BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Landasan Teori
Pada bagian ini teori yang akan diuraikan berkaitan dengan pemecahan masalah yang dianggap relevan dengan pokok bahasan.
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Pengertian suatu sistem tentu mempunyai beberapa persyaratan umum, persyaratan umum tersebut adalah bahwa sistem harus mempunyai unsur lingkungan, interaksi unsur dengan suatu tujuan yang akan dicapai.
Menurut Raymond McLeod [2] yang dimaksud dengan sistem adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Jogiyanto [3] yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Dan definisi lainnya yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari elemen - elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem mempunyai elemen – elemen penyusunan diantaranya adalah : a. Tujuan
Tujuan dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan yang akan dihasilkan sistem, karena suatu system akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuan.
b. Batasan
Dalam mencapai tujuan dari sistem dibutuhkan batasan – batasan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukkan data, jenis pemasukkan dan lain – lain.
2.2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
a. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau sub sistem.
b. Batasan Sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas sustu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan Luar Sistem (environments) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (interface)
Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya. Keluaran (output) dari sub sistem menjadi masukan (input) untuk susistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenanace input adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
f. Pengolahan Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
g. Keluaran Sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh dan berakhir.
Menurut Jogiyanto [3] yang dimaksud dengan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.
2.2.4 Kualitas Sistem
Menurut Jogiyanto [3] sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstrack system ) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sedangkan sistem fisik adalah merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human mode sistem) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human –
machine system atau ada yang menyebut man – machinesystem. Sistem informasi merupakan contoh man – machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program - program yang dijalankan. Sedangkan sistem tidak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lainnya.
2.2.5 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi yang harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Menurut Jogiyanto [3]
1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya,berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi.
3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap - tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.6 Siklus Informasi
Siklus informasi untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.
Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi Sumber : Edhy Sutanta [6]
2.2.7 Definisi Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto [3] yang dimaksud Sistem Informasi adalah suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen,antara lain :
Input Proses Output
a. Hardware : CPU, disk, terminal, printer.
b. Software : sistem operasi, Sistem Basis Data, program pengontrol komunikasi, program aplikasi.
c. Personal : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem.
d. Data : data yang tersimpan dalam jangka waktu tertentu.
Suatu sistem informasi dapat digerakkan oleh elemen – elemen berikut :
1. Perangkat keras ( hardware ) yaitu komputer yang berperan sebagai media masukan, proses dan keluaran.
2. Perangkat lunak ( software ) yaitu alat yang digunakan untuk menjalankan perangkat keras yang dapat berupa sistem operasi atau program aplikasi. 3. Data yaitu fakta – fakta dari suatu kejadian yang dapat diolah untuk
menghasilkan suatu informasi.
4. Prosedur yaitu urutan kerja secara sistematis agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara teratur sesuai dengan rencana.
5. Pengguna computer ( user ) adalah manusia yang merupakan bagian terpenting yang dapat menangani semua elemen penggerak dari sistem informasi.
2.2.8 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto [3] komponen – komponen sistem informasi terdiri dari : a. Blok Masukan, input mewakili data yang masuk kedalam sistem
informasi.
b. Blok Model, blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran, produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi, teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data, basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasiya.
f. Blok Kendali, beberapa pengendalian perlu direncanakan dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 2.3 Komponen Sistem Informasi
Sumber : Jogiyanto [3]
2.2.9 Definisi Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu unit kerja atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku-buku yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya. Drs. Ibrahim Bafadal [4].
Perpustakaan yaitu mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan yang berisi buku-buku koleksi yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Sutarno [5]. Jika dilihat dari kedua pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu ruangan yang di dalamnya terdapat berbagai macam bahan pustaka yang telah diolah terlebih dahulu yang selanjutnya dapat dipergunakan dan dimanfaatkan oleh setiap pemakianya.
Di dalam bukunya yang berjudul Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, Drs. Ibrahim Bafadal [4] membagi perpustakaan menjadi lima jenis, yaitu :
1. Perpustakaan Umum, 2. Perpustakaan Sekolah,
3. Perpustakaan Perguruan Tinggi, 4. Perpustakaan Khusus,
5. Perpustakaan Nasional.