BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
G. Pengabsahan Data
Salah satu cara yang digunakan oleh peneliti dalam pengujian kredibilitas data adalah dengan triangulasi. Menurut Sugiyono (2012 : 127) triangulasi tersebut terbagi atas 3 macam yaitu:
1. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber dilakukan dengan cara mengecek data yang diperoleh melalui beberapa sumber dalam hal ini peneliti melakukan pengumpulan dan pengujian data yang telah diperoleh melalui hasil pengamatan, wawancara dan dokumen-dokumen yang ada. Kemudian peneliti membandingkan hasil pengamatan dengan wawancara, dan membandingkan hasil wawancara dengan dokumen yang ada.
2. Triangulasi teknik
Triangulasi teknik dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Dalam hal ini data yang
diperoleh dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi dan dokumen.
Apabila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar atau mungkin semuanya benar karena sudut pandangnya berbeda-beda.
3. Triangulasi waktu
Triangulasi waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Data yang dikumpulkan dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat narasumber masih segar, belum banyak masalah, akan memberikan data yang lebih valid sehingga lebih kredibel. Untuk itu dalam rangka pengujian kredibilitas data dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan wawancara, observasi atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda.
Bila hasil uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang sehingga sampai ditemukan kepastian datanya. Triangulasi dapat juga dilakukan dengan cara mengecek hasil penelitian, dari tim peneliti lain yang diberi tugas melakukan pengumpulan data.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi obyek penelitian
Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupeten Majene adalah salah satu dari 5 Kabupaten dalam wilayah propinsi Sulawesi barat . Ibukota Kabupaten Majene terletak di Kecamatan Banggae dengan luas perkotaan 5.515 km, yang berada di posisi selatan Kabupaten Majene, dengan jam tempuh sekitar 3 jam sampai 4 jam dari ibukota Sulawesi Barat (Mamuju) yaitu ± 142 km. Adapun Letak kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata berada di Jalan gatot subroto kabupaten majene.
Berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 13 tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Pemerintah Kabupaten Majene, dijelaskan bahwa Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai tugas pokok :
“Melaksanakan sebagian kewenangan atau urusan Pemerintah Daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan di bidang pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata yang menjadi tanggung jawab dan kewenangannya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku”.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana telah dijelaskan di atas, Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata mempunya fungsi:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata;
42
2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pemuda olahraga, kebudayaan dan pariwisata;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangannya;
4. Pengelolaan administrasi umum meliputi ketatalaksanaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan dan peralatan;
5. Pengelolaan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD);
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;
1. Visi, Misi, dan Tujuan Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene
V i s i :
Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene memiliki visi ;
“ Terwujudnya Kabupaten Majene sebagai salah satu pusat Pengembangan Potensi Kepemudaan, Pembibitan dan Pembinaan Olahragawan Berbakat, serta Pengembangan Kebudayaan dan Pariwisata “
M i s i :
1. Membangun sumber daya manusia dan kelembagaan masyarakat yang berkompoten sebagai tulang punggung Pengembangan potensi kepemudaan, pembibitan dan pembinaan olahragawan berbakat, pelestarian budaya tradisional serta pelayanan kepariwisataan bertaraf nasional dan internasional.
2. Menyusun rancangan pola kemitraan antar pemuda dengan masyarakat dalam rangka peningkatan iptek dan imtak.
3. Pengembangan dan pemanfaatan iptek dalam Pengembangan sarana dan prasarana olah raga.
4. Pelestarian warisan alam, sejarah budaya lokal yang bersifat tradisional berdimensi agama sebagai modal untuk masa depan.
5. Memberikan pelayanan penunjang kepariwisataan bertaraf nasional dan internasional kepada masyarakat dan pengunjung.
T u j u a n :
1. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pembinaan organisasi kepemudaan.
