HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5 Konsep Ideal dan Gambaran Operasionalisasi Portal Pemerintahan
Portal pemerintahan seharusnya merupakan cara termudah untuk mendapatkan informasi dan layanan pemerintahan dari satu tempat, tanpa harus mengetahui bagaimana pemerintah (government) terstruktur dan situs mana yang harus digunakan (lihat Tambouris et al. 2001a). Lewat portal pemerintahan, interaksi dalam pemberian informasi dan layanan seharusnya dapat terjadi tanpa harus terikat pada proses antrian, waktu kerja dan jarak.
Konsep portal pemerintahan ideal memang mensyaratkan tersedianya infrastruktur portal yang ideal yang bersifat internal (intranet sistem administrasi pemerintahan) dan infrastruktur Internet ideal di masyarakat. Syarat ideal dari perspektif teknis ini termasuk keberadaan interkoneksi antar badan pemerintahan dan sistem-sistemnya dapat saling bekerja sama (interoperable) dan Internet tersedia setiap saat serta kemampuan masyarakat yang sudah memadai untuk menggunakan berbagai jalur atau saluran akses (e-literacy).
Untuk sistem atau aplikasi e-government yang telah tersedia sebagai bagian internal administrasi pemerintahan yang terdapat (atau telah dioperasikan) salah satu instansi atau badan, portal e-government akan berfungsi sebagai
pengarah pengunjung atau peminta layanan. Secara fisiknya sistem layanan ini dapat tersebar atau terdapat pada suatu sistem jaringan tersendiri, tetapi dapat juga merupakan suatu subdomain dari portal. Secara definitif, sistem layanan yang dijalankan oleh instansi tertentu dapat tetap saja merupakan sistem terpisah. Bila layanan yang tersedia melibatkan lebih dari satu badan untuk pemrosesannya, maka sistem layanan yang dibentuk akan merupakan sistem bersama yang dikoordinasikan oleh badan khusus.
Sementara itu, untuk aplikasi atau sistem e-government yang belum atau sedang dirancang untuk dibuat, secara konsep dapat dibuat terpisah walau pada implementasinya dapat dibuat sebagai bagian integral dari sistem portal.
Gambaran operasional dari sistem portal untuk pengunjung terlihat pada Gambar 12 dapat dinyatakan seperti berikut:
- masyarakat atau pengunjung membuka halaman utama (homepage) dari portal, - portal mempunyai bagian yang bersifat tetap (statis) dan bagian yang bersifat
dinamis yang merupakan bagian dari sistem yang berubah sesuai perkembangan informasi dan layanan serta kriteria tertentu yang diberikan untuk personalisasi pengunjung,
- halaman informasi dan layanan dihasilkan untuk pengunjung portal,
- pengunjung memilih sebuah kategori informasi dan layanan atau melakukan pencarian berdasar kata kunci tertentu yang kemudian memberikan lebih banyak informasi dan layanan spesifik tersebut,
- portal kemudian mengambil data tentang informasi atau layanan yang diminta oleh pengunjung dari sebuah pusat penyimpanan data,
- bila pengunjung memilih informasi tertentu, portal akan memberikan informasi lengkap tentang informasi tersebut,
- portal juga berusaha mencari atau menyediakan layanan terkait dengan kategori informasi yang dipilih oleh pengunjung,
- hasilnya berupa isi lengkap dari informasi atau link (internal ataupun eksternal) ke layanan yang tersedia,
- bila pengunjung merasa bahwa ada informasi yang tersedia yang dapat ditambahkan untuk suatu kategori tertentu atau untuk membentuk kategori
Autentikasi/ Personalisasi PORTAL Manajemen Informasi Manajemen Layanan Informasi Aktual Layanan Aktual Masyarakat/ Pengunjung masuk homepage cari info pilih link cari layanan perlihatkan isi informasi dan
layanan
pilih layanan
permintaan autentikasi autentikasi
formulir online
pengiriman formulir online tanggapan sistem layanan link penambahan informasi
permintaan autentikasi autentikasi
form online
pengiriman form informasi online tanggapan sistem informasi (akan diverifikasi)
Gambar 12 Gambaran operasional sistem untuk pengunjung.
baru, pengunjung dapat mengirimkan (submit) informasi darinya setelah melakukan autentikasi atau personalisasi.
