10.1. Lampiran - 1 Bagan Alir Kegiatan Audit Internal 10.2. Lampiran - 2 Formulir Program Audit Internal 10.3. Lampiran – 3 Formulir Rencana Audit Internal 10.4. Lampiran – 4 Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit 10.5. Lampiran – 5 Formulir Hasil Audit Internal
10.6. Lampiran – 6 Formulir Corrective Action Request (CAR) 10.7. Lampiran – 7 Formulir Ringkasan Hasil Audit Internal
10.8. Lampiran – 8 Formulir Daftar Hadir Rapat Pembukaan / Penutupan Audit 10.9. Lampiran - 9 Formulir Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif 10.10. Lampiran – 10 Contoh Surat Pemberitahuan Audit Internal
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 6 TAHAP PRA AUDIT
A. SEBELUM AUDIT INTERNAL (PRA - AUDIT)
1 Penyusunan Program Tahunan
Audit
2 Pengesahan / penanda tanganan
Program Tahunan Audit
3 Pendistribusian Program Tahunan
Audit
Pengelola SMM (MR & Pengelola Audit Internal)
BAGAN ALIR
KEGIATAN AUDIT INTERNAL
Uraian
No. Atasan Pengelola SMM
(MR & Pengelola Audit Internal)
Mulai
Menyusun Program Tahunan Audit
Mengesahkan / menanda tangani Program
Tahunan Audit
Selesai
Mendistribusikan Program Tahunan Audit
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 2 / 6 TAHAP PERSIAPAN DAN PERENCANAAN
B. AUDIT INTERNAL
I. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN
Pengelola SMM (MR & Pengelola Audit
Internal)
1 Penyusunan Tim Audit
2
Pengesahan / Penandatanganan Tim Audit
3 Penyusunan Rencana Audit
4
Pembuatan Konsep Surat Pemberitahuan Audit, di-lampiri dengan : ~ Rencana Audit ~ Tim Audit 5 Penandatanganan Surat Pemberitahuan Audit 6 Pengiriman Surat Pemberitahuan Audit 7 Menerima Surat Pemberitahuan Audit BAGAN ALIR
KEGIATAN AUDIT INTERNAL
No. Uraian Atasan Auditor
Pengelola SMM Ketua Tim Audit Kepala Unit Auditee
Mulai
Menyusun & Mengusulkan Tim Audit Mutu
Internal Mengesahkan / Menandatangani Tim Audit Menyusun Rencana Audit Membuat Konsep Surat Pemberitahuan Audit Menanda tangani Surat Pemberitahuan Audit Mengirim Surat Pemberitahuan Audit Menerima Surat Pemberitahuan Audit Menerima Surat Pemberitahuan Audit Menerima Surat Pemberitahuan Audit A
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 3 / 6 BAGAN ALIR PROSEDUR AUDIT INTERNAL
TAHAP PERSIAPAN DAN PERENCANAAN (LANJUTAN)
B. AUDIT INTERNAL
II. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN (Lanjutan)
8 Penyusunan Jadwal Rinci Audit
10 Mengirim Jadwal Rinci Audit
11 Menerima Jadwal Rinci Audit
No. Uraian Atasan Auditor
Pengelola SMM Pengelola SMM (MR & Pengelola Audit) BAGAN ALIR Kepala Unit Auditee KEGIATAN AUDIT INTERNAL
Ketua Tim Audit
A Menyusun Jadw al Rinci Audit Mengirim Jadw al Rinci Audit Menerima Jadw al Rinci Audit Menerima Jadw al Rinci Audit Selesai
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 4 / 6 BAGAN ALIR PROSEDUR AUDIT INTERNAL
TAHAP PELAKSANAAN AUDIT
III. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL
Ketua Auditor Kepala Unit Auditee
Tim Audit Auditee
1 Pelaksanaan Audit, didahului dengan rapat pembukaan audit
(opening meeting) sesuai dengan
Jadwal Rinci Audit
2 Penyusunan Hasil Audit
3 Penanda tanganan Hasil Audit & rencana tindak lanjut