2. Meningkatkan penyuluhan narkoba dikalangan generasi muda.
3. Memasyarakatkan olah raga dikalangan pelajar, mahasiswa dan masyarakat.
4. Melestarikan kesenian dan adat budaya lokal daerah 5. Meningkatkan Promosi Potensi Wisata Daerah.
6. Pengembangan objek pariwisata unggulan.
2. Struktur Organisasi Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene
Struktur organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan funsi-fungsi lainnya. Dimana pengorganisasian dirumuskan sebagai keseluruhan aktifitas manjemen dalam mengelompokkan orang-orang, penetapan tugas, wewenang, fungsi dan tanggung jawab masing-masing serta tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Bagi suatu instansi pemerintah atau bentuk-bentuk organisasi lainnya,
pembagian kerja secara tepat diantara pegawai instansi pemerintah dan penetapan mekanisme bertujuan untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas instansi yang bersangkutan. Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah struktur organisasi yang merupakan prosedur formal pengelolaan organisasi.
Adapun susunan organisasi dan tata keja Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 tahun 2008 terdiri atas :
a. Kepala Dinas;
Kepala dinas Pemuda dan Olah Raga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan tugas otonomi, Tugas Pembantuan serta Tugas Dekonsentrasi dibidang Pemuda dan Olah Raga. Kepala dinas Pemuda, Olah Raga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mempunyai fungsi :
1) penyiapan konsep kebijakan, ketentuan dan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota, serta standar pelaksanaan tugas-tugas dibidang kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan dan kepariwisataan.
2) Pelaksanaan pengkordinasian dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan, dan kepariwisataan sesuai kebijakan daerah.
3) Penyelenggaraan dan kordinasi kerja sama kemitraan dengan pihak terkait dalam pembinaan dan pengembangan kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan, dan kepariwisataan sesuai kebijakan daerah.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah.
5) Memberikan masukan yang perlu kepada Gubernur dan Sekretaris Daerah.
6) Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
b. Sekretariat:
1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
Kepala bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyusun program Dinas pengelolaan informasi serta monitoring dan evaluasi. Kepala bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan,mempunyai fungsi yaitu :
a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas-dinas dalam penyusunan program, pengumpulan, dan pengolahan data pelaporan, monitoring, dan evaluasi.
b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan Dinas.
c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Dinas.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas.
f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan perjalanan dinas dan pengelolaan Kepegawaian.
b. Menyelenggarakan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan.
c. Menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian, penegakan Disiplin dan pembinaan kesejahteraan pegawai, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Tata Usaha.
e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Tata Usaha 3. Sub Bagian Keuangan.
Kepala sub bagian Keuangan mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan menyempurnakan Standar Akuntabilitas pengelolaan Keuangan.
b. Menyusun konsep rencana belanja Dinas, dan menyelenggarakan Administrasi Keuangan serta membuat laporan Keuangan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
d. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
c. Bidang Pemuda dan Olah Raga:
1.Seksi Pengembangan Potensi Kepemudaan;
2.Seksi Pemberdayaan Keolahragaan dan Permainan Rakyat;
d. Bidang Kebudayaan dan Kepurbakalaan:
1.Seksi Pembinaan Kebudayaan Perfilman dan Kesenian;
2.Seksi Sejarah, Tradisional Kepurbakalaan dan Permuseuman;
e. Bidang Pemasaran dan Pemberdayaan Pelaku Pariwisata:
1.Seksi Promosi dan Pemasaran;
2.Seksi Atraksi dan Pembinaan Pelaku Wisata;
f. Bidang Pengembangan Objek dan Usaha Pariwisata : 1.Seksi Pengembangan Objek dan Daya Tarik Wisata;
2.Seksi Usaha dan Pemberdayaan Kepariwisataan;
g. Unit Pelaksana Teknis Dinas ( UPTD );
3. Keadaan Pegawai
Untuk mengetahui keadaan pegawai kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene, dapat dilihat pada tabel berikut : Keadaan pegawai menurut kepangkatan adalah sebagai berikut
L P Total
1. Pembina IV 3 5 8
2. Penata III 5 6 11
3. Pengatur II 8 6 14
5. Tenaga Kontrak - 3 2 5
19 19 38
Jumlah
No. Pangkat Golongan
J U M L A H
Keadaan pegawai menurut tingkat pendidikan adalah sebagai berikut :
Jumlah pegawai yang menduduki jabatan structural dan fungsional adalah sebagai berikut :
B. Manajemen Kearsipan Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene
Agar pelaksanakan tugas administrasi dapat berjalan dengan baik dibidang kearsipan, maka perlu adanya pemahaman tentang manajemen kearsipan dengan baik agar pengelolaan arsip di kantor tersebut dapat berjalan dengan baik.
