BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Aset
Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang mempelajari pengelolaan sumber daya, baik sumber daya alam (SDA) maupun sumber daya manusia (SDM) yang merupakan aset suatu entitas.
2.1.1 Aset
Menurut Siregar (2004) aset adalah “barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh badan usaha, instansi atau individu”. Sedangkan menurut Sutrisno (2004), aset adalah suatu potensi yang dimiliki oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP), telah ditetapkan definisi yang tegas tentang aset. Dalam Kerangka Konseptual Akuntansi Pemerintahan, diuraikan dengan jelas tentang definisi aset, yaitu bahwa:
”Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh Pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh Pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non-keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya”.
Jadi dapat disimpulkan bahwa aset adalah barang atau suatu barang yang mempunyai nilai ekonomi, nilai tukar dan nilai komersial yang dimiliki oleh individu ataupun instansi maupun badan usaha yang berpotensi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.
2.1.1.1 Jenis - Jenis Aset
Mengetahui jenis aset ini penting untuk penilaian aset dalam upaya pengoptimalan penggunaan dan pemanfaatannya. Dengan mengetahui jenis aset, pengelola akan tahu bagaimana cara mengelola aset tersebut, sehingga aset tersebut bisa digunakan secara efektif dan efisien.
1. Aset Bedasarkan Bentuknya
Menurut Hermanto (2009), aset berdasarkan bentuknya dibagi menjadi 2 (dua), yaitu aset berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intangible). Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk hak atas kekayaan intelektual. Sedangkan aset tangible (berwujud) adalah aset yang mempunyai masa manfaat lebih baik dari 12 bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1
Aset Berdasarkan Bentuknya
No Bentuk Aset Aset 1 Berwujud (Tangible)
Bangunan Infrastruktur Mesin/Peralatan Fasilitas
2 Tidak Berwujud (Intangible)
Sistem Organisasi (Tujuan, Visi dan Misi)
Patent (Hak Cipta)
Quality (Kualitas)
Goodwill (Nama Baik/Citra)
Culture (Budaya)
Capacity (Sikap. Hukum. Pengetahuan. Keahlian)
Contract (Perjanjian)
Motivation (Motivasi)
Sumber: Bentuk Aset (Hermanto. 2009).
Siregar menyatakan bahwa Aktiva Tak Berwujud merupakan properti yang mempunyai nilai ekonomis, tidak memiliki bentuk fisik, memberikan hak istimewa, dan biasanya menghasilkan pendapatan bagi pemiliknya. Aktiva tak berwujud dapat dikategorikan berdasarkan hak, hubungannya, atau hak atas
kekayaan intelektual. Aktiva tak berwujud harus memiliki karakteristik, dapat diidentifikasi, dapat diakui dan dilindungi keberadaanya secara hukum, hak kepemilikannya dapat dialihkan, dan dapat dipisahkan dari usahanya. Tabel 2.2 Berikut menjelaskan perbedaan antara Aset Berwujud dan Tidak Berwujud
Tabel 2.2
Perbedaan Tangibel Asset dengan Intangible Asset
Tangibel Asset Intangible Asset
Berwujud
Diukur dengan tepat Bagian dari neraca
Investasi yang diketahui hasilnya Dapat dengan mudah digandakan Terdepresiasi karena pemakaian Bisa dikendalikan melalui control Memiliki aplikasi terbatas
Dapat dijumlahkan dan disimpan
Tak berwujud Sulit untuk diukur
Tidak terlacak dengan akunting Penilaian berdasar asumsi Tidak bisa dibeli atau ditiru Dihargai dengan tujuan tertentu Bisa dikendalikan melalui penyetaraan Memiliki banyak aplikasi
Dinamis Sumber: Manajemen Aset (Siregar, 2004).
2. Aset Berdasarkan Sumber Perolehan Dananya
Berdasarkan UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara, aset berdasarkan sumber perolehan dananya dibagi menjadi 4 (empat) kategori yaitu Aset Negara, Aset Daerah, Kekayaan Negara Yang Dipisahkan dan Piuatang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya. Berikut adalah penjelasannya.
a. Aset Negara
Menurut Siregar (2004) Aset Negara adalah bagian dari Harta Kekayaan Negara yang terdiri dari barang bergerak atau barang tidak bergerak yang dimiliki, dikuasai oleh instansi pemerintah, yang sebagian atau seluruhnya dibeli atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dari perolehan yang sah, tidak termasuk Aset dipisahkan (dikelola BUMN) dan kekayaan Pemerintah Daerah. Sedangkan dalam KMK No. 225/1971, KMK No. 350/1994 dan KMK No. 470/1994, Aset negara adalah barang tidak bergerak (tanah dan/atau bangunan) dan barang bergerak (inventaris) yang dibeli atas beban APBN dan perolehan lain yang sah, dimiliki/dikuasai oleh instansi pemerintah lembaga
pemerintah non departemen, badan-badan, tidak termasuk kekayaan yang dipisahkan dan bukan kekayaan Pemda. Definis lainnya tercantum dalam UU No. 17/2003 tentang Keuangan Negara yang menyatakan pengertian Aset negara meliputi semua hak dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang serta segala sesuatu baik berupa uang atau barang yang dapat dijadikan sebagai milik negara.
b. Aset Daerah
Berdasarkan PP No. 38 tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) didefinisikan bahwa Barang Milik Daerah (BMD) adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Aset atau barang daerah merupakan potensi ekonomi yang dimiliki oleh daerah. Potensi ekonomi bermakna adanya manfaat finansial dan ekonomi yang bisa diperoleh pada masa yang akan datang, yang bisa menunjang peran dan fungsi pemerintah daerah sebagai pemberi pelayanan publik kepada masyarakat.
