MANUAL SPMI IAIM SINJAI

(1)

(2)

(3)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI iv KATA PENGANTAR

REKTOR IAI MUHAMMADIYAH SINJAI

Institut Agama Islam Muhammadiyah (IAIM) Sinjai merupakan salah satu perguruan tinggi milik persyarikatan Muahmmadiyah di kabupaten Sinjai Sulawesi Selatan dan memiliki reputasi yang baik di tengah masyarakat. Oleh sebab itu, IAIM Sinjai terus berusaha berbenah diri dalam meningkatkan mutu internalnya dalam usaha menjaga dan meningkatkan kepercayaan kepada masyarakat baik secara internal maupun eksternal dalam upaya meningkatkan kualitas hasil dan lulusan perguruan tinggi. Berdasarkan cita-cita yang mulia tersebut, maka IAIM Sinjai melalui visinya “Islami, Progresif, dan Kompetitif” mengamanahkan kepada lembaga penjaminan mutu (LPM) untuk senantiasa melakukan pembenahan mutu sehingga terwujud apa yang menjadi visi, misi dan tujuan IAIM Sinjai.

Pelaksanaan dari budaya mutu perlu diawali dengan membuat dan menyusun dokumen mutu. Seiring perjalanan waktu dan pergantian generasi dokumen mutu harus senantiasa dievaluasi dan ditinjau kembali akan kesesuaiannya dengan cita-cita perguruan tinggi, peraturan pemerintah, dan harapan masyarakat pengguna.

(4)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI v

Dokumen Manual SPMI merupakan salah satu dokumen utama dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang memuat tentang garis besar teknis Penetapan, Pelaksanaan/Pemenuhan, Evaluasi, Pengendalian, dan Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI pada Institut Agama Islam Muhammadiyah (IAIM) Sinjai yang menjadi dasar pelaksanaan dan penjamin mutu bagi setiap pelaksanaan kegiatan sehingga dapat bersesuai dengan standar SPMI yang telah ditetapkan.

(5)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI vi

MANUAL SPMI

INSTITUT AGAMA ISLAM MUHAMMADIYAH SINJAI Kode Dokumen : IAIMS/LPM/MSP/001

Revisi : 2

Tanggal : 22 November 2018

Disiapkan oleh : Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Muhlis, S.Kom.I., M.Sos.I Diperiksa Oleh : ………

………

Disahkan oleh :

(6)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI vii DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... ii

Halaman Pengesahan ... iv

Surat Keputusan Rektor ... v

Daftar Isi ... ix

I. PENDAHULUAN ... 1

II. VISI, MISI, TUJUAN dan SASARAN ... 4

III. LUAS LINGKUP MANUAL SPMI ... 6

A. Landasan Hukum Manual SPMI ... 6

B. Fungsi Manual SPMI ... 8

C. Macam Manual SPMI ... 8

D. Definisi Istilah ... 12

IV. MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI ... 18

A. Tujuan Penetapan Standar SPMI ... 18

B. Luas Lingkup Penetapan Standar SPMI ... 19

C. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI ... 20

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pelaksana Penetapan SPMI . 24 V. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI ... 25

A. Tujuan Pelaksanaan Standar SPMI ... 25

B. Luas Lingkup Pelaksanaan Standar SPMI ... 26

C. Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI ... 26

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pelaksana Pelaksanaan Standar SPMI... 29

VI. MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI ... 30

(7)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI viii

B. Luas Lingkup Evaluasi Standar SPMI ... 30

C. Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI ... 33

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pelaksana Evaluasi Standar SPMI ... 40

VII. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR ... 41

A. Tujuan Pengendalian Standar SPMI ... 41

B. Luas Lingkup Pengendalian Standar SPMI ... 41

C. Langkah-langkah Pengendalian Standar SPMI ... 42

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pelaksana Pengendalian Standar SPMI ... 46

VIII. MANUAL PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR ... 47

A. Tujuan Pengembangan Standar SPMI ... 47

B. Luas Lingkup Pengembangan Standar SPMI ... 48

C. Langkah-langkah Pengembangan Standar SPMI ... 49

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pelaksana Pengembangan Standar SPMI ... 52

(8)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 1 I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara prendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional dan Peraturan Pemerintah No. 13 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pelaksanaan dan Implementasi Pelaksanaan dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) merupakan aspek yang menentukan dalam peningkatan daya saing perguruan tinggi.

Paradigma baru Pengelolaan Pendidikan Tinggi, menempatkan akuntabilitas, evaluasi, akreditasi, dan otonomi pada tiap sudut tetrahedron sebagai prinsip dasar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, sedangkan kualitas ditempatkan pada pusatnya. Ini bermakna bahwa mutu adalah pusat dari penerapan keempat prinsip pengelolaan pendidikan tinggi.

Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerapan Good University Governance (GUG) terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas

(9)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 2

dan transparansi. Perbaikan dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkan GUG di Institut Agama Islam Muhammadiyah (IAIM) Sinjai, penerapan SPM merupakan suatu keharusan.

Mengacu kepada pasal 2 ayat (1) dan (2) Permendikbud No. 50 Tahun 2014 disebutkan bahwa Sisitem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT) bertujuan untuk menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh budaya mutu. System Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi berfungsi untuk mengendalikan penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh Perguruan Tinggi uantuk mewujudkan pendidikan yang bermutu.

Berkaitan dengan pemenuhan Permendikbud No. 50 Tahun 2014 tersebut, maka IAIM Sinjai telah menyusun Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan SK Rektor Nomor: 293/1.3.AU/A/KEP/2017.

Dalam rangka mewujudkan dan melaksanakan Kebijakan SPMI tersebut, diperlukan pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan/peningkatan SPMI, baik dibidang

(10)

akademik maupun non akademik yang tertuang dalam bentuk dokumen Manual SPMI.

Manual SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi tentang petunjuk praktis menganai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana SPMI ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi, dikendalikan, dan dikembangkan/ditingkatkan mutunya dalam berbagai aspek standar SPMI secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan tinggi IAIM Sinjai sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. Oleh sebab itu, maka luas lingkup isi Manual SPMI harus mengandung unsur uraian tentang PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Pengembangan) atas setiap standar yang ditetapkan dan disusun dalam dokumen tertulis.

