Trend Analysis for C3
4.10. Konsep Sistem PPC Baru 1. Alur sistem PPC baru
Karena lead time pemesanan yang ideal adalah 86 jam kerja atau 13 hari kerja sedangkan lead time pemesanan sekarang 167 jam kerja atau 25 hari kerja.
Selisih 12 hari kerja atau 86 jam kerja inilah yang hams dilakukan safety stock.
Dengan adanya perencanaan safety stock kebutuhan bahan baku pada sistim PPC baru ini, kebutuhan bahan baku selama 12 hari kerja atau 81 jam kerja dapat dipenuhi. Maka untuk merencanakan dan melaksanakan safely stock tersebut dibutuhkan sistem PPC yang baru untuk menunjang dalam pelaksanaannya.
Melihat kondisi perusahaan dimana PPC memegang peranan penting dalam setiap keputusan perhitungan quantity bahan baku maka perencanaan safety stock akan menjadi tugas baru bagi divisi ini. PPC diharapkan melakukan perencanaan dan pemesanan safety stock pada setiap awal bulan agar ketersediaan safety stock terus berkesinambung. Selain perencanaan safety stock, PPC dalam menghitung quantity kebutuhan bahan baku hams menunggu dari bagian Development. Dalam hal penungguan mall dari Development ini tentunya akan membah alur PPC yang ada pada pemsahaan. Setelah PI tumn ke Marketing dan diberikan ke bagian Development untuk kesanggupan model pesanan, kumudian ditemskan ke PPC untuk kesanggupan jadwal dan produksi, disini dilakukan pembuatan MPS dan perhitungan quantity kebutuhan bahan baku. Perhitungan ini dapat dilakukan dengan perkiraan 5% dan tanpa menunggu mall bagian Development karena hanya berupa perkiraan saja agar secara garis besar diketahui kebutuhan bahan baku serta dapat menyesuaikan dengan stok sisa yang ada di
gudang. Setelah dihitung quantity kebutuhan bahan baku, melihat stok di gudang, dan membuat MPS maka jika dicapai kesanggupan, dilaporkan ke Marketing agar melakukan konfirmasi dengan customer, setelah sudah ada kesepakatan PPC akan membuat PO (Purchase Order) dan mengembalikan mall master ke bagian Development untuk pembuatan mall middle size.
Departemen PPC hams menunggu hasil jadi dari pembuatan mall middle size oleh bagian Development. Dalam alur sistem PPC yang baru ini sudah terdapat safety stock sehingga keterlambatan pengiriman bahan baku yang dipesan terutama bahan baku dari PT. Innan sudah dapat ditanggulangi. Setelah pembuatan mall middle size oleh bagian Development selesai maka diberikan ke PPC untuk dibuat perhitungan quantity kebutuhan bahan baku dan diserahkan ke bagian Pembelian untuk pemesanan kepada supplier.
Gambar 4.10. memberikan gambaran sistem pemesanan kebutuhan bahan baku yang baru di PT Prestasi Ide Jaya. Flow Chart sistem PPC baru dapat dilihat pada lembar Lampiran 8, merupakan alur keseluruhan sistem PPC baru beserta perubahan-perubahan yang terjadi.
Pertama : Custom er melakukan pem esanan barang kepada harus diseiesaikan pesanan tersebut dan m all master.
Ketiga ; D evelopm ent menerima PI dan mall master dari marketing untuk diputuskan apakah model tersebut sanggup dikerjakan oleh perusahaan.
Dalam hal ini D evelopm ent akan melakukan konfirmasi dahulu kebagian PPC, baru memberikan keputusan ke marketing,
Keempat : PPC menerima PI dan m all master dari D evelopm ent. Untuk memberikan keputusanan apakah bisa memenuhi delivery date dari customer, PPC mengatur M P S dan memeriksa materia! di gudang dan menghitung perkiraan quantity bahan baku yang dipesan tanpa menunggu m all middle size dari bagian D evelopm ent
K e lim a ; Jika desain pihak D evelopment sudah sang
gup dan PPC dapat memenuhi waktu yang diajukan. Maka PPC akan memberi keputusan kesanggupan kepada m arketing dan membuat PO {Purchase Order) lalu disebarkan ke D eve Development. Kemudian membuat form kebutuhan bahan baku.
