Kerangka Pikir - TINJAUAN PUSTAKA - MANAJEMEN KEARSIPAN DI KANTOR DINAS PEMUDA OLAHRAGA KEBUDAY

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

E. Kerangka Pikir

Manajemen kearsiapan secara efektif dapat terlaksana apabila langkah-langkah dalam kegiatan manajemen sistem kearsipan dilakukan secara

sistematis. Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 9) Manajemen kearsipan yang dimaksud yaitu : Perencanaan. Pelaksanaan, dan Pengawasan.

Perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan. Pelaksanaan adalah suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun secara matang dan terperinci, implementasi biasanya dilakukan setelah perencanaan sudah dianggap siap. Selain itu Pelaksanaan juga merupakan aktifitas atau usaha-usaha yang dilaksanakan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijaksanaan yang telah dirimuskan dan ditetapkan. dengan dilengkapi segala kebutuhan, alat-alat yang diperlukan, dan siapa yang melaksanakan.

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Adapun kerangka pikir dari penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar I. Skema Kerangka Pikir F. Fokus Penelitian

Berdasarkan judul dan teori yang digunakan, dengan demikian yang menjadi fokus penelitian adalah manajemen kearsipan di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata kabupaten Majene yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

G. Deskripsi Fokus Penelitian

Deskripsi Fokus Penelitian ini adalah Manajemen kearsipan dengan indikator sebagai berikut:

1. Manajemen Kearsipan

Adapun kegiatan manajemen kearsipan yang dilaksanakan di kantor dinas pemuda, olahraga, kebudayaan, dan pariwisata kabupaten Majene yaitu menerapkan manajemen kearsipan yang dipusatkan disatu tempat

Manajemen Kearsipan

Perencanaan Pelaksanaan pengawasan

Efektivitas Manajemen Kearsipan

atau disatu unit yang khusus menangani arsip, atau secara sentralisasi.

yaitu pada sub bagian umum dan kepegawaian.

2. Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan atau kantor secara menyeluruh. Tahap Perencanaan yang dilakukan di kantor dinas pemuda, olahraga, kebudayaan, dan pariwisata kabupaten Majene belum terlaksana dengan baik karena ketika arsip dicari masih memerlukan waktu untuk mencarinya sebab penyimpanan arsip di kantor dinas pemuda, olahraga, kebudayaan, dan pariwisata kabupaten Majene penyimpanan arsipnya belum tertata dengan baik.

3. Pelaksanaan

Pelaksanaan manajemen kearsipan yang dilaksanakan di kantor dinas pemuda, olahraga, kebudayaan, dan pariwisata kabupaten Majene mulai dari sistem penciptaan arsip, pengurusan dan pengendalian arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip belum optimal sebab masih banyak arsip-arsip dibiarkan menumpuk di tempat-tempat yang tidak tepat seperti gudang sehingga itulah yang menyebabkan kerusakan dan kehilangan arsip serta ketika arsip dibutuhkan tidak cepat ditemukan kembali.

4. Pengawasan

Tahap pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi, tetapi dikantor dinas pemuda, olahraga, kebudayaan, dan pariwisata kabupaten Majene tidak dilakukan pengawasan berhubung kantor

ini cakupannya tidak begitu luas dan ruang pengelola arsipnya hanya dipusatkan pada satu tempat yaitu ruang tata usaha.

BAB III

METODE PENELITIAN A. Waktu dan Lokasi Penelitian

Waktu penelitian berlangsung selama 2 bulan yakni pada tanggal 30 Mei s/d 30 Juli 2015. Penelitian ini dilaksanakan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene. Lokasi ini didasarkan atas pertimbangan karena di kantor dinas pemuda olahraga kebudayaan dan pariwisata kabupaten Majene manajemen kearsipannya belum terlaksana dengan baik sebab arsip tidak tertata dengan rapi.

B. Jenis dan Tipe Penelitian

1. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan

“kualitatif” yaitu pendekatan yang diarahkan untuk memberikan gambaran atau mendeskripsikan fenomena-fenomena, fakta-fakta, atau kejadian-kejadian, secara sistematis dan akurat, mengenai sifat-sifat tentang manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene

2. Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu tipe penilaian deskriptif yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara jelas mengenai masalah-masalah yang diteliti, menginterpretasikan, menganalisa serta menjelaskan data secara sistematis tentang manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene.

C. Sumber Data

Sumber data dalam penelitian ini adalah :

1. Data primer didapat melalui observasi dan wawancara berkaitan dengan masalah yang diteliti yaitu tentang Manajemen Kearsipan di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene.

2. Data sekunder yaitu data pendukung dalam penelitian yang dapat diperoleh melalui laporan-laporan, jurnal, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan maupun perpustakaan yang berhubungan dengan masalah penelitian yang dibahas.