(11)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 4 II. VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN A. VISI

Visi Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai adalah menjadi salah satu Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang Islami, Progresif, dan Kompetititf

B. MISI

1. Menyelenggarakan Caturdarma perguruan tinggi berlandaskan nila-nilai Islam

2. Menyelenggarakan perguruan tinggi yang berdaya saing

3. Menghasilkan lulusan yang inovatif dan kreatif 4. Mengembangkan jaringan kerja sama dengan

berbagai institusi regional, nasional maupun internasional

C. TUJUAN

1. Meningkatkan kualitas civitas akademika Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai

2. Meningkatkan keompetensi lulusan melalui program-program akademik yang strategis dan komprehensif.

3. Meningkatkan manajemen pendidikan tinggi yang menghasilkan lulusan berkepribadian islam,

(12)

berkualitas, berakhlak mulia, dan memiliki kemampuan akademik, professional, terampil, dan inovatif serta mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi.

4. Meningkatkan program penelitian dan pengabdian untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi. 5. Meningkatkan kehidupan akademik yang dilandasi

nilai-nilai budaya serta mendorong terwujudnya interaksi akademik yang bertanggung jawab, santun dan bermoral.

6. Mendorong mahasiswa untuk selalu pro-aktif dalam kegiatan akademik melui proses pembelajaran yang interaktif, inovatif, dinamis, dan mampu menjadi pembelajar sepanjang hayat dalam upaya peningkatan kompetensi

D. SASARAN

1. Seluruh civitas akademika yang menguasai bidang keahliannya, sehingga mampu mengaktualisasikan diri, berkomunikasi dan bekerja sama dengan pihak lain, baik ditingkat nasional maupun internasional.

2. Lulusan yang memilik daya saing yang kuat dan cepat terserap pasar tanaga kerja.

(13)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 6 III. LUAS LINGKUP MANUAL SPMI

A. Landasan Hukum

Pemilihan dan penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI di IAIM Sinjai dilaksanakan melalui sejumlah aspek yang disebut demg butur-butir mutu.

Butir-butir mutu ditetapkan oleh IAIM Sinjai dengan mengacu kepada beberapa landasan hukum sebagai dasar penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian, serta peningkatan/pengembangan standara SPMI, yaitu:

1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional

2. Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang

Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

5. Peraturan Pemerintah No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Perguruan Tinggi

(14)

6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 tahun 2015 tantang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 32 tahun 2016 tantang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.

9. Keputusan Menteri Agama RI Nomor: 6722 Tahun 2015 tentang Alih Status STAI Muhammadiyah Sinjai menjadi Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai. 10. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor:

02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah

11. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/1.3/D/2012 Tentang Penjabaran Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

12. Statuta Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai. 13. Renstras Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai.

(15)

14. Kebijakan SPMI IAIM Sinjai dengan SK Rektor Nomor: 293/1.3.AU/A/KEP/2017.

B. Fungsi Manual SPMI

Dokumen manual SPMI IAIM Sinjai berfungsi sebagai:

1. Petunjuk tentang bagaimana merancang dan menyusun, menetapkan, melaksanakan/memenuhi, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengembangkan/meningkatkan standar SPMI

2. Pemandu bagi para pejabat structural dan seluruh kryawan pada setiap unit kerja baik akademik maupun non akademik dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab masing-masing untuk terciptanay budaya mutu.

3. Petunjuk tentang criteria, standar dan sasaran sebagaiman yang telah ditetapkan dalam standar SPMI, dikendalikan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan.

C. Macam Manual SPMI

Pada dasarnya Manual SPMI IAIM Sinjai berkaitan dengan pentahapan proses pelaksanaan pengelolaan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan Pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan (AIK) yang

(16)

meliputi: penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI yang diimplementasikan di IAIM Sinjai. Keempat tahapan yang dimaksud, yaitu:

1. Tahap Penetapan Standar SPMI

Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahap ketika seluruh Standar SPMI bidang akademik dan non-akademik ditingkat Intitut dirancang, disusun, dan dirumuskan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), bersama Tim ad-hoc, serta masukan dari Tim Kendali Mutu (TKM) unit kerja, hingga Standar SPMI ditetapkan oleh Rektor.

2. Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI

Tahap pelaksanaan/pemenuhan Standar merupakan tahap ketika seluruh isi standar diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggara di tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Program Studi, Lembaga, UPT (unit pelaksana teknis) dan biro termasuk didalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidika (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya masing-masing. Pelaksanaan SPMI mengacu kepada

(17)

siklus manajemen SPMI IAIM Sinjai yang diawali dari satu siklus kegiatan SPMIdalam waktu tahun kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya.

3. Tahap Evaluasi Standar SPMI

Tahap evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI dalam pemenuhan standar dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja/TKM bersama-sama LPM untuk mengukur ketercapaian dan kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan. Selanjutnya dilaporkan kepada pimpinan Institut.

4. Tahap Pengendalian Standar SPMI

a. Tahapan pengendalian Standar SPMI di IAIM, merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yang dilaksanakan diseluruh tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT, dan biro termasuk didalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidika (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya masing-masing memerlukan pantauan atau pengawasan, pengecekan atau

(18)

pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus.

b. Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan Standar SPMI dilakukan oleh TKM, Tim Audit Internal dan Assesor Internal, dengan tujuan tujuan agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpang atau menyalahi standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengawasan atau pemantauan dilakukan secara parallel bersamaan dengan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI.

5. Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI. a. Tahap pengembangan/peningkatan Standar SPMI di

IAIM Sinjai merupakan tahapan ketika pelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dilakukan kajian ulang (review) untuk ditingkatkan mutunya, kemudian ditetapkan Standar SPMI yang baru untuk dilaksanakan pada siklus tahun akademik berikutnya.

b. Penentuan pengembangan/peningkatan Standar SPMI pada tahun-tahun berikutnya didasarkan pada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh LPM IAIM Sinjai bersama dengan TKM pada setiap unit kerja, Tim Audit Mutu Internal, dan Tim Assesor

(19)

Internal dengan melakukan pemeriksaan dan mengaudit pelaksanaan standar SPMI diseluruh unit kerja yang ada di IAIM Sinjai, serta benchmarking. Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada unit yang bersangkutan dan melaporkan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti guna meningkatkan mutu dan menetapkan standar baru.

D. Definisi Istilah

Definisi istilah dalam Manual SPMI IAMI Sinjai diperlukan untuk memudahkan dan menyamakan persepsi tentang berbagai istilah yang digunakan dalam Menuali SPMI. Definisi istilah dalam Manual SPMI, antara lain:

1. Mutu: Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuan dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder, baik tersurat (dalam bentuk pedoman), maupun tersirat. 2. Penjaminan Mutu: Proses penyusunan, penetapan, dan

pemenuhan Standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga berbagai pihak yang berkepentingan dapat memperoleh kepuasan.

(20)

3. Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) : Kegiatan sistemik penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi (internally driven), dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan (continuos improvement).

4. Kebijakan : Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang satu hal.

5. Kebijakan SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di IAIM Sinjai ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan dalam rangka penyelenggaraan pelayanan pendidikan sehingga buday mutu dapat tercapai.

6. Manual SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis dan panduan tentang tahapan yang menjelaskan mekanisme Penetapan, Pelaksanaan/Pemenuhan, Evaluasi, Pengendalian, dan Pengembangan/Peningkatan standar SPMI.

7. Standar SPMI : Dokumen tertulis yang berisi criteria, patokan, ukuran, spesifikasi tetang sesuatu yang harus dilaksanakan, dipenuhi dan dipatuhi.

(21)

8. Merancang Standar : Olah piker untuk menghasilkan standar tentang berbagai hal yang dibutuhkan dalam standar.

9. Merumuskan Standar : Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan dengan menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Compotence, dan Degree).

10. Menetapkan Standar : Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.

11. Melaksanakan Standar : Mengerjakan, mematuhi, dan memenuhi ukuran,spesifikasi, dan aturan sebagaiman yang dinyatakan dalam isi standar

12. Prosedur Operasinal Standar (POS) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren.

13. Formulir (Borang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat atau merekam setiap kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Prosedur Operasional Standar (POS).

14. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan untuk mengetahui

(22)

apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pelayanan pendidikan pada perguruan tinggi berjalan sesuai dengan isi standar SPMI yang telah ditetapkan.

15. Evaluasi : tindakan mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.

16. Evaluasi Standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi institutsi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institutsi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi IAIM Sinjai 17. Pengendalian Standar: Tindakan berupa pengawasan

atau pemantauan, atau pengecekan dan pemeriksaan dan evaluasi secara terus menerus atas satu atau lebih aspek yang menyimpang atau menyalahi Standar SPMI yang telah ditetapkan berdasarkan data temuan hasil evaluasi/audit mutu internal. Pelaksanaan tindakan tersebut dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Standar SPMI.

(23)

18. Pengembangan atau Peningkatan Standar: Upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik berdasarkan siklus standar secara berkelanjutan.

19. Siklus Standar : Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang telah diatur di dalamnya. 20. Dampak : Menggambarkan apakah yang dilakukan

menghasilkan perubahan dari kondisi awal ke kondisi baru sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya. 21. Audit Internal : Kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang

secara internal berfungsi untuk mengukur dan mengevaluasi SPMI di IAIM Sinjai dengan cara menyediakan analisis, penilaian, dan rekomendasi yang berhubungan dengan berbagai kegiatan SPMI. Kegiatan auditing ini dilakukan oleh Auditor Internal IAIM Sinjai untuk memeriksa ketercapaian dan pemenuhan seluruh standar oleh setiap unit kerja di IAIM Sinjai.

22. Rekomendasi: Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit kerja yang diaudit untuk ditindaklanjuti.

23. Kaji Ulang : Menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internal sebagai dasar

(24)

tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continious Quality Improvement)

24. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu Internal.

(25)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 18 IV. MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI

Manual penetapan Standar SPMI IAIM Sinjai merupakan uraian tentang tahapan ketika seluruh Standar SPMI dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan hingga disahkan oleh Rektor dengan Surat Keputusan Rektor.

Standar SPMI berisi pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pemenuhan dan pencapaiannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu di seluruh unit kerja IAIM Sinjai yang mencakup 24 (dua puluh empat) standar wajib minimal SNPT sebagaimana yang diatur dalam Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Selian 24 Standar minimal SNPT tersebut, IAIM Sinjai menetapkan 8 standar tambahan yang mengacu kepada Renstra IAIM Sinjai tahun 2015-2018 yang tertuang dalam kebijakan SPMI IAIM Sinjai tahun 2017.

A. Tujuan Penetapan Standar SPMI

Standar diperlukan sebagai acauan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi IAIM Sinjai. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan penididikan tinggi di IAIM Sinjai agar dapat meningkatkan

(26)

kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk mewujudkan budaya mutu di IAIM Sinjai.

Penetapan standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acauan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan Biro dalam upaya peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga tercipta budaya mutu di IAIM Sinjai.

B. Luas Lingkup Penetapan Standar SPMI

Secara umum luas lingkup manual penetapan SPMI mencakup seluruh aspek kegiatan pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu akademik dan non-akademik seabagi dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan di IAIM Sinjai.

Standar SPMI yang ditetapkan mencakup pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagaoi pelaksana penjaminan mutu di IAIM Sinjai yang disertai dengan indicator pencapaian dengan mengacu kepada perundang-undangan yang berlaku.

Manual penetapan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI pertama kali dirancang, dirumuskan, dan

(27)

ditetapkan dan berlaku untuk semua standar sampai disahkan oleh Rektor.

C. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI

Penetapan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut:

1. Menjadikan visi dan misi IAIM Sinjai sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai merancang sampai menetapkan standar.

2. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek lingkup standar SPMI.

3. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi.

4. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT Analysisi

5. Melaksanakan studi pelacakan tentang berbagai aspek yang hendak dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan pendidikan di IAIM Sinjai.

6. Nerumuskan draft awal standar dengan menggunakan rumus ABCD

(28)

7. Melakukan uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam rapat pleno atau seminar dilingkungan IAIM Sinjai untuk mendapatkan masukan.

8. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan masukan dari unit kerja di IAIM Sinjai

9. Melakukan pengendalian dan verifikasi tentang pernyataan standar untuk memastikan tidak adanya kesalahan gramatikal atau kesalahan tulisan

10. Mensahkan seluruh isi standar dalam bentuk surat keputusan Rektor.

Secara garis besar tahapan pelaksanaan penetapan standar SPMI di IAIM Sinjai dapat digambarkan dalam diagram berikut:

(29)

Diagram IV.1.

Langkah-langkah Penetapan SPMI IAIM Sinjai

Analisis Kebutuhan Standar SPMI IAIM Sinjai

 LPM mengusulkan kepada Rektor untu menunjuk anggota tim Ad Hoc penyusun Standar SPMI dalam bentuk Surat Keputusan  LPM dan Tim Ad Hoc melakukan

analisis kebutuhan standar SPMI dengan mengacu kepada Visi dan Misi IAIM Sinjai, Permenristekdikti No. 44 tahun 2015, Renstra IAIM Sinjai Tahun 2015-2018 dan Kebijakan SPMI tahun 2017

Pengumpulan Dokumen Internal dan Eksternal

 LPM dan tim Ad Hoc melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan Standar SPMI berupa dokumen internal (seluruh dokumen peraturan yang berlaku di IAIM Sinjai), dan dokumen eksternal (UU, PP, dan Permen tentang SPMI-PT, SNPT, dan lain-lain)

(30)

Perumusan Standar SPMI IAIM Sinjai

 LPM dan Tim Ad Hoc melakukan perumusan draft Standar SPMI dengan mengacu kepada seluruh dokumen yang telah dikumpulkan.

Pengujian dan Review Isi Standar SPMI IAIM Sinjai

 Draft SPMI dipresentasikan dalam rapat pleno dengan pimpinan IAIM Sinjai, Unit Kerja dan tim mutu Fakultas untuk mendapatkan umpan balik dalam upaya penyempurnaan Standar SPMI.

Pengesahan Isi Standar SPMI IAIM Sinjai

 Hasil Penyempurnaan Standar SPMI dilaporkan kepada Pimpinan IAIM Sinjai untuk mendapatkan pengesahan

 Rektor mengeluarkan Surat Keputusan tentang Standar SPMI sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan di IAIM Sinjai

Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI

(31)

Pihak-pihak yang harus menjalankan proses penetapan Standar SPMI berdasarkan petunjuk diagaram IV.1 di atas, adalah:

1. LPM IAIM Sinjai mengusulkan kepada Rektor untuk menunjuk dan menugaskan tim Ad Hoc perumus Standar SPMI dalam bentuk Surat Keputuasan

2. LPM dan Tim Ad Hoc Merumuskan dan Menyusun Draft Standar SPMI

3. Pimpinan IAIM Sinjai dan seluruh Unit Kerja memberikan masukan dan perbaikan (umpan balik) atas draft rumusan Standar SPMI

4. Rektor IAIM Sinjai mengesahkan Standar SPMI IAIM dalam bentuk Surat Keputusan.

(32)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 25 V. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI

Pelaksanaan Standar adalah ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaiman yang telah dinyatakan secara kualitatif dan atau kuantitatif dalam pernyataan Standar SPMI yang harus dipatuhi, dikerjakan, dan dipenuhi pencapaiannya.

Pelaksanaan Standar SPMI menghasilkan suatu kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan isi standar SPMI yang telah ditetapkan dengan mengacu kepada Perosedur Operasional Standar (POS) dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usaha pemenuhan dan pencapaian tujuan dan sasaran SPMI yang telah ditetapkan.

A. Tujuan Pelaksanaan SPMI

Pelaksanaan Standar SPMI diperlukan sebagai alat pemenuhan implementasi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi di tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis, dan Biro dalam upaya meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses dan mutu penyelengaraan pelayanan pendidikan tinggi, serta sebagai perangkat dalam mewujudkan budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai.

(33)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 26 B. Luas Lingkup Pelaksnaaan SPMI

Berdasarkan penetapan Standar SPMI, maka seluruh isi Standar SPMI harus dilaksanakan dan dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan Standar SPMI.

Manual pelaksanaan SPMI diperlukan ketika isi standar SPMI diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh seluruh unit kerja di IAIM Sinjai pada semua tingkatan baik Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT, Biro, organisasi kemahasiswaan, alumni, maupun sumber daya akademik dan non-akademik.

C. Langkah-langkah Pelaksanaan SPMI

Pelaksanaan standar SPMI di IAIM Sinjai dilakukan dengan mengikuti langkah prosedural berikut:

1. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI yang sesuai dengan isi Standar yang telah ditetapkan

2. Menyiapkan standar prosedur kerja atau Prosedur Operasional Standar (POS), instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksnaan isi standar sesuai dengan yang telah ditetapkan.

(34)

3. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat struktural, SDM Akademik (Dosen dan Tenaga Kependidikan) dan SDM non-akademik (Administrasi, sopir, satpam dan cleaning service), serta mahasiswa dan alumni secara periodik dan konsisten.

4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pelayanan pendidikan dengan menggunakan isi Standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian dan pemenuhan Standar SPMI.

Secara garis besar, tahapan pelaksanaan Standar SPMI di IAIM Sinjai dapat digambarkan dalam diagram alur

(35)

Diagram V.1.

