun demi penyempurnaan tugas akhir ini.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang
terdalam kepada :
1. Ayahanda tercinta Suhardi Tarigan, dan ibunda tercinta Lesma Br Sitepu,
yang dengan penuh kesabaran telah mendidik penulis dan memberikan
dukungan kepada penulis baik moril maupun materi, serta selalu
mendoakan penulis di setiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat
membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi
Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku sekretaris
Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Lucy Anna, Msi selaku dosen pembimbing penulis yang telah
banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada
penulis.
7. Buat adik-adikku Betesda dan Nehemia,,,,rajin-rajin belajar ya
dekku,,,,dan jadilah kebanggaan orang tua kita.
8. Buat Juna Adhitama Sembiring Colia makasih ya buat kesabaran, doa,
perhatian, support yang sangat besar buat penulis dan selalu setia
mendengar keluh kesah penulis dari awal penyusunan Tugas Akhir hingga
selesai.
9. Buat ponaanku tercinta Eldino Christian,,,yang selalu menghibur pada saat
penulis menghadapi masalah dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
10. Buat teman-temanku, Sindi, Wita, Iva makasi ya buat kerja samanya
Semua kebaikan, perhatian dan curahan kasih sayang yang telah diberikan
akan selalu ada dihati dan menjadi kenangan terindah yang takkan dapat
dilupakan penulis. Semoga Tuhan Yesus membalas semua kebaikan dengan
limpahan rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua. Akhir kata penulis
sampaikan terima kasih dan semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para
pembacanya.
Medan, Juni 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vi
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei ... 4
2. Rencana Isi ... 4
BAB II : PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara ... 6
1. Visi Universitas Sumatera Utara ... 7
2. Misi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 9
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9
C. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 10
D. Jenis Usaha / Kegiatan ... 11
G. Kinerja Usaha Terkini ... 19
H. Rencana Kegiatan ... 20
BAB III : PEMBAHASAN A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi ... 23
1. Pengertian Organisasi ... 23
2. Pengertian Struktur Organisasi ... 25
B. Asas-Asas Organisasi ... 26
C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi ... 29
D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 38
E. Koordinasi ... 41
F. Hambatan Dalam Koordinasi ... 46
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 51
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Halaman
Tabel I.I Jadwal Kegiatan Penelitian ... 4
Gambar 2.1 Struktur Organisasi FE USU... 13
Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis ... 33
Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis Dan Staf ... 35
Gambar 3.3 Organisasi Bentuk Fungsional ... 37
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Struktur organisasi merupakan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau
posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung
unsur-unsur:
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individu dalam
kelompok kerja (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi
satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan
organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan
fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi
atau letak kekuasaan pembuat keputusan.
5. Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok
kerja.
Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya
1. Cara (sistem) Pendelegasian Tugas dan Wewenang
Pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas memungkinkan tenaga
kerja mengetahui tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan yang menjadi
tanggung jawabnya. Tenaga kerja juga akan mengetahui ruang lingkup wewenang
yang dimilikinya atau tugas-tugas yang akan dilaksanakannya.
Dengan kondisi kerja tersebut tenaga kerja mengetahui sumber pemberi
delegasi tugas dan tempat melaporkan hasilnya. Cara atau sistem pendelegasian
tugas dan wewenang yang jelas tidak akan menyebabkan dualisme dalam
pelaksanaan aktivitas perusahaan.
2. Koordinasi
Jika pendelegasian tugas dan wewenang sudah jelas maka keadaan
tersebut harus diikuti oleh koordinasi, sebab setiap individu maupun bagian dalam
organisasi perusahaan sudah mengetahui posisi, tugas, wewenang yang dimiliki.
Dengan kata lain koordinasi diperlukan untuk mengatur kondisi tersebut.
3. Komunikasi
Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang
bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja. Hal
tersebut dimaksudkan untuk saling memberikan informasi antara tenaga kerja
maupun kelompok kerja. Tanpa komunikasi akan terjadi kondisi yang
membingungkan dan tidak mendukung aktivitas-aktivitas dalam upaya pencapaian
sasaran dari organisasi tersebut.
Jelaslah struktur organisasi sangat penting bagi suatu perusahaan, karena
organisasi bagi setiap perusahaan yang berhubungan dengan koordinasi maka
penulis terdorong dan tertarik untuk membahas mengenai “TINJAUAN
TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA KARYAWAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi
objek penelitian, yakni Bagaimana Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, dapat nencapai tujuannya?
