C. Isi Prosedur
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal
12. Laporan Mutasi Deposito
Analisis dan Pembahasan
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan
Komponen Kriteria Pelaksanaan Kekurangan
Struktur organisasi Struktur organisasi yang baik, terdapat : 1. Spesialisasi kerja yaitu pembagian
kerja sudah sesuai kemampuan karyawan
2. Departementalisasi yaitu membagi karyawan dalam bagian-bagian 3. Rantai komando yaitu
menggambarkan siapa harus melapor kepada siapa
4. Rentang kendali adalah seberapa efektif pimpinan dapat mengawasi anak buahnya
5. Sentralisasi/ desentralisasi
menggambarkan pada tingkat mana keputusan dibuat.
Pada struktur organisasi DP GKJ: 1. Sudah terdapat pembagian kerja yang sesuai dengan kemampuan karyawan.
2. Sudah terdapat bagian yang terpisah dalam menjalankan tugasnya yaitu bagian kasir, bagian
asministrasi dan bagian pembukuan. 3. setiap bagian harus melapor kepada kepala kantor kemudian melapor kepada pengurus.
4. sejauh ini kepala kantor masih bisa mengawasi tiap bagian secara efektif, belum mengalami kendala.
5. Pada DP GKJ keputusan dibuat pada tingkat atas sehingga lebih mengarah sentralisasi.
Job Description 1. Penempatan karyawan sesuai
dengan kemampuan, dan keahlian masing-masing karyawan.Beban kerja yang dilaksanakan karyawan harus merata. Tidak ada satu karyawan yang mendapat beban kerja terlalu banyak maupun terlalu sedikit.
Penempatan karyawan di DP GKJ sudah sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dan selama ini setiap karyawan dapat melakukan
pekerjaannya dengan hasil yang baik. Beban kerja yang dilaksanakan setiap bagian juga sudah merata.
Masih ada beberapa pekerjaan kepala kantor yang semestinya dapat dilakukan oleh bagian administrasi misalnya saja pekerjaan kepala kantor dalam menerima tamu, dan membuat surat undangan rapat.
Karena di DP GKJ hanya terdapat lima karyawan, terkadang ketika ada
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
satu bagian yang pekerjaannya sedang sangat banyak karyawan lain akan membantu. Hal ini dilakukan atas sepengetahuan kepala kantor, akan tetapi alangkah lebih baik apabila tiap bagian berfokus pada pekerjaannya masing-masing. Pedoman pengendalian
internal
1. Adanya pemisahan tugas antar bagian.
2. Otorisasi oleh pihak tertentu. 3. Setiap transaksi yang terjadi harus
disertai bukti-bukti. 4. Pengawasan dari pengurus.
1. Setiap bagian di DP GKJ melakukan pekerjaan yang berbeda-beda. Bagian Kasir yang menerima uang tidak melakukan pencatatan. Pencatatan dilakukan oleh bagian Pembukuan. Perhitungan iuran pensiun dan manfaat pensiun dilakukan oleh bagian administrasi.
2. Setiap penempatan atau pelepasan investasi harus melalui keputusan pengurus. Kepala kantor tidak dapat melakukan investasi tanpa persetujuan dari pengurus. Yang berhak melakukan penarikan dan penyetoran hanya Kasir. Bagian lain tidak diperbolehkan.
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
3. Setiap transaksi yang terjadi baikmenyangkut
penerimaan kas, pengeluaran kas dan investasi harus disertai dengan bukti pembayaran asli. Sehingga meminimalkan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
4. Bendahara Pengurus melakukan pengawasan yang baik. Melakukan pemeriksaan terhadap laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara rutin.
Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif
1. Saldo maksimal cash on hand.
2. Penyetoran ke bank dilakukan dengan segera maksimal satu hari dari tanggal penerimaan.
3. Kebijakan investasi mengenai batas maksimum kerugian dan batas minimum keuntungan investasi.
1. DP GKJ sudah melaksanakan saldo maksimal cash on hand, apabila saldo cash on hand sudah melebihi saldo maksimal maka kasir akan segera menyetorkan .