Langkah-langkah Pelaksanaan SPMI IAIM Sinjai

Persiapan Teknis dan Administrasi

 LPM dan Tim Mutu melakukan persiapan teknis dan administratif untuk keperluan pelaksanaan isi Standar

 LPM dan Tim Mutu melakukan koordinasi dengan seluruh unit kerja IAIM Sinjai

Penyusunan POS dan Formulir

 LPM, dan tim mutu menyusun POS dan Formulir (Borang) yang terkait dengan masing-masing standar

Sosialisasi Standar SPMI, POS, dan

Formulir

 Pimpinan IAIM Sinjai beserta LPM menyelenggarakan sosialisasi Standar SPMI, POS, dan Formulir (Borang) kepada seluruh unit kerja di IAIM Sinjai baik bidang akademik maupun non-akademik, serta tenaga akademik dan non-akademik termasuk mahasiswa dan alumni.

Pelaksanaan Isi Standar SPMI

 Seluruh Unit Kerja lingkup IAIM Sinjai Melaksanakan Standar SPMI dengan berpedoman pada isi Standar, POS, dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan. Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.

(36)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 29 D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan

Pelaksanaan SPMI

Pihak-pihak yang herus menjalankan pelaksanaan Standar SPMI IAIM Sinjai adalah:

1. Seluruh Pejabat Struktural IAIM Sinjai dengan bidang pekerjaan yang telah diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya dalam standar SPMI yang diberlakukan. 2. Seluruh SDM Akademik (dosen dan tenaga

kependidikan) dan SDM non-akademik (administrasi, sopir, satpam, dan cleaning service) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.

3. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.

(37)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 30 VI. MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI

A. Tujuan Evaluasi Standar SPMI

Evaluasi Standar SPMI merupakan kegiatan pembanding anatara luaran (out put) kegiatan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusn Rektor.

Evaluasi standar SPMI dilakukan dengan tujuan untuk mengawasi, mengendalikan, dan memonitoring kesesuaian kegiatan penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan.

B. Luas Lingkup Evaluasi Standar SPMI

Luas lingkup Evaluasi standar SPMI dilakukan melalui audit mutu baik internal maupun eksternal yang merupakan tindakan pemeriksaan terhadap kesesuaian antara kegiatan penyelenggaraan pendidikan di IAIM Sinjai dengan pemenuhan Standar SPMI yang telah ditetapkan oleh setiap unit kerja di IAIM Sinjai oleh seluruh tingkatan mulai dari tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT, Biro.

Evaluasi standar SPMI melalui audit mutu internal dan eksternal, melakukan kegiatan penilaian sistem dan kepatuhan para penyelenggara pendidikan di IAIM Sinjai dalam semuat tingkatan mulai dari tingkat Institut, Fakultas, Program

(38)

Pascasarjana, Lembaga, UPT, Biro, SDM Akademik (Dosen dan Tenaga Kependidikan), dan SDM non-akademik terhadap pelaksanaan Standar SPMI yang telah ditetapkan.

Pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) terhadap sistem dan kepatuhan para penyelenggara pendidikan dalam semua tingkatan di IAIM Sinjai mulai dari tingkat Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT, Biro, SDM Akademik (Dosen dan Tenaga Kependidikan), dan SDM non-akademik terhadap pelaksanaan Standar SPMI yang telah ditetapkan, dilakukan oleh Tim Audit Mutu Internal yang telah ditetapkan oleh Rektor dengan surat keputusan berdasarkan usulan LPM yang bertugas untuk melakukan audit system dan audit kepatuhan dalam setiap 2 (dua) bentuk audit yaitu: Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dan Audit Mutu Non-Akademik (AMNAI).

Pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Eksternal (AME) dilakukan oleh BAN-PT berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku melalui visitasi institut, Fakultas, mapun Program Studi. Untuk menunjang dan mengangkat nilai hasil AME oleh BAN-PT, maka LPM IAIM Sinjai, melaksanakan evaluasi eksternal secara internal dengan menunjuk Tim Assesor internal untuk melakukan pengawasan

(39)

melekat dalam bentuk pemantauan dan penilaian terhadap Borang Akreditasi yang siap dan atau telah dikirim dan telah dinyatakan lengkap untuk divisitasi.

Selain AMI dan AME, IAIM Sinjai dan seluruh unit kerja yang ada didalamnya secara mandiri harus melakukan kegiatan monitoring, evaluasi dan penilaian proses, out put (luaran), dan out come (hasil) dari pelaksanaa setiap isi Standar SPMI IAIM Sinjai untuk mengahsilkan evaluasi diri bagi perguruan tinggi dalam semua tingkatan dan Audience yang ada didalamnya, dalam bentuk:

1. Evaluasi Diagnostik, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui kelemahan dan atau kendala yang menghalangi pemenuhan pelaksanaan isi Standar SPMI yang telah ditetapkan dan mengambil langkah kongkrit dalam mengatasi kelemahan dan kendala tersebut. 2. Evaluasi Formatif, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk

memantau dan mengendalikan pelaksanaan isi Standar SPMI yang telah ditetapkan, apabila diketahui adanya penyimpangan sehingga isi Standar SPMI tidak terpenuhi, dan atau untuk memperkuat pencapaian pemenuhan isi Standar SPMI yang telah ditetapkan. 3. Evaluasi Summatif, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk

(40)

sehingga dapat mengukur keberhasilan dan dampak dari pelaksanaan isi Standar SPMI.

Kegiatan monitoring, evaluasi dan penilaian proses, out put (luaran), dan out come (hasil) dari pelaksanaa setiap isi Standar SPMI IAIM Sinjai untuk mengahasilkan evaluasi diri bagi setiap unit kerja dalam semua tingkatan yang ada di IAIM Sinjai dilakukan oleh Tim Mutu yang terbentuk dari seluruh Fakultas dan program studi yang sekaligus bertindak sebagi Tim Monitoring dan Evaluasi.

C. Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI

Evaluasi yang dilakukan melalui teknik Monitoring dan Evaluasi Standar SPMI mengikuti dengan langkah prosedural berikut:

1. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan isi stadandar secara periodik (bulanan, dan semesteran) dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja masing-masing unit kerja yang telah ditetapkan.

2. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua bentuk temuan berupa penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam setiap pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan.

(41)

3. Melakukan diskusi atas hasil temuan berupa penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam setiap pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan.

