Suatu sistem informasi yang baik diharapkan mampu menyediakan informasi yang berguna dan berkualitas. Informasi yang berguna dan berkualitas dapat dinilai dari ketepatan waktunya dan relevansi dari informasinya. Untuk ketepatan waktu, suatu sistem informasi diharapkan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan secepat mungkin. Sedangkan untuk relevansi informasi, diperlukan suatu analisa mengenai kebutuhan sistem akan informasi.
4.3.2. Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada maupun sistem yang akan dibuat, yang akan dikembangkan secara logika.
DFD dari alat bantu hitung penyediaan bahan baku yang dibuat adalah sebagai berikut :
Gambar 4.9 menggambarkan aliran data antara aktifitas yang ada, serta kaitannya dengan elemen-elemen lain yang terdapat di dalam perusahaan. Aktivitas yang digambarkan pada DFD ini terdiri dari empat aktivitas, yaitu :
1. Aktifitas perencanaan jumlah produksi harian. Aktifitas ini dilakukan oleh bagian Perencanaan Produksi dan mengacu kepada permintaan konsumen per harinya.
2. Aktifitas pengisian data sisa penjualan / stock harian oleh bagian Penjualan. 3. Aktifitas pencetakan daftar belanja dan pembelian bahan baku oleh bagian
Pembelian.
4. Aktifitas pencetakan rekapitulasi belanja mingguan dan bulanan oleh bagian Pembelian yang nantinya akan diserahkan kepada bagian Keuangan.
4.3 3. Perancangan Model Matematis
Pada tahapan ini, perancangan didasarkan pada permasalahan yang ada, dengan harapan permasalahan tersebut dapat diatasi dengan baik. Sering terjadinya ketidakseimbangan antara jumlah produk yang tersedia (akumulasi dari sisa produk yang tidak terkirim, sisa penjualan hari sebelumnya dan jumlah produksi hari berjalan) dengan jumlah produk yang akan disupply keesokan harinya, yang sesuai dengan permintaan konsumen, merupakan permasalahan yang sering timbul. Hal ini sering membuat tingginya stock produk setiap harinya. Perusahaan menginginkan tidak adanya stock produk setiap harinya, karena perusahaan mengkhawatirkan stock
produk yang ada akan terakumulasi terus setiap hari hingga batas kadaluwarsanya, yang hanya selama satu minggu, terlampaui.
Perusahaan membuat forecast produksi berdasarkan jumlah permintaan konsumen perharinya, sehingga jumlah produk yang diproduksi tiap harinya diharapkan sama dengan jumlah permintaan konsumen. Namun pada kenyataannya, jumlah produk yang dihasilkan, terkadang melebihi jumlah forecast yang telah ditentukan atau dengan kata lain jumlah produk yang dihasilkan terkadang melebihi jumlah permintaan konsumen. Masalah ini terjadi karena bahan baku utama yang digunakan, sulit untuk diprediksi hasilnya, walaupun perusahaan telah memiliki standar hasil produk yang dapat dihasilkan oleh tiap-tiap bahan baku, yang didapatkan melalui serangkaian percobaan. Hal inilah yang menyebabkan terdapatnya sisa produk yang tidak terkirim kepada konsumen / distributor setiap harinya. Lihat lampiran 14.
Selain itu, hampir setiap hari juga, terdapat sisa produk yang tidak terjual. Sisa produk tersebut adalah sisa dari produk yang dikirim pada pengiriman satu hari sebelumnya, namun masih layak jual. Lihat lampiran 16.
Kedua hal tersebut diatas, tidak begitu diperhatikan oleh perusahaan dan tidak dijadikan sebagai faktor-faktor yang mempengaruhi penyediaan bahan baku setiap harinya, walaupun keinginan perusahaan adalah menghilangkan adanya stock. Kedua hal tersebut terakumulasi bersama jumlah produksi harian menjadi total produk yang tersedia setiap harinya, sehingga total produk yang tersedia, melebihi total permintaan konsumen.
Berdasarkan hal-hal diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan menyediakan bahan baku yang akan diolah hanya berdasar kepada total permintaan konsumen, tanpa memperhatikan jumlah stock produk yang ada setiap harinya. Kalaupun ada pengurangan jumlah penyediaan bahan baku, hal ini hanya didasarkan kepada feeling akan berapa banyak bahan baku yang harus disediakan, mengacu kepada stock yang ada. Namun hal ini masih tetap menimbulkan permasalahan yang sama.
Untuk mengatasi permasalahan diatas, maka suatu model matematis perlu dibuat. Model matematis ini, nantinya akan digunakan sebagai acuan perhitungan pada sistem. Berdasarkan penelitian, model matematis yang dapat dijadikan acuan perhitungan pada sistem adalah sebagai berikut :
JPB = (F2-S) : SH
dimana
JPB : Jumlah Bahan Baku F2 : Forecast Lusa S : Stock
SH : Standar Hasil
Pada persamaan diatas, jumlah bahan baku (JPB) adalah jumlah bahan baku yang disediakan untuk produksi esok, bukan untuk produksi hari kerja berjalan. Yang dilakukan pada hari kerja berjalan hanyalah pembelian bahan bakunya. Sedangkan
forecast (F2) yang digunakan adalah forecast lusa. Untuk jumlah stock (S) yang digunakan adalah gabungan dari sisa produk yang tidak terkirim pada hari kerja
berjalan dengan sisa penjualan (hasil pengiriman satu hari sebelumnya) yang terkumpul pada hari kerja berjalan pula. Dan yang terakhir adalah standar hasil (SH). Standar hasil ini merupakan standar produk yang dihasilkan oleh masing-masing bahan baku dan telah ditentukan perusahaan. Standar hasil ini dapat dilihat pada tabel 4.17 dibawah ini. Produk Bahan Baku Hasil / kg A Alpukat 10 btl B Jambu 8 btl C Mangga 10 btl D Melon 2 btl E Sirsak 10 btl F Strawberry 10 btl
Tabel 4.17 Standar Hasil Produk Tiap Jenis Bahan Baku
Persamaan matematis diatas akan menghasilkan jumlah tiap jenis bahan baku yang harus disediakan oleh perusahaan. Jumlah bahan baku yang disediakan akan menghasilkan tiap jenis produk dengan jumlah yang telah dikurangi stock yang ada, sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penumpukan stock yang berlebih atau bahkan tidak lagi terdapat stock, seperti yang diinginkan perusahaan.
Selain standar hasil, perusahaan juga menentukan Standar Bagi Produk (SBP) dari tiap total permintaan konsumen seperti yang terlihat pada lampiran 18. Standar bagi produk ini berguna untuk mengetahui banyaknya tiap jenis produk yang harus dikirimkan kepada konsumen berdasarkan dari total permintaan konsumen tersebut.
4.3.4. Perancangan Fisik
Pada tahapan ini, perancangan dilakukan dengan perancangan bentuk beberapa tabel untuk input data, seperti data perencanaan produksi (forecast), data stock harian, perancangan beberapa form output data berupa daftar belanja serta rekapitulasi belanja mingguan dan bulanan. Sistem perhitungan ini akan dibuat menggunakan
Microsoft Excel.