Kedelapan ; Pem belian menerima form kebutuhan bahan baku. Selanjutnya melakukan pemesanan ke supplier
Gambar 4.10. Sistem pemesanan bahan baku baru di PT Prestasi Ide Jaya
4.10.2. S>isiQm Development hdxu.
Dengan adanya sistem baru yang diterapkan ini. Development dituntut untuk lebih tanggap dalam melakukan pembuatan mall middle size. Selama ini Development dalam pembuatan mall middle size masih terlihat kurang cepat dan membutuhan waktu sampai 5 hari atau 33 jam keija, hal ini disebabkan karena setelah mall middle size iadi dan diberikan ke PPC, perhitungan kebutuhan bahan baku hanya dijadikan revisi saja. Tetapi dalam sistem baru ini penyelesaian mall middle size sangat vital karena menentukan jadwal produksi. Sehingga pembuatan mall middle size hams selesai dalam jangka waktu 3 hari atau 21 jam kerja. Jadi dalam sistem Development baru ini tidak ada perubahan struktur organisasi, karena tugas tetap sama hanya pembuatan mall middle size dipercepat..
4.10.3. Sistem PPC baru
Dalam sistem PPC yang baru ini tidak ada perubahan struktur organisasi, tetapi adanya perubahan alur sistem pemesanan dan penambahan jo b description pada departemen PPC. Ketika PI turun dari Development ke PPC maka PPC menyatakan kesanggupan produksi hanya dengan perhitungan quantity bahan baku secara perkiraan dengan acuan mall master atau yang sekarang ini dilakukan.
Adapun maksud dilakukan hal ini karena persetujuan order menuntut waktu yang cepat. Selain perhitungan perkiraan quantity kebutuhan bahan baku tersebut, PPC juga membuat MPS, memeriksa stok bahan baku di gudang, dan mengembalikan mall master tersebut ke bagian Development untuk dibuat mall middle size.
Setelah adanya kesanggupan order maka baru pihak PPC melakukan perhitungan quantity kebutuhan bahan baku dengan acuan mall middle size dari pihak Development yang ditunggu selama 3 hari atau 21 jam kerja. Hasil perhitungan quantity kebutuhan bahan baku yang sudah dilengkapi dengan pembagian KIK ini berupa form kebutuhan bahan baku yang selanjutnya diserahkan ke bagian Pembelian untuk dilakukan pemesanan kepada supplier.
Dalam sistem PPC baru ini, PPC mendapat tugas baru yaitu merencanakan dan mengadakan safety stock. Perencanan dan pemesanan bahan baku untuk safety stock harus dilakukan tiap awal bulan dengan tujuan bahan baku yang pemesanannya lama terutama PT Innan, dapat datang pada awal bulan
depannya. PPC dituntut untuk berani melakukan safety stock karena pemesanan bahan baku terutama dari PT. Innan memakan waktu sangat lama. Safety stock ini hams dilakukan pada bahan-bahan yang terns mengalami pemesanan dan waktu pemesanannya lama karena selain resiko penumpukan bahan baku semakin kecil juga dapat menghemat waktu penyelesaian order. PPC harus terus mQng-up date perencanaan safety stock. Adapun cara perhitungannya adalah rata-rata kebutuhan bahan baku historis dibagi dengan banyaknya data. Lalu rata-rata kebutuhan bahan baku tersebut dibagi dengan jumlah jam kerja satu bulan yaitu 160 jam kerja. Hasilnya ditemukan jumlah bahan baku yang dikeijakan dalam satu jam keija. Setelah itu jumlah bahan baku yang dikeijakan dalam satu jam kerja dikalikan dengan 81 jam kerja (selisih lead time pemesanan sekarang dengan lead time pemesanan ideal). Untuk peramalan kebutuhan bahan baku berikutnya dapat dilakukan dengan menggunakan sofware Minitab Relesead 13.20 atau perkiraan dari bagian PPC sendiri..
4.10.4. Job description Baru
Job description tersebut di bawah ini hanya pada bagian yang mengalami perubahan saja. Untuk bagian yang tidak tersebut di bawah ini adalah bagian yang tidak mengalami perubahan.
4.10.4.1. Departemen Development
Penerapan si stem PPC baru membuat departemen ini harus cepat dan tanggap dalam melakukan tugasnya terutama dalam pembuatan mall middle size.