4. Membuat laporan hasil evaluasi secara tertulis kepada Pimpinan Unit Kerja dan LPM untuk selanjutnya diteruskan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti.

Evaluasi yang dilakukan dengan teknik Audit Mutu Internal Standar SPMI, dilalui langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tim Audit Mutu Internal merencanakan dan mempersiapkan proses Audit dalam bentuk penjadwalan dan dokumen terkait serta target Auditee, serta Menyampaikan jadwal Audit kepada Auditee

2. Melakukan kegiatan audit sistem dan kepatuhan dengan mencatat dan merekam semua temuan dalam bentuk penyelewengan, penyimpangan, kelalaian, kesalahan dan sejenisnya dari isi Standar SPMI yang telah ditetapkan termasuk kelengkapan dokumen pelaksanaan kegiatan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara menyeluruh.

(42)

3. Mempelajari penyebab terjadinya penyimpangan dari Standar SPMI dan mendiskusikannya dengannya Auditee untuk mendaptkan persetujuan dan selanjutnya dilakukan tindakan korektif.

4. Menyusun laporan hasil Audit Internal kepada LPM untuk selanjutnya diteruskan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti.

Secara garis besar langkah-langkah bagi kedua bentuk Evaluasi Standar SPMI tersebut, dapat digambarkan dalam diagram proses sebagai berikut:

(43)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 36 Diagram VI.1.

Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI dengan Teknik Monev

Pemantauan Sistem dan Evaluasi diri

 LPM membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi yang terdiri atas semua tim Mutu yang terdapat dalam Fakultas dan Program Pascasarjana.

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan standar SPMI secara periodik (Bulanan dan Semesteran) dan terjadwal.

Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan Standar SPMI serta

Kelengkapan Dokumen SPMI

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana mencatat, merekam dan memeriksa kesesuaian anatra fakta pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan dokumen di setiap unit kerja dengan isi Standar SPMI.

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana mempelajari temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen dari hasil evluasi pelaksanaan isi Standar SPMI dan kelengkapan dokumen.

Tindakan Korektif dan Perbaikan atas

Temuan

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan tindakan koreksi atas bergbai temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan

(44)

Penyimpangan Pelaksanaan isi Standar SPMI

dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana melakukan rapat internal untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI.

 Merekomendasikan perbaikan segera kepada unit kerja internal Fakultas dan Program Pascasarja atas penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait pelaksanaan Standar SPMI.

Membuat Laporan Hasil Monitoring

dan Evaluasi

 Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana menyusun laporan hasil monitoring dan evaluasi setiap semester kepada pimpinan Fakultas dan Program Pascasarjana yang diteruskan kepada LPM

 LPM Menindaklanjuti hasil laporan dan membuat laporan tertulis kepada Rektor. Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.

(45)

Diagram VI.2.

Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI dengan Teknik Audit Mutu Internal

Perencanaan Proses Audit Internal

 LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal melakukan rapat persiapan Audit Internal.

 LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal menjadwalkan dan menentukan target Auditee

 LPM bersama dengan Tim Audit Internal termasuk Assesor Internal menyiapkan berbagai dokumen terkait dengan proses audit system dan audit kepatuhan Stanadar SPMI

 LPM meyampaikan jadwal audit kepada target Auditee

Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan

Standar SPMI serta Kelengkapan Dokumen

SPMI

 LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal mencatat, merekam dan memeriksa kesesuaian anatra fakta pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan di setiap unit kerja dengan isi Standar SPMI melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas, dan keadaan lokasi secara menyeluruh.  LPM bersama dengan Tim Auidit Internal

(46)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 39 termasuk Assesor Internal mempelajari hasil temuan untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

Tindakan Korektif dan Perbaikan atas Temuan

Penyimpangan Pelaksanaan isi Standar

SPMI

 LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal melakukan diskusi dengan Auditee untuk mendapat persetujuan atas hasil temuan

 LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal melakukan kesepakatan bersama Auditee untuk melakukan perbaikan atas temuan penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI dalam jangka waktu yang disepakati bersama.

Pembuatan Laporan Hasil Audit Internal

 LPM bersama dengan Tim Auidit Internal termasuk Assesor Internal menyusun laporan hasil Audit Mutu Internal kepada Rektor untuk ditindaklanjuti

(47)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 40 D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan

Evaluasi Standr SPMI

Pihak-pihak yang harus menjalankan Evaluasi Standar SPMI adalah:

1. LPM, Tim Mutu Fakultas dan Program Pascasarjana, Tim Audit Mutu Internal

2. Pimpinan pada tingkat Fakultas dan Program Pascasarjana dan seluruh unit kerja yang ada didalamnya

3. Pimpinan tingkat Institut, Lembaga, UPT, dan Biro 4. SDM bidang Akademik (dosen dan tenaga

(48)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 41 VII. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI A. Tujuan Pengendalian Standar SPMI

Pengendalian Standar SPMI yang dimaksudkan adalah pengendalian pelaksanaan Standar SPMI, kegiatan ini merupakan tindakan analisis terhadap berbagai penyebab tidak tercapainya standar SPMI yang telah ditetapkan untuk dilakukan tindakan koreksi.

Pengendalian standar SPMI bertujuan sebagai sarana dalam meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai secara terus-menerus dan berkelanjutan.

B. Luas Lingkup Pengendalian Standar SPMI

Secara umum tindakan pengendalian SPMI merupakan tindak lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan atau pemenuhan isi standar yang telah ditetapkan oleh seluruh tingkatan mulai dari Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT, dan Biro.

Pengendalian Standar SPMI dilakukan pada saat isi standar memerlukan tindakan monitoring atau pemantauan, pengawasan, pengecekan dan pemeriksaan secara terus-menerus.

(49)

Pengendalian Standar SPMI dilaksanaan secara parallel atau bersamaan dengan pelaksanaan Evaluasi yang berada dalam satu siklus penjaminan mutu internal yang dilaksanakan 2 (dua) kali dalam satu tahun kalender akademik pada seluruh unit kerja yang ada di IAIM Sinjai.