2. Penyetoran juga sudah dilakukan maksimal satu hari setelah tanggalpenerimaan.
Dalam melakukan penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada
Pengurus, kepala kantor selalu mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) 3. Dalam melakukan
penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada Pengurus, kepala kantor selalu mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
4. Bendahara Pengurus melakukan pengawasan yang baik. Melakukan pemeriksaan terhadap laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara rutin.
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) Kebijakan-kebijakan
operasional dan administratif
1. Saldo maksimal cash on hand.
2. Penyetoran ke bank dilakukan dengan segera maksimal satu hari dari tanggal penerimaan. 3. Kebijakan investasi
mengenai batas
maksimum kerugian dan batas minimum
keuntungan investasi.
1.DP GKJ sudah melaksanakan saldo maksimal cash on hand, apabila saldo cash on hand sudah melebihi saldo maksimal maka kasir akan segera menyetorkan .
2.Penyetoran juga sudah dilakukan maksimal satu hari setelah tanggal penerimaan.
3.Dalam melakukan penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada Pengurus, kepala kantor selalu
mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Banyak aktivitas yang terkait dengan kas maka kasir melakukan banyak tugas. Terutama dalam menyetor ke bank, kasir melakukan pembayaran tagihan untuk operasional kantor, membayarkan manfaat pensiun peserta ke bank. Hal ini tentu saja memakan banyak waktu. Terutama dalam pembayaran manfaat pensiun untuk banyak peserta.
Formulir atau dokumen yang digunakan
1.Pedoman dari Kementerian Keuangan mengenai format form investasi.
2.Kriteria form yang baik yaitu memiliki nomor cetak, informasi yang disampaikan jelas, terdapat ruang yang cukup untuk mengisi, terdapat ruang untuk otorisasi.
1. Formulir penempatan dan pelepasan investasi secara format sudah memenuhi tetapi perlu ditambahkan nomor dokumen dan tanggal.
2. Kwitansi, kwitansi internal, nota penerimaan dan nota pengeluaran tidak ada nomor urut tercetak.
3. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi yaitu ketika memasukkan transaksi sudah otomatis terhubung dengan buku besar sehingga pekerjaan lebih efisien. Dan pekerjaan dapat terselesaikan tepat waktu.
1. Belum adanya nomor urut tercetak pada beberapa form yang digunakan seperti formulir penempatan dan pelepasan investasi, kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran.
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) Laporan-laporan yang
dihasilkan
KMK No. 76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep- 2959/LK/1995 mengenai format laporan keuangan yang harus dihasilkan oleh Dana Pensiun.
1.Laporan yang dihasilkan oleh DP GKJ sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pembahasan
1. Struktur organisasi
Menurut Robbins (1999:281-291) dalam bukunya yang berjudul
“Manajemen”, struktur organisasi yang baik harus melibatkan lima unsur
penting yaitu : spesialisasi kerja, derpatementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada DP GKJ terdapat spesialisasi kerja, pekerjaan yang ada sudah dibagi sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan. Derpatementalisasi juga sudah dilakukan sehingga pada DP GKJ terdapat bagian kasir, bagian administrasi dan bagian pembukuan. Rantai komando juga sudah tergambar dengan jelas siapa harus melapor kepada siapa dari tingkat atas sampai tingkat yang paling bawah. Rentang kendali juga dapat dicapai secara efektif karena karyawan yang ada di DP GKJ tidak banyak sehingga kepala kantor dapat mengawasi anak buah dengan baik. Sentralisasi juga sudah tergambar dengan jelas yaitu bahwa keputusan-keputusan diambil pada tingkat atas saja.
2. Job Description
Pembagian tugas untuk tiap bagian sudah adil dan merata tidak ada bagian yang pekerjaannya terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pekerjaan juga sudah dibagi bedasarkan kemampuan masing-masing karyawan yang ada. Tetapi terkadang pada prakteknya satu bagian dengan bagian yang lain saling membantu apabila ada bagian yang sibuk. Misalnya saja ketika kasir sedang sibuk maka bagian administrasi akan membantu dalam penerimaan iuran pensiun. Jika hal ini terjadi secara terus menerus tentu saja akan berakibat tidak baik karena karyawan bisa saling melempar tanggung jawab. Kemudian
job description kepala kantor dengan bagian administrasiseperti melayani
pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat pengurus, melayani tamu lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.
