UNIVERSITAS INDONESIA
MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
DI KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KARYA AKHIR
WULAN ASRI MEIDYASARI
1106122234
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
DI KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
WULAN ASRI MEIDYASARI
1106122234
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Wulan Asri Meidyasari
NPM : 1106122234
Tanda Tangan :
Karya Akhir ini diajukan oleh :
Nama : Wulan Asri Meidyasari
NPM : 11006122234
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Dr. Indra Budi )
Penguji : Heri Kurniawan, S.Kom., M.Kom ( )
Penguji : Putu Wuri, M.Sc ( )
Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : 18 Januari 2013
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmatnya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul Model Knowledge Managemement System di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Magister Teknologi Informasi di Universitas Indonesia.
Saya menyadari sangatlah sulit bagi saya menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah memberikan beasiswa pada penulis.
2. Dr. Indra Budi selaku Pembimbing Karya Akhir atas bimbingannya dalam menyusun Karya Akhir ini.
3. Heri Kurniawan, S.Kom., M.Kom. dan Putu Wuri, M.Sc. sebagai dosen penguji.
4. Dosen-dosen MTI UI yang telah memberikan ilmu pada penulis. 5. Kedua Orang Tua dan adik saya atas dukungannya selama ini. 6. Staf MTI UI yang telah membantu penulis selama berada di MTI UI 7. Teman-Teman MTI-UI Khususnya Kelas GCIO 2011SA.
8. Semua pihak yang telah membantu penulis yang menyelesaikan karya akhir.
Jakarta, Desember 2012
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Wulan Asri Meidyasari
NPM : 1106122234
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Departemen : -
Fakultas : Ilmu Komputer
Jenis Karya : Karya Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti
Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan,
mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 28 Desember 2012
Yang menyatakan
ABSTRAK
Nama : Wulan Asri Meidyasari
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Model Knowledge Management System di
Kementerian Pemuda dan Olahraga
Penentuan model KMS yang sesuai di Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga dibutuhkan karena banyak data dan informasi yang tersimpan masih dalam bentuk tacit knowledge pada pegawai tidak tetap. Selain itu, banyak sumber pengetahuan yang ada belum diubah menjadi pengetahuan, menyulitkan pegawai dalam mencari informasi dalam waktu yang singkat yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja, turn over pegawai kementerian yang cukup tinggi, menuntut proses pembelajaran yang lebih cepat agar pencapaian tujuan organisasi tidak terhambat. Permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimana model KMS yang sesuai di Sekretariat Kemenpora. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil penelitian ini adalah prioritas utama pengembangan proses-proses knowledge management system di sekretariat Kemenpora adalah knowledge discovery, internalisasi dan eksternalisasi. Prioritas proses KM ini nantinya didukung oleh proses KM yang lain yaitu, sosialisasi untuk knowledge sharing, routines, exchange, kombinasi dan direction. Fitur yang mendukung proses KM tersebut adalah pengelolaan dokumen, knowledge management, forum diskusi, chatting, pencarian pengetahuan dan pencarian dokumen.
Kata Kunci : knowledge management, knowledge management system, tacit knowledge, turn over.
ABSTRACT
Name : Wulan Asri Meidyasari
Study Program : Magister Teknology Informasi
Title : Model of Knowledge Management System in
Ministry of Youth and Sports
Determination an appropriate model of KMS in the Ministry of Youth and Sport Secretariat needed because lot of data and information is still stored in the form of tacit knowledge in the non-permanent employees. In addition, many sources of knowledge that have not yet transformed into knowledge, difficult employee in finding information in a short time is needed to support the performance, employee turnover is quite high ministry, demanding a faster learning process that is not hindered achievement of organizational goals. The problem in this research is how to model the appropriate KMS Kemenpora Secretariat. The methodology used in this research is a Fernandez methodology. Results of this research a top priority the development of the processes of knowledge management system in the secretariat Kemenpora is knowledge discovery, internalization and eksternalization. Priority KM process later supported by other KM processes, knowledge sharing, routines, exchange, combination and direction. Features that support the KM process is a document management, knowledge management, discussion forums, chat, document search and knowledge search.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... v
ABSTRAK ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Permasalahan ... 5 1.3 Manfaat ... 6 1.4 Tujuan Penelitian ... 6 1.5 Batasan Penelitian ... 6
BAB II LANDASAN TEORI... 7
2.1 Data, Informasi dan Knowledge ... 7
2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge ... 8
2.3 Teori Knowledge Management ... 10
2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Knowledge Management ... 18
2.5 Analisis Tabel Faktor Kontingensi ... 19
2.6 Pendekatan Implementasi ... 24
2.7 Unified Modeling Languange ... 27
2.8 Penelitian Sebelumnya ... 28
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 33
3.1 Alur Penelitian ... 33
3.3 Metode Sampling ... 36
3.4 Perhitungan Nilai Terboboti ... 38
BAB IV PROFIL ORGANISASI ... 39
4.1 Profil Organisasi ... 39
4.2 Visi dan Misi Organisasi ... 39
4.3 Struktur Organisasi ... 42
4.4 Kegiatan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga ... 44
BAB V PEMBAHASAN ... 45
5.1 Identifikasi Faktor Kontingensi ... 45
5.1.1 Analisis Karakteristik Tugas ... 45
5.1.2 Analisis Karakteristik Pengetahuan ... 46
5.1.3 Analisis Karakteristik Organisasi dan Lingkungan ... 46
5.2 Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi ... 47
5.3 Prioritas Proses KM Yang Dibutuhkan ... 49
5.4 Identifikasi Proses KM Saat Ini ... 51
5.5 Identifikasi Proses KM Tambahan Yang Dibutuhkan ... 53
5.6 Analisis Infrastruktur KM ... 55
5.6.1 Kultur Organisasi ... 55
5.6.2 Struktur Organisasi ... 56
5.6.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ... 56
5.6.4 Pengetahuan Umum ... 60
5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM Yang Dibutuhkan ... 62
5.8 Use Case Diagram ... 64
5.9 Activity Diagram ... 65
5.10 Interface KMS ... 72
5.11 Uji Coba Prototype System KMS ... 83
5.12 Implikasi Penelitian ... 87
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 89
6.1 Kesimpulan ... 89
6.2 Saran ... 89
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management
Pada Reformasi Birokrasi ... 2
Gambar 1.2 Statistik Pegawai Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga ... 4
Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Pengetahuan ... 9
