HASIL DAN PEMBAHASAN
4.7 Desain Arsitektur Portal Pemerintahan
4.7.2 Layanan di dalam Portal Pemerintahan
Membuat sebuah arsitektur portal yang dapat memberikan sebuah layanan kepada pengunjung mengharuskan pemahaman terhadap fungsi pemerintahan yang ditransformasikan ke dalam sistem online. Dalam hal ini harus dapat dibayangkan dan dikembangkan sebuah kerangka pendukung yang memastikan bahwa sistem konvensional dapat digantikan oleh sistem online yang berfungsi tidak hanya sebagai alternatif tetapi menjadi pelengkap (komplemen) bahkan pengganti (substitusi) yang lebih fungsional.
Dalam hal ini, layanan dalam sebuah portal pemerintahan harus dapat meningkatkan proses administrasi kenegaraan dan memberikan nilai-nilai tambah yang tidak dapat dipenuhi oleh sistem konvensional. Beberapa nilai tambah yang diyakini dapat diperoleh dengan adanya layanan secara online terutama dalam hal biaya dan waktu yang dikeluarkan untuk mendapatkan layanan pemerintahan yang dimaksud.
Dalam hal layanan ini, akan dilihat lebih dulu hak dan kewajiban dari pemerintah dan masyarakat dalam hubungan kepemerintahan. Kemudian dilihat bagaimana kondisi layanan dalam pemerintahan yang telah berfungsi dilanjutkan dengan melihat kemungkinan implementasi sistem online dari layanan yang telah ada. Perhatian lebih harus diberikan dalam hal meyakinkan bahwa layanan online akan bersifat lebih memudahkan dari sisi pengguna dan dari sisi aparat (administrator) dengan tetap mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemerintahan mempunyai fungsi layanan kepada masyarakat32, dimana berbagai hak masyarakat dipenuhi setelah kewajiban tertentu diselesaikan. Salah satu layanan sederhana yang paling mendasar adalah pengakuan sebagai warga negara yang dilegalisasikan dengan sebuah kartu tanda penduduk (KTP). Setiap warga negara berhak dan wajib memiliki KTP. Syarat-syarat yang dibutuhkan untuk mendapatkan KTP telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan (daerah) yang berlaku.
Untuk menggambarkan sebuah fungsi layanan yang terintegrasi dalam suatu sistem portal, terlebih dahulu harus dideskripsikan proses-proses terkait dengan suatu layanan dalam kondisi konvensional. Setelah deskripsi yang sesuai disepakati, maka dilakukan telaahan terhadap kondisi yang ada untuk melihat aturan-aturan apa saja yang dapat dikonversikan menjadi kegiatan yang sifatnya online.
Salah satu contoh fungsi pemerintahan yang pasti dijalankan dalam administrasi kependudukan adalah penerbitan kartu tanda penduduk (KTP). Dalam Gambar 20 diperlihatkan alur kerja (workflow) proses yang terjadi sesuai
dengan persyaratan KTP di Kabupaten Takalar (lihat www.takalar.go.id). Proses dimulai dengan Pengesahan Kelurahan Pengesahan Kecamatan & penyelesaian persyaratan Pengiriman berkas ke Setda & penerbitan blangko KTP Pengembalian ke Kecamatan, & ditandatangani Pengambilan KTP Penyiapan persyaratan
Ada keterlibatan langsung masyarakat pemohon Tidak ada keterlibatan langsung
masyarakat pemohon
Proses melibatkan berkas tercetak
Gambar 20 Alur kerja proses pelayanan KTP konvensional.
- persiapan persyaratan pemohon (fotokopi kartu keluarga, surat tinggal RT/RW/dusun, pas foto, SK KBRI untuk warga asing),
- diteruskan dengan pengesahan surat tinggal di kelurahan,
32 Pegawai negeri = civil servant atau public servant (inggris) = pelayan masyarakat, sebuah istilah yang merujuk langsung kepada fungsi layanan dalam sebuah pemerintahan.
- pengiriman berkas ke kecamatan dan penyelesaian persyaratan33,
- pengiriman berkas ke sekretariat daerah untuk didata (pemasukan informasi kependudukan) dan pencetakan blangko KTP,
- pengembalian berkas dan blangko KTP tercetak ke kecamatan, - ditandatangani camat, dan
- penyerahan atau pengambilan KTP.
Proses pembuatan KTP tersebut memperlihatkan masih terjadinya proses manual yang mengakibatkan dikeluarkannya waktu dan biaya, baik oleh pemohon ataupun oleh pegawai pemerintahan. Tantangan untuk layanan online adalah menghilangkan proses berkas, mempercepat pemrosesan, dan/atau mengurangi waktu dan biaya pemohon dengan menghilangkan/mengurangi interaksi langsung dengan kantor pemerintahan.
Bila sistem informasi dapat ditingkatkan sampai tersebar di tingkat kelurahan (termasuk proses pencetakan blangko KTP) dan karena masih diperlukannya verifikasi keabsahan pemohon serta pemenuhan persyaratan lain, maka modifikasi sistem layanan pemerintahan dapat ditingkatkan menjadi seperti Gambar 21. Pengesahan Kelurahan & penyelesaian persyaratan Pemasukan berkas elektronik di kelurahan Laporan kecamatan Laporan Setda Pengambilan KTP Penyiapan persyaratan
Ada keterlibatan langsung masyarakat pemohon Tidak ada keterlibatan langsung
masyarakat pemohon
Proses online
Koneksi jaringan atau Internet
Gambar 21 Alur kerja proses pelayanan KTP dengan sistem informasi di kelurahan.