c. Kekayaan Negara Yang Dipisahkan
Peraturan Pemerintah No. 44 Tahun 2005 Tentang Tata Cara & Penatausahaan Modal Negara Pada BUMN & Perseroan Terbatas menyatakan bahwa Kekayaan Negara yang dipisahkan adalah kekayaan negara yang berasal dari APBN atau perolehan lainnya yang sah yang dijadikan penyertaan modal Negara pada BUMN. Penyertaan Modal Negara (PMN) adalah kekayaan negara yang dipisahkan untuk dijadikan sebagai modal BUMN dan/atau Perseroan Terbatas lainnya, dan dikelola secara korporasi. Dalam Undang Undang Nomor 9 Tahun 1969 ditetapkan adanya 2 (dua) jenis Perusahaan Negara yaitu Perusahaan Perseroan (Persero) dan Perusahaan Umum (Perum). Perusahaan Negara yang berbentuk Persero didirikan sesuai ketentuan Perseroan Terbatas yang diatur dalam Kitab Undang Undang Hukum Dagang (StbI.1847:23) dengan kepemilikan Negara dalam bentuk saham baik secara keseluruhan atau sebagian. Sedangkan Perum adalah Perusahaan Negara yang didirikan dan diatur berdasarkan ketentuan Undang-Undang-Nomor 19 Tahun 1960 dan yang seluruh modalnya, yang tidak terbagi atas saham, dimiliki oleh Negara.
d. Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya
Menurut Sugiwanto dalam Siregar (2004) Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya ada 7 (tujuh) macam, yaitu Aset Eks Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN), Aset Eks Bank Dalam Likuidasi, Aset Eks Kepabeanan (Bea dan Cukai), Aset Eks Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS), Aset Eks Barang Rampasan, Pengelolaan Aset Bekas Milik Asing/Cina, dan Pengelolaan Benda Berharga Asal Muatan Kapal Tenggelam (BMKT). Direktorat Kekayaan Negara Lainlain (KNL) Direktorat Jenderal (Ditjen) Kekayaan Negara mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, standardisasi, bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pengelolaan kekayaan negara lainlain, membina dan melaksanakan penyusunan daftar kekayaan negara lain-lain, penatausahaan, inventarisasi, pengawasan, pertanggungjawaban, pelaporan kekayaan negara lainlain berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal. Selain itu, Direktorat Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lain-lain mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang piutang negara dan kekayaan negara lain-lain.
3. Aset Berdasarkan Konsep Hukum Properti
Menurut Siregar (2004:182). aset yang dipandang dari konsep hukum adalah properti. Istilah properti dapat berarti real estate atau personalty. Dalam perkembangannya properti dikelompokkan menjadi empat jenis. yaitu:
a. Real Property (Penguasaan dan Pemilikan Tanah dan Bangunan)
Real Property meliputi semua hak. hubungan-hubungan hukum dan manfaat yang berkaitan dengan kepemilikan real estate. Sebaliknya. real estate meliputi tanah dan bangunan itu sendiri. segala benda yang keberadaannya secara alami di atas tanah yang bersangkutan. dan semua benda yang melekat dengan tanah itu. misalnya bangunan dan pengembangan tapak.
b. Personal Property (Benda Bergerak)
Personal Property merujuk pada hak kepemilikan atas suatu benda bergerak di dalam bagian-bagian benda selain dari real estate (tanah atau
bangunan secara fisik). Benda-benda tersebut dapat berwujud (tangible) atau tidak berwujud (intangible). misalnya utang-piutang. goodwill dan hak paten. Benda bergerak yang berwujud mewakili kepemilikan dari benda-benda yang tidak melekat secara permanen pada tanah dan bangunan atau yang ada pada umumnya bersifat dapat dipindah tangankan ke tempat lain (move ability).
c. Business (Kegiatan Usaha)
Business adalah setiap kegiatan di bidang komersial. industri. jasa atau investigasi yang menyelenggarakan aktivitas ekonomi. Bisnis pada umumnya dijalankan oleh badan usaha yang mencari untung melalui kegiatan usahanya untuk memberikan produk barang atau jasa kepada konsumen. Sedangkan badan usaha adalah badan yang didirikan berdasarkan hukum yang berlaku. Suatu kegiatan usaha mungkin saja dalam bentuk badan hukum atau bukan.badan usaha meliputi seluruh rentang kegiatan usaha yang berkaitan dengan kegiatan ekonomi. yang mencakup baik sektor swasta maupun sektor umum (Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah). Kegiatan usaha mencakup antara lain manufaktur. pedagang grosir. pedagang eceran. kegiatan usaha penginapan. perawatan kesehatan dan jasa keuangan. hukum. pendidikan serta jasa sosial. Badan usaha yang memberikan jasa infrastruktur kepada masyarakat. yakni sebagai perusahaan (korporasi) yang dikendalikan. namun tidak dimiliki oleh pemerintah.
d. Financial Interest (Hak Kepemilikan Secara Finansial)
Hak kepemilikan secara finansial di dalam property berasal dari pembagian hukum atas hak kepemilikan saham dalam kegiatan bisnis dan hak atas penguasaan tanah dan bangunan (real property) dari perjanjian. Dalam perjanjian diberikan suatu hak pilihan untuk membeli atau menjual property (misalnya hak tanah dan bangunan. saham atau instrumen finansial lainnya) dengan harga yang disebutkan di dalam jangka waktu yang telah ditentukan. atau dari penciptaan instrumen investasi yang dijamin oleh sekelompok aset-aset real estate.