D. Informan Penelitian

Informan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah orang yang diharapkan memberikan data secara obyektif, netral dan dapat dipertanggung jawabkan. Teknik pemilihan informan yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling. Menurut Sugiyono ( 2008 : 218 ) purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu yakni sumber data dianggap paling tahu tentang apa yang diharapkan, sehingga mempermudah peneliti menjelajahi obyek atau situasi sosial yang sedang diteliti, yang menjadi kepedulian dalam pengambilan sampel penelitian kualitatif adalah tuntasnya pemerolehan informasi dengan keragaman variasi yang ada, bukan pada banyak sampel sumber data. Peneliti menetapkan anggota dinas pemuda olahraga kebudayaan dan pariwisata Kabupaten Majene sebagai subyek penelitian yaitu sepeti tabel dibawah ini :

TABEL INFORMAN

NO NAMA INISIAL JABATAN/STRATA KETERANGAN

Agar memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini, maka peneliti menggunakan teknik sebagai berikut : 1. Observasi (Pengamatan)

Melalui teknik ini penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap manajemen kearsipan di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata kabupaten Majene yang ada dilapangan yang erat kaitannya dengan objek penelitian.

2. Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung secara lisan dengan informan yang dianggap

mengetahui atau memahami masalah yang diteliti tentang manajemen kearsipan

3. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menganalisis dokumen-dokumen baik dokumen tertulis, gambar maupun elektronik seperti foto-foto tempat penyimpanan arsip.

F. Teknik Analisis Data

Analisis data adalah langkah selanjutnya untuk mengelola data di mana data yang diperoleh, dikerjakan dan dimanfaatkan sedemikian rupa untuk menyimpulkan persoalan yang diajukan dalam menyusun hasil penelitian.

Dalam model ini terdapat 3( tiga) komponen pokok. Menurut Miles dan Huberman dalam Sugiyono (2012 : 92) ketiga komponen tersebut yaitu:

1. Reduksi data

Data yang diperoleh di lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu perlu dicatat secara teliti dan rinci. Seperti telah dikemukakan makin lama peneliti di lapangan, maka jumlah data akan makin banyak, kompleks dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan analisis data melalui reduksi data.

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya serta membuang yang tidak perlu.

2. Penyajian Data

Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori dan sejenisnya.

3. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi

Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat, yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila data kesimpulan data yang dikemukakan pada tahap awal, didukung kembali oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali kelapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel.

G. Pengabsahan Data

Salah satu cara yang digunakan oleh peneliti dalam pengujian kredibilitas data adalah dengan triangulasi. Menurut Sugiyono (2012 : 127) triangulasi tersebut terbagi atas 3 macam yaitu:

1. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber dilakukan dengan cara mengecek data yang diperoleh melalui beberapa sumber dalam hal ini peneliti melakukan pengumpulan dan pengujian data yang telah diperoleh melalui hasil pengamatan, wawancara dan dokumen-dokumen yang ada. Kemudian peneliti membandingkan hasil pengamatan dengan wawancara, dan membandingkan hasil wawancara dengan dokumen yang ada.

2. Triangulasi teknik

Triangulasi teknik dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Dalam hal ini data yang

diperoleh dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi dan dokumen.

Apabila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar atau mungkin semuanya benar karena sudut pandangnya berbeda-beda.

3. Triangulasi waktu

Triangulasi waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Data yang dikumpulkan dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat narasumber masih segar, belum banyak masalah, akan memberikan data yang lebih valid sehingga lebih kredibel. Untuk itu dalam rangka pengujian kredibilitas data dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan wawancara, observasi atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda.

Bila hasil uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang sehingga sampai ditemukan kepastian datanya. Triangulasi dapat juga dilakukan dengan cara mengecek hasil penelitian, dari tim peneliti lain yang diberi tugas melakukan pengumpulan data.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi obyek penelitian

Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupeten Majene adalah salah satu dari 5 Kabupaten dalam wilayah propinsi Sulawesi barat . Ibukota Kabupaten Majene terletak di Kecamatan Banggae dengan luas perkotaan 5.515 km, yang berada di posisi selatan Kabupaten Majene, dengan jam tempuh sekitar 3 jam sampai 4 jam dari ibukota Sulawesi Barat (Mamuju) yaitu ± 142 km. Adapun Letak kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata berada di Jalan gatot subroto kabupaten majene.

Berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 13 tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Pemerintah Kabupaten Majene, dijelaskan bahwa Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai tugas pokok :

“Melaksanakan sebagian kewenangan atau urusan Pemerintah Daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan di bidang pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata yang menjadi tanggung jawab dan kewenangannya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku”.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana telah dijelaskan di atas, Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata mempunya fungsi:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata;

2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pemuda olahraga, kebudayaan dan pariwisata;

3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangannya;

4. Pengelolaan administrasi umum meliputi ketatalaksanaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan dan peralatan;

5. Pengelolaan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD);

6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;

1. Visi, Misi, dan Tujuan Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene

V i s i :

Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene memiliki visi ;

“ Terwujudnya Kabupaten Majene sebagai salah satu pusat Pengembangan Potensi Kepemudaan, Pembibitan dan Pembinaan Olahragawan Berbakat, serta Pengembangan Kebudayaan dan Pariwisata “

M i s i :

1. Membangun sumber daya manusia dan kelembagaan masyarakat yang berkompoten sebagai tulang punggung Pengembangan potensi kepemudaan, pembibitan dan pembinaan olahragawan berbakat, pelestarian budaya tradisional serta pelayanan kepariwisataan bertaraf nasional dan internasional.

2. Menyusun rancangan pola kemitraan antar pemuda dengan masyarakat dalam rangka peningkatan iptek dan imtak.

3. Pengembangan dan pemanfaatan iptek dalam Pengembangan sarana dan prasarana olah raga.

4. Pelestarian warisan alam, sejarah budaya lokal yang bersifat tradisional berdimensi agama sebagai modal untuk masa depan.

5. Memberikan pelayanan penunjang kepariwisataan bertaraf nasional dan internasional kepada masyarakat dan pengunjung.

T u j u a n :

1. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pembinaan organisasi kepemudaan.

2. Meningkatkan penyuluhan narkoba dikalangan generasi muda.

3. Memasyarakatkan olah raga dikalangan pelajar, mahasiswa dan masyarakat.

4. Melestarikan kesenian dan adat budaya lokal daerah 5. Meningkatkan Promosi Potensi Wisata Daerah.

6. Pengembangan objek pariwisata unggulan.

2. Struktur Organisasi Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene

Struktur organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan funsi-fungsi lainnya. Dimana pengorganisasian dirumuskan sebagai keseluruhan aktifitas manjemen dalam mengelompokkan orang-orang, penetapan tugas, wewenang, fungsi dan tanggung jawab masing-masing serta tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Bagi suatu instansi pemerintah atau bentuk-bentuk organisasi lainnya,

pembagian kerja secara tepat diantara pegawai instansi pemerintah dan penetapan mekanisme bertujuan untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas instansi yang bersangkutan. Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah struktur organisasi yang merupakan prosedur formal pengelolaan organisasi.

Adapun susunan organisasi dan tata keja Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 tahun 2008 terdiri atas :

a. Kepala Dinas;

Kepala dinas Pemuda dan Olah Raga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan tugas otonomi, Tugas Pembantuan serta Tugas Dekonsentrasi dibidang Pemuda dan Olah Raga. Kepala dinas Pemuda, Olah Raga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai fungsi :

1) penyiapan konsep kebijakan, ketentuan dan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota, serta standar pelaksanaan tugas-tugas dibidang kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan dan kepariwisataan.

2) Pelaksanaan pengkordinasian dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan, dan kepariwisataan sesuai kebijakan daerah.

3) Penyelenggaraan dan kordinasi kerja sama kemitraan dengan pihak terkait dalam pembinaan dan pengembangan kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan, dan kepariwisataan sesuai kebijakan daerah.

4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah.

5) Memberikan masukan yang perlu kepada Gubernur dan Sekretaris Daerah.

6) Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.

b. Sekretariat:

1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;

Kepala bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyusun program Dinas pengelolaan informasi serta monitoring dan evaluasi. Kepala bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan,mempunyai fungsi yaitu :

a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas-dinas dalam penyusunan program, pengumpulan, dan pengolahan data pelaporan, monitoring, dan evaluasi.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan Dinas.

c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Dinas.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.

2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan perjalanan dinas dan pengelolaan Kepegawaian.

b. Menyelenggarakan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan.

c. Menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian, penegakan Disiplin dan pembinaan kesejahteraan pegawai, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Tata Usaha.

e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Tata Usaha 3. Sub Bagian Keuangan.

Kepala sub bagian Keuangan mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan menyempurnakan Standar Akuntabilitas pengelolaan Keuangan.

b. Menyusun konsep rencana belanja Dinas, dan menyelenggarakan Administrasi Keuangan serta membuat laporan Keuangan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha.

d. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

c. Bidang Pemuda dan Olah Raga:

1.Seksi Pengembangan Potensi Kepemudaan;

2.Seksi Pemberdayaan Keolahragaan dan Permainan Rakyat;

d. Bidang Kebudayaan dan Kepurbakalaan:

1.Seksi Pembinaan Kebudayaan Perfilman dan Kesenian;

2.Seksi Sejarah, Tradisional Kepurbakalaan dan Permuseuman;

e. Bidang Pemasaran dan Pemberdayaan Pelaku Pariwisata:

1.Seksi Promosi dan Pemasaran;