Gambar 2.2 SECI Model ... 11
Gambar 2.3 Knowledge Management Process ... 14
Gambar 2.4 Detail Knowledge Management Solution ... 17
Gambar 3.1 Alur Penelitian ... 33
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kemenpora ... 42
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sekretariat Kemenpora ... 43
Gambar 4.3 Bisnis Proses Sekretariat Kemenpora ... 44
Gambar 5.1 Karakteristik Tugas ... 45
Gambar 5.2 Karakteristik Pengetahuan ... 46
Gambar 5.3 Topologi Jaringan Kemenpora ... 57
Gambar 5.4 Tingkat kesiapan Infrastruktur ... 62
Gambar 5.5 Fitur Harapan pada KMS ... 63
Gambar 5.6 Use Case Diagram ... 65
Gambar 5.7 Activity Diagram Mengelola Pengetahuan ... 66
Gambar 5.8 Activity Diagram Mengelola Dokumen ... 67
Gambar 5.9 Activity Diagram Mencari Pengetahuan ... 68
Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Dokumen ... 69
Gambar 5.11 Activity Diagram Forum Diskusi ... 70
Gambar 5.12 Activity Diagram Chatting ... 71
Gambar 5.13 Activity Diagram Mengelola Pengguna ... 72
Gambar 5.14 Gambar Halaman Login ... 73
Gambar 5.15 Gambar Halaman Utama ... 73
Gambar 5.16 Gambar Halaman Tambah Pengetahuan ... 74
Gambar 5.18 Gambar Halaman Tambah Dokumen ... 76
Gambar 5.19 Gambar Jenis Dokumen Pada Halaman Tambah Dokumen ... 76
Gambar 5.20 Gambar Halaman Ubah Dokumen ... 77
Gambar 5.21 Gambar Halaman Mencari Dokumen ... 77
Gambar 5.22 Gambar Halaman Mencari Pengetahuan ... 78
Gambar 5.23 Gambar Halaman Buat Topik Diskusi ... 79
Gambar 5.24 Gambar Halaman Ubah Forum Diskusi ... 79
Gambar 5.25 Gambar Halaman Ubah Komentar ... 80
Gambar 5.26 Gambar Halaman Tambah Pengguna ... 81
Gambar 5.27 Gambar Halaman Ubah Pengguna ... 81
Gambar 5.28 Gambar Halaman Chatting ... 82
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Delapan Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan
Dalam Setiap Area Perubahan ... 3
Tabel 2.1 Perbedaan Metodologi Knowledge Management ... 12
Tabel 2.2 Faktor Kontingensi ... 21
Tabel 2.3 Analisis Prioritas Kebutuhan Proses KM ... 23
Tabel 2.4 Pengaruh Karakteristik Organisasi dan Karakteristik Lingkungan Terhadap Proses KM ... 25
Tabel 2.5 Ringkasan Studi Literatur Pada Penelitian Sebelumnya ... 29
Tabel 3.1 Jumlah Populasi Pada Sekretariat Kemenpora ... 37
Tabel 3.2 Jumlah Sampel Minimal Pada Setiap Biro ... 37
Tabel 3.3 Jumlah Sampel Penelitian Pada Setiap Biro ... 38
Tabel 3.4 Nilai Bobot Skala Likert ... 38
Tabel 5.1 Analisis Faktor Kontingensi ... 48
Tabel 5.2 Analisis Kebutuhan Proses KM ... 50
Tabel 5.3 Prioritas Kebutuhan Proses KM ... 51
Tabel 5.4 Pemanfaatan Proses KM Saat Ini ... 52
Tabel 5.5 Harapan Proses KM ... 52
Tabel 5.6 Pemetaan Prioritas Fitur ... 53
Tabel 5.7 Prioritas Fitur ... 54
Tabel 5.8 Kebutuhan Infrastruktur KMS dan Ketersediaan Infrastruktur ... 59
Tabel 5.9 Lokasi Sumber Tacit Knowledge Pada Pegawai ... 61
Tabel 5.10 Pengelompokan KM Proses, KM Mechanism, dan KM Tecnology ... 64
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Kuisioner ... 93
Lampiran 2 Konstruk Kuisioner ... 97
Lampiran 3 Data Kuisioner ... 98
Lampiran 4 Skor Terboboti ... 99
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang permasalahan, permasalahan yang diambil pada penelitian ini, manfaat penelitian, tujuan penelitian dan batasan masalah.
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat menuntut perubahan dalam segala bidang kehidupan. Persaingan ini mempengaruhi, setiap organisasi untuk mampu beradaptasi mengikuti perubahan yang terjadi agar tetap berada dalam posisi yang unggul dan kompetitif. Untuk itu diperlukan perubahan paradigma di organisasi yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi knowledge-based (Setiarso, 2007). Knowledge merupakan informasi yang memungkinkan tindakan atau keputusan atau informasi yang memiliki arah. Knowledge dalam organisasi yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kerugian pada organisasi tersebut. Pegawai tidak lagi dipandang sekedar sebagai resource tetapi sebagai capital atau modal. Pegawai dianggap sebagai salah satu komponen utama dari intangible asset dan strategic partner organisasi atau perusahaan. Di lain pihak, sudah menjadi hukum alam bahwa setiap pegawai cepat atau lambat pasti akan meninggalkan organisasi/perusahaan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk tetap menjaga agar pengetahuan yang dimiliki oleh wai tetap menjadi aset organisasi/perusahaan walaupun secara fisik pegawai tersebut telah meninggalkan organisasi/perusahaan.
Dalam rangka mempercepat tata kelola pemerintahan yang baik, Pemerintah melaksanakan reformasi birokrasi di seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Reformasi birokrasi dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkannya, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari
pengalaman-pengalaman di masa lampau. Knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Tujuannya untuk memanfaatkan aset tersebut untuk mencapai kinerja organisasi yang lebih baik untuk mempercepat pencapaian tujuan pelaksanaan reformasi birokrasi. Pedoman pelaksanaan manajemen pengetahuan (knowledge management) untuk Kementerian/ Lembaga dan Pemerintah Daerah ditetapkan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011.
Knowledge management meningkatkan efektivitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Selain itu, juga dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi organisasi, karena knowledge management dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. Dengan adanya knowledge management, organisasi dapat belajar untuk melaksanakan aktifitas yang semakin baik dari waktu ke waktu. Kemampuan individu-individu dalam organisasi dalam memanfaatkan pengetahuan kolektif yang mereka miliki sekaligus menghindari terjadinya pengulangan proses, termasuk di dalamnya kemampuan untuk belajar dan mengevaluasi tindakan yang telah dilakukan, yang akan mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri.
Sumber : Permenpan dan RB No. 14 Tahun 2011
Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 yang ditetapkan melalui Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 dan Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010, memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yang diinginkan. Penerapan knowledge management akan membantu kementerian/lembaga dan pemerintah daerah dalam upaya mewujudkan 8 area perubahan dan kondisi yang diinginkan tersebut.
Tabel 1.1 Delapan Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan Dalam Setiap Area Perubahan
(Permenpan dan RB No. 14 Tahun 2011)
Area Hasil yang diharapkan Kebutuhan Pengetahuan
Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing )
Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu dikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus sejalan dengan dinamika perubahan dan dengan perkembangan tuntutan kebutuhan jaman
Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Indikator kinerja, cara mengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.