4 Pengumpulan Hasil Audit
5 Penyerahan copy Hasil Audit kepada Kepala Unit Auditee pada saat rapat penutupan (closing
meeting ) No. Uraian Melakukan Audit Diaudit / diperiksa Menyusun Hasil Audit Klarifikasi dan Menandatangani Hasil Audit Mengumpulkan Hasil Audit Melakukan Rapat Penutupan & Menyerahkan Copy Hasil Audit
Menerima Copy Hasil Audit Melakukan Rapat Pembukaan Audit Menerima Hasil Audit setelah ditandatangai oleh Auditee Mulai Selesai
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 5 / 6 BAGAN ALIR PROSEDUR AUDIT INTERNAL
TAHAP PELLAPORAN AUDIT
IV. PELAPORAN
1 Penyusunan Laporan Akhir Audit
2 Pendistribusian Laporan Akhir Audit kepada Atasan Pengelola SMM dengan tembusan kepada Kepala Unit Auditee, selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan Audit seluruhnya diselesaiakan Pengelola SMM (MR & Pengelola Audit Internal) Uraian No. Atasan
Pengelola SMM Ketua Tim Audit
Kepala Unit Auditee Menyusun Laporan Akhir Audit Menerima & selanjutnya mendistribusikan Laporan Akhir Audit Menerima Laporan Akhir Audit Mulai Selesai Menerima Laporan Akhir Audit
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 6 / 6 TAHAP PASKA AUDIT
C. SETELAH AUDIT INTERNAL (PASCA - AUDIT)
1 Tindak Lanjut Rencana Aksi Koreksi
2 Monitoring Tindak Lanjut 3 Penyusunan Progres Tindak
Lanjut Rencana Aksi Koreksi 4 Pengiriman progres Tindak Lanjut Rencana Aksi Koreksi
5 Memerintahkan anggota Tim Audit untuk verifikasi Tindak Lanjut CAR
6 Verifikasi Tindak Lanjut CAR oleh Tim Audit di lokasi Auditee 7 Penutupan CAR (bila dianggap
selesai)
8 Penyerahan CAR yg sudah ditutup kepada Pengelola SMM (MR & Pengelola Audit Internal) 9 Penyusunan Laporan Evaluasi
Kemampuan Auditor dan Evaluasi Audit Tahunan 10 Pengiriman Laporan Evaluasi
Kemampuan Auditor dan Evaluasi Audit Tahunan 11 Menerima Laporan Evaluasi
Kemampuan Auditor dan Audit Tahunan
No. Uraian Atasan Pengelola SMM
Pengelola SMM (MR & Pengelola
Audit Internal)
Ketua Tim Audit Auditor Kepala Unit
Auditee Auditee
Mengiriman Laporan Evaluasi Kompetensi Auditor
& Evaluasi Audit Tahunan Melakukan Monitoring Tindak Lanjut Menyusun progres Tindak Lanjut Rencana Aksi Koreksi Mengirimkan Progres Tindak Lanjut Rencana Aksi
Koreksi Menerima Progres Tindak Lanjut Rencana Aksi Koreksi Memerintahkan untuk verifikasi tindak lanjut Memverifikasi tindak lanjut C A R Menutup C A R Menutup C A R Menyerahkan C A R yang sudah ditutup Menyusun Evaluasi Kompetensi Auditor & Evaluasi Audit
Tahunan Menyerahkan C A R yang sudah ditutup Memverifikasi tindak lanjut C A R Menindaklanjuti Rencana Aksi Koreksi Menerima Laporan Evaluasi Kompetensi Auditor &
Evaluasi Audit Tahunan
Selesai
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 1 TAHUN ANGGARAN ………..
No Objek yang diaudit
B U L A N
Kete- rangan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nop Des
Dibuat oleh : Pengelola Audit Internal
( ……….. )
Mengetahui : Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu
( ……….. ) Disetujui oleh :
Pengelola Sistem Manajemen Mutu (Wakil Manajemen)
( ……….. )
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 3 RENCANA AUDIT INTERNAL
KE ....(1)…., TAHUN .…(2)….
