BAB V PEMBAHASAN
5.6 Analisis Infrastruktur KM
5.6.1 Kultur Organisasi
discovery adalah untuk memberikan fasilitas pada pegawai dalam menciptakan pengetahuan baru, yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja di sekretariat Kemenpora. Pada proses internalisasi karena dibutuhkan panduan dalam menyelesaikan tugas yang ada di sekretariat Kemenpora. Sedangkan pada eksternalisasi, diharapkan dapat meningkatkan kemampuan menulis bagi pegawai baik untuk berbagi pengalaman maupun pengetahuan.
5.6 Analisis Infrastruktur KM
Analisis ini merujuk pada lima aspek, yaitu kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik.
5.6.1 Kultur Organisasi
Hal yang perlu diketahui dari kultur organisasi adalah pemahaman nilai-nilai dari praktek KM, dukungan manajemen terhadap KM disetiap level, kebijakan pemberian insentif dan motivasi untuk berbagi pengetahuan.
Hasil survei menunjukkan seluruh responden menyatakan pengetahuan merupakan hal yang penting dalam menyelesaikan pengetahuan. Seluruh responden menyatakan bahwa KM merupakan sesuatu yang dibuthkan dalam melakukan pekerjaan. Mayoritas responden menyatakan KMS merupakan sesuatu yang dibutuhkan mereka dalam menyelesaikan pekerjaan.
Informasi tentang dukungan manajemen diperoleh dari wawancara, hasil wawancara menunjukkan semua kepala biro menyatakan dukungan terhadap implementasi KM di organisasi. Sementara untuk metode pemberian insentif dikatakan salah seorang kepala biro belum bisa diberikan, karena tidak adanya anggaran. Saat ini proses untuk mendapatkan pengetahuan sudah didukung penuh perusahaan dengan memberikan kesempatan pada
pegawai untuk mengikuti pelatihan, seminar atau beasiswa untuk pegawai yang akan melanjutkan studi.
5.6.2 Struktur Organisasi
Hal yang perlu diketahui dari struktur organisasi adalah mengenai struktur hierarki organisasi, community of practices dan terkait struktur dan peranan yang spesifik. Struktur hierarki di organisasi yang flat, hanya ada sedikit tingkatan ke atas akan memudahkan kolaborasi pengetahuan diantara individu dalam bagian atau unit kerja dalam organisasi.
Hasil interview untuk masalah community of practices merupakan sesuatu yang dapat diterapkan di organisasi. Meskipun, saat ini komunitas ini sudah terbentuk. Komunitas yang sudah terbentuk adalah komunitas pendaki gunung, komunitas aerobic, komunitas tenis. Namun diperlukan pengembangan community of practices untuk membentuk pengembangan layanan jasa yang ada di organisasi.
5.6.3 Infrastruktur Teknologi Infromasi
Analisis mengenai kultur organisasi ini terkait ketersediaan teknologi informasi yang mendukung reach, depth, richness dan aggregation. Infrastruktur teknologi informasi Kementerian Pemuda dan Olahraga ada pada gambar 5.3 .
Gambar 5.3 Topologi Jaringan Kemenpora
(Dokumen Topologi Jaringan Kemenpora)
Hasil observasi yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah sebagai berikut. Teknologi informasi yang mengadopsi reach, produknya adalah jaringan yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Teknologi informasi yang mengadopsi depth, merujuk pada bandwith yang dimiliki. Bandwith yang dimiliki adalah sebesar 11 mbps (mega bytepersecond) dengan 2 mbps untuk server dan 9 mbps untuk keluar masuk jaringan internet. Diharapkan dengan kapasitas yang dimiliki dapat dilakukan pertukaran dokumen dapat dilakukan. Sedangkan untuk pertukaran dokumen media, dapat dilakukan dengan membuat partisi atau memberikan link. Teknologi informasi yang mengadopsi richness dapat dilihat pada keragaan data, informasi dan pengetahuan yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Dari sistem kepegawaian dapat diperoleh informasi profil pegawai, meskipun ada beberapa data profil pegawai yang dirahasiakan. Sitem Informasi Geografis dapat diperoleh data kepemudaan dan keolahragaan yang ada di Indonesia, yang dibina dalam PPLP (Pembinaan dan Latihan olahraga
Pelajar) dan PPLM (Pembinaan dan Latihan olahraga Mahasiswa) dan lain-lain.