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui struktur organisasi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apakah sudah terkoordinasi
dengan baik atau belum.
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Untuk mendapatkan gambaran secara jelas mengenai struktur organisasi yang
berkaitan dengan peningkatan koordinasi kerja dan membandingkan dengan
teori-teori yang tersedia.
2. Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan penulis khususnya dalam
D. Rencana Penulisan 1. Jadual Survei
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadual kegiatan
dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadual Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, penulis melakukan riset mulai tanggal
17 Maret s/d 05 Juni 2010 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Rencana Isi
Sebagai gambaran singkat dari pembahasan dan penyusunan dengan
memasukkan data yang relevan dalam skripsi ini, maka penulis mengemukakan
Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini
dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian
organisasi, prisip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, juga
tentang rentang manajemen dan koordinasi di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan. Hasil ini diharapkan
dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara
Pendirian Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka
masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas
Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952
sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan
Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan
USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Sehubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala pada
tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi di
Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi
RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku terhitung mulai tanggal
1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga
(DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi,dan DIII
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November
2003, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10
Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 14
fakultas.
Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara Visi :
University for Industry
Misi :
1. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan
kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk
menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni.
2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni
terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya
kebudayaan nasional.
3. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui
peran Universitas Sumatera Utara sebagai suatu kekuatan moral yang
kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya
manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi
kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara
pembelajaran.
B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan
Tinggi penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu
keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan
dan perubahan.
c. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
d. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
e. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
f. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan teknologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan dan merumuskan cara
penyelesaian masalah.
g. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berpikir, bersikap, dan
bertindak sebagai seorang ilmuan.
h. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi :
Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian hasil yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
seluruh perorangan, maupun kelompok kerja dengan melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal.
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
F. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan membina hubungan dengan
alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun dan mempersiapkan penyusunan laporan kerja fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan surat-menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorium, lembur, vakasi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, dibutuhkan waktu untuk mencapainya. Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terus diupayakan agar tujuan yang telah
digariskan oleh fakultas. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan
pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, memotivasi masyarakat agar
dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan
lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas
akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademik memilki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa.
H. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus, metode dan peralatan yang lebih
modern/ berteknologi tinggi.
2. Jumlah lulusan meningkat dengan kelulusan tepat waktu, serta indeks prestasi
yang lebih tinggi.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadual Kuliah, Jadual Ujian Mid Semester, dan Jadual Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan terlebih dahulu
dirapatkan oleh Departemen.
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
11. Menambahakan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Menambahkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang dikoordinasi
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi 1. Pengertian Organisasi
Setiap instansi hendaknya memiliki rencana strategis yang akan
mengidentifikasi arah bisnis di masa yang akan datang. Tanggung jawab para
pemimpin harus diatur agar dapat mencapai rencana strategis. Setiap instansi
membentuk struktur organisasi guna mengidentifikasi tanggung jawab untuk
setiap posisi pekerjaan, dan hubungan antara posisi-posisi tersebut.
Organisasi berasal dari kata organum, yang artinya alat untuk membentuk
bagian-bagian terintegrasi sedemikian rupa oleh hubungan-hubungan tertentu.
Dari pengertian dasar organisasi tersebut para ahli mengembangangkan
pengertian organisasi menurut elemen-elemen yang terkandung di dalamnya.
Organisasi ialah sistem saling pengaruh antara orang dalam kelompok yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Di dalam ini, terdapat pendapat yang berbeda dari beberapa para ahli. Hal
ini terkait dengan perbedaan sudut pandang dan displin ilmu yang berlainan. Akan
tetapi jika dilihat dari unsur-unsur yang terkandung di dalam masing-masing
Berikut adalah beberapa pendapat para ahli mengenai defenisi organisasi:
a. Chester I Bernand
Organisasi adalah suatu sistem kegiatan kerjasama dari dua orang atau
lebih, sesuatu yang tidak terwujud dan tidak bersifat perseorangan
sebagian besar mengenai hal hubungan-hubungan.
b. G.R. Terry
Organisasi berasal dari kata organisme, yaitu suatu struktur dengan
bagian-bagian yang demikian diintegrasi hingga hubungan mereka satu
sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan. Jadi
organisasi terdiri dari dua bagian pokok yaitu: (1) Bagian-bagian dan
(2) Hubungan-hubungan.
c. Jhon Pfifner dan S. Owen Lane
Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus
dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan
kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban
yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik
bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan terkoordinasi.
d. John M. Gaus
Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat
memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian
Dari beberapa defenisi ini, dapat disimpulkan unsur-unsur dari suatu
organisai meliputi:
a. Adanya dua orang atau lebih sebagai kelompok.
b. Adanya maksud untuk kerjasama.
c. Adanya proses pembagian kerja.
d. Adanya pengaturan hubungan.
e. Adanya tujuan yang hendak dicapai.