1. Lingkup dan Sasaran : (3)
2. Susunan Tim Audit : (4) 3. Dokumen Referensi : (5) 4. Dokumen Kerja : (6) 5. Jadwal Audit : (7) 6. Laporan Audit : (8) 7. Lain – lain (bila ada) : (9)
…..(10)…., …………(11)…………. Pengelola Audit Internal
(12)
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 2 / 3 FORMULIR LAMPIRAN – 3
(1) diisi urutan pelaksanaan audit internal yang direncanakan
(2) diisi tahun audit yang direncanakan
(3) diisi Lingkup Audit dan Sasaran Audit contoh :
Lingkup Audit : Audit Internal ini dilaksanakan diseluruh Unit Kerja di lingkungan BBWS Sumatera VIII Palembang
Sasaran Audit : Audit Internal ini dilaksanakan dengan Sasaran sebagai berikut :
a. Memastikan bahwa ketidaksesuaian Audit Internal (CAR) sebelumnya telah ditindak lanjuti
b. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu diterapkan secara konsisten
(4) Diisi susunan Tim Audit sebagai berikut :
Ketua Tim Audit : ……….., merangkap Auditor Sekretaris Tim Audit : ………., merangkap Auditor
Auditor : 1) ………
2) ……… dst
Contoh :
Susunan Tim Audit sebagai berikut :
Ketua Tim Audit : Ir. Fiorentina Sitompul, MM, merangkap Auditor Sekretaris : Adi Rusman, ST, MT, merangkap Auditor Auditor : 1) Dian Anggraeni, ST
2) Yuli Triawati, ST 3) ………… dst
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 3 / 3 2) SNI ISO 19011 : 2005
3) Prosedur Audit Internal 4) Prosedur Tindakan Perbaikan
5) Prosedur Pengawasan bagi Pengawas Lapangan
(6) Diisi nama dokumen yang akan dipakai berkaitan dengan Audit tersebut. Contoh : 1) Hasil Audit Internal (lihat Lamp. 5)
2) CAR (lihat Lamp. 6)
3) Daftar Hadir, Rapat Pembukaan / Penutupan (lihat Lamp. 8) 4) ………..
(7) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit dimulai, serta tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit selesai
(8) Diisi tanggal, bulan, tahun Laporan Audit diselesaikan untuk di distribusikan.
(9) Diisi hal-hal yang perlu disampaikan (bila ada), atau di biarkan kosong bila tidak ada Contoh : Kepala Unit Auditee diminta untuk menyediakan akomodasi dan pendamping sebagai Narasumber selama Audit Internal dilaksanakan
(10) Diisi nama kota tempat Rencana Audit Internal dibuat
(11) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit Internal dibuat
(12) Diisi tanda tangan Pengelola Audit Internal
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 1 KE …(1)… TAHUN …..(2)…..
No Tanggal Unit Kerja Objek Audit Auditee Auditor
1 2 3 4 5 6
..(3).. …(4)… …..(5)….. …..(6)….. …(7)… …(8)…
PENJELASAN CARA PENGISIAN :
(1) diisi Audit Internal yang dijadwalkan (2) diisi tahun Audit Internal yang dijadwalkan (3) diisi No. urut item yang dijadwalkan
(4) Diisi tanggal, bulan dan tahun Jadwal Audit Internal (5) Diisi nama Unit Kerja / Organisasi yang di audit (6) Diisi nama kegiatan yang akan dijadikan objek audit (7) Diisi nama petugas yang di audit (Auditee)
(8) Diisi nama petugas yang melaksanakan audit (Auditor) (9) Diisi nama kota dimana Jadwal Audit dibuat / dilaksanakan
(10) Diisi tanggal, bulan dan tahun dimana Jadwal Audit dibuat / dilaksanakan (11) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit Internal dibuat
(12) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit (13) Diisi nama Ketua Tim Audit
…..(9)…., …………(10)…………. Ketua Tim Audit Internal
(11)
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 2 KE …(1)… TAHUN …..(2)…..
Tanggal Audit : ….(3)……. Hari : ….(4)…… Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi : ….(5)…….
