dalam rencana audit (audit plan) dan sepatutnya mampu membantu Klien untuk memahami temuan dan kesimpulan audit.
Hal pertama yang hendaknya dilakukan Tim audit dalam persiapan penyusunan laporan audit adalah mengorganisasikan dan melengkapi dokumen kerja auditor, termasuk protokol audit, fakta dan bukti terverifi kasi, temuan audit, dan dokumen pendukung temuan audit, serta dokumen administrasi lainnya. Laporan audit hendaknya dirancang untuk kebutuhan dan kepentingan Klien, termasuk kelompok sasaran penerima dan pengguna laporan audit yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, perlu pula dipertimbangkan bahwa laporan audit hendaknya mudah dipahami oleh Auditi, sehingga Auditi mampu menyusun dan melaksanakan tindakan perbaikan, pencegahan, dan peningkatan dan/atau penyempurnaan unjuk kerja pengelolaan lingkungan.
Laporan audit hendaknya mampu memperagakan informasi yang objektif, jelas, ringkas, dan akurat. Tipe informasi dan tingkat kerincian yang dimuat dalam laporan audit tergantung pada kompleksitas dan taraf kepentingan topik audit.
4.2 Evaluasi Bukti Audit dan Temuan Audit
Laporan hasil audit lapangan dan hasil diskusi dengan Auditi pada pertemuan penutup hendaknya dikaji dan dievaluasi kembali oleh Tim Audit, dan menjadi dasar pertimbangan dalam menyusun laporan audit akhir (fi nal). Demikian pula, seluruh bukti terverifi kasi hendaknya divalidasi dalam hal keakuratan, kehandalan, kecukupan, dan kesesuaiannya.
Penting diperhatikan bahwa temuan audit harus ‘relevan’ dengan tujuan audit dan ‘objektif’, dalam arti temuan audit bebas dari bias, tidak ada faktor yang mempengaruhi keputusan terhadap temuan, dan didukung oleh bukti audit terverifi kasi. Peran Ketua Tim audit sangat penting dalam evaluasi ulang bukti audit dan menetapkan keputusan temuan audit. Karenanya, Ketua Tim audit harus memastikan dan meyakini benar bahwa seluruh temuan yang akan diterbitkan didukung oleh bukti yang cukup dan telah diverifi kasi. Walaupun bukti dan temuan audit diperoleh dan diusulkan oleh anggota tim audit, ketetapan temuan merupakan kewenangan Ketua Tim audit, dan setelah ketetapan temuan diputuskan, maka tanggungjawab atas temuan sepenuhnya berada pada Ketua Tim audit.
Salah satu cara mudah untuk menentukan apakah suatu temuan dinilai cukup dan memadai adalah
PELAPORAN
AUDIT
dengan melakukan ‘cross review’ diantara anggota tim audit. Suatu temuan dinilai cukup dan memadai secara kualitas dan kuantitas, bila lebih dari seorang auditor yang kompeten dan mandiri menghasilkan penilaian yang sama terhadap sekumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan menggunakan kriteria audit yang sama.
4.3 Menetapkan Kesimpulan dan Rekomendasi Audit
Saat akan merumuskan dan menetapkan kesimpulan audit, Ketua Tim audit hendaknya memperhatikan dan mempertimbangkan adanya faktor ‘ketidakpastian’ dalam proses audit. Hal ini penting dipertimbangkan agar kesimpulan audit tidak berlebihan dan berlandaskan atas bukti audit terverifi kasi.
Patut diperhatikan oleh Ketua Tim audit bahwa kesimpulan audit harus mampu menjawab tujuan audit sebagaimana termuat dalam dokumen rencana audit yang telah disepakati Klien. Selain itu, kesimpulan audit hendaknya dapat pula mencakup hal-hal berikut, misalnya:
a. Keluasan dari ketaatan atau ketidaktaatan Auditi terhadap kriteria audit;
b. Efektifi tas penerapan, pemeliharaan, dan peningkatan/penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan hidup.
c. Kemampuan proses evaluasi dari manajemen Auditi dalam memastikan keberlanjutan (sustainability) penaatan, kecukupan, efektifi tas, dan peningkatan/ penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan hidup.
Kesimpulan audit tidak perlu mengulang kembali hasil-hasil temuan audit, namun bila diperlukan temuan audit dapat dikelompokkan berdasarkan kategori sesuai dengan permintaan/kepentingan Klien, seperti jumlah temuan audit berdasarkan area/fungsi kerja, atau komponen/media lingkungan, atau tingkat kepentingan dampak/bahaya yang ditimbulkan.