Gambaran operasional dari sistem portal untuk kantor penyedia informasi dan layanan pada Gambar 13 dapat dinyatakan seperti berikut:
- pengunjung sebagai (administrator) kantor membuka halaman utama (homepage) dari portal,
- halaman informasi dan layanan dihasilkan untuk kantor, dengan memperlihatkan bagian-bagian dinamis dari kategorisasi informasi dan layanan yang menjadi tanggung jawab kantor,
- kantor memilih sebuah kategori informasi dan melakukan pengisian informasi, bila kategori tidak tersedia, kantor dapat mengusulkan kategorisasi informasi spesifik
- informasi dapat diisikan sebagai kesatuan dari sistem portal atau diregistrasikan sebagai bagian dari link eksternal yang merujuk ke situs kantor, - untuk layanan, kantor meregistrasikan layanan yang disediakan dengan
memasukkan kategorisasi layanan, memberikan kata-kata kunci untuk memudahkan pencarian, dan memasukkan link-link terkait,
- portal akan menampilkan informasi bila ada pengunjung yang meminta informasi atau layanan tertentu yang menjadi tanggung jawab kantor,
- pemrosesan layanan dapat dilakukan terintegrasi dengan portal atau dilakukan terpisah pada sistem kantor.
Autentikasi/ Personalisasi PORTAL Manajemen Informasi Manajemen Layanan Informasi Aktual Layanan Aktual Kantor masuk homepage permintaan autentikasi autentikasi form informasi
pengiriman form informasi tanggapan sistem informasi
form layanan
pengiriman form registrasi layanan tanggapan sistem manajemen layanan
layanan internal/eksternal pemrosesan layanan
Gambaran operasional dari sistem portal (Gambar 14) untuk administrator portal dapat dinyatakan seperti berikut:
- administrator membuka halaman utama (homepage) dari portal, - administrator melakukan autentikasi,
- halaman informasi dan layanan dihasilkan untuk administrator, dengan memperlihatkan bagian-bagian dinamis dari kategorisasi informasi dan layanan yang menjadi tanggung jawab administrator,
Autentikasi/ Personalisasi PORTAL Manajemen Informasi Manajemen Layanan Informasi Aktual Layanan Aktual Administrator masuk homepage permintaan autentikasi autentikasi
query dan verifikasi
pengiriman form query dan verifikasi tanggapan sistem informasi
query dan verifikasi
pengiriman form query dan verifikasi tanggapan sistem manajemen layanan
verifikasi layanan aktual verifikasi informasi aktual
Gambar 14 Gambaran operasional sistem untuk administrator.
- administrator memilih sebuah kategori informasi dan melakukan pengisian informasi, bila kategori tidak tersedia, administrator membentuk kategori baru
untuk informasi spesifik
- untuk layanan internal, administrator membentuk proses sistem layanan, meregistrasikan layanan yang disediakan dengan memasukkan kategorisasi layanan, memberikan kata-kata kunci untuk memudahkan pencarian, dan memasukkan link-link terkait,
- portal akan menampilkan ketersediaan informasi dan layanan baru yang berasal dari pengunjung atau dari kantor,
- administrator memastikan relevansi dari informasi pengunjung dan memberikan persetujuan atau tidak untuk memasukkan informasi tersebut,
- untuk informasi dan layanan dari kantor, walau hak untuk memasukkan dan meregistrasi menyebabkan data-data tentang informasi dan layanan langsung tersedia di portal, administrator dapat melakukan pengecekan validitasnya dengan mengunjungi informasi dan layanan aktual. Bila dianggap informasi dan layanan tersebut perlu diperbaiki atau tidak dapat ditampilkan, pendaftaran dan registrasi dapat dibatalkan, dan pemberitahuan dikirimkan ke kantor yang bertanggung jawab.