3. Proses Pengambilan Keputusan
2.4 Konsep Sistem Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi (Kadir, 2003: 254). Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas/data. Dalam mengelola basis data diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut dengan DBMS. DBMS adalah adalah perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.
2.4.1 Komponen Lingkungan Basis Data
Komponen-komponen yang terdapat dalam lingkungan basis data terdiri dari (Kadir, 2003):
1. Perangkat keras
Perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan DBMS beserta aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal pendukungnya.
2. Perangkat lunak
Komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk komputer dan jaringan.
3. Data
Bagi pemakai, komponen terpenting dalam DBMS adalah data, karena dari data inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
4. Prosedur
Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara merancang hingga menggunakan basis data. Dalam hal ini, prosedur yang dimaksud terdiri dari :
a. Cara masuk ke DBMS (login);
b. Cara memakai fasilitas-fasilitas tertentu dalam DBMS maupun cara menggunakan aplikasi;
c. Cara mengaktifkan dan menghentikan DBMS;
d. Cara membuat cadangan basis data dan cara mengembalikan cadangan ke DBMS.
5. Orang
Komponen orang dibagi menjadi tiga kelompok, diantaranya : a. Pemakai akhir (end user)
Pemakai akhir dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : 1) Pemakai aplikasi
Adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat oleh pemrogram aplikasi. Pemakai seperti ini tidak berhubungan secara langsung dengan DBMS. Pemakai aplikasi ini disebut native user.
2) Pemakai interaktif
Adalah pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan DBMS, dapat memberikan perintah-perintah DBMS untuk mengakses basis data ataupun melalui perangkat-perangkat seperti pembangkit query dan pembangkit laporan. Pemakai seperti ini dapat menyediakan sendiri kebutuhan terhadap informasi.
b. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi adalah orang yang membuat program aplikasi yang melibatkan basis data. Program aplikasi ini membuat program aplikasi berdasarkan kebutuhan pemakai.
c. Administrator basis data
Administrator basis data adalah orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen basis data. Secara detail, tugas administrator basis data adalah sebagai berikut :
1) Mendefinisikan basis data;
2) Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan; 3) Menentukan keamanan basis data;
4) Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin.
2.4.2 Entity Relationship Diagram
Menurut Haryanto (2008: 12), Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang analis sistem. Entity relationship diagram menunjukkan hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain hingga seluruh data tergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi. Entitas adalah individu, benda, objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut himpunan entitas. Bentuk relasi entitas terdapat beberapa macam, yaitu (Nugroho: 2008):
1. One to One
One to one merupakan satu record dalam sebuah entitas hanya berhubungan dengan satu record di entitas lain. Contohnya :
PERUSAHAAN HUTANG KODEPRSH NAMAPRSH ALAMAT KOTA TELEPON EMAIL KODEPRSH JLHHUTANG TANGGAL Sumber : Nugroho, 2008 Gambar 2.13
Relasi One to One
Sebuah record di entitas perusahaan hanya akan mempunyai hubungan dengan sebuah record di entitas hutang. Kodenya adalah 1:1, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan satu record di entitas yang lain.
2. One to Many
One to many merupakan satu record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya :
NOTA NOTARINCI NONOTA KODEPRSH TANGGAL JUMLAH DISKON DIBAYAR CATATAN NONOTA KODEBARANG CACAH HARGASATUAN Sumber : Nugroho, 2008 Gambar 2.14
Relasi One to Many
Sebuah record di entitas nota akan berhubungan dengan banyak record di entitas lain. Kodenya adalah 1:N, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan N (banyak) record di entitas yang lain. 3. Many to Many
Banyak record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya :
PEGAWAI BAGIAN NOPEGAWAI KOPEGAWAI NAMA ALAMAT TGLLAHIR CATATAN KODEBAGIAN NAMABAGIAN KODEPEGAWAI KEPALA Sumber : Nugroho, 2008 Gambar 2.15
Relasi Many to Many
Contoh diatas menjelaskan satu record di entitas pegawai dapat muncul di banyak rekaman pada entitas bagian, yaitu jika seorang pegawai menduduki
jabatan di beberapa bagian. Demikian pula sebuah rekaman di entitas bagian dapat muncul di banyak rekaman di entitas pegawai.