Manajemen kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien. Pengtingnya kearsipan mempunyai
L P T ot al
jangkauan yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta.
Agar dapat Mengetahui manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene penulis memilih 3 kegiatan utama manajemen kearsipan yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah yaitu dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
Berkenaan dengan hal tersebut, maka Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene menerapkan manajemen kearsipan yang dipusatkan disatu tempat atau ke satu unit yang khusus menangani arsip, inilah yang disebut dengan sentaralisasi. yaitu pada sub bagian umum dan kepegawaian untuk lebih memudahkan dalam mengelola kearsipan.
Adapun uraian hasil penelitian dan pembahasan terkait dengan masalah tersebut diuraikan seperti di bawah ini :
1. Tahap perencanaan
Setiap kegiatan yang mempunyai tujuan, selalu didahului oleh suatu perencanaan, baik yang dibuat secara formal maupun informal agar dalam pelaksanaan kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan banyak terjadi
kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai. Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi. Seperti dalam kegiatan kearsipan, untuk dapat mengelola kearsipan dengan baik maka perlu ada perencanaan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Berkaitan dengan tahap perencanaan, maka hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian terkait dengan manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:
“Untuk memudahkan dalam melaksanakan manajemen kearsipan di kantor ini, maka kita lakukan suatu perencanaan secara terarah, terpadu dan sistematis dengan tujuan agar dapat memperlancar dalam kegiatan manajemen kearsipan” (Hasil wawancara S A R, 10 Juni 2015).
Berdasarkan hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa tahap perencanaan dalam manajemen kearsipan dilakukan secara terarah, terpadu dan sistematis.
Tahap perencanaan dimaksudkan agar manajemen kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis dan ruang lingkup kantor sehingga tidak menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan dalam menyimpan, memelihara, merawat maupun menemukan kembali arsip. Dengan demikian tidak
ada pemborosan dalam hal biaya/dana maupun peralatan atau perlengkapan yang digunakan dalam manajemen kearsipan.
Hal tersebut selanjutnya diperkuat melalui hasil wawancara dengan sekretaris kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene yang mengatakan bahwa:
“Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan tahap perencanaan sangat dibutuhkan agar penyelenggaraan kegiatan kearsipan atau manajemen kearsipan dapat terarah dengan baik, dan juga perencanaan dapat menghindarkan pemborosan baik tempat penyimpanan maupun biaya perawatan karena dalam tahap perencanaan ini semua hal yang berkaitan dengan kearsipan direncanakan dengan baik sebelum akhirnya kegiatan kearsipan tersebut dilaksanakan”. (Hasil wawancara WA, 11 Juni 2015).
Sebagaimana hasil wawancara diatas, maka dapat disimpulkan bahwa tahap perencanaan dalam manajemen kearsipan merupakan tahap awal yang sangat penting untuk dilakukan sehingga dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan tidak ada pemborosan baik biaya maupun tempat penyimpanan arsip.
Hasil wawancara dari staf sub bagian umum dan kepegawaian kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:
“Untuk memudahkan kami dalam mengatur arsip di kantor ini, maka diterapkan suatu sistem dimana semua surat masuk atau surat keluar disemua bidang di kantor ini dipusatkan pada satu tempat yaitu pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian tujuannya untuk lebih mengefisienkan waktu ketika pencarian kembali dan memudahkan dalam mengelola maupun merawat arsip-arsip tersebut” (Hasil wawancara WA, 10 Juni 2015).