Hak kepemilikan secara finansial yang berupa aktiva tak berwujud dapat mencakup hak yang melekat pada kepemilikan suatu kegiatan bisnis,
hak yang memberikan suatu pilihan dan hak atas suatu penerbitan surat berharga. Hak-hak yang melekat pada kepemilikan suatu kegiatan bisnis atau pada tanah hak dan bangunan (property), misalnya untuk menggunakan, menempati, menjual, menyewakan atau mengelola. Hak-hak yang melekat dalam sebuah perjanjian (kontrak) yang memberikan suatu pilihan untuk membeli atau sewa menyewa misalnya untuk melaksanakan atau tidak melaksanakan kegiatan yang akan dilakukan. Hak-hak yang melekat pada kepemilikan atas suatu penerbitan surat berharga, misalnya untuk mempertahankan atau untuk melepaskannya.
4. Aset Berdasarkan Karakteristiknya
Berdasarkan karakteristiknya aset di bagi menjadi tiga jenis. antara lain tingkat kebutuhan. kepemilikan dan penggunaan (Sutrisno. 2004). Tingkat kebutuhan bisa di lihat sebagai fungsi basic. important. supporting dan optional. Berdasarkan penggunaan aset di bagi menjadi private. semi private atau semi public dan public. Berdasarkan kepemilikan aset di bagi menjadi own. partnership dan public.
Aset sebagai fungsi Basic (kebutuhan dasar) yaitu suatu aset harus dipenuhi agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan. Important (penting). yaitu sesuatu aset yang keberadaannya dapat digunakan untuk memperlancar dalam pencapaian tujuan dengan hasil yang lebih optimal. serta keberadaannya sangat penting pada waktu-waktu tertentu. Supporting (mendukung). merupakan sesuatu yang dapat mendukung atau membuat lebih nyaman dalam mencapai suatu tujuan. Sedangkan Optional (pilihan). yaitu suatu aset yang bersifat pilihan. jika aset tersebut tidak ada pun tidak akan menghambat dalam mencapai suatu tujuan.
Karakteristik aset berdasarkan pengguna dapat dikelompokkan menjadi aset private. semi public/semi private. dan public. Aset private merupakan aset yang penggunaannya terbatas hanya oleh pemiliknya saja. Aset semi public/semi private. penggunanya yaitu kelompok organisasi yang telah memenuhi
persyaratan tertentu untuk dapat menggunakan aset tersebut. Sedangkan aset public hanya digunakan oleh masyarakat umum.
Karakteristik aset berdasarkan kepemilikan dapat dikelompokkan berdasarkan own. partnership. dan public. Kepemilikan aset berdasarkan own. jika pemiliknya bersifat individual. Kepemilikan partnership. yaitu yang dimiliki oleh individu dan pemerintah. Sedangkan aset berdasarkan kepemilikan public. yaitu aset yang diperuntukkan bagi seluruh masyarakat umum. Untuk lebih jelasnya mengenai karakteristik aset dapat dilihat pada tabel 2.3
Tabel 2.3
Aset Berdasarkan Karakteristiknya
Sumber: Karakteristik Aset (Sutrisno. 2004)
2.1.1.2 Siklus Hidup Aset
Menurut Hariyono (2007), siklus hidup dari suatu aset memiliki tiga fase, meliputi: pengadaan (acquisition), operasi (operation), dan penghapusan (disposal). Kemudian dilakukan proses lanjutan yaitu fase perencanaan, yang merupakan suatu proses lanjutan, dimana output dari setiap fase digunakan sebagai input untuk perencanaan.
Suatu aset memiliki siklus hidup agar dapat membedakan tanggung jawab dari setiap fase penanganannya. Secara khusus, tanggung jawab untuk keputusan pengadaan suatu aset dalam suatu organisasi berbeda dengan tanggung jawab untuk operasi dan pemeliharaan aset maupun dengan tanggung jawab untuk
No Karakteristik Aset Kategori 1 Tingkat Kebutuhan
Basic Asset Important Asset
Supporting dan Optional Asset
2 Penggunaan
Private Asset Public Asset
Semi Private atau Semi Public Asset
3 Kepemilikan Own Asset Partnership Asset Public Asset
penghapusan suatu aset. Siklus hidup aset menurut Hariyono (2007), dapat dilihat pada gambar 2.1
Sumber: Asset Management Handbook (dalam Hariyono, 2007) Gambar 2.1
Tahapan Siklus Hidup Aset
Sedangkan Menurut Sutrisno (2004), dalam pengelolaannya suatu aset memiliki siklus hidup (asset life cycle) yang terdiri dari tiga tahap yaitu tahap pra-aset (pra-project dan project), tahap operasional, dan tahap pengembangan pra-aset. Tahap pertama yaitu pra-aset dibagi menjadi dua yaitu pra-project dan project, dimana tahap pra-project meliputi kebutuhan akan aset, ide memenuhi kebutuhan, dan studi kelayakan. Setelah tahap pra-project dan sebelum memasuki tahap project, dilakukan persetujuan atau komitmen dari pemegang mata anggaran untuk merealisasikan ide pemenuhan kebutuhan aset (sunction). Sedangkan tahap project meliputi: pendanaan, perencanaan dan pembangunan.
