Memahami Organisasi dan Konteksnya
Sebagai unit yang diselenggarakan di bawah Institut, IAIN Palangka Raya dipimpin oleh Rektor yang dituntut untuk mengedepankan kualitas, kuantitas dan produktifitas dalam pengembangan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, Rektor IAIN Palangka Raya dibantu oleh Wakil Rektor Bidang Akademik dan Pengembangan Kelembagaan, Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama. Hal ini dapat dilihat di struktur organisasi IAIN Palangka Raya.
Untuk penerapan sistem standar mutu, IAIN Palangka Raya mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu Dikti dan ISO 9001:2015 yang mengutamakan continuous improvement yang meliputi semua proses kerja yang ada sesuai dengan kriteria dan metode serta ketersediaan sumber daya manusia, keuangan dan infrastruktur
34
sehingga efektifitas operasional dan pengendalian proses dapat berjalan dengan baik.
IAIN Palangka Raya menentukan isu-isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategis penyelenggaraannya. Serta hal-hal lain yang mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutunya. Organisasi memantau dan meninjau informasi mengenai isu-isu ini.
Misi IAIN Palangka Raya kemudian dijabarkan dalam sasaran dan program kerja yang dilaksanakan. Untuk itu perlu dilakukan analisis situasi terhadap kondisi internal dan eksternal saat ini. Analisis internal untuk mengenali kekuatan dan kelemahan IAIN Palangka Raya. Analisis eksternal untuk mengindentifikasi peluan dan ancaman yang berpotensi mempengaruhi IAIN Palangka Raya mencapai visi dan misinya. Pada akhirnya, analisis ini dipergunakan sebagai dasar penyusunan strategi, program dan kegiatan.
Kebutuhan dan Harapan Pihak Terkait
Sejatinya, IAIN Palangka Raya menjadi lembaga penyelenggara pendidikan tinggi yang selalu berusaha meningkatkan mutu layanan pendidikan. Karena itu, dirasa perlu untuk menginventarisir kebutuhan dan harapan dari para pemangku kepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutunya.
35
Dari proses tersebut, berikut jabaran mengenai pihak yang terkait dengan kebutuhan dan harapan.
No Pihak Terkait Kebutuhan dan Harapan
1 Mahasiswa Masa Studi yang Relatif Cepat
Indeks Prestasi Kumulatif yang relatif Tinggi
Unggul dalam kompetensi
Kelengkapan Sarana dan
Prasarana
2 Orangtua Biaya kuliah yang relatif murah
Masa Studi yang relatif cepat Indeks Prestasi Kumulatif yang relatif tinggi
Unggul dalam kompetensi
Berkarakter dan berakhlakul karimah
Kelengkapan sarana dan
prasarana 3 Stakeholders/Pengguna
Lulusan
Terpenuhinya kebutuhan
kompetensi yang sesuai Tuntutan yang tidak tinggi
4 Pemerintah Mendukung tercapainya daya
36
Kontribusi positif bagi percepatan dan pengembangan ekonomi dan industri nasional maupun usaha kecil dan menengah
Kontribusi positif bagi
pembangunan mental dan
pendidikan masyarakat
pedalaman
5 Asosiasi Keahlian Keterlibatan dalam
pengembangan kurikulum
sehingga dapat mengarahkan kompetensi lulusan.
Menetapkan Lingkup Sistem Manajemen Mutu
IAIN Palangka Raya menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu termasuk di dalamnya proses yang diperlukan dan interaksinya sesuai dengan persyaratan dari standar nasional yang ada di Indonesia. IAIN Palangka Raya menetapkan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh unit dan bagian serta :
37
a. Menentukan input yang diperlukan dan output yang diharapkan dari proses ini;
b. Menentukan urutan dan interaksi dari proses ini;
c. Menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (termasuk pemantauan, pengukuran dan indikator performa yang terkait) untuk memastikan pengerjaan dan pengendalian yang efektif dari proses ini;
d. Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk prosesn memastikan ketersediannya;
e. Menugaskan tanggungjawab dan wewenang untuk proses ini; f. Mengatasi resiko dan peluang seperti yang ditentukan;
g. Mengevaluasi proses dan menerapkan perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses mencapai hasil yang diinginkan;
h. Meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu.
KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan dan Komitmen Umum
Pimpinan puncak menunjukan kepemimpinan dan komitmennya dengan sistem manajemen mutu dengan hal berikut:
38
b. Memastikan bahwa kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan untuk sistem manajemen mutu sesuai dengan konteks dan arah strategis organisasi;
c. Memastikan integrasi dari persyaratan sistem manajemen mutu ke dalam proses kerja organisasi;
d. Mendorong penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis resiko;
e. Memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu;
f. Mengkomunikasikan pentingnya efektifitas sistem manajemen mutu dan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen mutu;
g. Memastikan sistem manajemen mutu mencapai hasil yang diinginkan;
h. Mengikutsertakan, mengarahkan dan mendukung personel untuk berkontribusi terhadap efektifitas sistem manajemen mutu;
i. Mendorong peningkatan;
j. Mendukung tugas manajemen lain yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinan mereka sesuai dengan area tanggungjawabnya.
39
Manajemen IAIN Palangka Raya menunjukkan komitmennya terhadap penerapan sistem manajemen mutu dengan cara :
a. Menetapkan dan memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan perundangan yang terkait.
b. Mengkomunikasikan pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan yang terkait.
c. Menetapkan Kebijakan Mutu. d. Memastikan Sasaran Mutu.
e. Melaksanakan Tinjauan Manajemen di tingkat Institusi. f. Menyediakan sumber daya yang memadai.
g. Menetapkan Kebijakan Mutu, Manual Mutu dan Renstra Institut.
h. Menetapkan Standar Pelayanan Minimum.
i. Menetapkan kebijakan pemenuhan sumber daya untuk mendukung ketercapaian Renstra Institut dan Kebijakan Mutu.
Lembaga Penjaminan Mutu :
a. Melakukan pemantauan penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan kebijakan mutu.
b. Melakukan kajian sistem manajemen mutu secara periodik sesuai dengan perubahan perundangan yang berlaku serta kebijakan Institut.
40
Biro, Lembaga, Fakultas, UPT dan satuan kerja lainnya bertugas :
a. Mengkomunikasikan kebijakan mutu serta sistem manajemen mutu yang menjadi acuan pelaksanaan tugas sesuai tupoksi. b. Menetapkan prosedur mutu sebagai penjabaran kebijakan
mutu di tingkat satuan kerja manajemen.
c. Menetapkan sasaran mutu yang merujuk pada Renstra Institut. d. Menetapkan sistem serta penyediaan sumber daya yang bertujuan memastikan ketercapaian sasaran kinerja sebagaimana tertuang dalam Renstra Institut.
e. Melakukan pengukuran ketercapaian sasaran kinerja secara periodik.
f. Melakukan tinjauan manajemen di tingkat Biro, Lembaga, Fakultas, UPT dan satuan kerja manajemen lainnya.
g. Melaksanakan pelayanan sesuai dengan Standar Pelayanan Minimum.