3. Pedoman Pengendalian Internal
Pengendalian internal sudah baik. Dengan adanya pemisahan tugas, bagian yang mengelola uang tidak boleh melakukan pencatatan, otorisasi bagian tertentu seperti penarikan dan penyetoran uang hanya bisa dilakukan oleh kasir, penempatan dan pelepasan investasi harus melalui persetujuan pengurus. Sehingga tetap tercipta pengendalian yang baik. Kekurangan yang ada yaitu ketika kasir sedang banyak pekerjaan tetapi hari itu juga diharuskan untuk ke melakukan penarikan atau penyetoran di Bank tentu saja membuang waktu sehingga pekerjaan tidak dapat berjalan secara efisien. Alangkah lebih baik jika DP GKJ bisa menjalin kerjasama dengan bank sehingga dapat menghemat waktu untuk melakukan pembayaran manfaat pensiun.
4. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif
Ditetapkannya batas maksimal cash on hand yaitu sebesar Rp 5.000.000,00 dapat meminimalisasi terjadinya penggelapan maupun hilangnya uang. Sudah ditetapkannya batas minimum keuntungan investasi dan batas maksimum kerugian investasi menjadi pedoman yang baik, sehingga dalam melaksanakan investasi benar-benar dipertimbangkan secara matang tidak asal dalam menempatkan dana. Pihak-pihak yang terlibat dalam setiap aktivitas sudah mewakili kebutuhan pada DP GKJ baik untuk pihak iternal sudah melibatkan bagian yang sesuai yaitu bagian administrasi, bagian kasir, dan bagian pembukuan, kepala kantor serta pengurus. Pihak ekternal meliputi Bank, penyewa kamar kos, peserta pensiun serta sekuritas. Sudah mewakili kegiatan di DP GKJ.
5. Formulir atau dokumen yang digunakan
Desain dokumen yang baik yaitu dengan menggunakan nomor dokumen yang tercetak secara urut (pre-numbered) untuk meminimalkan resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta mencegah kecurangan. Kemudian terdapat informasi penunjang seperti nama dokumen, tanggal, alamat. Selain itu dokumen yang baik juga memiliki ruang seperti baris atau kotak untuk
mengelompokkan informasi, terdapat ruang untuk tanda tangan sebagai bukti bahwa dokumen atau formulir tersebut sudah dikaji ulang dan disetujui. Formulir dan dokumen yang sudah baik yaitu :
1. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, daftar pembayaran manfaat pensiun, rencana investasi sudah baik. Sudah terdapat informasi yang jelas (nama, tanggal, alamat), terdapat ruang yang cukup untuk mengisi informasi yang diperlukan, terdapat tempat untuk otorisasi yang jelas (tandatangan dan cap).
2. Nota penerimaan, nota pengeluaran, kwitansi, sudah memiliki ruang yang cukup untuk menulis informasi, juga terdapat ruang untuk otorisasi. 3. Form penempatan dan pelepasan investasi sudah terdapat ruang untuk
memilih investasi sehingga pengguna tidak perlu menulis pilihannya. 4. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi sehingga memudahkan
pekerjaan dan hasil yang dicapai bisa tepat waktu.
Formulir dan dokumen yang perlu diperbaiki adalah :
a) Kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran perlu ditambahkan nomor urut tercetak supaya mempermudah dalam pengarsipan sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen. b) Kwitansi internal perlu ditambahkan nama DP GKJ dan nomor urut
tercetak. Nomor urut tercetak ini berguna supaya mencegah resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, dan meminimalkan kecurangan. c) Form penempatan dan form pelepasan investasi memiliki desain
warna yang sama dan tidak terdapat kop DP GKJ. Juga perlu ditambahkan adanya nomor dokumen dan tanggal. Supaya meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta memudahkan pengarsipan.
6. Laporan-laporan yang Dihasilkan
Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format dan memiliki atribut yang sesuai dengan peraturan yang ada yaitu KMK No. 76/KMK.017/1995
dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep- 2959/LK/1995.
PENUTUP