Tahap selanjutnya yaitu tahap operasional, yang meliputi: pengoperasian dan pemeliharaan, perbaikan, serta perubahan nilai aset. Tahap terakhir dari siklus hidup aset yaitu tahap pengembangan, meliputi kebutuhan pengembangan, kebutuhan pembangunan, dan usang. Setelah tahap pengembangan, kemudian
Pengadaan (Acquisition) Operasi (Operation) Penghapusan (Disposal) Perencanaan( Planning)
dilakukan pengambilan keputusan untuk dilakukan siklus baru. Siklus tersebut dapat dilihat pada gambar 2.2
Sumber: Sutrisno, 2004
Gambar 2.2
Siklus Hidup Aset (Asset Life Cycle)
Berikut akan diuraikan penjelasan dari masing-masing tahapan siklus hidup aset, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.5 di atas. Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan Akan Aset
Adanya suatu kebutuhan akan aset harus disesuaikan dengan karakteristik aset tersebut sesuai dengan tingkat kebutuhan, kepemilikan, dan penggunaan atas aset tersebut. Kebutuhan terdiri dari needs dan wants, dimana needs adalah
Kebutuhan Akan Aset Ide PemenuhanKeb utuhan StudiKelayakan Pendanaan Perencanaan
Pembangunan Pengoperasian Pemeliharaa n Perbaikan PerubahanNilai KebutuhanPen gembangan KebutuhanPe mbaharuan Usang Sunction
SiklusBaru
Decisionkebutuhan yang harus dipenuhi, bila tidak ada aset tersebut maka suatu organisasi tidak dapat melakukan kegiatan operasional dalam mencapai tujuannya. Sedangkan wants merupakan kebutuhan yang bila tidak dipenuhi, maka organisasi dapat tetap beroperasional untuk mencapai tujuan, namun kurang optimal.
2. Ide Pemenuhan Kebutuhan Aset
Ide merupakan suatu gagasan untuk memenuhi kebutuhan yang dirasakan dengan mendefinisikan dan menuangkannya secara rinci dan tertulis berdasarkan tujuan. Secara umum ide tersebut dituangkan kedalam bentuk proposal. Proposal tersebut berisikan tujuan penggunaan aset, tujuan pemanfaatan aset, perkiraan masa penggunaan dan pemanfaatan aset, pemikiran pemeliharaan, dan gagasan asal sumber dana.
3. Studi Kelayakan
Studi kelayakan merupakan tes kelayakan terhadap ide pemenuhan kebutuhan aset. Suatu aset diuji kelayakannya tergantung pada karakteristik aset tersebut. Ada enam aspek yang bisa dipakai dalam studi kelayakan yaitu: finansial, ekonomi, teknologi, sosial, lingkungan, dan politik.
4. Pendanaan
Tahap ini merupakan suatu proses keluarnya suatu dana untuk melakukan pengadaan suatu aset.
5. Perencanaan
Pada tahap ini dilakukan proses perencanaan yang terdiri dari tiga tahap yaitu, tahap tahap pra-rencana, pengembangan rencana, dan gambar kerja atau detail design.
6. Pembangunan
Pada tahap ini dilakukan pembangunan suatu aset dan mencocokkannya antara gambar kerja (detail design) dengan hasil bangunan.
7. Pengoperasian dan pemeliharaan
Pengoperasian merupakan tahap penggunaan suatu aset. Dalam penggunaannya, aset tersebut memerlukan pemeliharaan agar aset tersebut dapat digunakan dengan baik.
8. Perbaikan
Perbaikan dilakukan karena ada fungsi aset yang tidak bisa digunakan (aset mengalami kerusakan).
9. Perubahan Nilai
Adanya suatu perubahan nilai antara aset pada saat ini dan aset pada waktu yang akan dating. Perubahan nilai aset dapat dikarenakan oleh aset itu sendiri (aset sudah usang) atau dikarenakan perubahan lingkungan (tuntutan terhadap aset berubah).
10. Pengembangan aset
Pada tahap pengembangan aset terdiri dari tiga komponen yaitu pembaharuan, pengembangan, dan usang. Masing-masing komponen dilakukan dalam kondisi sebagai berikut:
a. Pembaharuan dilakukan ketika kebutuhan akan aset masih sama. b. Pengembangan dilakukan karena kebutuhan aset telah berubah. c. Aset dikatakan usang, apabila aset tersebut sudah tidak sesuai dengan
tujuan kebutuhan.
Suatu aset memiliki siklus hidup agar dapat membedakan tanggung jawab dari setiap fase penanganannya. Secara khusus, tanggung jawab untuk keputusan pengadaan suatu aset dalam suatu organisasi berbeda dengan tanggung jawab untuk operasi dan pemeliharaan aset maupun dengan tanggung jawab untuk penghapusan suatu aset.
2.1.2 Manajemen Aset
Manajemen aset merupakan suatu bidang keilmuan baru dalam dunia pendidikan yang muncul akibat adanya kenyataan terutama di Indonesia yang memiliki kekayaan sumber daya. baik sumber daya alam (SDA) maupun sumber daya manusia (SDM) dan juga insfrastruktur yang masih belum dikelola dengan baik. Hal ini disebabkan karena pengelolaan aset yang ada belum optimal, bahkan
cenderung menimbulkan kerusakan pada alam dan lingkungannya. Mengacu pada permasalahan tersebut dan bagaimana respon Pemerintah akan permasalahan tersebut, tentu diperlukan adanya upaya nyata yang sistematis dan menyeluruh dalam pengelolaan aset pada masa mendatang. Saat ini telah berkembang suatu teori baru yang dikenal dengan manajemen aset (asset management).
2.1.2.1 Pengertian Manajemen Aset
Briton dkk. dalam Siregar (2004) mengatakan “define good asset management in terms of measuring the value of properties (asset) on monetary terms and employing the minimum amount of expenditure on its management”. Manajemen aset itu sendiri telah berkembang cukup pesat, bermula dengan orientasi yang statis, kemudian berkembang menjadi dinamis, inisiatif dan strategis.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D), menyebutkan bahwa Pengelolaan barang milik negara/daerah (BMN/D), meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan serta pengawasan dan pengendalian. Berdasarkan pengertian tersebut, pengelolaan barang milik negara/daerah dilaksanakan berdasarkan asas fungsional, kepastian hukum, transparansi dan keterbukaan, efisiensi, akuntabilitas dan kepastian nilai.