Peraturan perundang-undangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
Peta perundangan yang relevan, yang menghambat, jenis hambatan, kondisi-kondisi tertentu yang membuat regulasi sulit diterapkan, faktor penyimpangan yang bisa ditoleransi/deviasi
Sumber daya manusia aparatur
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable , professional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan evaluasinya, cara pengembangan
Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN
Potensi fraud , cara deteksi fraud , sistem deteksi dini, sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi.
Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan
masyarakat
Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat, cara mengukur dan mengevaluasinya.
Pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set)
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi.
Tersedianya berbagai pengetahuan pada butir 1-7, dan praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.
Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga merupakan satuan kerja Kementerian Pemuda dan Olahraga juga dituntut untuk melaksanakan reformasi
birokrasi. Pengetahuan yang ada pada setiap pegawai Kemenpora dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja sebagai unit pelayanan lingkungan Kemenpora serta kaitannya dengan masyarakat pada umumnya. Sekretariat Kemenpora harus mulai mengantisipasi agar tidak kehilangan modal pengetahuan terutama pengetahuan yang bersifat tacit.
Berdasarkan statistik kepegawaian Kemenpora untuk Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga, total jumlah pegawai tidak tetap/ honorer sebanyak 120 orang sedeangkan jumlah pegawai negeri sebanyak 118 orang. Dari 118 pegawai Negeri, 30% diantaranya akan pensiun dalam waktu 5 tahun (DUK Kementerian Pemuda dan Olahraga).
Gambar 1.2 Statistik Pegawai Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga (DUK Kemenpora, data telah diolah)
Banyaknya pegawai tidak tetap yang bekerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga yang juga merupakan user application untuk aplikasi yang penting di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Sehingga banyak data dan informasi yang tersimpan masih dalam bentuk tacit knowledge. Hal ini menjadi penting, karena kemungkinan pegawai tidak tetap ini dapat berhenti bekerja sehingga informasi dan data yang tersimpan, belum disebarkan pada pegawai yang lain. Sistem yang mendukung knowledge management dibutuhkan dalam proses untuk mengumpulkan, mengorganisasikan, dan menyebarkan informasi dan data dari dan kepada orang yang tepat.
Biro Humas Hukum dan Kepegawaian
Biro Keuangan dan Rumah Tangga Biro Perencanaan 34 57 44 20 84 16
Grafik Jumlah Pegawai Pada Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga
Banyak sumber pengetahuan seperti buku, e-book, kliping dari artikel koran, majalah, laporan yang ada di Kementerian Pemuda dan Olahraga yang belum di ubah menjadi pengetahuan menyulitkan pegawai dalam mencari informasi dalam waktu yang singkat yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja.
Belum adanya knowledge management system di Kemenpora sebagai forum pegawai kerja untuk knowledge sharing dan learning organization diperlukan sebagai daya saing organisasi untuk mempercepat pencapaian tujuan organisasi. Melihat pentingnya pengetahuan dalam meningkatkan efektivitas organisasi dan jumlah pegawai, maka knowledge management harus sedini mungkin untuk pada Sekretariat Kemenpora.
Informasi tentang strategi dan data update keolahragaan yang penting didistribusikan baik pada Prima (Indonesia Emas), PPLP (Pembinaan dan Latihan olahraga Pelajar) dan PPLM (Pembinaan dan Latihan olahraga Mahasiswa) di setiap provinsi dalam waktu yang singkat. Selain itu, turn over pegawai Kementerian yang cukup tinggi, menuntut proses pembelajaran yang lebih cepat agar pencapaian tujuan organisasi tidak terhambat. Untuk itu perlu dilakukan analisis penerapan knowledge management yang tepat dalam perubahan tacit knowledge agar diperoleh informasi yang terstruktur dan terkategori. Sehingga masalah yang akan dicoba dibahas pada penelitian ini adalah menentukan model KMS yang sesuai untuk mendukung kinerja di Sekretariat Kemenpora.
1.2 Permasalahan
Tacit knowledge pada pegawai tidak tetap akan hilang ketika mereka berhenti bekerja atau dipindah tugas ke satuan kerja lain. Untuk mempersingkat waktu pembelajaran pegawai baru di unit kerja, dibutuhkan dokumen pendukung yang diperoleh dari pegawai sebelumnya. Kurangnya pengelolaan pada dokumen yang ada dapat menghambat proses belajar pegawai baru. Saat ini belum tersedia fasilitas proses pembelajaran serta penanganan masalah untuk pegawai yang dapat membantu kinerja. Sehingga seringkali pegawai melakukan kesalahan yang sama untuk menyelesaikan permasalahan yang sama.
Permasalahan yang diangkat pada penelitian ini adalah, “Model KMS seperti apakah yang dapat mendukung kinerja di Sekretariat Kemenpora? ”
1.3 Manfaat
Hasil penelitian ini dapat menjadi landasan dalam implementasi knowledge management system di sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. Selain itu, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan untuk pengembangan knowledge management system di sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga untuk memenuhi kebutuhan organisasi pada informasi.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management dan prototipe knowledge management system yang sesuai dengan kebutuhan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga.
1.5 Batasan Penelitian
Batasan pada penelitian ini adalah perancangan prototipe knowledge management di Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penelitian ini dilakukan sampai pada prototype knowledge management system yang sesuai di Kementerian Pemuda dan Olahraga, sedangkan implementasi prototype diluar batasan penelitian ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tentang tinjauan pustaka yang berkaitan dengan knowledge management dan penelitian sebelumnya.
2.1 Data, Informasi dan Knowledge
Menurut Awad (2004) data berisi tentang fakta, pengamatan, persepsi responden yang belum diorganisir. Menurut Fernandez (2010) data mempresentasikan raw number atau assertions yang tidak memiliki konteks, arti, ataupun tujuan. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta, pengamatan, persepsi yang tidak memiliki arti atau tujuan dan belum diproses dan diorganisir.
Informasi menurut Awad (2004) adalah penggabungan data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Menurut Fernandez (2010) informasi adalah kumpulan data yang memiliki konteks, hubungan dan tujuan. Informasi adalah hasil dari proses pengolahan data untuk memperoleh indikasi yang berarti dari tren atau pola data. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah penggabungan dari data yang memiliki hubungan dan konteks yang sama dan bertujuan untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Knowledge merupakan informasi yang berhubungan yang tersedia ditempat yang tepat, konteks yang tepat dan cara yang tepat sehingga dapat membantu baik user maupun pembuatnya dalam pengambilan keputusan (Tiwana, 2000). Menurut Fernandes (2004) knowledge dapat digolongkan menjadi pengetahuan prosedural atau pengetahuan deklaratif, tacit knowledge atau explicit knowledge, dan pengetahuan umum dan pengetahuan khusus.