2.4.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram menggambarakan atau membuat model sistem yang seakan-akan mencermikan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD lebih menekankan pada segi proses (Sutabri, 2003). Pengertian secara umum dari data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan.
1. Simbol Data Flow Diagram
Simbol yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat buah, yaitu :
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.
DATA FLOW
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
Sumber: Sutabri, 2004: 163.
Gambar 2.16
Simbol Data Flow Diagram
2. Bentuk Data Flow Diagram
Terdapat dua bentuk data flow diagram, yaitu physical data flow diagram dan logical data flow diagram (Jogiyanto, 2005). Physical data flow diagram lebih menekankan pada proses-proses sistem diterapkan termasuk proses-proses manual. Logical data flow diagram lebih menekankan pada logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa saja secara logika yang dibutuhkan oleh sistem.
3. Teknik Membuat Data Flow Diagram
Cara yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram adalah sebagai berikut (Sutabri, 2003) :
a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang dikenal dengan istilah “Analisis Atas Bawah atau Top Down Anaysis”.
b. Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah.
d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti :
1) Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTITY; 2) Nama yang jelas untuk PROSES;
3) Nama yang jelas untuk DATA FLOW; 4) Nama yang jelas untuk DATA STORE. 4. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga tahap untuk tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.4.4 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem informasi merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store (Sutabri, 2003). Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas. Pada metodologi objek, kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun metode atau service suatu objek. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Kamus data dan komponen-komponen lainnya yang dikumpulkan pada saat analisis sistem sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun menurut abjad.
2.4.5 Keunggulan Database Management System
Dibandingkan dengan sistem pemrosesan file yang didukung oleh sistem operasi konvensional, penggunaan basis data memiliki keunggulan seperti berikut (Kadir, 2003) :
1. Mengendalikan atau menduplikasi data; 2. Menjaga konsistensi dan integritas data;
3. Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan menjadi satu;
4. Meningkatkan keamanan data dari orang yang tidak berwenang; 5. Memaksakan penerapan standar;
6. Dapat menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak departemen;
7. Mengulangi komflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah kontrol administrator basis data;
8. Meningkatkan tingkat respond dan kemudahan akses bagi pemakai akhir; 9. Meningkatkan produktivitas pemrogram;
10. Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data;
11. Meningkatkan konkurensi (pemakai data oleh sejumlah data) tanpa menimbulkan masalah kehilangan informasi atau integritas;
12. Meningkatkan layanan backup dan recovery.
2.5 PHP
Menurut Sidik (2006), “PHP merupakan script untuk pemrograman script web server-side, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor HTML”. PHP/F1 adalah nama awal dari PHP. PHP (Personal Home Page), F1 adalah Form Interface dibuat pertama kali oleh Rasmus Lerdoff. PHP awalnya merupakan program CGI yang dikhususkan untuk menerima input melalui form yang ditampilkan dalam browser web.
Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat mudah dapat dilakukan. PHP juga mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya. Pemrogram juga dapat membuka soket jaringan secara mentah dan berinteraksi dengan menggunakan protokol lainnya.
2.6 Pergudangan
Menururt Miranda (2001) Warehousing atau pergudangan adalah suatu tempat yang memiliki fungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan dan mengalami proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.
2.6.1 Administrasi Gudang
Menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2008) administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian barang meliputi:
1. Buku Induk; 2. Kartu Stok;
3. Buku Harian Penerimaan Barang; 4. Buku Harian;
5. Pengeluaran Barang;
6. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM); 7. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK);
2.6.2 Jenis – Jenis Gudang
Menurut Miranda (2001) terdapat 6 (enam) jenis gudang antara lain: 1. General MerchandiseWarehouse for Manufactured Goods
Tipe Gudang ini merupakan tipe gudang yang lazim digunakan. Tipe ini dirancang untuk digunakan oleh pengusaha pabrik, distributor, dan parapelanggan untuk penyimpanan praktis berbagai jenis produk. 2. Refrigerator or Cold Storage Warehouses
Gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya. Umumnya digunakan untuk menyimpan barang – barang yang tidak tahan lama seperti buah – buahan, sayur – sayuran, barang farmasi, kertas fotografik, dan barang lainnya yang membutuhkan tipe fasilitas ini.