Sebagaimana hasil wawancara tersebut di atas, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pengaturan arsip di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisatan Kabupaten Majene menggunakan pola
horizontal yang tidak berdasarkan cara pengarsipan satu manajemen atau satu atap dan ini cenderung model penginputan datanya masih manual.
Selanjutnya adapun hasil wawancara penulis dengan salah satu staf sub bagian umum dan kepegawaian menjelaskan bahwa :
“Pengelolalaan kearsipan diserahkan kepada ruang sekretariat yaitu pada bagian umum dan kepegawaian tepatnya ruang tata usaha.”.
(Hasil wawancara NA, 20 Juni 2015).
Selanjutnya hasil wawancara dengan salah seorang informan di atas menjelaskan bahwa pengelolaan kearsipan diserahkan kepada ruangan sekretariat pada bagian umum dan kepegawaian lebih tepatnya ruang tata usaha.
Kemudian hasil wawancara dengan salah seorang staf pegawai sub bagian umum dan kepegawaian mengungkapkan bahwa:
“Belum ada kalau khusus arsiparis dikantor ini. Pegawai bagian secretariat yaitu pegawai sub bagian umum dan kepegawaian merangkap kerja sebagai petugas arsip, dan kalau pengelolaan arsip yang bertanggung jawab dikantor ini semua pegawai secretariat karena belum ada pegawai arsiparis.tapi yang paling pokok yaitu pegawai sub bagian umum dan kepegawaian yakni ibu RS” (Hasil wawancara NA, 20 Juni 2015).
Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa Dikantor tersebut belum ada yang khusus arsiparis artinya pengelolaan arsip dikantor ini dikelola oleh secretariat yang lebih tepatnya dengan pegawai sub bagian umum dan kepegawaian.
Sebagaimana hasil wawancara dengan beberapa informan diatas ditemukan beberapa kejelasan tentang tahap perencanaan dalam manajemen kearsipan yang dilaksanakan di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene yang paling penting adalah tahap perencanaan yang
merupakan tahap awal yang sangat penting untuk dilakukan dikantor ini sehingga tidak menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan dalam menyimpan, memelihara, merawat maupun menemukan kembali arsip. Dari teori yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (2003) dalam tahap perencananan dari sistem tata kearsipan menjelaskan bahwa Penataan arsip adalah proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan saat dibutuhkan. Akan tetapi jika disimpulkan dari teori diatas dengan pengamatan penulis tidak sesuai berjalan, karena dari segi tahap perencanaan sistem kerjanya masih kurang disiplin seperti dalam hal penataan arsipnya belum tertata dengan baik karena ketika ada arsip yang dicari pegawai yang bekerja dibagian tata usaha masih memerlukan waktu untuk mencarinya sehingga para pegawai yang membutuhkan arsip tersebut menunggu terlalu lama.
2. Tahap Pelaksanaan
Setelah tahap perencanaan dalam kegiatan kearsipan dilakukan, maka tahap selanjutnya yaitu tahap pelaksanaan yang merupakan tahap inti dari kegiatan kearsipan. Tahap pelaksanaan kegiatan kearsipan meliputi:
1. Penciptaan arsip
Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi d alam kehidupan seseorang atau organisasi. Dalam penciptaan arsip tercipta melalui 2 cara yaitu :
a. Secara ekstern artinya arsip yang masuk atau yang diterima dari pihak lain, baik dari perorangan maupun dari perusahaan atau kantor.
Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan atau kantor tertentu, hal itu yang menyebabkan suurat yang diterima suatu perusahaan atau kantor akan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama pada susunan ataupun standarisasi surat. Adapun contoh surat secara ekstern yaitu surat lamaran pekerjaan yang diterima oleh perusahaan atau kantor.
Berkaitan dengan penciptaan arsip secara eksten, maka hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian terkait dengan tahap pelaksanaan manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-masing sub bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke sekretaris dan diserahkan ke sub bagian umum untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku agenda surat keluar”.(Hasil wawancara S A R, 11 Juni 2015)
Sebagaiman hasil wawancara informan diatas menjelaskan bahwa proses penciptaan arsip secara ekstern di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene yang berupa surat masuk yaitu surat yang diterima oleh sekretaris kemudian dibawa ke sub bagian umum untuk dilakukan pencatatan dan selanjutnya dibawa ke sub bagian tujuan surat.