1. Pengetahuan prosedural atau pengetahuan deklaratif
Pengetahuan prosedural merupakan pengetahuan tentang langkah-langkah dan penyelesaian suatu tugas. Contoh pengetahuan prosedural
adalah Standard Operasional Procedure (SOP). Sedangkan pengetahuan deklaratif adalah pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar variabel satu dengan variabel lain. Pengetahuan deklaratif lebih sering digunakan pada analisa yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Contoh pengetahuan deklaratif adalah hasil analisis mengenai peningkatan prestasi berdasarkan faktor yang mempengaruhinya.
2. Tacit knowledge atau Explicit knowledge
Tacit knowledge merupakan pengetahuan seseorang berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki dan masih berada dalam kepala individu. Explicit knowledge merupakan pengetahuan seseorang yang sudah diekspresikan baik dan didokumentasikan. Menurut Fernandez konversi dari tacit knowledge menjadi explisit knowledge misalnya jika seseorang menuliskan pengalamannya dalam buku atau blog. Konversi dari pengetahuan eksplisit menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek.
3. Pengetahuan Umum dan Khusus
Pengetahuan umum merupakan pengetahuan yang dimiliki banyak orang dan dapat dengan mudah ditransfer pada orang lain. Sedangkan pengetahuan khusus adalah pengetahuan yang dimiliki hanya oleh sebagian kecil orang, biasanya pengetahuan khusus ini dimiliki seseorang karena mengikuti pendidikan formal, misalnya dokter.
2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge
Menurut Fernandez (2010) pengetahuan dapat disimpan pada lokasi yang berbeda yaitu manusia (people), artifak dan organisasi. Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu tersimpan dalam pikiran masing-masing orang/ individu. Pengetahuan kelompok diperoleh ketika sekelompok individu bekerjasama atau terjadi ketika sekelompok individu berinteraksi.
Pengetahuan dalam kelompok/ group sangat dipengaruhi interaksi antar individu didalamnya.
Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Pengetahuan (Fernandez, 2010)
Pengetahuan yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga yaitu, praktek, teknologi dan sistem, serta repository. Pengetahuan dalam praktek adalah hal yang dilakukan secara routines misalnya peraturan, norma yang diperoleh dari pengalaman sehingga menjadi prosedur kerja. Pengetahuan dalam teknologi misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam repositori adalah dokumen baik berupa paper-based maupun elektronik.
Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi tiga, yaitu unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi merupakan pengetahuan yang dimiliki orang dalam suatu unit dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan kumpulan pengetahuan unit organisasi, norma, peraturan, kultur organisasi secara keseluruhan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antara organisasi dengan supplier maupun konsumennya.
2.3 Teori Knowledge Management
Pada teori knowledge management akan dibahas mengenai definisi knowledge management, knowledge management process, mekanisme dan teknologi knowledge management, infrastruktur knowledge management, knowledge management system dan solusi knowledge management.
2.3.1 Definisi Knowledge Management
Knowledge management didefinisikan sebagai usaha yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya pengetahuan yang kita miliki sebanyak mungkin (Fernandez, 2010). Menurut Tiwana knowledge management adalah pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi yang dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Manajemen pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. aktifitas dalam manajemen pengetahuan meliputi menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), membagikan pengetahuan (sharing) dan mengaplikasikan (application) data dan informasi dari berbagai pemikiran, analisa dan sumber yang valid sebagai aset intelektual organisasi.
Penciptaan knowledge merupakan proses kontinu dari konversi knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) proses ini akan bergerak menjadi spiral yang lebih besar melalui organisasi.
Gambar 2.2 SECI Model (Nonaka & Takeuchi, 1995)
Keempat cara menurut SECI model antara lain:
1. Socialization, merupakan konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge, misalnya interview dan diskusi.
2. Externalization, konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge misalnya menuliskan pengalaman dalam autobiografi, biografi ataupun blog.
3. Internalization, merupakan konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek.
4. Combination, merupakan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge, misalnya studi literature dalam penulisan karya ilmiah dan ringkasan buku.
2.3.2 Metodologi
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi Fernandez. Pemilihan metodologi ini berdasarkan deskripsi aktifitas, detal langkah, penerapan dan acuan utama (Tabel 2.1).
Tabel 2.1 Perbedaan Metodologi Knowledge Management
Metodologi Metodologi Metodologi
Tiwana Fernandez Andrew Tolks
Deskripsi Aktifitas
Mendeskripsikan Aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan dengan khusus dan detail.
Mendeskripsikan Aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar.
Mendeskripsikan Aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar.
Detail Langkah
Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah.
Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah tidak ditekankan secara khusus.
Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah.
Penerapan
Langkah yang dilakukan lebih sesuai untuk diterapkan pada organisasi besar.
Langkah yang dilakukan lebih mudah diterapkan dan diimplementasikan, karena tidak banyak proses dan Aktifitas.
Langkah yang dilakukan lebih sesuai untuk diterapkan pada organisasi besar.
Acuan Utama
Keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi
Tabel kontingensi yang diperoleh melalui survey
Probabilitas Bayesian.
Perbedaan metodologi diatas digunakan sebagai panduan peneliti, untuk memilih metodologi yang akan digunakan dalam penelitian. Penjelasan pada tabel perbedaan metodologi manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:
1. Metodologi Tiwana
Metodologi Tiwana mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan dengan khusus dan detail. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah. Penerapan langkah pada metodologi Tiwana sulit diterapkan untuk organisasi kecil dan menengah, karena acuan utamanya dan langkah lain yang berat misalnya pembuatan tim KM, mengelola perubahan, evaluasi dan pengukuran ROI. Acuan utama yang digunakan pada metodologi Tiwana adalah keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi. Ini membuat peneliti harus menurunkan strategi bisnis organisasi dengan metode seperti SWOT (Strength, Weakness, Opportunity dan Threat). Untuk kemudian disesuaikan dengan tujuan pembuatan KMS.
2. Metodologi Fernandez
Metodologi Fernandez mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah tidak ditekankan secara khusus. Penerapan
langkah pada metodologi Fernandez lebih mudah diterapkan dan diimplementasikan, karena tidak banyak proses dan aktifitas. Acuan utama yang digunakan pada metodologi ini adalah tabel kontingensi yang diperoleh melalui survey.
3. Metodologi Andreas Tolk
Metodologi Andreas Tolk mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar, namun lebih dikhususkan untuk organisasi dengan informasi untuk melaksanakan tugas yang tidak jelas dan memiliki sistem yang kompleks. Ini menyebabkan, perlu dilakukan observasi atau wawancara atau survei pendahuluan tentang pelaksanaan tugas di organisasi yang dijadikan objek penelitian serta variabel yang mempengaruhi. Andreas Tolk tidak menyediakan alternatif solusi KMS jika pelaksanaan tugas di organisasi memiliki karakteristik uncertainly rendah. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah. Penerapan langkah pada metodologi Andreas Tolk lebih sesuai digunakan untuk organisasi besar, dimana KMS yang akan digunakan dipengaruhi oleh sangat banyak variabel, karena jumlah variabel yang digunakan tergantung pada besarnya probabilitas Bayesian yang dihasilkan. Acuan utama yang digunakan adalah probabilitas Bayesian untuk mengetahui banyak variabel yang akan digunakan untuk mempengaruhi KMS. Probabilitas ini digunakan untuk menyederhanakan variabel yang akan digunakan dalam KMS.