Menurut Danylo dan A. Lemer dalam Siregar (2004), asset management is amethodology to efficiently and equitably allocate resources amongst valid andcompeting goals and objectives. Sedangkan menurut Kaganova dan McKellar (dalam Hariono:2007), mendefinisikan manajemen aset sebagai property assetmanagement can be defined as the process of decision making andimplementation relating to the acquisition, use, and disposal of real property.
Prinsip dan teknik manajemen aset yang dikemukakan oleh Hariyono (2007), diturunkan dari pengertian umum dan didasarkan pada pendekatan siklus hidup. Asumsi utama yang mendasari prinsip dan teknik manajemen aset adalah
bahwa aset ada hanya untuk mendukung penyediaan pelayanan. Berikut merupakan 5 (lima) prinsip dan teknik manajemen aset:
1. Keputusan manajemen aset adalah keputusan yang terintegrasi dengan perencanaan strategis (strategic planning).
2. Keputusan perencanaan aset didasarkan atas evaluasi berbagai alternatif yang mempertimbangkan biaya siklus-hidup, manfaat, dan risiko kepemilikan.
3. Akuntabilitas diterapkan untuk kondisi aset, penggunaan, dan kinerja. 4. Keputusan penghapusan didasarkan pada analisis terhadap metode-metode
yang menghasilkan tersedianya pengembalian bersih (net return) dalam kerangka perdagangan yang wajar.
5. Struktur pengendalian yang efektif diterapkan untuk manajemen aset. Kepentingan terhadap rencana akan aset akan terlihat disaat manajemen mengakui bahwa aset fisik merupakan sumber daya yang vital bagi organisasi. Aplikasi yang efektif dari prinsip-prinsip manajemen aset akan memastikan bahwa input sumber daya tersebut ada pada biaya terendah. Kelima prinsip manajemen aset berupa perencanaan yang terintegrasi, yaitu berupa keputusan atas pengadaan atau penggantian aset, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan haruslah terintegrasi dengan perencanaan strategis. Hal tersebut dicapai dengan menghubungkan aset dengan standar dan strategi penyediaan pelayanan.
Prinsip yang kedua yaitu pengadaan suatu aset, yakni merupakan kerangka perencanaan aset yang efektif dengan melakukan evaluasi atas berbagai alternatif untuk pengadaan aset baru dan penggantian aset-aset yang telah ada. Prinsip yang ketiga yaitu akuntabilitas untuk suatu aset, merupakan kerangka akuntabilitas yang efektif mengidentifikasi tanggung jawab atas aset. Mekanisme tanggung jawab disusun terkait dengan kepemilikan, pengendalian, tanggung jawab untuk penggunaan, keamanan, kondisi, dan kinerja aset.
Prinsip yang keempat yaitu penghapusan aset, yakni kerangka penghapusan aset yang efektif dengan menyertakan pertimbangan terhadap alternatif penghapusan aset-aset yang berlebih/surplus, usang, berkinerja jelek,
serta tidak memberi pelayanan. Sedangkan prinsip yang terakhir yaitu pengendalian manajemen, merupakan struktur pengendalian intern (internalcontrol) yang efektif membangun dan mendeklarasikan kebijakan dan prosedur aset dan meggunakan sistem informasi yang menyediakan data yang andal, relevan, dan tepat waktu untuk membuat keputusan manajemen aset yang informatif.
2.1.2.2 Tujuan Manajemen Aset
Menurut Sutrisno (2004) tujuan umum manajemen aset adalah mengarahkan sistem pengelolaan aset sehingga pemanfaatannya efektif dan efisien. Efektif berkaitan dengan sasaran yang tercapai. sedangkan efisien berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan tujuan khusus dari manajemen aset ini yaitu meningkatkan kualitas aset, meningkatkan penggunaan dan pemanfaatan aset, meningkatkan kualitas layanan aset dan meningkatkan cakupan layanan aset.
Menurut Siregar (2002:198) tujuan utama dari manajemen aset yaitu efisiensi pemanfaatan dan pemilikan, terjaga nilai ekonomis dan objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih penguasaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
1. Efisiensi Pemanfaatan dan Pemilikan
Pengelolaan yang baik. membuat pemanfaatan aset optimal ataupun maksimal. Aset yang dikelola dapat digunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) dan dimanfaatkan secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Terjaga Nilai Ekonomis dan Potensi Yang Dimiliki
Nilai ekonomis suatu aset akan terjaga. apabila aset dikelola dengan baik. Potensi yang dimiliki oleh aset akan memberikan keuntungan baik dari segi pendapatan maupun dari pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
3. Objektivitas dalam Pengawasan dan Pengendalian Peruntukkan. Penggunaan Serta Alih Penguasaan.
Pengelolaan aset yang baik. dapat membuat pengawasan akan lebih terarah. Sehingga peruntukkan. penggunaan dan alih penguasaan aset akan tepat sesuai dengan rencana. Selain itu pengawasan bertujuan membantu pencapaian tujuan dari aset tersebut.
2.1.2.3 Alur Manajemen Aset
Menurut Siregar (2004) alur manajemen aset dapat dibagi menjadi 5 (lima) tahapan kerja, yaitu inventarisasi aset, legal audit, penilaian aset, optimalisasi aset dan pengembangan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Kelima tahapan kerja ini saling berhubungan dan terintegrasi, dapat dilihat pada gambar 2.4.
Sumber: Manajemen Aset, Siregar (2004)
Gambar 2.3
Alur Manajemen Aset
1. Inventarisasi Aset
Inventarisasi aset terdiri atas dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis,
(1)
Inventaris asiAset(2)
Legal Audit(3)
Penilaian Aset(4)
Optimalis asi Audit SistemInfor masiManaje menAset (SIMA)alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain lain. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labeling, pengelompokkan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.
