Evaluasi yang dilakukan melalui teknik Monitoring dan Evaluasi Standar SPMI mengikuti dengan langkah prosedural berikut:
1. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan isi stadandar secara periodik (bulanan, dan semesteran) dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja masing-masing unit kerja yang telah ditetapkan.
2. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua bentuk temuan berupa penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam setiap pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan.
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 34
3. Melakukan diskusi atas hasil temuan berupa penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam setiap pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan.
4. Membuat laporan hasil evaluasi secara tertulis kepada Pimpinan Unit Kerja dan LPM untuk selanjutnya diteruskan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti.
Evaluasi yang dilakukan dengan teknik Audit Mutu Internal Standar SPMI, dilalui langkah-langkah sebagai berikut:
1. Tim Audit Mutu Internal merencanakan dan mempersiapkan proses Audit dalam bentuk penjadwalan dan dokumen terkait serta target Auditee, serta Menyampaikan jadwal Audit kepada Auditee
2. Melakukan kegiatan audit sistem dan kepatuhan dengan mencatat dan merekam semua temuan dalam bentuk penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan termasuk kelengkapan dokumen pelaksanaan kegiatan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara menyeluruh.
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 35
3. Mempelajari penyebab terjadinya penyimpangan dari Standar SPMI dan mendiskusikannya dengannya Auditee untuk mendaptkan persetujuan dan selanjutnya dilakukan tindakan korektif.
4. Menyusun laporan hasil Audit Internal kepada LPM untuk selanjutnya diteruskan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti.
Secara garis besar langkah-langkah bagi kedua bentuk Evaluasi Standar SPMI tersebut, dapat digambarkan dalam diagram proses sebagai berikut:
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 36 Diagram VI.1.
Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI dengan Teknik Monev
Pemantauan Sistem dan Evaluasi diri
LPM membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi yang terdiri atas semua tim Mutu yang terdapat dalam Fakultas dan Program Pascasarjana.
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan standar SPMI secara periodik (Bulanan dan Semesteran) dan terjadwal.
Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan Standar SPMI serta
Kelengkapan Dokumen SPMI
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana mencatat, merekam dan memeriksa kesesuaian anatra fakta pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan dokumen di setiap unit kerja dengan isi Standar SPMI.
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana mempelajari temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen dari hasil evluasi pelaksanaan isi Standar SPMI dan kelengkapan dokumen.
Tindakan Korektif dan Perbaikan atas
Temuan
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan tindakan koreksi atas bergbai temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 37
Penyimpangan Pelaksanaan isi Standar SPMI
dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan rapat internal untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI.
Merekomendasikan perbaikan segera kepada unit kerja internal Fakultas dan Program Pascasarja atas penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait pelaksanaan Standar SPMI.
Membuat Laporan Hasil Monitoring
dan Evaluasi
Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana menyusun laporan hasil monitoring dan evaluasi setiap semester kepada pimpinan Fakultas dan Program Pascasarjana yang diteruskan kepada LPM
LPM Menindaklanjuti hasil laporan dan membuat laporan tertulis kepada Rektor. Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 38
Diagram VI.2.
Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI dengan Teknik Audit Mutu Internal
Perencanaan Proses Audit Internal
LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal melakukan rapat persiapan Audit Internal.
LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal menjadwalkan dan menentukan target Auditee
LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal menyiapkan berbagai dokumen terkait dengan proses audit system dan audit kepatuhan Stanadar SPMI
LPM meyampaikan jadwal audit kepada target Auditee
Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan
Standar SPMI serta Kelengkapan Dokumen
SPMI
LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal mencatat, merekam dan memeriksa kesesuaian anatra fakta pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan di setiap unit kerja dengan isi Standar SPMI melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas, dan keadaan lokasi secara menyeluruh. LPM bersama dengan Tim Auidit Internal
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 39 termasuk Assesor Internal mempelajari hasil temuan untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Tindakan Korektif dan Perbaikan atas Temuan
Penyimpangan Pelaksanaan isi Standar
SPMI
LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal melakukan diskusi dengan Auditee untuk mendapat persetujuan atas hasil temuan
LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal melakukan kesepakatan bersama Auditee untuk melakukan perbaikan atas temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI dalam jangka waktu yang disepakati bersama.
Pembuatan Laporan Hasil Audit Internal
LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal menyusun laporan hasil Audit Mutu Internal kepada Rektor untuk ditindaklanjuti
Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 40 D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan
Evaluasi Standr SPMI
Pihak-pihak yang harus menjalankan Evaluasi Standar SPMI adalah:
1. LPM, Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana, Tim Audit Mutu Internal
2. Pimpinan pada tingkat Fakultas dan Program Pascasarjana dan seluruh unit kerja yang ada didalamnya
3. Pimpinan tingkat Institut, Lembaga, UPT, dan Biro 4. SDM bidang Akademik (dosen dan tenaga
MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 41 VII. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI A. Tujuan Pengendalian Standar SPMI
Pengendalian Standar SPMI yang dimaksudkan adalah pengendalian pelaksanaan Standar SPMI, kegiatan ini merupakan tindakan analisis terhadap berbagai penyebab tidak tercapainya standar SPMI yang telah ditetapkan untuk dilakukan tindakan koreksi.
Pengendalian standar SPMI bertujuan sebagai sarana dalam meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai secara terus-menerus dan berkelanjutan.