2.3.3 Knowledge Management Process
Knowledge Management Process menurut Fernandez (2010) mengacu pada empat aktifitas utama. Keempat proses utama dari knowledge management terdiri dari menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), membagikan pengetahuan (sharing) dan mengaplikasikan (application).
Gambar 2.3 Knowledge Management Process (Fernandez, 2010)
1. Discovery, merupakan pengembangan dari tacit atau explicit baru dan
perpaduan knowledge sebelumnya dari data dan informasi atau untuk mendapatkan pengetahuan baru yang lebih kompleks. Eksplisit knowledge, data, dan informasi yang ada dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang dan di konstekstualkan lagi untuk menciptakan eksplisit knowledge yang baru atau melalui komunikasi, integrasi dan sistematika dari berbagai eksplisit knowledge dari para ahli (Sosialisasi).
2. Capture, merupakan proses untuk mengambil pengetahuan dari tempat
penyimpanan yang berada di dalam orang, artifak atau badan organisasi. Knowledge yang diambil dapat berasal dari luar lingkungan organisasi, seperti konsultan, kompetitor, pelanggan, supplier dan karyawan baru organisasi. Proses knowledge capture melibatkan sub proses, yaitu eksternalisasi dan internalisasi. Eksternalisasi berkaitan dengan konversi dari tacit knowledge ke dalam bentuk explicit knowledge seperti kata-kata, konsep, atau visual. Internalisasi merupakan kebalikan eksternalisasi tujuannya agar pengetahuan yang ada mudah dimengerti oleh anggota lainnya dalam kelompok seperti manual book, simulasi atau percobaan.
3. Sharing, merupakan proses ketika explicit atau tacit knowledge pada
orang lain. Hal yang harus diperhatikan dalam proses ini adalah transfer efektif, penerima harus memahami pengetahuan yang diterima. Pengetahuan yang dibagikan bukan merupakan rekomendasi, tetapi acuan agar penerima informasi dapat bertindak sesuai kondisi yang ada. Sharing knowledge juga dapat terjadi antar individu, kelompok bahkan organisasi.
4. Application, merupakan penerapan dari KM ke proses bisnis. Pada proses
proses penerimaan arahan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Tidak ada proses transfer pengetahuan yang mendasari arahan tindakan tersebut. Routine merupakan proses penerapan KM dalam prosedur, aturan, norma yang dapat menjadi alur kerja.
2.3.4 Mekanisme
Mekanisme dalam knowledge management adalah suatu tindakan organisasi untuk pemanfaatan knowledge management (Fernandez, 2010). Penerapan mekanisme knowledge management diantaranya face to face meeting, on the job training, learning by observation, dll.
2.3.5 Teknologi Knowledge Management
Teknologi knowledge management merupakan pemanfaatan teknologi informasi dalam proses knowledge management. Penerapan teknologi knowledge management diantaranya Artificial Intelligent (AI), Decision Support System (DSS), forum diskusi, dll.
2.3.6 Infrastruktur Knowledge Management
Knowledge Management System perlu didukung oleh infrastruktur KM yang baik dalam pelaksanaannya. KM Infrastruktur terdiri dari kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum, lingkungan fisik.
Kultur Organisasi
Kultur organisasi menunjukkan kebiasaan, aturan, penghargaan dan proses interaksi antar anggota organisasi.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi mempengaruhi sistem KM yang akan diterapkan dalam organisasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi sistem KM adalah struktur hirarki organisasi yang akan mempengaruhi peran dan struktur dalam sistem KM.
Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur teknologi meliputi penyimpanan data, teknologi informasi dan jaringan, serta sistem. Ini meliputi juga dengan akses/ koneksi, banyaknya informasi yang diperoleh dan kapasitas bandwith. Detail informasi yang bisa diperoleh serta, data warehouse.
Pengalaman Umum
Pengalaman umum meliputi pengalaman organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus individu, aturan yang ada, dll.
Lingkungan Fisik
Lingkungan fisik meliputi infrastruktur dan fasilitas fisik yang mendukung pelaksanaan sistem KM. Fasilitas fisik seperti kantor, ruang meeting, ruang istirahat, dll.
2.3.7 Knowledge Management System
Pengetahuan sistem manajemen adalah integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung keempat proses knowledge management. Knowledge management system memanfaatkan knowledge mechanism dan knowledge technologies dengan dukungan knowledge infrastruktur untuk melaksanakan knowledge proses.
2.3.8 Solusi Knowledge Management
Knowledge infrastruktur mendukung knowledge mechanism dan knowledge technologies yang kemudian digunakan untuk mendukung knowledge system untuk pelaksanakan knowledge proses. Detail solusi knowledge management akan dijelaskan pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Detail Knowledge Management Solution (Fernandez, 2010)
Proses knowledge terdari dari knowledge discovery, knowledge capture, knowledge sharing dan knowledge application. Proses pada knowledge discovery yaitu kombinasi dan sosialisasi. Kombinasi merupakan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge, misalnya studi literatur dalam penulisan karya ilmiah dan ringkasan buku. Sosialisasi merupakan konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge, misalnya interview dan diskusi. Proses pada knowledge capture yaitu internalisasi dan eksternalisasi. Internalisasi merupakan konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek. Eksternalisasi merupakan konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge misalnya menuliskan pengalaman dalam autobiografi, biografi ataupun blog. Proses dari knowledge sharing yaitu sosialisasi dan exchange. Contoh proses exchange adalah pertukaran dokumen atau rotasi artifak. Proses dari knowledge application adalah direction dan routines. Contoh dari direction adalah help desk, dimana end-user tidak mengetahui maksud dari arahan yang diberikan. Sedangkan contoh dari
routines adalah prosedur kerja atau standard operational procedure (SOP), dimana end-user mengetahui maksud dari perkerjaan yang dilakukannya.
Knowledge mechanism merupakan usaha management untuk mendukung knowledge proses. Biasanya knowledge mechanism lebih mengarah pada sumber daya manusia, aturan yang berlaku, dll. Contoh knowledge mechanism adalah brainstorming, on-the-jon training, face-to-face meeting, employee rotation dan learning by observation. Knowledge process juga didukung oleh knowledge technologies. Contoh knowledge technologies adalah Decision Support System (DSS), Artificial Intelligent (AI), dan forum diskusi. Pendukung yang paling dasar dari knowledge process adalah knowledge infrastructure. Knowledge infrastucture terdiri dari kultur organisasi, struktur organisasi, infrastuktur teknologi informasi, common knowledge dan physical environment.
