MELAKSANAKAN AUDIT LAPANGAN
KOTAK-5. TEKNIK WAWANCARA
Hal-hal yang seharusnya dilakukan oleh Auditor saat berwawancara: • Perlakukan interviewee ’berstatus sama’;
• Bersikap sopan, bersahabat, netral/tidak berpihak, dan objektif; • Gunakan pertanyaan terbuka (open question);
• Bertanya dengan bahasa yang mudah dipahami, jelas dan ringkas; • Setiap bertanya hanya mengajukan satu pertanyaan;
• Secara periodik memberikan ringkasan wawancara untuk menguji kebenaran pemahaman auditor;
Hal-hal yang harus dihindari Auditor saat berwawancara: • Bertanya dengan pertanyaan yang kompleks dan rumit;
• Pertanyaan yang mengarahkan kepada jawaban yang tidak objektif (leading question); • Menggunakan pertanyaan tertutup (close question);
• Menggunakan penilaian, opini, dan pandangan pribadi terhadap pernyataan interviewee; • Mendebat, beradu argumentasi, mengintimidasi, dan membuat interviewee merasa bersalah;
• Interviewee mengendalikan situasi audit dan jalannya wawancara;
• Terlalu banyak mencatat;
• Menggunakan humor yang berlebihan;
• Melampaui batas waktu wawancara yang disepakati tanpa pemberitahuan kepada interviewee.
3.3.5 Mendokumentasikan Fakta dan Bukti Audit
Fakta dan bukti audit yang terkumpul hendaknya didokumentasikan untuk keperluan penelusuran kembali fakta dan bukti audit. Dalam wawancara, penting diperhatikan untuk mencatat nama dan jabatan/fungsi dari personil yang diwawancarai serta kapan dan dimana wawancara tersebut dilaksanakan. Untuk fakta dan bukti berupa dokumen/rekaman, hendaknya Auditor merekam identitas dokumen (judul, tanggal terbit, penanggungjawab). Bila diperlukan untuk kajian mendalam, dokumen/rekaman penting dapat dimintakan salinannya kepada Auditi, namun perlu diperhatikan status pengendalian dokumen tersebut, apakah dokumen terkendali atau tidak terkendali.
Dokumentasi fakta dan bukti audit dapat berupa gambar/video. Untuk dokumentasi kategori ini, hendaknya diperhatikan identifi kasi-nya, seperti lokasi, waktu, dan objek dari gambar/video tersebut.
3.4 Koordinasi dan Komunikasi Tim Audit
Selama kegiatan audit lapangan, sangat penting dilakukan komunikasi diantara Tim audit, dan antara Tim audit dengan Auditi dan Klien. Tim audit hendaknya berkomunikasi dan berdiskusi secara berkala pada waktu tertentu selama audit lapangan berlangsung, untuk pertukaran informasi, mengevaluasi kemajuan audit, dan kesesuaian tugas dan peran diantara anggota Tim audit sesuai situasi dan kebutuhan lapangan. Diskusi Tim audit dapat dilaksanakan pada setiap kesempatan istirahat atau jeda, atau pada setiap akhir hari kegiatan audit lapangan.
Selama audit lapangan berlangsung, Ketua Tim audit hendaknya secara berkala mengkomunikasikan perkembangan pelaksanaan audit dan setiap hal penting dan kritikal yang dijumpai di lapangan kepada Auditi, dan bila diperlukan juga kepada Klien, khususnya bila ada hal-hal yang membutuhkan keputusan atau kesepakatan bersama. Bukti audit yang dikumpulkan selama audit lapangan yang menunjukan resiko lingkungan bermakna dan penting (misalnya kejadian pencemaran limbah B3 dan/atau kontaminasi tanah yang sedang dan masih berlangsung) harus segera dilaporkan kepada Auditi tanpa ditunda, dan bila diperlukan juga kepada Klien.
Bila bukti audit yang diperoleh selama kegiatan audit lapangan menunjukan bahwa tujuan audit tidak dapat tercapai, Ketua Tim audit hendaknya melaporkan situasi tersebut kepada Klien, agar dapat diputuskan tindakan yang tepat. Tindakan tersebut dapat mencakup konfi rmasi ulang atau penyesuaian rencana audit, perubahan tujuan atau lingkup audit, atau penghentian audit.
hendaknya Ketua Tim audit mengkaji dan mengevaluasinya terlebih dahulu secara seksama. Perubahan lingkup audit selama kegiatan audit lapangan dapat dilakukan oleh Ketua Tim audit, namun harus mendapat persetujuan Klien.
3.5 Diskusi dan Evaluasi Hasil Audit Lapangan
Seluruh fakta/informasi yang terkumpul hendaknya divalidasi dalam hal keakuratan, kehandalan, kecukupan, dan kesesuaiannya untuk memenuhi tujuan audit. Ketua Tim audit hendaknya mengidentifi kasi konsekuensi dari keterbatasan informasi yang diperoleh selama kegiatan audit lapangan, dan hal ini hendaknya dikomunikasikan kepada Klien secepatnya. Demikian pula jika diperoleh informasi berharga di luar lingkup audit, namun dapat memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan audit, maka informasi tersebut sebaiknya dikomunikasikan pula kepada Klien.