No Objek Audit Uraian Ketidaksesuaian
Kriteria
Audit Observasi
..(6).. …..(7)….. …..(8)….. …(9)… …..(10)…..
PENJELASAN CARA PENGISIAN :
(1) diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut (2) diisi tahun dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut (3) diisi tanggal, bulan dan tahun dimana Audit Internal tersebut dilaksanakan (4) Diisi nama hari pelaksanaan Audit Internal di lokasi tersebut
(5) Diisi nama Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang di audit
Dibuat oleh Auditor : (11) ………..(12)……… Auditee : (13) ………..(14)………
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 2 / 2 (6) Diisi nomor urut objek audit
(7) Diisi objek audit yang dilaksanakan
Contoh : Paket pekerjaan konstruksi dengan nilai kontrak > 100 juta pada SNVT PJPA BWS Bangka Belitung - BBWS Sumatera VIII (8) Diisi dengan hasil pemeriksaan (audit) terhadap objek audit tersebut yang berupa
temuan (ketidaksesuaian)
Contoh : Tidak ditemukan bukti bahwa CAR dari Audit Internal yang lalu telah ditindaklanjuti
(9) Diisi dengan standar atau ketentuan yang digunakan sebagai acuan (kriteria) guna mencapai mutu seperti yang dipersyaratkan
Contoh : Klausul 8.2.2
(10) Diisi dengan hasil pemeriksaan (audit) terhadap objek audit tersebut yang berupa observasi
(11) Diisi tanda tangan Auditor yang melaksanakan audit (12) Diisi nama Auditor yang melaksanakan audit (13) Diisi tanda tangan Auditee
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 2 Objek Audit : ……….(1)………. No CAR : ..…(2)…..
Tgl Audit : ..…(3)….. Area / Unit Kerja / Bagian / Fungsi yang diaudit : …………..….(4)……….. Ketidaksesuaian : ( Jika perlu dilampiri dengan informasi hasil pemeriksaan)
(5)
Tandatangan : ……..(6)……….. Auditor : ……..(7)……….
Tandatangan : ……(8)……… Auditor : …….(9)………
Rekomendasi Tindak Lanjut :
…..(10)…..
Tanggal Batas Waktu Penyelesaian : …..(11)…..
Tandatangan : …..(12)…… Ka. Unit Auditee : ….. (13) …..
Verifikasi :
…..(14)…..
Tanggal Penyelesaian Ditutup : …..(15)…..
Tandatangan : …….(16)…….. Ketua Tim Audit / Auditor : ………(17)………
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 2 / 2 FORMULIR LAMPIRAN – 6
(1) diisi objek Audit yang dilaksanakan (2) diisi Nomor CAR di lokasi / area tersebut
(3) Diisi tanggal, bulan dan tahun dimana audit dilaksanakan (4) diisi nama Area / Unit Kerja / Bagian / Fungsi yang di audit
(5) Diisi ketidaksesuaian yang ditemukan, yaitu hal-hal yang tidak sesuai dengan kriteria audit yang harus ditindaklanjuti
(6) Diisi tanda tangan Auditor (7) Diisi nama Auditor
(8) Diisi tanda tangan Auditee
(9) Diisi nama Auditee
(10) Diisi rekomendasi tindak lanjut penanganan ketidaksesuaian
(11) Diisi tanggal, bulan dan tahun rencana batas waktu penyelesaian rekomendasi tindak lanjut
(12) Diisi tanda tangan Kepala Unit Auditee (13) Diisi nama Kepala Unit Auditee
(14) Diisi verifikasi bukti tindak lanjut yang sudah dilakukan
(15) Diisi tanggal, bulan dan tahun verifikasi tersebut dilaksanakan
(16) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit / Auditor yang melakukan verifikasi (17) Diisi nama Ketua Tim Audit / Auditor yang melakukan verifikasi
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 1 KE …(1)… TAHUN …..(2)…..
Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang diaudit : ….(3)…….