Lingkup pengendalian isi Standar SPMI terdiri atas pengendalian sistem pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai serta pengendalian kepatuhan terhadap isi Standar bagi para penyelenggara pelayanan pendidikan tinggi di IAIM Sinjai. Pengendalin pelaksanaan isi Standar mencakup seluruh kegiatan unit kerja di IAIM Sinjai dalam semua tingkatan sesuai dengan program kerja masing-masing unit kerja. Pengendalian pelaksanaan isi standar meliputi pengendalian sistem dan kepatuhan serta pengendalian berbagai dokumen terkait pemenuhan isi Standar SPMI yang telah ditetapkan.

C. Langkah – langkah Pengendalian Standar SPMI

Secara besar pengendalian isi Standar SPMI di IAIM Sinjai dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tim Audit Mutu Internal dan atau Tim Monev melakukan analisis temuan penyimpangan isi Standar yang terjadi pada salah satu atau lebih satuan unit kerja

(50)

untuk menentukan penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

2. Tim Audit Mutu Internal dan atau Tim Monev melakukan diskusi dan persetujuan pimpinan unit kerja atas temuan penyimpanga tersebut, dan merekomendasikan perbaikan atas temuan tersebut hingga batas waktu sesuai dengan yang telah disepakati antara Tim Audit Mutu Internal dan atau Tim Monev dengan pimpinan unit kerja.

3. Auditee atau unit kerja yang diaudit dan menerima rekomendasi perbaikan atas temuan hasil audit mutu internal melaksanakan kegiatan perbaikan sebagaimana yang direkomendasikan hingga batas waktu yang telah disepakati oleh Auditee dengan Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev.

4. Auditee menyusun laporan hasil perbaikan sesuai dengan yang telah direkomendasikan kepada Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev.

5. Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev menindaklanjuti laporan Auditee dengan melakukan pemeriksaan dan pengecekan ulang terhadap hasil laporan Auditee dengan menyesuaikan antara fakta dan laporan dan membandingkannya dengan isi Standar SPMI.

(51)

6. Tim Audit Mutu/Tim Monev menyusun laporan hasil monitoring atau pengawasan kepada LPM untuk ditindaklanjuti dan dilaporkan kepada Rektor.

Secara garis besar langkah-langkah pengendalian Standar SPMI tersebut, dapat digambarkan dalam diagram proses sebagai berikut:

Diagram VII.1.

Langkah-langkah Pengendalian Standar SPMI Analisis Hasil Temuan

Audit/Evaluasi

 Tim Audit Mutu Internal/ Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan analisis temuan untuk menyimpuklan penyebab.

Tindakan Korektif dan Perbaikan atas Temuan

Penyimpangan Pelaksanaan isi Standar

SPMI

 Tim Audit Mutu Internal/ Tim Monitoring dan Evaluasi mendiskusikan hasil temuan dengan Auditee dan meminta persetujuan atas hasil temuan tersebut dan alasan yang menyertainya.

 Tim Audit Mutu Internal/ Tim Monitoring dan Evaluasi merekomendasikan perbaikan atas temuan.

 Tim Audit Mutu Internal/ Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan kesepakatan dengan Auditee tentang masa/waktu perbaikan atas temuan.

(52)

Auditee Melaksanakan Perbaikan atas Temuan

 Auditee/teraudit/terperiksa melaksanakan perbaikan atas hasil temian berdasarkan rekomendasi Tim Audit Mutu Internal/ Tim Monitoring dan Evaluasi

 Auditee/teraudit/terperiksa melengkapi dokumen perbaikan atas temuan berdasarkan rekomendasi Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev.

Auditee Menyusun Laporan Perbaikan

 Auditee/teraudit/terperiksa menyusun laporan perbaikan berdasarkan rekomendasi tim Audit Mutu Internal/Tim Monev yang dilengkapi dengan dokumen perbaikan.  Menyerahkan laporan hasil perbaikan

secara lengkap kepada Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev untuk ditindaklanjuti.

Tindak Lanjut Laporan Perbaikan

 Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev menindaklanjuti laporan perbaikan Auditee dengan melakukan assessment lapangan kepada Auditee untuk mengetahui kesesuaian antara fakta dan laporan dengan membandingkannya dengan isi Standar.

Menyusun Laporan Hasil Pengendalian/Monitoring

 Tim Audit Mutu Internal/Tim Monev menyusun laporan tertulis atas hasil visitasi

(53)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 46 dan assessment lapangan kepada LPM untuk ditindaklanjuti.

 LPM mengesahkan hasil Pengendalian/ Monitoring dan melaporkannya kepada Rektor.

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Pengendalian Standar SPMI

1. Tim Audit Mutu Internal, Tim Monev/Tim Mutu

2. Seluruh unit kerja yang ada dalam lingkup IAIM Sinjai baik Akademik maupun non-akademik dalam semua tingkatan mulai Institut, Fakultas, Program Pascasarjan, Lembaga, UPT, Biro.

(54)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 47 VIII. MANUAL PENINGKATAN STANDAR SPMI A. Tujuan Peningkatan Standar SPMI

Kegiatan peningkatan Standar SPMI merupakan bentuk kegiatan perbaikan Standar agar lebih tinggi dari Standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Kegiatan ini dilakukan dengan memanfaatkan berbagai hasil evaluasi dan monitoring serta audit internal yang telah dilakukan tindakan koreksi. Jika dalam hasil implementasi koreksi tersebut sudah dinyatakan sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka pada tahap selanjutnya berdasarkan siklus SPMI, dilakukan tahapan peningkatan standar secara berkelanjutan (Contnious Imrovement).

Peningkatan Standar SPMI bertujuan untuk meningkatkan ukuran dan indikator atas setiap standar untuk ditingkatnya mutunya secara berkelanjutan pada setiap akhir siklus bagi masing-masing standar SPMI yang telah ditetapkan.

Peningkatan Standar SPMI bertujuan pula untuk memferivikasi standard an mengetahui kekuatan dan kelemahan standar yang telah diimplementasik di IAIM Sinjai.