Bukti audit yang telah terverifi kasi hendaknya dievaluasi terhadap kriteria audit yang telah ditetapkan untuk menghasilkan temuan audit. Temuan audit adalah ‘hasil penilaian dan evaluasi terhadap bukti-bukti audit yang terkumpul setelah membandingkan dengan kriteria audit yang disepakati’. Temuan audit dapat berupa ketaatan/kesesuaian (compliance/conformity) atau ketidaktaatan/ ketidaksesuaian (incompliance/non-conformity). Bila tercakup dalam tujuan dan lingkup audit, maka temuan audit dapat pula mengidentifi kasi peluang peningkatan atau penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan (area of
concern atau area for improvement).
Walaupun tidak tercakup dalam lingkup audit, temuan ketaatan/kesesuaian terhadap kriteria audit sebaiknya juga dirangkum untuk memperagakan ketaatan/kesesuaian tapak, fungsi atau proses yang diaudit. Bila tercakup, setiap temuan ketaatan/kesesuaian dan bukti pendukungnya hendaknya didokumentasikan. Temuan ketidaktaatan/ketidaksesuaian hendaknya ditinjau bersama dengan Auditi untuk memperoleh kepastian bahwa bukti audit adalah ‘akurat’, selain untuk memastikan bahwa temuan dipahami oleh Auditi. Bila terdapat perbedaan pendapat perihal bukti dan/atau temuan audit, hendaknya Tim audit berupaya menyelesaikannya dengan Auditi sebelum pertemuan penutup.
Sebelum dilakukan pertemuan penutup untuk melaporkan hasil audit lapangan, Tim audit hendaknya berdiskusi, untuk:
a. mengkaji ulang seluruh temuan audit dan bukti audit lainnya yang relevan, dengan mengacu pada tujuan dan lingkup audit; dan
b. merumuskan dan menyepakati kesimpulan audit, dengan mempertimbang¬kan adanya faktor keti-dakpastian dalam proses audit;
Temuan audit harus akurat dan objektif, tidak subjektif atau menggunakan opini pribadi, jelas dan didukung oleh bukti audit yang terverifi kasi, serta mudah dipahami oleh Auditi. Oleh karenanya, pernyataan temuan audit hendaknya memuat:
a. Apa bukti yang diperoleh dan bagaimana cara memperolehnya; b. Dimana dan kapan bukti diperoleh;
c. Proses/fungsi/area kerja yang diaudit; dan
d. Persyaratan atau kriteria audit yang harus dipenuhi.
Bila diperlukan, Tim audit dapat mengelompokkan temuan ketidaktaatan/ ketidaksesuaian, untuk memberikan penekanan atau fokus dan prioritas dalam melakukan tindakan perbaikan, misalnya kategori temuan sangat penting (major) dan cukup penting (minor). Seluruh temuan dan bukti audit pendukungnya harus direkam dan didokumentasikan.
3.6 Menyusun Laporan Hasil Audit Lapangan
Laporan hasil audit lapangan merupakan laporan sementara, bukan merupakan laporan fi nal (akhir). Laporan ini umumnya berupa laporan ringkas, hanya memuat proses audit lapangan yang dilakukan, temuan audit, kesimpulan audit sementara, dan keterbatasan audit (bila ada).
Ketua Tim audit bertanggungjawab untuk menyusun laporan hasil audit lapangan, dibantu oleh Anggota Tim audit lainnya. Perubahan terhadap temuan maupun kesimpulan audit sementara dimungkinkan terjadi pada laporan audit lengkap (akhir), berdasarkan hasil diskusi dan tanggapan/klarifi kasi Auditi pada pertemuan penutup dan/atau evaluasi ulang fakta dan bukti audit saat Tim audit menyusun laporan akhir.
3.7 Pertemuan Penutup
Sebelum meninggalkan tapak kegiatan Auditi dan mengakhiri kegiatan audit lapangan, Tim audit hendaknya melaksanakan pertemuan penutup. Tujuan dari pertemuan penutup ini adalah untuk memaparkan temuan dan kesimpulan audit sementara kepada Auditi, serta memperoleh kesepakatan Auditi atas hasil audit lapangan.
Pertemuan penutup dipimpin oleh Ketua Tim audit, dihadiri oleh Wakil Manajemen Auditi, dan bila sesuai dapat pula dihadiri oleh Klien. Dalam pertemuan penutup ini, Ketua Tim audit hendaknya memberitahukan kepada Auditi tentang situasi yang dijumpai selama audit yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit.
Pertemuan penutup hendaknya dilaksanakan secara formal, dan risalah pertemuan termasuk rekaman kehadiran, sebaiknya didokumentasikan. Tim audit harus memberikan kesempatan kepada Auditi untuk melakukan klarifi kasi dan/atau sanggahan/keberatan atas temuan dan kesimpulan audit. Setiap perbedaan pendapat yang terkait dengan temuan dan/atau kesimpulan audit antara Tim audit dan Auditi hendaknya didiskusikan, dan bila memungkinkan saat itu pula diselesaikan/disepakati. Bila tidak dapat diselesaikan, seluruh pendapat yang disampaikan dalam pertemuan penutup hendaknya dicatat dan didokumentasikan, untuk nantinya dimuat dalam laporan audit akhir.