Selanjutnya, hasil wawancara dengan salah seorang staf pegawai sub bagian umum dan kepegawaian mengungkapkan bahwa:
“Kalau surat keluar pertama-tama yang dilakukan adalah surat dikonsep dan diketik, kalau sudah benar konsep diserahkan kepada sekretaris pimpinan untuk dimintakan tandatangan. Jika sudah saya sampaikan ke sekretaris kemudian dicatat dalam buku kendali surat keluar dan dimintakan nomor surat”. (Hasil wawancara RS, 11 Juni 2015).
Sebagaiman hasil wawancara penulis dengan informan diatas bahwa surat keluar pertama-tama yang dilakukan adalah surat dikonsep dan diketik, kalau sudah benar konsep diserahkan kepada sekretaris pimpinan untuk dimintakan tandatangan. Jika sudah disampaikan ke sekretaris kemudian dicatat dalam buku kendali surat keluar dan dimintakan nomor surat.
Sejalan dengan hal itu, hasil wawancara dengan salah seorang staf pegawai sub bagian umum dan kepegawaian mengungkapkan bahwa :
“prosedur surat keluar yang dilakukan antara lain surat dikonsep dan diketik, kemudian kalau sudah benar konsep diserahkan kepada sekretaris pimpinan untuk dimintakan tandatangan sebelum surat dikirim surat dicatat dalam buku kendali surat keluar dan dimintakan nomor surat”. (Hasil wawancara NA, 11 Juni 2015).
Sebagaiman hasil wawancara penulis dengan informan diatas bahwa prosedur surat keluar yang dilakukan antara lain surat dikonsep dan diketik, kemudian kalau sudah benar konsep diserahkan kepada sekretaris pimpinan untuk dimintakan tandatangan sebelum surat dikirim surat dicatat dalam buku kendali surat keluar dan dimintakan nomor surat.
b. Secara intern artinya, arsip dibuat sendiri dalam ruang lingkup suatu perusahaan atau kantor yang meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir naskah, dan sebagainya serta pemrosesannya. Arsip intern dapat dikendalikan oleh perusahaan atau kantor sendiri, sehingga dapat diatur baik isi maupun fisiknya dan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Adapun
contoh surat masuk seperti undangan, surat tugas, surat permohonan, nota dinas dan lain-lain.
Berkaitan dengan penciptaan arsip secara intern, maka hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian terkait dengan tahap pelaksanaan manajemen kearsipan di kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene mengungkapkan bahwa:
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu surat yang diterima oleh sekretaris kemudian dibawa ke sub bagian umum untuk dilakukan pencatatan dan selanjutnya dibawa ke sub bagian tujuan surat”. (Hasil wawancara S A R, 11 Juni 2015).
Sebagaiman hasil wawancara informan diatas menjelaskan bahwa proses penciptaan arsip secara intern di Kantor Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Majene yang berupa surat keluar yaitu surat yang diterima oleh sekretaris kemudian dibawa ke sub bagian umum untuk dilakukan pencatatan dan selanjutnya dibawa ke sub bagian tujuan surat.
Adapun hasil wawancara dengan salah seorang staf pegawai sub bagian umum dan kepegawaian mengungkapkan bahwa:
“Surat yang masuk ditulis dibuku agenda surat masuk, diberi daftar kendali, dikasih lembar disposisi setelah itu surat dibawah ke sekretaris pimpinan, didisposisi surat, dikendali, setelah itu diteruskan ke unit pengolah. (kasi yang dituju)”. (Hasil wawancara RS, 11 Juni 2015).
Sebagaiman hasil wawancara informan diatas menjelaskan bahwa surat
Sebagaiman hasil wawancara informan diatas menjelaskan bahwa surat