2.4 Faktor yang Mempengaruhi Knowledge Management
Lima faktor kontingensi yang terdiri dari karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan dapat ditentukan proses KM apa saja yang tepat untuk diterapkan oleh organisasi.
1. Task uncertainty (ketidakpastian tugas)
Semakin tinggi task uncertainty dalam organisasi akan mempengaruhi pengembangan routine sehingga knowledge application makin dipengaruhi direction. Selain itu, eksternalisasi dan internalisasi akan makin mahal, sehingga kombinasi dan exchange makin sulit karena bersifat tacit. Metode yang disarankan untuk organisasi dengan task uncertainty tinggi adalah socialization dan direction. Sedangkan untuk organisasi dengan task uncertainty rendah routine lebih disarankan.
2. Task interdependence (ketergantungan tugas)
Semakin tinggi task interdependence dalam organisasi, dimana penyelesaian tugas bergantung pada interaksi antar sub unit, pengetahuan yang ada dikombinasi dan ditransformasi yang dikomunikasikan dan
dikoordinasikan pada seluruh unit kerja. Ini menyebabkan ambiguitas karena perbedaan pemahaman.Metode yang sesuai adalah socialization dan combination. Sedangkan untuk organisasi dengan task interdependence rendah internalization dan eksternalization lebih disarankan.
3. Knowledge characteristics (karakteristik pengetahuan)
Karakteristik pengetahuan diklasifikasikan menjadi tiga kelompok tacit-explicit knowledge, procedural-declaratif knowledge dan pengetahuan umum-khusus.
4. Organizational characteristics (karakteristik organisasi)
Karakteristik organisasi diklasifikasikan menjadi tiga, ukuran organisasi, strategi organisasi serta karakteristik organisasi.
5. Environmental characteristics (karakteristik lingkungan).
Fernandez (2010) membagi karakteristik organisasi menjadi dua, yaitu ukuran dan strategi organisasi serta karakteristik lingkungan yaitu ketidakpastian lingkungan turut mempengaruhi proses KM yang sesuai untuk diterapkan.
2.5 Analisis Tabel Faktor Kontingensi
Metodologi yang direkomendasikan untuk memperoleh identifikasi dari Solusi KM, mengikuti tujuh langkah berikut:
1. Menilai Faktor Kontingensi
2. Identifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi 3. Prioritas yang dibutuhkan proses KM
4. Identifikasi proses KM yang telah ada saat ini 5. Identifikasi kebutuhan proses KM saat ini
6. Menilai Infrastruktur KM dan identifikasi sequential ordering dari proses KM
7. Membangun sistem, mekanisme dan teknologi dari KM
Pemetaan dan pemilihan proses KM sesuai dengan tabel 2.1. Hasil Pemetaan faktor kontingensi terhadap proses KM selanjutnya dilakukan analisis untuk
menentukan prioritas kebutuhan proses KM (Tabel 2.2). Pada tabel faktor faktor kontingensi, dipilih kecenderungan faktor kontingensi yang dominan pada organisasi. Faktor kontingensi dominan yang sesuai dengan kondisi organisasi kemudian berikan tanda yang berbeda untuk diberikan nilai pada analisis prioritas kebutuhan proses KM (Tabel 2.3).
Tabel 2.2 Faktor Kontingensi (Fernandez, 2010)
Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing
Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines
Ketidakpastian tugas Low High High Low Low High Low Low
Ketergantungan tugas High High High High Low Low High/ Low High/ Low
Pengetahuan (Tacit vs
Eksplicit) E T T E T E T/ E T/ E
Pengetahuan (Prosedural vs
Deklaratif) P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P P
Ukuran Organisasi Small/ Large Small Small Large Small/ Large Small/ Large Small Large
Strategi Bisnis D D LC/ D LC/ D LC/ D LC/ D LC LC
Ketidakpastian Lingkungan High High Low Low Low Low High High
Faktor Kontingensi
Proses Knowledge Management
Keterangan: T : Tacit Knowledge E : Explisit Knowledge P : Procedural Knowledge D : Decklaratif Knowledge LC : Low Cost D : Differensiasi
Tabel 2.2 digunakan untuk menentukan prioritas dan menentukan proses KM yang akan digunakan organisasi. Misal, pada Tabel 2.3 diberikan penilaian sebagai berikut:
Ketidakpastian tugas : Tinggi
Ketergantungan tugas : Tinggi
Kecenderungan Pengetahuan (Tacit vs Eksplisit) : Tacit
Kecenderungan Pengetahuan (Prosedural vs Deklaratif) : Prosedural
Ukuran Organisasi : Kecil
Strategi Bisnis : Minimalisasi Biaya
Tabel 2.3 Analisis Prioritas Kebutuhan Proses KM (Fernandez, 2010)
Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing
Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines
Ketidakpastian tugas No Yes Yes No No No Yes No Ketergantungan tugas Yes Yes Yes Yes No No Ok Ok
Pengetahuan Tacit No Yes Yes No Yes No Ok Ok
Pengetahuan Prosedural Ok Ok Ok Ok Ok Ok Yes Yes Ukuran Organisasi = Kecil Ok Yes Yes No Ok Ok Yes No Strategi Bisnis =
Minimalisasi Biaya No No Ok Ok Ok Ok Yes Yes
Ketidakpastian Lingkungan Yes Yes No No No No Yes Yes
Jumlah "Yes" 2 5 4 1 1 0 5 3
Jumlah "Ok" 2 1 2 2 3 3 2 2
Jumlah "No" 3 1 1 4 3 4 0 2
Nilai kumulatif prioritas
(Yes=1; Ok=0.5; No=0) 3.0 5.5 5.0 2.0 2.5 1.5 6.0 4.0
Proses Knowledge Management Faktor Kontingensi
Setiap faktor kontingensi terhadap proses KM akan diberi nilai yang telah ditetapkan sebelumnya, 1 untuk yang sesuai variabel kontingensi, 0.5 untuk yang sesuai dengan semua keadaan 0 untuk yang tidak sesuai. Selanjutnya diperoleh nilai kumulatif untuk setiap proses KM. Nilai kumulatif ini kemudian diurutkan dari nilai terbesar untuk menentukan prioritas dari proses KM yang ada.