2. Pengertian Struktur Organisasi
Dalam membahas struktur organisasi ada baiknya diketahui pengertian
pengorganisasian karena mempunyai hubungan yang sangat erat dengan
organisasi dan struktur organisasi.
Beberapa defenisi pengorganisasian secara luas adalah :
a. Pengorganisasian adalah proses panyesuaian struktur organisasi dengan
tujuan sumber daya dan lingkupnya. Struktur organisasi dapat diartikan
sebagai susunan dan hubungan antara bagian-bagian atau komponen dan
posisi dalam suatu organisasi.
b. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur
formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas di antara para
anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Dari kedua pengertian ini dapat dilihat bahwa struktur organisasi
merupakan produk dari pengorganisasian itu. Struktur organisasi adalah
organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetapan
hubungan di antara fungsi-sungsi, bagian-bagian, atau posisi maupun orang-orang
yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda dalam suatu organisasi.
B. Asas-Asas Organisasi
Beberapa asas organisasi yang perlu diperhatikan dalam menganalisis
struktur organisasi antara lain :
1. Asas Perumusan Tujuan
Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang
jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun
fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja.
Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah
ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik,
teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya
kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.
2. Asas Departementasi
Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam
departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai
efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya
sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan
3. Asas Pembagian Kerja
Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas,
tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai berban
dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.
4. Asas Delegasi Kekuasaan
Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan
melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan
wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan
kata-kata yang mudah dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang
menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi
kesalah pahaman.
5. Asas Kesatuan Komando
Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab
barada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando
dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.
6. Asas Koordinasi
Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas
dalam organisasi.
Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah :
a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan
b. Menjamin kesatuan sikap
c. Menjamin kesatuan pelaksanaan
e. Menghindari kesalahaan dalam pekerjaan
f. Menghindari dalam perebutan fasilitas
g. Menghindari kekosongan dalam bekerja
Dari manfaat di atas dapat disimpulkan bahwa asas koordinasi sangat baik
diterapkan dalam organisasi untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari.
7. Asas Rentang Kontrol
Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan
pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara
tepat.
8. Asas Organisasi
Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi
yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.
9. Asas Fleksibelitas
Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan
melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.
10. Asas Kelangsungan
Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan
baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi
para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang
11. Asas Keseimbangan
Asas keseimbangan yaitu penetapan susunan organisasi dalam yang sesuai
dengan tugas, wewenang, peran dan tanggung jawab masing-masing
bagian. Hal ini dilakukan agar penempatan lebih mudah dilakukan sesuai
dengan jenjang organisasi yang setingkat sehingga dapat meningkatkan
efisiensi sewaktu bekerja dan aktifitas operasi organisasi berjalan
terus-menerus.
C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
Menurut J. Sudarsono ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu,
1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan
kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan
tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).
2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju
kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit
dalam organisasi.
Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan
pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki
pola unit.
4. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu
Bentuk organissi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu
Organiasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf
Organization), Organisasi Fungsional dan Organisasi Fungsional Staf.
1. Organisasi Garis (Line Organization)
Bentuk ini merupakan tipe organisasi tertua, paling banyak terdapat dan
paling banyak dipakai, terutama pada perusahaan yang relatif kecil. Bentuk tata
hubungannya masih sederhana, sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada jenis
organisasi garis, kekuasaan dan tanggungjawab bercabang pada setiap tingkat
pimpinan dari tingkat teratas sampai tingkat yang terbawah. Setiap atasan
mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing memberi pertanggung jawaban
tugasnya kepada atasan atau pimpinan tersebut. Di sini seseorang hanya
bertanggung jawab pada satu orang pimpinan saja. Oleh karena itu setiap
pimpinan dituntut dalam memiliki kemampuan dan pengetahuan yang multi
karena pelaksanaan pekerjaan tidak memiliki pembantu ahli.
Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif
kecil.
b. Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.
c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang.
d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.
e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan
hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua
f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan
organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.
g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.
h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih
sederhana.
i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah.
j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.
k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung
menurut garis komando.
Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu :
a. Kebaikan organisasi garis yaitu :
1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
2. Pengambilan keputusan lebih cepat
3. Solidaritas karyawan tinggi
4. Biayanya rendah
b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :
1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia
tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi
tersebut
2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis
Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai
berikut :
Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis
Sumber : Wursanto (2003 : 102)
2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)
Bentuk organisasi garis dan staf adalah suatu sistem yang dikemukakan
oleh Emerson (Amerika) kemudian diperdalam oleh Fayol (Prancis) yang
menurutnya dalam mengatasi keburukan sistem garis maupun fungsional dengan
dibentuk staf yang terdiri dari tenaga ahli.
Dengan demikian untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem
garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam
memberi pelayanan, nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut :
a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks
b. Jumlah anggotanya relatif banyak Manajer
c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis
komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling
bawah.
2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah
unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi
tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.
d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang
sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh
anggota.
Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan
kelemahan.
Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu :
1. Relevan untuk perusahaan besar
2. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
3. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place”
Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu :
1. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak
sehingga mereka tidak saling mengenal
Gambar 3. 2 Organisasi Bentuk Garis dan Staf
Sumber : Wursanto (2003 : 107)
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan
sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan.
Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut :
a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga
b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian
fungsi.
c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan
organisasi yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi Manajer
tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan
sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing
d. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan.
e. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan
perintah.
f. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua
pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian
organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural.
Sebagaimana dua struktur sebelumnya dalam organisasi fungsional juga
dijumpai kebaikan dan kelemahan
Kebaikan organisasi fungsional antara lain :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal
mungkin
c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian
Kelemahan organisasi fungsional antara lain :
a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima
perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan
b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Fungsional
Sumber : Wursanto (2003 : 114)
4. Organisasi Fungsional dan Staf
Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk
organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi
fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan
kepada satua-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan
dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan
sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan. Manajer
Manajer Personalia
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran
Manajer Keuangan
Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan
kelemahan, antara lain :
Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf yaitu :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan
c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks
d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan
Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu :
a. Sukar mengadakan mutasi
b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi
c. Kurangnya solidaritas sesama karyawan karena tidak saling mengenal.
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf
Sumber : Wursanto (2003 : 116) Direktur
Staf Penasehat
Produksi Perdagangan Personalia Keuangan
Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang
digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Uatara adalah struktur
organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi
fungsional dengan struktur organisasi garis.
D. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi pada dasarnya merupakan kegiatan intern di dalam organisasi.
Pimpinan organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan tepat. Oleh karena
itu, komunikasi merupakan satuan bidang yang sangat penting dalam organisasi.
Istilah komunikasi (bahasa Inggris : Communication), mempunyai banyak
arti. Menurut kata (etimologi) istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu
cummunis, yang berarti sama (common). Dari kata cummunis berubah menjadi
kata kerja communicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan
informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Proses
komunikasi merupakan rangkaian dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam
pengiriman informasi.
Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam,
yaitu :
1. Dari segi sifat dapat dibedakan menjadi 2 (dua) , yaitu :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa-apa yang
dikatakan dan bagaimana mengatakannya.
Komunikasi dengan menggunakan rangkaian kata-kata atau kalimat,
kode-kode yang mengandung arti tertulis dan dapat dimengerti pihak lain.
2. Menurut arahnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi ke atas
Komunikasi langsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi
rendah dengan suatu organisasi yang tertinggi.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang berlangsung dari suatu bagian yang lebih tinggi kepada
satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya.
c. Komunikasi Dialog ke atas
Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah dengan
jabatan atau pimpinan yang lebih tinggi.
d. Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih tinggi dengan
jabatan atau pimpinan yang lebih rendah.
e. Komunikasi Horizontal
Komunikasi antara pimpinan atau jabatan yang setingkat dalam suatu
organisasi.
f. Komunikasi Satu Arah
Komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi.
g. Komunikasi Dua Arah
Komunikasi yang berlangsung secara timbal balik.
a. Komunikasi Satu Lawan
Komunikasi antar pribadi damana dapat terjadi antara pimpinan dan
bawahan, antara pimpinan dan pimpinan yang setingkat dan bawahan ke
bawahan.
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak
Komunikasi antar kelompok dengan satu orang.
c. Komunikasi Kelompok Lawan Saturda
Komunikasi dengan beberapa orang dalam satu kelompok.
d. Komunikasi Lawan Kelompok
Komunikasi antar sekelompok pegawai/karyawan dengan kelompok
pegawai lain.