33
Perubahan terjadi pada proses administrasi pemerintahan yang bisa berlangsung cepat dengan pegawai yang lebih efisien proses kerjanya. Sementara itu, pemohon juga tidak banyak menghabiskan waktu dengan mendatangi kantor lain serta bisa mendapatkan KTP tercetak segera.
Perubahan yang sangat berarti bisa dilakukan bila sistem administrasi pemerintahan termasuk proses pencatatan data kependudukan telah dengan baik dijalankan dan verifikasi online bisa dilakukan. Gambar 22 memperlihatkan gambaran proses ideal yang berjalan secara online. Pemohon memasukkan informasi diri (registrasi) secara online di portal pemerintahan, mengirimkan berkas persyaratan yang sudah ditransfer ke bentuk digital (termasuk foto diri), dan membayar biaya pembuatan secara online juga misalnya dengan Internet-banking (dengan pilihan lain dilakukan secara tranfer atau wesel). Proses selanjutnya berjalan online di kelurahan sampai ke kantor sekretariat daerah (bila masih diperlukan sebagai laporan). Proses penerbitan/pencetakan KTP dapat dilakukan di mana saja tergantung kewenangan, dan KTP yang sudah jadi dikirimkan lewat pos ke alamat pemohon.
Pendaftaran online & pengiriman berkas elektronik Verifikasi kelurahan Laporan kecamatan Laporan Setda KTP dikirimkan per pos Penyiapan persyaratan
Ada keterlibatan langsung masyarakat pemohon Tidak ada keterlibatan langsung
masyarakat pemohon Proses online
Koneksi jaringan atau Internet
$
Bank
$ $
wesel/transfer
Gambar 22 Alur kerja proses pelayanan KTP full online.
Proses yang bisa dilakukan secara online dan mengefisienkan penggunaan waktu dan biaya pasti akan disenangi oleh masyarakat terutama kalangan bisnis pemohon hanya sampai tingkat kelurahan.
yang selalu memperhitungkan efisiensi kerja, salah satunya berdasarkan pemanfaatan waktu. Salah satu contoh adalah proses ijin reklame. Sistem digambarkan sebagai proses melewati kantor SIMTAP. Gambar 23 memperlihatkan alur kerja proses konvensional tersebut.
Proses online dengan menghilangkan sama sekali interaksi langsung dengan pegawai pemerintahan dan proses pembayaran juga secara online dapat digambarkan seperti Gambar 24.
Penyerahan berkas ke kantor SIMTAP
Penyerahan berkas ke kantor dispenda
Pemeriksaan ijin & lokasi
Berkas disetujui & diserahkan ke kantor SIMTAP Pengambilan surat dan pembayaran Penyiapan persyaratan
Ada keterlibatan langsung masyarakat pemohon Tidak ada keterlibatan langsung
masyarakat pemohon
Proses melibatkan berkas tercetak
Gambar 23 Alur kerja proses pelayanan ijin reklame konvensional.
Pendaftaran online & pengiriman berkas elektronik Verifikasi SIMTAP Verifikasi Dispenda Persetujuan ke SIMTAP Persetujuan dikirim per pos Penyiapan persyaratan
Ada keterlibatan langsung masyarakat pemohon Tidak ada keterlibatan langsung
masyarakat pemohon
Proses online
Koneksi jaringan atau Internet
$ Bank $ $ wesel/transfer Pemeriksaan ijin & lokasi
pemohon
Pemberitahuan
Gambar 24 Alur kerja proses pelayanan ijin reklame online.
Dalam konsep layanan online seperti yang dinyatakan West (2002) dan yang terlihat di dalam portal-portal atau situs-situs pemerintahan beberapa negara, terlihat bervariasinya layanan yang diberikan. Layanan seperti pemesanan
publikasi, terlihat dijalankan secara online (dengan bentuk publikasi yang memerlukan pembayaran tidak hanya bentuk tercetak tetapi juga bentuk elektronik atau e-book). Selain itu, layanan pembayaran pajak, denda, pemesanan tempat (bisa diterapkan pada pemesanan gedung atau ruangan di kantor pemerintahan untuk kegiatan tertentu seperti seminar, perkawinan, kegiatan olahraga atau pertemuan-pertemuan lain), bahkan proses lelang untuk barang-barang pemerintahan yang sudah harus diganti dapat dilakukan dengan proses online.
Selain layanan-layanan yang sifatnya intensif pada sistem administrasi pemerintahan, di situs-situs yang diamati terdapat juga layanan-layanan publik yang sifatnya membantu masyarakat dalam kegiatan sehari-hari. Di portal www.firstgov.gov bahkan dapat ditemui aplikasi untuk menghitung massa tubuh (berhubungan dengan masalah kesehatan, terlihat sederhana tetapi penting) dan pencarian informasi kode pos. Model seperti ini dapat diterapkan oleh portal pemerintahan di Indonesia, seperti perhitungan pajak yang dilakukan secara online atau perhitungan sederhana seperti tingkat kebutuhan kalori untuk perorangan ideal (dapat disediakan oleh dinas kesehatan).