3. Bonded Warehouse
Gudang ini biasanya menyimpan tembakau dan minuman beralkohol hasil impor. Meskipun Pemerintah memegan kendali atas barang tersebut, akan tetapi importir memiliki kewajiban untuk membayar cukai. Keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor dan pajak pembelian sampai barang tersebut terjual.
4. Household Goods Warehouse
Digunakan untuk menyimpan properti pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara. Dalam kategori ini terdapat beberapa jenis alternatif penyimpanan: a. Konsep penyimpanan terbuka (open storage concept)
Barang – barang tersebut disimpan disebuah tempat pijakan kubik atau sebuah dasar meter kubik perbulan di lantai terbuka gudang. b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan (private room or vault
storage )
Pengguna akan disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga dapat mengunci dan menjaga barang-barangnya.
c. Penyimpana dalam wadah (conatiner storage)
Menyediakan tempat untuk membungkus barang-barang. Penyimpana dalam wadah memberikan perlindungan produk yang lebih baik dibandingkan penyimpana terbuka.
5. Special Commodity Warehouse
Manajemen gudang komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khusus seperti bulir padi, wol, dan katun. Biasanya masing – masing gudang menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayana spesial terhadap produk tersebut.
6. Bulk Storage Warehouse
Manajemen gudang Bulk Storage memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara, pasir, dan bahan kimia. Selain itu juga menyediakan
drum pengisi atau campuran berbagai tipe bahan kimia dengan bahan kimia lainnya untuk menghasilkan campuran baru.
2.6.3 Aktifitas Gudang
Menurut Harvarindo (2001) secara umum aktifitas yang dilakukan gudang adalah sebagai berikut:
1. Yard Controling Activities
Aktifitas ini terkait dengan aktifitas penentuan model bangunan bongkar muat baik fisik maupun non fisik.
2. Receiving
Aktifitas yang termasuk kegiatan receiving antara lain:
a. Penerimaan barang sesuai dengan peraturan perusahaan atau gudang; b. Menjamin kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan; c. Penempatan material digudang hingga departeman lainnya; 3. Prepackaging
Aktifitas ini dilakukukan apabila barang yang diterima dalam satuan bulk besar dan hendak disimpan dalam kemasan yang lebih kecil agar sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan atau konsumen
4. Putaway
Merupakan aktifitas penempatan material/produk yang telah dibeli di gudang. Termasuk aktifitas material handling, verifikasi lokasi produk, dan penempatan material/produk tersebut.
5. Storage
Penyimpanan material sementara sebelum adanya keputusan penggunaan/pengirim barang.
6. Order Picking
Proses pemindahan barang dari gudang untuk memenuhi permintaan tertentu. Proses ini merupakan wujud pelayanan gudang kepada para konsumennya
7. Packaging and/or Pricing
Beberapa barang tertentu memerlukan kemasan dan pelabelan harga. Kegiatan pelabelan harga merupakan bagian dari kegiatan penjualan 8. Sortation and/or Accumulation
Aktifitas sortasi batch dilakukan sesuai dengan pesanan dan akumulasi. Hal tersebut dilakukan jika terjadi permintaan lebih dari satu jenis barang. 9. Unitziing and Shipping
Proses pemeriksaan kesempurnaan barang, pengepakan barang sesuai dengan kebutuhan pengankutan, mempersiapkan shipping document, packing list, address label, dan billof lading.
10. Warehouse Management Information System
2.6.4 Alur Penerimaan Barang
Menurut Priyambodo (2007) alur penerimaan barang gudang terdiri dari beberapa aspek kegiatan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Sumber: Priyambodo (2007)
Gambar 2.18
Alur Penerimaan Barang
2.6.5 Mekanisme Penerimaan
Menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2008) mekanisme penerimaan barang terdiri dari 6 (enam) tahap antara lain:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah. b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar manajemen gudang. 3.Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan. 4.Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggungjawabkan,
disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan.
6. Penghapusan
Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan peralatan dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.