Karena selama ini bagian Development tidak berperan dalam proses pemesanan bahan baku, maka terkadang pembuatan mall middle size dilakukan selam 4 hari sampai 5 hari. Tetapi pada sistim baru ini Development memegang peranan yang sangat vital dalam pengerjaan mall middle size. Pembuatan mall middle size harus selesai dalam waktu 3 hari kerja atau 21 jam kerja. Penambahan job description secara tertulis memang tidak ada, tetapi secara tersirat pengaruhnya sangat penting. Keseluruhan job description beserta tugas-tugasnya dapat dilihat pada lembar Lampiran 9.
4.10.4.2. Departemen PPC
Pada departemen ini penambahan job description dilakukan pada saat kesanggupan order teijadi maka PPC menunggu mall middle size dari bagian Development lalu mengerjakan perhitungan kebutuhan bahan baku dengan acuan mall middle size tersebut. Selain itu PPC juga harus merencanakan dan memesan kebutuhan safety stock tiap awal bulan agar pada akhir bulan atau awal bulan depan safety stock bahan baku dapat tersedia. PPC juga melakukan pemesanan kekurangan dari bahan baku tersebut jika kebutuhan bahan baku lebih besar daripada safety stock. Keseluruhan job description beserta tugas-tugasnya dapat dilihat pada lembar Lampiran 10.
4.10.4.3, Departemen Gudang
Sistem baru memberikan tugas tambahan bagi bagian Gudang, untuk bertanggung jawab atas penginputan data bahan baku safety stock keluar atau masuk dari atau ke gudang. Data yang diinputkan ini akan diberikan kepada PPC lewat kartu stok. Penginputan data bahan baku keluar atau masuk, dilakukan pada akhir jam kerja tiap harinya. Hal ini dilakukan karena informasi data stok di gudang yang terus diperbaharui sangat diperlukan oleh PPC dalam memutuskan persetujuan permintaan sesuai delivery date yang diajukan oleh customer.
Keseluruhan job description baru beserta tugas-tugasnya dapat dilihat pada lembar Lampiran 11.
4.10.5. Form yang Mengalir
Form-form yang mengalir dalam sistem PPC baru adalah;
4.10.5.1. Form lama yang masih digunakan
Desain sistem PPC baru dirancang sedemikian rupa dengan memperhatikan kondisi yang terjadi di perubahan dengan meminimalisasi perubahan. Hal ini pula yang menjadi acuan pembuatan form baru dan tetap dipertahankannya beberapa form lama.
4.10.5.2. Form baru
Form baru yang dibuat hanya ada 1 buah form saja yaitu form pemesanan safety stock. Form ini merupakan pemesanan kebutuhan safety stock bahan baku yang dibuat oleh PPC berdasarkan peramalan bahan baku yang terus dibutuhkan dan proses pemesanannya lama. Laporan ini dibuat oleh PPC dan sudah disetujui sebelumnya oleh Marketing. Laporan ini dibuat rangkap 5 masing- masing sebagai dokumen, diberikan kepada Marketing, Pembelian, dan kepada Direktur Utama. Form dapat dilihat pada tabel 4.27. Form ini bukan form pemesanan, tapi laporan kebutuhan bahan baku yang akan dd-safety stock. Setelah ditandatangani PPC, Marketing, Pembelian, dan Direktur Utama. Form ini diserahkan ke Pembelian dan dilakukan pemesanan ke supplier bahan baku tersebut.
LAPORAN KEBUTUHAN SAFETY STOCK Tanggal ;
Kode Item Deskripsi Jumlah Keterangan
Diketahui Disetujui
(Direktur Utama) (Pembelian) (Marketing) (PPC)
Gambar 4.11 .Form Laporan Kebutuhan Safety Stock
4.1L Validasi
Secara subyektif, validasi dilakukan dengan melakukan wawancara langsung terhadap Kepala Bagian PPC, Kepala Bagian Development, Kepala Bagian Marketing, Kepala Bagian Pembelian dan yang terakhir Direktur Utama.
Keenam bagian tersebut dianggap sebagai bagian yang mengerti dengan jelas
mengenai Sistem PPC, dimana bisa memberikan penilaian secara objektif yang berkaitan dengan perencanaan safety stock kebutuhan bahan baku dan alur sistem PPC baru yang terintegrasi dalam konsep sistem PPC yang baru, serta penggunaannya di lapangan secara langsung. Diharapkan Kepala bagian PPC dapat memberikan keputusan layak tidaknya konsep sistem PPC baru yang telah disusun. Hasil dan analisa validasi konsep sistem PPC baru dapat dilihat pada bab selanjutnya.