Teknologi informasi yang mengadopsi aggregation dapat dilihat di repository Kementerian Pemuda dan Olahraga. Repositori ini terbagi menjadi dua, elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik ada pada database Kementerian Pemuda dan Olahraga. Database yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah linux. Repositori non elektronik Kementerian Pemuda dan Olahraga tersimpan pada filling yang ada di setiap bagian dan unit kerja. Pada software operation menggunakan PostgreSQL yang dianggap lebih sesuai dengan kebutuhan KMS yang lebih banyak mengupload dan download dokumen dibandingkan meggunakan MySQL. Penggunaan PostgreSQL ini juga diperkuat oleh ketua tim IT Kemenpora dari hasil wawancara.
KMS yang akan dibuat nantinya akan memanfaatkan infrastruktur jaringan yang telah dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Kebutuhan non fungsional pada KMS di Kemenpora terkait kemudahan pengguna untuk dapat mengakses KMS dimana saja dan kapan saja tanpa harus melakukan proses instalasi terlebih dahulu. Kebutuhan infrastruktur pada KMS yang akan dikembangkan diperoleh dari hasil wawancara dengan ketua tim teknis IT di Kemenpora berdasarkan kebutuhan KMS. Ringkasan tabel kebutuhan infrastruktur KMS dan ketersediaan infrastruktur KMS dapat dilihat pada Tabel 5.8.
Tabel 5.8 Kebutuhan Infrastruktur KMS dan Ketersediaan Infrastruktur
Web Server Database Server
Komputer
Pengguna Web Server
Database Server Komputer Pengguna Hardware Processor 64-bit, four cores 64-bit, four cores Pentium IV 64-bit, four cores 64-bit, four cores Pentium IV Memory/ RAM 4 GB 4 GB 512 MB 16 GB 16 GB 512 MB Hard disk 500 GB 500 GB 80 GB 500 GB 500 GB 80 GB Software Operating System
Linux Linux Windows XP Linux Linux Windows XP
PostgreSQL PostgreSQL Web Browser PostgreSQL PostgreSQL Web Browser
MySQL MySQL MsSQL server MsSQL server Minimum Requirement Komponen Ketersediaan Infrastruktur Software Operation
Untuk memenuhi kebutuhan accessibility, KMS yang akan dibuat berbasis web sehingga dapat diakses menggunakan web browse apapun. Tujuan penggunaan KMS berbasis web adalah memudahkan pengguna yang berada di setiap propinsi dalam memperoleh informasi. KMS yang akan dibuat menggunakan web server apache 2.2 dan basis data yang digunakan adalah PostgreSQL untuk mengelola semua data yang ada di KMS ini seperti data pengguna dan hak akses, data dokumen, artikel, forum, dan informasi lainnya. Penggunaan PostgreeSQL lebih sesuai karena jenis dokumen dan pengetahuan yang sering diupload akan lebih banyak berupa .pdf, .doc maupun gambar. Bahasa pemrograman yang digunakan scripting PHP 5. Untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan (availability), KMS yang akan dibuat harus dapat diakses kapan saja. Pencegahan keamanan sistem dari threat, sistem ini menggunakan firewall untuk menghindari serangan atau spam. Autentifikasi juga dilakukan dengan menggunakan login agar pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat menggunakan. Ada dua jenis hak akses, pengguna dan administrator. Administrator dapat melakukan menambah akun pengguna, menghapus akun pengguna.
Jenis dokumen yang dapat di upload pada KMS ini, berupa .zip atau .rar. Dokumen ini nantinya akan disimpan dalam database PostgreSQL. Penyimpanan dokumen dapat dilakukan pada modul mengelola dokumen.