2.6 Pendekatan Implementasi
Integrasi penuh antara aspek teknologi dengan aspek sosial dan organisasi akan memberikan dampak positif pada knowledge management, hal ini dikemukakan O Leary et al., (2001). Dibutuhkan pengelolaan sumber daya dalam organisasi untuk menunjang pelaksanaan. Untuk itu perlu diciptakan rasa membutuhkan komputerisasi, membuat dukungan yang diperlukan dari manajerial untuk pelaksanaan proyek, memonitor perkembangan proyek, serta mengembangkan komitmen pengguna pada sistem. Selain itu, diperlukan pemahaman dan penerimaan user. Heeks (2001) menyebutkan beberapa faktor yang sering menjadi penyebab kegagalan proyek informasi digital pemerintah, yaitu:
Informasi, banyak proyek informasi yang menyediakan informasi yang ternyata tidak dibutuhkan penggunannya. Sehingga diperlukan studi kebutuhan informasi dahulu. Studi ini disusun berdasarkan pandangan pengguna sistem.
Proses, kepuasan pengguna dan kurang tepatnya sasaran pengguna pada pengembangan sistem kurang diperhatikan. Ini terjadi, karena pengguna tidak dilibatkan secara aktif pada proses pengembangan sistem.
Skill, pada kenyataannya banyak diantara pengguna yang belum terampil dalam memanfaatkan sistem. Untuk menyelesaikan masalah ini perlu dilakukan sosialisasi sistem dan desain sistem terutama pada user interface.
Sistem manajemen, ada banyak proyek informasi yang berhenti setelah satu atau dua tahun proyek dimulai, setelah tahap instalasi dan deployment.
Update informasi, perawatan, pembuatan back up jarang dilakukan karena dukungan pihak manajemen yang kurang.
Penerapan Model KMS sebaiknya melalui pendekatan stock knowledge dan alur pengetahuan yang merupakan karakteristik dari KMS. Stock knowledge adalah sesuatu yang telah diketahui yang dapat berupa database atau perpustakaan, organisasi, tersebar di seluruh organisasi dalam berbagai unit, filling cabinets, rak buku (bookshelves), atau ada di setiap individu. Sedangkan alur pengetahuan adalah supaya knowledge dapat bermanfaat (menyebar ke manapun dalam organisasi). Fernandez (2010) merekomendasikan metodologi untuk mengidentifikasi solusi KMS yang sesuai untuk organisasi. Proses KM menurut Fernandez dipengaruhi oleh karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan (Tabel 2.4).
Tabel 2.4 Pengaruh karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan terhadap proses KM (Fernandez, 2010)
Karakte ristik
Le ve l/
Type Re kome ndasi Prose s KM
Knowledge sharing (socialization) Knowledge application (direction )
Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (exchange )
Knowledge application (routine) Knowledge discovery (combination)
Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge application (direction , routine) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction , routine)
Ketidakpastian Lingkungan Rendah Tinggi Ukuran organisasi Kecil Besar Startegi Bisnis Low-cost Differenti ation
Ukuran Organisasi, untuk organisasi berukuran besar dengan struktur birokrasi, proses routine lebih sesuai diterapkan pada knowledge application, sedangkan pada organisasi kecil akan lebih sesuai
menggunakan proses direction. Pada knowledge sharing, untuk organisasi besar proses exchange lebih disarankan karena dapat menjangkau area yang lebih luas sedangkan untuk oraganisasi kecil lebih disarankan proses sosialisasi. Sosialisasi juga disarankan untuk mendukung proses knowledge discovery pada organisasi kecil. Proses knowledge capture, organisasi besar maupun kecil dapat menerapkan eksternalisasi dan internalisasi.
Strategi Bisnis, dibedakan menjadi dua, low-cost dan differentiation.
Pada organisasi dengan low-cost strategy akan fokus pada pemanfaatan pengetahuan yang ada/ knowledge application didukung dengan proses direction dan routines. Sedangkan pada organisasi dengan differentiation strategy akan fokus pada melakukan inovasi dan mencari ide baru, sehingga proses kombinasi dan sosialisasi akan sesuai untuk diterapkan dalam mendukung proses knowledge discovery. Untuk proses knowledge capture, baik organisasi dengan low-cost strategy maupun differentiation strategy dapat menerapkan baik externalization maupun internalization. Sama halnya dengan knowledge sharing, dapat diterapkan socialization maupun exchange.
Ketidakpastian lingkungan, pada kondisi lingkungan yang tidak
menentu, knowledge application dan discovery lebih disarankan karena membantu individu dalam menyelesaikan permasalahan dengan memanfaatkan lingkungan dengan memanfaatkan knowledge yang ada. Sedangkan pada organisasi dengan kondisi lingkungan dengan kondisi ketidakpastian rendah, proses knowledge sharing dan capture lebih disarankan. Karena knowledge yang didapat dan dibagikan dapat dimanfaatkan dalam waktu yang lama.
2.7 Unified Modeling Languange
Unified Modeling Languange (UML) menurut Larman (2005) adalah notasi diagram standar untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. Untuk visualisasi, pengembang menggunakan UML sebagai cara untuk mengkomunikasikan idenya pada programmer dan calon pengguna. Cara ini digunakan untuk menyamakan pemahaman antar stakeholder. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat/ tidak ambigu dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem (software intensive system).
2.7.1 Use Case
Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan aktor dan sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan, namun use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh aktor dan sistem bukan bagaimana aktor dan sistem melakukan kegiatan tersebut. Untuk menggambarkannya dalam use case model biasanya digunakan association relationship yang memiliki stereotype include, extend atau generalization relationship. Hubungan include menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case berarti bahwa satu use case merupakan tambahan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi.
2.7.2 Activity Diagram
Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan sebuah flowchart karena kita dapat memodelkan sebuah alur kerja dari satu aktifitas ke aktifitas lainnya atau dari satu aktifitas ke keadaan sesaat (state). Juga sangat berguna ketika ingin
menggambarkan perilaku paralel atau menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai use case berinteraksi.
2.8 Penelitian Sebelumnya
Ringkasan studi literatur pada penelitian sebelumnya dapat dilihat pada Tabel 2.5. Tabel 2.5 menjelaskan perbedaan metode yang digunakan pada penelitian sejenis sebelumnya dan metode yang digunakan pada penelitian ini.
2.8.1Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System Untuk PT. KSEI
Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di PT. KSEI kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang terapkan mempertimbangkan aspek penilaian yaitu prioritas kebutuhan proses KM, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses KM dan prioritas harapan pemanfaatan proses KM. Pengembangan proses kemudian dilakukan dari prioritas utama. Proses KM yang dikembangkan eksternalisasi untuk fitur chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel. Exchange untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, pencarian artikel. Combination untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel. Socialization untuk fitur chatting dan forum diskusi. Direction untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, pencarian dokumen, pencarian artikel. Dan routines untuk fitur forum diskusi, manajemen dokumen, pencarian artikel. Penelitian ini tidak menjelaskan landasan tahap penentuan prioritas dan penggunaan arsitektur KMS Tiwana (2000) pada arsitektur KMS yang disusun.