Rekomendasi audit merupakan suatu arahan tentang hal-hal yang perlu dilakukan Auditi dalam rangka menindaklanjuti hasil temuan audit. Sifat dari rekomendasi audit adalah rekomendasi umum (general
recommendation), bukan rekomendasi teknikal yang rinci. Penyusunan rekomendasi audit dilandasi oleh
hasil temuan audit dan kesimpulan audit, dan hendaknya mampu memberikan arahan dan kerangka bagi Auditi untuk menyusun tindakan perbaikan dan pencegahan, dan/atau peningkatan unjuk kerja pengelolaan lingkungan. Rekomendasi audit dapat berupa arahan untuk:
• perbaikan dan/atau pencegahan dari suatu ketidaktaatan atau penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan lingkungan hidup;
• meningkatkan efektifi tas pengelolaan lingkungan hidup agar kinerja pengelolaan lingkungan meningkat;
• menghindari terjadinya suatu resiko/bahaya lingkungan yang membahayakan kesehatan dan keselamatan manusia serta lingkungan hidup.
4.4 Menyusun Laporan Audit
Dalam penyusunan laporan audit, tidak ada ketentuan baku yang mengatur format atau sistematika laporan audit. Format atau sistematika setiap laporan audit dapat berbeda-beda, tergantung kepada kepentingan dan keinginan Klien. Tim audit diberikan keleluasaan untuk memaparkan laporan audit dalam sistematika yang paling sesuai dengan tujuan dan lingkup audit. Namun perlu diingat dan diperhatikan bahwa sistematika laporan audit hendaknya disepakati terlebih dahulu dengan Klien saat penyusunan dokumen rencana audit. Bila terjadi perubahan yang tidak sesuai dengan rencana audit, hendaknya Ketua Tim audit
menyampaikan dan meminta persetujuan Klien sebelum memutuskan menggunakan sistematika laporan audit yang baru.
Walaupun format dan sistematika laporan dapat berbeda-beda, namun pada umumnya laporan audit memuat 4 (empat) unsur/bagian pokok, yaitu:
a. Informasi Umum; bagian ini memuat dan menjelaskan informasi umum tentang latar belakang dan tujuan audit, identitas pihak yang terlibat dalam audit, serta proses audit dan pelaksanaannya, termasuk lingkup dan kriteria audit, serta metodologi audit.
b. Temuan Audit; bagian ini merupakan bagian utama isi laporan yang memuat hasil audit. Sistimati-ka paparan temuan audit dapat disusun berdasarSistimati-kan pendeSistimati-katan lingkup audit menurut organisasi fungsional, proses, area kerja, tapak kegiatan/fasilitas, komponen dan isu lingkungan, atau kombi-nasi diantaranya.
c. Kesimpulan Audit; bagian ini memuat evaluasi menyeluruh temuan audit dan secara jelas mampu menjawab tujuan audit yang ditetapkan dalam rencana audit. Pada bagian ini, bila sesuai, dapat pula dimuat rekomendasi atau saran tindak lanjut audit.
d. Lampiran; bagian ini memuat data dan/atau informasi pendukung yang penting dan relevan den-gan temuan audit, seperti protokol audit, daftar dokumen/rekaman yang diperiksa/dievaluasi, daf-tar personil yang diwawancarai, dafdaf-tar fasilitas yang diobservasi, dan informasi lainnya.
Laporan audit hendaknya lengkap, akurat, jelas dan ringkas, artinya siapapun pihak berkepentingan yang membaca laporan audit dapat langsung memahami esensi pokok isi laporan audit, tanpa harus mendapat penjelasan terlebih dahulu dari Tim Audit, misalnya melalui proses presentasi/paparan laporan audit. Laporan audit hendaknya menyajikan dokumentasi yang cukup, termasuk rujukan dan informasi kunci, untuk mendukung temuan audit yang termuat dalam laporan, dan memungkinkan dilakukannya evaluasi ulang audit di waktu mendatang, dan/atau oleh pihak lain.
Sebagai suatu bentuk pertanggung-gugatan, laporan audit harus ditanda-tangani oleh Ketua Tim audit dengan membuat pernyataan bertanggungjawab penuh terhadap kebenaran dan akurasi laporan audit. KOTAK-7. CAKUPAN LAPORAN AUDIT
Laporan audit ‘minimal’ harus mencakup atau memuat hal berikut: a. tujuan audit;
b. lingkup audit, khususnya identifi kasi unit organisasi dan fungsional atau proses yang diaudit dan rentang waktu yang dicakup dalam audit;
c. identitas Klien dan Auditi;
d. identitas Tim audit (Ketua dan anggota, serta tenaga ahli); e. identitas tapak kegiatan Auditi;
f. waktu (tanggal) dan lamanya proses audit, termasuk jadual proses audit keseluruhan
g. ringkasan proses audit, termasuk adanya faktor ketidakpastian, keterbasan, dan/atau setiap hambatan yang dihadapi, yang dapat menyebabkan berkurangnya tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit;
h. kriteria audit; i. temuan audit; j. kesimpulan audit.