(55)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 48 B. Luas Lingkup Peningkatan Standar SPMI

Peningkatan standar SPMI dilakukan ketika pelaksanaan isi dalam setiap Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam satu siklus penjaminan mutu berakhir, sehingga standarnya dapat ditingkatkan.

Terdapat dua macam peningkatan mutu dalam siklus Sisitem Penjaminan Mutu, yaitu: peningkatan mutu untuk mencapai standar SPMI yang telah ditetapkan, dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking.

Proses peningkatan mutu Standar SPMI dilaksanakan berdasark hasil monitoring, evaluasi dan audit internal berupa rekomendasi sebagai acuan untuk meningkatkan mutu internal IAIM Sinjai secara berkelanjutan dengan mengikuti metode Plan-Do-Check-Action (PDCA) atau Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP).

Peningkatan Standar SPMI melalui benchmarking standar SPMI dilakukan untuk mengetahui telah seperapa jauh Standar SPMI diimplementasikan jika dibandingkan dengan implementasi Standar SPMI yang ideal/terbaik.

Terdapat 2 (dua) bentuk benchmarking standar SPMI yaitu, Benchmarking internal dan eksternal. Benchmarking internal adalah upaya mempandingkan pelaksanaan Standar

(56)

SPMI anatar Fakultas/Prodi/Lembaga/UPT/Biro/Bagian di lingkungan unit kerja IAIM Sinjai. Sedang, Benchmarking eksternal adalah upaya membandingkan pelaksanaan Standar SPMI IAIM Sinjai dengan Standar SPMI perguruan tinggi lain yang lebih maju.

C. Langkah-langkah Peningkatan Standar SPMI

Peningkatan standar SPMI di IAIM Sinjai dilakukan dengan mengikuti langkah prosedural berikut:

1. Mempelajari dan menganalisa laporan hasil pengendalian standar, sebagai upaya perbaikan dan peningkatan mutu dari setiap standar SPMI yang telah ditetapkan yang dilaksanakan secara periodik. 2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk

membahas laporan hasil monitoring, evaluasi dan audit internal dengan para pejabat structural terkait dengan standar SPMI.

3. Melakukan evaluasi terhadap standar yang telah ditetapkan berdasarkan:

a. Hasil pelaksanaan isi Standar pada siklus dan periode sebelumnya

b. Perkembangan situasi dan kondisi IAIM Sinjai dan unit kerja terkait atau tenaga akademik dan non akademik yang melaksanakan isi standar

(57)

serta tuntutan kepentingan Institut dan stakeholder

c. Relevansi isi standar dengan visi, misi, dan tujuan IAIM Sinjai

4. Melakukan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar, dan melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, maka peningkatan standar dilakukan dengan cara Benchmarking untuk menetapkan standar baru melalui tahapan penetapan standar SPMI.

Secara garis besar tahapan peningkatan standar SPMI IAIM Sinjai dilakukan dengan mengikuti langkah procedural berikut:

(58)

Diagram VII.1.

Langkah-langkah Peningkatan Standar SPMI

Peninjauan Laporan Hasil Monev dan Audit Internal

 Pimpinan IAIM Sinjai (Rektor, Para Wakil Rektor) bersama LPM melakukan peninjauan terhadap hasil laporan Tim Minev dan Tim Audit Mutu Internal

Evaluasi Laporan HAsil Monev dan Audit Internal

 Pimpinan IAIM Sinjai dan LPM menyelenggarakan rapat atau forum diskusi membahas hasil laporan Monev dan hasil audit internal dengan dengan para pejabat structural yang terkait dengan pemenuhan standar SPMI

 Pimpinan IAIM Sinjai dan LPM melakukan evaluasi laporan hasil Monev serta hasil Audit internal

Kaji Ulang dan Tindak Lanjut

 Pimpinan IAIM Sinjai dan LPM Melakukan kajian ulang untuk merevisi isi Standar

 LPM bersama dengan Tim Mutu merumuskan Standar Baru untuk

(59)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 52 peningkatan mutu dengan mengikuti langkah prosedural penetapan standar SPMI

Benchmarking

 LPM bersama dengan Tim Mutu merumuskan standar baru untuk peningkatan mutu bila pemenuhan standar telah tercapai. Peningkatan Standar mutu dilakukan dengan Benchmarking untuk menetapkan Standar baru dengan mengikuti langkah prosedural penetapan Standar

Penetapan Standar Baru

 Penetapan Standar Baru dilakukan apabila pemenuhan Standar telah tercapai. Mekanisme penetapan standar dilalui berdasarkan langkah prosedural penetapan Standar SPMI. Sumber: Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, Edisi 2 Tahun 2016.

D. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Peningkatan Standar SPMI

(60)

2. LPM, Tim Mutu, Tim Audit Internal, dan Tim Assesor Internal

3. LP2M dan LAIK

4. Pimpinan Fakultas, Program Pascasarjana, dan Program Studi

(61)

MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 54 REFERENSI

Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional

Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi

Peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan

Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Peraturan Pemerintah No. 4 Tahun 2014 Tentang

Penyelenggaraan dan Pengelolaan Perguruan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun

2014 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 tahun 2015 Tantang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 32 tahun 2016 Tantang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.

(62)

Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 tahun 2016 Tantang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

Keputusan Menteri Agama RI No. 6722 Tahun 2015 Tentang Alih Status STAI Muhammadiyah Sinjai menjadi Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai.

Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah

Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/1.3/D/2012 Tentang Penjabaran Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

Statuta Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai.

Renstras Institut Agama Islam Muhammadiyah Sinjai Tahun 2015-2018.

Surat Keputusan Rektor Nomor: 293/1.3.AU/A/KEP/2017 Tentang Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal IAIM Sinjai

Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, 2016. Direktorat Jendral Pembelajaran dan

(63)

Kemahasiswaan-MANUAL SPMI – IAIM SINJAI 56

Direktorat Penjaminan Mutu. Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI.

Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Muhammadiyah/Perguruan Tinggi Aisyiyah, 2016. Majelis Pendidikan Tinggi, Penletian dan Pengembangan Pimpinan Pusat Muhammadiyah.