Tabel 2.5 Ringkasan Studi Literatur pada Penelitian Sebelumnya
Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System Untuk PT. KSEI (Moh. Bayu Teguh Santoso, 2011)
Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-Government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta (Safrina Amini, 2010)
Model Knowledge Management System Untuk Sales &Distribution
Perusahaan Telekomunikasi: Studi Kasus PT. XL AXIATA, TBK (Alexander Waworuntu, 2012)
Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Komunitas Bisnis Tangan Di Atas (Suhendro, 2010)
Model Knowledge Management
System di Kementerian Pemuda dan
Olahraga (Meidyasari, 2012)
Tujuan Penelitian
Rancangan Solusi KM dan prototipe sistem KM
Model Knowledge Management System yang sesuai
Rancangan Solusi KM dan prototipe sistem KM yang sesuai khususnya direktorat Commerce, Bagian CPC
Model KMS yang sesuai bagi TDA untuk mengorganisir dan berbagi pengetahuan
Rancangan solusi knowledge management dan prototipe Knowledge Management System Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Tiwana (2000) Solusi KMS: Fernandez (2004) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Analisis gap infrastruktur Proses KM dikembangkan
berdasarkan prioritas:
Proses KM dikembangkan: Proses KM yang dikembangkan: Proses KM dikembangkan berdasarkan prioritas:
1. Externalization 1. Externalization 1. Knowledge Discovery 1. Sosialisasi untuk knowledge
discovery
2. Exchange 2. Internalization 2. Socialization, 2. Internalisasi
3. Combination 3. Socialization 3. Knowledge Sharing 3. Eksternalisasi
4. Socialization 4. Combination menggunakan Socialization, dan Exchange
4. Sosialisasi untuk knowledge
dsharing
5. Direction Tidak menggunakan pengujian 4. Knowledge Application 5. Routines 6. Routines , setelah diperoleh model menggunakan Direction dan
Routines
6. Exchange 7. Kombinasi 8. Direction Dilakukan uji coba pada hasil
rancangan knowledge management system. Evaluasi tentang dampak manfaat dan evaluasi tingkat pemenuhan solusi belum dilakukan.
Dilakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS. Evaluasi tentang dampak manfaat dan evaluasi tingkat pemenuhan solusi belum dilakukan. Arsitektur KMS
menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana.
Dilakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS.
Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana.
Metode Penelitian
Media yang digunakan : mailing list dan mastermind. Proses KM yang dikembangkan capture, discovery dan sharing. Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana.
2.8.2 Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-Government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta
Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang diterapkan mempertimbangkan faktor kontingensi dan analisis proses KM yang sedang berjalan, yaitu yang menunjang proses externalization, internalization, socialization dan combination. Pengembangan proses kemudian dilakukan dengan harapan agar Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta dapat mengelola pengetahuan yang ada untuk disebarkan pada seluruh pegawainya. Proses KM yang dikembangkan adalah externalization untuk fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen dan pesan elektronik, internalization, untuk fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik, searching knowledge. Socialization untuk percapakan elektronik dan pesan elektronik. Combination untuk manajemen dokumen. Peneliti tidak menjelaskan secara detail langkah yang dilakukan pada metodologi Fernandez. Tidak ada evaluasi yang dilakukan pada model KM yang diperoleh, untuk mendapatkan feedback dari pengguna.
2.8.3 Model Knowledge Management System Untuk Sales
&Distribution Perusahaan Telekomunikasi: Studi Kasus PT. XL AXIATA, TBK
Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di PT. XL AXIATA, TBK kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang terapkan mempertimbangkan prioritas pada KMS prioritas pada KMS yang telah dianalisis. Proses KM yang dikembangkan adalah knowledge discovery menggunakan combination, untuk fitur sales forecast, manajemen artikel, forum diskusi, manajemen dokumen, manajemen laporan. Serta socialization, untuk fitur forum diskusi dan manajemen artikel. Knowledge sharing menggunakan socialization, untuk forum diskusi dan manajemen artikel serta exchange untuk manajemen
dokumen, manajemen artikel dan manajemen laporan. Knowledge application menggunakan direction untuk message board dan manajemen berita. Routines untuk manajemen laporan. Peneliti melakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS. Arsitektur KMS yang digunakan adalah 7 layer dari Amrit Tiwana.Saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah KMS yang dikembangkan menggunakan database server MySQL dan IIS pada webserver. Namun, aksesnya hanya dapat dilakukan oleh pegawai yang terdaftar pada jaringan intranet perusahaan.
2.8.4 Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Komunitas Bisnis Tangan Di Atas
Metodologi yang digunakan Tiwana. Namun, tidak semua dari metodologi ini digunakan dalam penelitian. Peneliti membuat metodologi baru, yang merupakan adaptasi dari metodologi tiwana. Pada penelitian di komunitas bisnis Tangan di Atas (TDA) kesimpulan yang diambil peneliti adalah media yang digunakan untuk berbagi pengetahuan adalah mailing list dan mastermind. Pada mailing list terjadi proses capture, discovery dan sharing. Proses capture, terjadi perubahan cerita dalam tulisan. Dicovery, dilakukan kombinasi terhadap tulisan berdasarkan kategori dan tag. Proses sharing, terjadi dalam anggota komunitas.Untuk proses sharing anggota komunitas keluar komunitas, digunakan social media dan penanda online. Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana.
2.8.5 Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga.
Pada penelitian ini, metodologi yang digunakan adalah metodologi
Fernandez. Metodologi lebih mudah diterapkan dan diimplementasikan, karena tidak banyak proses dan aktifitas, seperti yang ada pada metodologi Tiwana. Metodologi ini juga lebih sesuai diterapkan pada ukuran organisasi kecil dan sedang, jika dibandingkan dengan metodologi Tiwana dan Andrew Tolks. Metodologi Fernandez, digunakan untuk menentukan
model solusi knowledge management yang sesuai di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Arsitektur KMS yang akan digunakan nantinya, menggunakan analisis gap infrastruktur terkait infrastruktur yang sudah ada di Kementerian Pemuda dan Olahraga dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk membangun knowledge management system.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan alur penelitian, metodologi yang digunakan, metode pengambilan data dan metode sampling.
3.1 Alur Penelitian
Penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi KMS. Ini tampak pada tahap satu sampai tujuh pada desain penelitian (Gambar 3.1). Langkah selanjutnya adalah untuk melakukan perancangan KMS Sekretariat Kemenpora.
Gambar 3.1 Alur Penelitian
Langkah yang dilakukan dalam tahapan merancang solusi knowledge management adalah melakukan tahapan pada metodologi Fernandez, sebagai berikut.
1. Menentukan faktor kontingensi
Tahap ini bertujuan memilih faktor kontingensi yang sesuai dengan kondisi organisasi. Metode yang digunakan untuk menentukan task characteristics, organizational knowledge dan environmental knowledge yang sesuai adalah kuisioner, observasi dan wawancara.
2. Melakukan identifikasi KM berdasarkan setiap faktor kontingensi yang terpilih