4.5 Pengesahan, Kepemilikan, dan Distribusi Laporan Audit
Laporan audit hendaknya diterbitkan dan diserahkan kepada Klien pada waktu yang telah disepakati dalam rencana audit. Bila hal ini tidak memungkinkan, misalnya terjadi penundaan, hendaknya alasan penundaan tersebut dikomunikasikan kepada Klien, dan tanggal terbit yang baru hendaknya ditetapkan dan disepakati kembali.
Laporan audit hendaknya diberi tanggal terbit. Laporan audit yang telah disetujui Klien hendaknya diberikan tanda bukti pengesahan laporan tersebut oleh Klien. Secara prinsip, hak kepemilikan laporan audit ada pada Klien, sehingga merupakan kewenangan Klien pula untuk menentukan pihak-pihak penerima laporan audit.
Pada dasarnya laporan audit bersifat rahasia (confi dential), namun ketentuan kerahasiaan tersebut merupakan wewenang Klien untuk menentukan apakah laporan audit bersifat rahasia atau terbuka untuk publik. Selain itu, bila ketentuan hukum menyatakan laporan audit tertentu dapat dibuka kepada publik, maka hal tersebut dapat dilakukan.
Tim audit dan seluruh penerima laporan audit dari Klien hendaknya menghormati dan memelihara kerahasiaan laporan, dengan tidak melakukan publikasi laporan audit kecuali diperintahkan dan mendapat ijin dari Klien.
4.6 Akhir Audit
Proses audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang termuat dalam rencana audit telah dilaksanakan, dan laporan audit telah disetujui dan disahkan oleh Klien audit, serta laporan telah didistribusikan. Dokumen dan/atau rekaman yang terkait dengan audit sebaiknya disimpan atau dimusnahkan melalui kesepakatan antara pihak-pihak yang berpartisipasi dalam audit, dan memperhatikan ketentutan peraturan perundang-undangan dan persyaratan yang berlaku.
4.7 Kerahasiaan
Seluruh dokumen, rekaman, data, dan informasi yang berkaitan dengan proses dan hasil audit bersifat rahasia. Tim audit hendaknya menghormati dan menjaga kerahasiaan tersebut, dan hanya membuka informasi tersebut kepada Klien dan/atau pihak-pihak yang mendapat ijin dari Klien.
Sifat kerahasian proses dan hasil audit mengikat secara hukum, dan hendaknya pernyataan kerahasiaan Tim audit (confi dential statement) tersebut didokumentasikan dalam laporan audit.
Pernyataan kerahasiaan Tim audit, berisi pernyataan untuk menjaga kerahasiaan seluruh data dan informasi k. area atau bidang yang tidak dapat di-audit, meskipun ditetapkan dalam lingkup audit;
l. keterbatasan data/informasi yang tersedia dan konsekuensinya terhadap audit, pengecualian, perubahan dan penyimpanangan dari lingkup audit yang telah disepakati dan disetujui;
m. setiap perbedaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara Tim audit dan Auditi; n. rekomendasi perbaikan dan peningkatan;
o. pernyataan kerahasiaan Auditor.
yang diperoleh selama proses pelaksanaan audit, dan tidak akan membuka atau memaparkan data dan informasi yang diperolehnya tersebut kepada pihak lain tanpa persetujuan Klien.
4.8 Tindak Lanjut Audit
Laporan audit, termasuk rekomendasi audit yang telah disetujui dan disahkan oleh Klien hendaknya ditindaklanjuti oleh Auditi, dengan menyusun rencana atau program tindakan perbaikan dan pencegahan (CPAP-corrective and preventive action plan). CPAP sepenuhnya adalah tanggungjawab Auditi untuk menyusun dan melaksanakannya.
Untuk menjamin dan memastikan bahwa CPAP dilaksanakan dengan cara yang tepat, Auditi hendaknya terlebih dahulu melakukan investigasi dan menganalisa ‘akar penyebab’ ketidaktaatan/ketidaksesuaian. Hasil investigasi dan analisa tersebut selanjutnya menjadi dasar bagi penyusunan CPAP.