Penyimpanan pengetahuan dapat dilakukan pada modul mengelola pengetahuan. Pencarian dokumen dapat dilakukan menggunakan modul pencarian dokumen. Pencarian pengetahuan dapat dilakukan menggunakan modul pencarian pengetahuan.
KMS ini menggunakan dua jenis protocol, yakni TCP/IP dan FTP. Tujuan penggunaan TCP/IP adalah untuk memungkinkan pengiriman data dari dan keluar KMS. Tujuan penggunaan FTP untuk memungkinkan penyimpanan data dan atau dokumen pada KMS dalam web server. Repositories KMS ini menggunakan basis data PostgreSQL dan folder di server.
5.6.4 Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum dari organisasi terkait pengetahuan yang dimiliki baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Lokasi penyimpanan pengetahuan di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi tiga bagian, yaitu people, artifact dan organizational entities.
1. People
Pengetahuan yang ada pada pegawai Kementerian Pemuda dan Olahraga diperoleh dari pelatihan, seminar maupun sekolah formal. Selain itu terdapat pula ide dan pengalaman selama bekerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga (Tabel 5.9).
Tabel 5.9 Lokasi Sumber tacit knowledge Pada Pegawai
Tacit Knowle dge Lokasi Pe gawai
Bagian Perencanan Program Anggaran Bagian Verifikasi
Bagian Keuangan
Bagian Evaluasi dan Pelaporan Pengetahuan mengenai pengadaan
barang dan jasa Bagian Rumah Tangga
Pengetahuan mengenai kerjasama
dengan instansi lain Bagian Kerjasama Antar Lembaga Pengetahuan mengenai peliputan Bagian Hubungan Masyarakat Pengetahuan mengenai
kepegawaian Bagian Kepegawaian
Pengetahuan mengenai jaringan dan
database Bagian Sistem Informasi
Pengetahuan mengenai hukum Bagian Hukum Pengetahuan mengenai
pemeliharaan aset Bagian Perlengkapan Pengetahuan mengenai anggaran
2. Artifact
Dokumen SOP (Standard Operationg Procedure) merupakan salah satu bentuk pengetahuan eksplisit dari setiap bagian atau unit kerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Pengetahuan Kementerian Pemuda dan Olahraga juga tersimpan dalam bentuk elektronik maupun non elektronik. Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga juga berisi data dan informasi dari Kementerian yang dapat diakses baik oleh masyarakat umum maupun pegawai. Repository dokumen terbagi menjadi dua jenis elektonik dan non elektonik. Dokumen elektronik tersimpan dalam server Kementerian Pemuda dan Olahraga sedangkan non elektronik/ paper tersimpan di setiap bagian atau unit kerja (Lampiran 6).
3. Organisational Entities
Bentuk explicit knowledge dari organizational entities pada setiap bagian atau unit kerja adalah dokumen SOP (Standard Operationg Procedure) di tiap bagian yang juga berisi panduan/ pedoman dalam melakukan kerjasama dengan vendor. Sedangkan explicit knowledge dari organizational entities secara keseluruhan misalnya peraturan Kementerian Pemuda dan Olahraga yang tersimpan di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga. Email organisasi, dokumen notulensi dalam rapat kerja, serta
informasi penting yang ada pada dokumen paper didistribusikan ke setiap bagian.
4. Lingkungan Fisik
Lingkungan fisik terkait desain bangunan dan fasilitas pendukung proses knowledge sharing. Melalui observasi diperoleh, fasilitas ruang meeting di lantai 3 Gedung Grha Pemuda, ruang meeting di gedung PPITKON, lobby gedung Grha Pemuda, ruang serbaguna di wisma menpora, ruang theater di wisma menpora perpustaakan di Gedung Grha Pemuda dan media center di gedung Grha Pemuda. Survei juga dilakukan untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada sudah cukup menunjang proses knowledge sharing atau dibutuhkan perbaikan. Hasil survei pada Gambar 5.4 menunjukkan tingkat kesiapan infrastruktur di Kementerian Pemuda dan Olahraga telah memadai.
Gambar 5.4 Tingkat Kesiapan Infrastruktur
5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM yang