2. Legal Audit
Legal audit merupakan suatu lingkup kerja manajemen aset yang berupa inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang sering ditemui antara lain status hak penguasaan lemah, aset dikuasai pihak lain, pemindahtanganan aset yang tidak termonitor, dan lain-lain.
3. Peniliaian Aset
Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilaian yang independen. Hasil dari nilai tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi aset yang ingin dijual.
4. Optimalisasi Aset
Optimalisasi aset merupakan proses kerja dalam manjemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki pemerintah diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi dan tidak memiliki potensi. Aset yang memiliki potensi dapat dikelompokkan berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus dicari penyebabnya. Apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
5. Pengawasan dan Pengendalian
Lingkup pengawasan dan pengendalian aset adalah pengawasan dan pemanfaatan seluruh aset yang ada pada suatu perusahaan atau daerah. Satu sarana yang efektif untuk meningkatkan aspek ini adalah pengembangan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Melalui SIMA transparansi kerja dalam pengelolaan aset sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan pengawasan dan pengendalian yang lemah. Dalam SIMA ini, keempat aspek itu diakomodasi dalam sistem dengan menambahkan aspek pengawasan dan pengendalian. Sehingga setiap penanganan terhadap satu aset, termonitor jelas, mulai dari lingkup penanganan hingga siapa yang bertanggung jawab menanganinya.
2.1 Sistem Informasi
Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama. Contoh : sistem tata surya, sistem pencernaan, sistem transportasi umum, sistem otomotif, sistem komputer, dan sistem informasi. Murdick dan Ross (2003) dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (t.t) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama.
Menurut Chaniago (2006) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Sebagai contoh, raket dan pemukul bola kasti (masing-masing sebagai elemen) tidak bisa membentuk sebuah sistem, karena tidak ada sistem permainan olahraga yang memadukan kedua peralatan tersebut.
Scott (2001)dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi(t.t) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan
(processing) , serta keluaran (output).
Sumber: Scott (2001)
Gambar 2.4
Model Sistem
Input (masukan) dalam konteks ini berupa data mentah, kemudian setelah melalui transformasi/pengolahan (processing) maka data tersebut menjadi sebuah atau beberapa output (keluaran), yaitu informasi yang memiliki makna dan bermanfaat.
Tujuan pengelolaan data atau sistem informasi aset adalah :
a. menyajikan informasi yang akurat dan tertib tentang kondisi aset, baik aspek fisik, nilai, legal, pajak, asuransi maupun atribut aset lainnya sebagai dasar untuk penyusunan strategi pemanfaatan aset secara optimal.
b. memberikan kemudahan bagi proses pengambilan keputusan khususnya
dalam pemanfaatan dan optimalisasi aset. merencanakan pola optimalisasi aset baik untuk mendukung kegiatan usaha maupun pemanfaatannya secara operasional
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 1), terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
input process output
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu memiliki komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto, 2005: 3).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut merupakan supersistem. Sebagai contoh, perusahaan dapat disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari supersistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi didefinisikan sebagai “ data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 2005: 8). Berdasarkan definisi tersebut, data adalah sumber dari informasi.
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata dan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Kejadian yang dimaksud adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul ada dan terjadi.
Menurut Kadir (2003), definisi data diklasifikasikan kedalam dua jenis, yaitu data secara konseptual dan data yang terformat. Data secara konseptual adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya. Misalnya deretan angka seperti berikut : 6.30 27 6.32 28. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Contohnya adalah data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari character, field, record, file, database.
1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data/field;
2. Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field membentuk suatu record
a. Field name : harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan lainnya;
b. Field relpresentation : tipe field (karakter, teks, tanggal, angka), lebar field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data);
3. Record adalah kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file; 4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis;
Database merupakan kumpulan dari file atau tabel. 2.2.3 Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.
Karakteristik sistem pertama adalah batasan (boundary), yang merupakan penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. Karakteristik kedua adalah lingkungan (environment), yaitu sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. Lalu ada masukan (input), masukan adalah sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. Kemudian karakteristik berupa keluaran (output), yaitu sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
Karakteristik berikutnya adalah komponen (component), yaitu kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. Kemudian penghubung (interface) yang merupakan tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. Karakteristik terakhir adalah penyimpanan (storage), yaitu area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
Dalam pengembangannya, tentu saja perlu menghindari pengembangan
sistem yang buruk. Untuk menghindarinya, pengembang perlu mengetahui ciri-ciri sistem yang buruk. Dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (t.t.) ciri-ciri sistem yang buruk adalah : tidak memenuhi kebutuhan user, performance buruk, reliabilitas rendah, dan kegunaannya rendah. Contoh-contoh kesulitan dalam pengembangan sistem antara lain, pengembangan yang tidak terjadwal, tidak ada rencana anggaran, sistem bisa jalan = 100% over budget atau jadwal.
2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Jhon Burch dan Gary Grudnitski (dalam Jogiyanto, 2005), mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input blok), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi hingga membentuk kesatuan untuk mencapai sasaran.
Sumber : Jogiyanto, 2005: 12.
Gambar 2.5
Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi 1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem
4. Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2.3.2 Subsistem dan Supersistem
Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai contoh : Automobileadalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem, yaitu sistem mesin, sistem body dan sistem roda. Demikian juga, setiap subsistem bisa terdiri dari beberapa sub-sub sistem. Sistem mesin terdiri dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain.
Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut merupakan supersistem (Chaniago, 2006). Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai supersistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah subsistem dan pemerintah pusat adalah supersistem. Ilustrasi dari sistem, subsistem dan supersistem dapat dilihat seperti gambar 2.7. berikut :
Sumber: Kadir (2003)
Gambar 2.6
Ilustrasi Sistem, Subsistem dan Supersistem
2.2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh
Prosedur Sistem subsiste m Supersistem
suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem informasi akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang terdapat didalamnya.