No
Urut K E T I D A K S E S U A I A N NOMOR CAR
(4) (5) (6)
Penjelasan cara pengisian :
(1) Diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut (2) Diisi tahun dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut (3) Diisi nama Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang di audit
(4) Diisi nomor urut item ketidaksesuaian (CAR) (5) Diisi ringkasan ketidaksesuaian hasil audit (CAR) (6) Diisi nomor CAR yang diringkas tersebut diatas
(7) Diisi nama kota dimana Ringkasan Hasil Audit ini dikeluarkan (8) Diisi tanggal, bulan dan tahun Ringkasan Hasil Audit ini dibuat
(9) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit (10) Diisi nama Ketua Tim Audit
……(7)…., ………..(8)……… Dibuat oleh
Ketua Tim Audit : (9)
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 1 RAPAT PEMBUKAAN / PENUTUPAN *)
AUDIT INTERNAL KE …(1)… TAHUN …..(2)….. ……..(3)…….. No Urut N A M A J A B A T A N TANDA TANGAN (4) (5) (6) (7)
*) Coret yang tidak perlu
Penjelasan cara pengisian :
(1) diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut
(2) diisi tahun anggaran dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut (3) diisi nama Unit Kerja yang di audit
(4) Diisi nomor urut daftar hadir
(5) Diisi nama peserta rapat yang hadir
(6) Diisi nama jabatan peserta rapat yang hadir (7) Diisi tanda tangan peserta rapat yang hadir
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 2 AUDIT INTERNAL KE …(1)… TAHUN …..(2)…..
………..(3)………. No Ketidak-sesuaian Tindakan Korektif Penang-gungjawab / Auditee Progres Status Waktu Penyelesaian Keterang-an Rencana Realisasi (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
Penjelasan cara pengisian :
(1) Diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan
(2) Diisi tahun anggaran Audit Internal yang dilaksanakan
(3) Diisi Unit Kerja yang membuat Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif (4) Diisi nomor urut item ketidaksesuaian
(5) Diisi uraian ketidaksesuaian
(6) diisi uraian Tindakan Korektif yang dilaksanakan atas ketidaksesuaian tersebut diatas
(7) diisi nama penanggung jawab / pelaksanaan Tindakan Korektif (8) Diisi status pelaksanaan Tindakan Korektif yaitu salah satu dari :
- belum ditindak lanjuti - sedang dalam proses - sudah selesai dilaksanakan
(9) Diisi tanggal, bulan, tahun rencana penyelesaian Tindakan Korektif
…..(12)…., …………(13)…………. ………..(14)………
……….(15)……….. (………..(16)……….).
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 2 / 2 (10) Diisi tanggal, bulan, tahun realisasi pelaksanaan Tindakan Korektif, atau biarkan
kosong bila belum selesai
(11) Diisi hal-hal / uraian penyebab, bila ada penyimpangan antara rencana dan realisasi waktu penyelesaian.
(12) Diisi nama kota tempat laporan ini dibuat (13) Diisi tanggal, bulan, tahun laporan ini dibuat
(14) Diisi nama Unit Kerja yang membuat laporan ini.
(15) Diisi tanda tangan Kepala Unit Kerja yang membuat laporan ini (16) Diisi nama Kepala Unit Kerja yang membuat laporan ini.
DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu, dengan ini kami beritahukan bahwa akan
dilaksanakan Audit Internal di lingkungan Unit Kerja Saudara yang akan diatur sesuai dengan Rencana Audit Internal seperti terlampir.
Sehubungan dengan hal tersebut, diharapkan agar pelaksanaan Audit Internal dapat berjalan sebagaimana mestinya tanpa mengganggu kegiatan rutin pada Unit Kerja Saudara.
Diminta kesediaan Saudara untuk menyiapkan hal-hal yang diperlukan, antara lain : a. Dokumen dan/atau data
b. Informasi dan penjelasan c. Petugas pendamping
d. Hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan Audit Internal yang diperlukan.
Atas perhatiannya, disampaikan terima kasih.
Kepada Yth : ……….. Dari : Pengelola Audit Internal
Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal
Tanggal : ………..
Lampiran : … exp.
Pengelola Audit Internal Koordinator :
( ………. )
Tembusan Kepada Yth :
1. ………..
2. ………..
3. ………..
4. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR) 5. Para Auditor