2.Seksi Atraksi dan Pembinaan Pelaku Wisata;

f. Bidang Pengembangan Objek dan Usaha Pariwisata : 1.Seksi Pengembangan Objek dan Daya Tarik Wisata;

2.Seksi Usaha dan Pemberdayaan Kepariwisataan;

g. Unit Pelaksana Teknis Dinas ( UPTD );

3. Keadaan Pegawai

Untuk mengetahui keadaan pegawai kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene, dapat dilihat pada tabel berikut : Keadaan pegawai menurut kepangkatan adalah sebagai berikut

L P Total

1. Pembina IV 3 5 8

2. Penata III 5 6 11

3. Pengatur II 8 6 14

5. Tenaga Kontrak - 3 2 5

19 19 38

Jumlah

No. Pangkat Golongan

J U M L A H

Keadaan pegawai menurut tingkat pendidikan adalah sebagai berikut :

Jumlah pegawai yang menduduki jabatan structural dan fungsional adalah sebagai berikut :

B. Manajemen Kearsipan Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene

Agar pelaksanakan tugas administrasi dapat berjalan dengan baik dibidang kearsipan, maka perlu adanya pemahaman tentang manajemen kearsipan dengan baik agar pengelolaan arsip di kantor tersebut dapat berjalan dengan baik.

Manajemen kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien. Pengtingnya kearsipan mempunyai

L P T ot al

jangkauan yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta.

Agar dapat Mengetahui manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene penulis memilih 3 kegiatan utama manajemen kearsipan yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah yaitu dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

Berkenaan dengan hal tersebut, maka Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene menerapkan manajemen kearsipan yang dipusatkan disatu tempat atau ke satu unit yang khusus menangani arsip, inilah yang disebut dengan sentaralisasi. yaitu pada sub bagian umum dan kepegawaian untuk lebih memudahkan dalam mengelola kearsipan.

Adapun uraian hasil penelitian dan pembahasan terkait dengan masalah tersebut diuraikan seperti di bawah ini :

1. Tahap perencanaan

Setiap kegiatan yang mempunyai tujuan, selalu didahului oleh suatu perencanaan, baik yang dibuat secara formal maupun informal agar dalam pelaksanaan kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan banyak terjadi

kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai. Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi. Seperti dalam kegiatan kearsipan, untuk dapat mengelola kearsipan dengan baik maka perlu ada perencanaan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik.

Berkaitan dengan tahap perencanaan, maka hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian terkait dengan manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:

“Untuk memudahkan dalam melaksanakan manajemen kearsipan di kantor ini, maka kita lakukan suatu perencanaan secara terarah, terpadu dan sistematis dengan tujuan agar dapat memperlancar dalam kegiatan manajemen kearsipan” (Hasil wawancara S A R, 10 Juni 2015).

Berdasarkan hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa tahap perencanaan dalam manajemen kearsipan dilakukan secara terarah, terpadu dan sistematis.

Tahap perencanaan dimaksudkan agar manajemen kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis dan ruang lingkup kantor sehingga tidak menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan dalam menyimpan, memelihara, merawat maupun menemukan kembali arsip. Dengan demikian tidak

ada pemborosan dalam hal biaya/dana maupun peralatan atau perlengkapan yang digunakan dalam manajemen kearsipan.

Hal tersebut selanjutnya diperkuat melalui hasil wawancara dengan sekretaris kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene yang mengatakan bahwa:

“Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan tahap perencanaan sangat dibutuhkan agar penyelenggaraan kegiatan kearsipan atau manajemen kearsipan dapat terarah dengan baik, dan juga perencanaan dapat menghindarkan pemborosan baik tempat penyimpanan maupun biaya perawatan karena dalam tahap perencanaan ini semua hal yang berkaitan dengan kearsipan direncanakan dengan baik sebelum akhirnya kegiatan kearsipan tersebut dilaksanakan”. (Hasil wawancara WA, 11 Juni 2015).

Sebagaimana hasil wawancara diatas, maka dapat disimpulkan bahwa tahap perencanaan dalam manajemen kearsipan merupakan tahap awal yang sangat penting untuk dilakukan sehingga dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan tidak ada pemborosan baik biaya maupun tempat penyimpanan arsip.

Hasil wawancara dari staf sub bagian umum dan kepegawaian kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:

“Untuk memudahkan kami dalam mengatur arsip di kantor ini, maka diterapkan suatu sistem dimana semua surat masuk atau surat keluar disemua bidang di kantor ini dipusatkan pada satu tempat yaitu pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian tujuannya untuk lebih mengefisienkan waktu ketika pencarian kembali dan memudahkan dalam mengelola maupun merawat arsip-arsip tersebut” (Hasil

Dalam dokumen MANAJEMEN KEARSIPAN DI KANTOR DINAS PEMUDA OLAHRAGA KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KABUPATEN MAJENE (Halaman 43-0)