2.2.4.1 Definis dan Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Menurut Soetedjo (dalam Sutabri, 2003), “SIM adalah suatu metode untuk
menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan”.
Adapun karakteristik SIM menurut Sutabri (2003), adalah sebagai berikut : 1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior;
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik;
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut;
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada decision support system;
5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting; 6. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi dibanding
data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya secara relatif stabil; 7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi
sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah dipersiapkan lebih dulu;
Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.
2.2.4.2 Peran SIM Dalam Kegiatan Manajemen
Menurut Sutama (2003) Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajemen. Pada kegiatan manajemen, dimana manajer akan melakukan 3 macam proses dalam memanfaatkan sumberdaya ( manusia, material, modal dan informasi ) yaitu planning, controling, dan pengambilan keputusan. Maka SIM dalam kegiatan manajemen yang baik tentu juga harus mampu memberikan dukungan pada :
1. Proses Perencanaan
Rencana merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu, merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan.mSuatu organisasi pada tiap tingkatan mempunyai rencana yang berbeda, SIM yang dikembangkan mampu mendukung setiap kebutuhan itu. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data, masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Tabel 2.4
Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model.
Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan.
Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer.
Data masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.
Manipulasi model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model. Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.
Sumber : Sutama (2003)
2. Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman. Ukuran prestasi dijadikan sebagai standard prestasi. Dukungan SIM adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bias dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Dukungan mencakup:
a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa
mendatang
3. Proses Pengambilan Keputusan
Sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer hanya akan membantu memberikan dukungan dengan memberikan data-data/informasi-informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan sehingga ada sebagian keputusan yang dapat diprogramkan dan ada
sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan. Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya terdapat tiga unsur dalam pembuatan keputusan yaitu:
a. Data
b. Model atau prosedur keputusan c. Pembuat keputusan
Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman.
Tabel 2.5
Ciri-ciri Keputusan Terprogram dan Tidak Terprogram Keputusan terprogram Keputusan tidak terprogram Untuk kejadian berulang-ulang Kadang-kadang terjadi
Aturan keputusan dapat dirumuskan
dengan rinci dan jelas Unik dan perlu analisis baru untuk setiap kejadian Aturan keputusan atau algoritma untuk
bawahan Untuk keputusan manajemen tingkat atas
Sumber : Sutama (2003)
2.2.4.3 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi terdiri dari komponen fisiknya. Komponen ini disediakan untuk melengkapi sistem pengoperasiannya. Adapun komponen dari sistem informasi manajemen akan ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.6
Komponen Fisik SIM
Komponen Sistem Catatan
Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data dan terminal masukan/keluaran
Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoprasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoprasian sistem komputer
2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan
3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang
secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
Database File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti hard disk, magnetic tipe dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film dan lain sebagainya. Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu : 1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyiapan masukan
3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer Personil Operator komputer, analis sistem, programer, personil data
entry dan manajer sistem informasi/EDP. Sumber : Sutabri, 2003: 96
Struktur sistem informasi manajemen diuraikan dengan dua cara, yaitu atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua cara tersebut ditambah dengan konsep struktural akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Struktur konseptual SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan. SIM didefinisikan sebagai gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi, yaitu :
1. Pengolahan transaksi;
2. Dukungan operasi sistem informasi;
3. Dukungan pengendalian manajerial sistem informasi; 4. Dukungan perencanaan strategis sistem informasi.
2.2.4.4 Tingkatan Sistem Informasi
Beberapa jenis sistem informasi berbasis teknologi informasi dikembangkan berdasarkan lini manajerial yang melayani tingkatan manajerial yang berbeda-beda. Masing-masing dari sistem informasi tersebut memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Ridho dalam Sistem Informasi (2007), membedakan sistem informasi berturut–turut dari tingkat yang paling rendah yaitu operational-level systems, knowledge-level systems, management-level systems dan strategic-level systems.
1. Operational-Level Systems (Sistem Pada Level Operasional)
Mendukung manajer operasional dengan menyimpan berbagai aktivitas elementer dan transaksi dari organisasi. Misal: penjualan, aliran material dalam perusahaan, penggajian,dan lain-lain. Kegunaan utama dari sistem di
level ini adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan melacak aliran transaksi dalam organisasi.
2. Knowledge-Level Systems
Mendukung knowledge workers dan data workers di sebuah organisasi. Kegunaan sistem pada level ini adalah membantu mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam bisnis dan untuk membantu organisasi untuk mengendalikan pekerjaan administrasi. Sistem pada level ini, khususnya dalam bentuk dari workstations dan sistem perkantoran, adalah aplikasi yang berkembang pesat di bisnis baru-baru ini.
3. Management-Level Systems
Dirancang untuk melayani pengamatan, pengendalian, pembuatan keputusan, dan aktivitas administratif level manajer menengah. Level ini biasanya menyediakan laporan secara periodik tentang data tertentu.
4. Strategic-Level Systems
Membantu perencanaan jangka panjang oleh para manajer senior. Perhatian utamanya terletak pada mengantisipasi perubahan pada lingkungan luar ke dalam organisasi.
2.2.4.5 Tipe Sistem Informasi
Terdapat beberapa kategori tipe sistem informasi yang melayani lini manajerial. Kadir (2003), mengklasifikasikan sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi, yaitu:
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System atau TPS) Sistem pemrosesan transaksi (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan. Misalnya, yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat
memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai kebutuhan pelanggan.
2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System atau MIS) Sistem informasi manajemen (MIS) adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik. Biasanya sistem ini menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya sistem informasi manajemen mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.
3. Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation System atau OAS)
Sistem otomasi perkantoran (OAS) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem penjadwalan, pengolah grafik, voice mail, dan bahkan teleconference. Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level manajemen.