4. Menurut keresmiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi, yang secara
tegas diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.
b. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan
dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi.
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada
satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi,
individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan
mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang
sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk
mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu
berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan
membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi,
keuangan dan lain-lain.
Untuk mengelola bagia-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai
keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat
beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian,
pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini
supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor
produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.
Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan
koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap
pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan
menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.
Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi
a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut
suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk
dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan
material.
b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada
yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak
termasuk dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan
organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa serba
kacau, para petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan
hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa
disadari.
Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya
keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan
pekerjaan.
Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis
mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antar lain :
a. Leonard D. White
Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan
gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga
masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada
b. Dalton E. Mcfarland
Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang
teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian
kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.
c. William R. Spriegel
Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan
urutan pelaksanaan.
2. Bentuk-Bentuk Koordinasi
Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk
mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir
segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan
sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah
ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu :
a. Koordinasi Vertikal
Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang
dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan
kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar
departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama
tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk
mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap
bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling
mengisi.
3. Sistem Koordinasi
Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang
baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar
diperlukan beberapa syarat, antara lain :
a. Authority
Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di
mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan
memberikan usaha pada usaha besama. Sedangkan koordinasi adalah
usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal
maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih
baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.
b. Mutual Service
Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan
demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka
sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai
dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi
tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk
adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.
c. Doktrin
Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap
peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana
tujuan tersebut dicapai.
Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang
efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang
menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai
peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan
mengharmoniskan seluruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi
melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.
b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat
dalam memecahkan masalah.
c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.
d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar
pejabat.
Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya
suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang
menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita
lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan
serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah
administrasi , dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya
dapat menghambat kelancaran aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan
organisasi tidak dapat tercapai.
Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara
lain :
1. Dalam Bidang Organisasi
Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan
organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan
organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik,
sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat
dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab
pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah
pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena
pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan
organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang
sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam
melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.
Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak
memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani
dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain,
seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan
bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam
melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap
penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman
kerja yang baik.
3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi
Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang
jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah
yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh,
menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik
dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.
4. Dalam Bidang Kepegawaian
Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran
pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat,
pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum
lancar.
5. Dalam Bidang Tata Keuangan
Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi
dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban,
pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.
6. Dalam Bidang Tata Perbekalan
Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari
instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan,
tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata
ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak
terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan
barang tersebut dengan baik.
7. Dalam Bidang Tata Warkat
Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien,
jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu
dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat
asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang
didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai
berikut :
1. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan sebagai
perwujudan pola tetap yang menghubungkan wewenang dan tanggung
jawab baik secara vertikal maupun horizontal yang menunjukkan
posisi-posisi, fungsi-fungsi dan bagian-bagian dalam perusahaan.
2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur
organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian
personalia berdasarkan garis dan ditambah dengan staf dimana wewenang
dari pimpinan organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja
dibawahnya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan dapat memerintah
dan meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan sebagai satuan
pelaksanaan yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat
dijalankan fungsinya sebagai alat untuk mengendalikan, menyalurkan dan
mengarahkan para anggota untuk mencapai apa yang menjadi tujuan
4. Koordinasi yang dilakukan oleh seluruh tingkat organisasi yang dimulai
dari tingkat tertinggi sampai terendah. Jadi masing-masing atasan akan
bertugas mengkoordinir setiap kegiatan yang dilakukan oleh bawahan,
demikian juga dengan kegiatan antar bagian satu dengan yang lainnya juga
harus dikoordinasi sehingga satu kesatuan yang saling mendukung.
B. Saran
1. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan
tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan
orang lain yang berhak melakukannya.
2. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin
dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan perlu dipelihara
hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh
bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi
yang dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas
DAFTAR PUSTAKA
Sutarto, Dasar-Dasar Organisasi, Cetakan Ke-18, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1988.
Jhon Soeprihanto, Murti Sumarni, Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty Yogyakarta, Yogyakarta, 1995.
Draft L, Ricard, Manajemen, PT. Salemba Empat, Grandwijaya Center Blok D-7, 2001
Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, Uii Press Yogyakarta, Yogyakarta, 2002.
Sudarsono, J., Pengantar Ekonomi Perusahaan, PT. Prenhallindo, Jakarta, 2002
Winardi, J., Teori Organisasi Dan Pengorganisasian , Cetakan Ke-I , PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2003.