CPAP hendaknya memadai dan sesuai dengan besarnya masalah dan dampak/bahaya lingkungan yang ditimbulkan, serta mencakup tindakan penanganan ketidaktaatan/ ketidaksesuaian yang bersifat aktual (sedang terjadi) maupun yang potensial (mungkin akan terjadi), sebagaimana berikut:
a. a) Ketidaktaatan ‘aktual’, mencakup:
• Tindakan perbaikan untuk mengendalikan, mengatasi, dan memulihkan dampak lingkungan yang sedang terjadi, atau disebut pula dengan tindakan koreksi,
• Tindakan pencegahan untuk mencegah berulangnya kembali ketidaktaatan /ketidaksesuaian (avoid recurrence) yang sama di masa mendatang, atau disebut pula dengan tindakan korektif. b. Ketidaktaatan ‘potensial’, yaitu suatu tindakan pencegahan untuk menghindari/mencegah agar
ti-dak terjadi penyimpangan/ketiti-daktaatan dan dampak/bahaya lingkungan (avoid occurrence), atau disebut pula dengan tindakan pencegahan.
Dalam menyusun CPAP, hendaknya dilengkapi dengan kerangka waktu penyelesaian dan disepakati oleh Klien. Secara berkala, Auditi hendaknya memberikan informasi kepada Klien tentang status dan kemajuan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakannya tersebut. Untuk memastikan CPAP dilaksanakan dengan efektif dan sesuai rencana, Klien dapat melakukan verifi kasi terhadap penyelesaian dan efektifi tas dari tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakan Auditi tersebut.
Selain persyaratan kompetensi yang ditunjukkan oleh sertifi kat kompetensi Auditor Lingkungan Hidup, seorang Auditor hendaknya memiliki dan mampu memperagakan seperangkat atribut personal berikut dalam melaksanakan proses audit:
• Ber-etika (ethical); adil, jujur, mengungkapkan kebenaran, dan bijaksana
• Berpikiran terbuka (open minded); bijak dalam mempertimbangkan ide atau pendapat alternatif • Diplomatis (diplomatic); bijak dalam berkomunikasi dan berhadapan dengan orang lain
• Pemerhati keadaan sekitar (observant); selalu aktif memperhatikan kegiatan dan kondisi lingkungan yang ada di sekitarnya
• Cerdas (perceptive); peduli dan mampu memahami berbagai situasi • Luwes (versatile); mampu beradaptasi pada berbagai situasi yang berbeda • Gigih (tenacious); memiliki kegigihan & berfokus untuk mencapai tujuan
• Tegas (decisive); mampu menyimpulkan sesuatu dengan cepat berdasarkan alasan dan analisa yang logis
• Percaya diri (self reliant); mampu bertindak dan bekerja secara mandiri sekaligus berinteraksi secara efektif dengan yang lainnya
Dalam menjalankan profesinya, seorang Auditor hendaknya menerapkan dan memelihara etika profesi Auditor sebagai berikut:
1. Cerdas, jujur, objektif dalam setiap menjalankan tugas pekerjaan. Tidak memuat pernyataan dalam laporan audit yang dipercaya tidak benar atau menyesatkan yang disebabkan oleh kurangnya informasi.
2. Jika menjumpai kegiatan Auditi yang melanggar hukum (ilegal) atau berpotensi bahaya hendaknya segera menginformasikan kepada wakil Auditi, dan kegiatan tersebut diberikan perhatian khusus, dan pemberitahuan tersebut harus dilakukan secara tertulis.
3. Tidak membuka rahasia hasil audit atau informasi apapun kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Klien, kecuali bila dipersyaratkan dan ditentukan oleh hukum.
4. Tidak melaksanakan kontrak atau tugas yang diketahui diluar kemampuan dan kapabilitas profesionalnya.
5. Tidak menerima apapun dan berapapun nilainya dari pihak-pihak yang dapat menyebabkan keberpihakan atau diasumsikan akan mempengaruhi keberpihakan penilaian profesionalnya. 6. Informasi dari Auditi, Klien atau organisasi lainnya tidak akan digunakan tanpa melakukan verifi kasi
dan validasi.
7. Seluruh proses audit akan dilaksanakan sesuai dengan standar dan acuan yang berlaku.
8. Akan memelihara rekaman (log sheet) dari seluruh pekerjaan audit yang dilakukan dan pelatihan yang diikuti.
9. Akan selalu terus menerus berupaya meningkatkan kemampuan, efektifi tas, dan mutu dari jasa profesionalnya.
10. Tidak akan berpartisipasi dalam audit yang tidak mampu dilakukan karena tidak fasih dalam bahasa yang disepakati dalam audit.