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System atau DSS)
Sistem pendukung keputusan (DSS) adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk mendukung pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur dimana tidak seorangpun mengetahui bagaimana seharusnya keputusan dibuat. Sistem ini tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.
5. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System atau EIS)
Sistem informasi eksekutif (EIS) adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah organisasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan
eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.
6. Sistem Pendukung Kelompok (Group Support System atau GSS)
Sistem pendukung kelompok (GSS) adalah jenis sistem informasi yang digunakan untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok. Sistem ini mencakup penggunaan teknologi presentasi, pengaksesan basis data pada komputer, dan kemampuan yang memungkinakan peserta dalam pertemanan berkomunikasi secara elektronis. 7. Sistem Pendukung Cerdas (Intelligent Support System atau ISS)
Sistem pendukung cerdas (ISS) atau sering disebut sistem cerdas merupakan sistem yang memiliki kemampuan seperti kecerdasan manusia. Sistem cerdas yang banyak dipakai dalam aplikasi bisnis adalah sistem pakar (expert system), yaitu sistem yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam nenyelesaikan suatu permasalahan. Sebuah sistem pakar mempunyai kemampuan berdialog dengan pemakai dan kemudian memberikan suatu saran, pandangan, atau kesimpulan.
2.2.4.6 Metode Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Metode pengembangan sistem meruapakan bagian yang cukup penting dalam penyusunan rancangan sistem informasi manajemen. Karena dengan dipilihnya metode maka kita mengikuti perencanaan penyusunan jadwal, staffing proyek, biaya dan lain-lain. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengembangan SIM yaitu:
1. System Development Life Cycle (SDLC)
Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan & pembangunan sistem serta pengirimannya kepada pengguna.
Secara umum, tahapan SDLC meliputi proses perencanaan, analisis, desain dan implementasi.
a. Planning
Proses perencanaan biasanya lebih menekankan pada alasan mengapa sebuah sistem harus dibuat.
b. Analysis
Tahapan perencanaan ini kemudian dilanjutkan dengan proses analisis yang lebih menekankan pada siapa, apa, kapan, dan dimana sebuah sistem akan dibuat.
c. Design
Sedangkan pada proses desain lebih menekankan kepada bagaimana sistem akan berjalan
d. Implementation
Tahap terakhir dilanjutkan dengan fase implementasi yaitu proses pengirimannya kepada pengguna.
Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.7
Metode SDLC 2. Waterfall Model
Waterfall Model merupakan sebuah metode pengembangan sistem dimana antara satu fase ke fase yang lain dilakukan secara berurutan. Biasanya sebuah
langkah akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Keuntungan menggunakan metodologi ini requirement harus didefinisikan lebih mendalam sebelum proses coding dilakukan. Disamping itu metodologi ini memungkinkan sesedikit mungkin perubahan dilakukan pada saat proyek berlangsung. Namun, metodologi ini juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya desain harus komplit sebelum programming dimulai, serta jika terjadi fase yang terlewati, maka biaya yang akan ditimbulkan akan lumayan besar. Berikut adalah ilustrasi Waterfall Model.
Sumber: Mazirwan (2009)
Gambar 2.8
Konsep Waterfall 3. Rapid Application Development (RAD)
Metodologi ini melakukan beberapa penyesuaian terhadap SDLC pada beberapa bagian sehingga lebih cepat untuk sampai ke tangan pengguna. Metodologi ini biasanya mensyaratkan beberapa teknik dan alat-alat khusus agar proses bisa cepat, misalnya melakukan sesi joint application development (JAD), penggunaan alat-alat computer aided software engineering (Case Tools), kode generator, dan lain-lain.
Sumber: Mazirwan (2009)
Gambar 2.9
Konsep Phased Developement
Beberapa kategori RAD misalnya Phased Development dan Prototyping. Phased Development membagi sistem secara keseluruhan menjadi beberapa versi sistem. Setelah desain untuk versi pertama selesai maka akan dilanjutkan ke implementasi. Setelah versi pertama terselesaikan, maka pengembang akan memulai lagi ke versi selanjutnya.
Sumber: Mazirwan (2009)
Gambar 2.10
Konsep Prototyping Methodologies
Metodologi prototyping melakukan analisis, desain, dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapat
review dari pengguna. Prototyping adalah sebuah sistem dalam fungsi yang sangat minimal.
4. Agile Development
Bisa dikatakan metode agile development merupakan metodologi yang lebih cepat dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Metodologi ini melakukan perampingan pada proses pemodelan dan pembuatan dokumentasi.
Sumber: Mazirwan (2009)
Gambar 2.11
Konsep Agile Development
2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset
Untuk mencapai tujuan pengelolaan aset yang secara terencana, terintegrasi, dan sanggup menyediakan data dan informasi yang dikehendaki dalam tempo yang singkat, diperlukan suatu sistem informasi pendukung pengambilan keputusan atas aset. Sistem informasi tersebut laim dikenal sebagai sistem informasi manajemen aset (SIMA). Sehingga penerapan SIMA sangat penting untuk mendukung proses tertib administratif atas data barang.
2.3.1 Tujuan Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalah-permasalah aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis; 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;
3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis; 4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;
5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah; 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;
7. Manajemen data masih manual;
8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi pengelolaan aset. Menurut Siregar (2004) konsep SIMA memadukan beberapa disiplin keahlian antara lain:
1. Penyusunan sistem dan prosedur logistik, 2. Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik, 3. Pendataan (inventarisasi) aset,
4. Penilaian aset, 5. Konsultasi properti, 6. Manajemen properti,
2.3.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Aset
Menurut Taramitra (2008) dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan data cepat;
2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan kawasan;
3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;
4. Manajemen pemeliharaan aset;
Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.
