1. Sosialisasi Peraturan Menteri Pertanian Nomor 68 Tahun 2012
Dalam rangka memberikan pemahaman yang sama dan menjawab permasalahan-permasalahan terkait pembayaran tunjangan kinerja, pada hari Selasa (22/01/2013) bertempat di hotel royal, Bogor, Biro Organisasi dan Kepegawaian menyelenggarakan sosialisasi Peraturan Menteri Pertanian Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai di Lingkungan Kementerian Pertanian. Acara ini dihadiri oleh 120 (seratus dua puluh) orang peserta, terdiri dari Sekretaris Dewan Pengurus KORPRI Kementerian Pertanian, Pejabat Eselon III dan IV yang menangani fungsi Organisasi dan Kepegawaian di lingkungan Kementerian Pertanian, Pejabat Eselon III dan IV yang menangani fungsi ketatausahaan lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, serta Pejabat Eselon III dan IV lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian.
Beberapa hal yang berkembang dan disepakati untuk dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja pada sosialisasi ini antara lain:
a. Biro Organisasi dan Kepegawaian mengkoordinasikan dan memfasilitasi evaluasi pelaksanaan pemberian tunjangan kinerja pegawai Kementerian Pertanian.
b. Mekanisme pelaporan permasalahan tunjangan kinerja disampaikan kepada pimpinan unit kerja masing-masing untuk dikompilasi dan selanjutnya disampaikan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian.
c. Inventarisasi kembali kelas jabatan, nomenklatur jabatan fungsional umum maupun tertentu pada masing-masing unit kerja sesuai kebutuhan sebagai bahan evaluasi jabatan.
d. Dalam rangka efektivitas pembayaran tunjangan kinerja bagi pegawai lingkup Kementerian Pertanian, maka pengelola absen masing-masing unit kerja melaporkan setiap minggu rekapitulasi absen kepada pimpinan unit kerjanya, sehingga memudahkan pimpinan melaksanakan pembinaan dan pengawasan. e. Pimpinan masing-masing unit kerja harus mengawasi kinerja setiap pegawainya
(dicatat) setelah melaksanakan absensi masuk sampai dengan absensi pulang, karena kinerja pegawai merupakan tanggung jawab secara berjenjang.
f. Dalam memberikan ijin, pimpinan masing-masing unit kerja harus selektif dengan mengacu kepada PP 53 Tahun 2010 dan Permentan 68 Tahun 2012.
g. Penataan Tatalaksana : Inventarisasi dan evaluasi kembali tata hubungan kerja, Standar Operasional Prosedur (SOP) pada masing-masing unit kerja sesuai kebutuhan dan perkembangan lingkungan strategis.
h. Penataan manajemen: menata kembali distribusi pegawai (mutasi), dengan memastikan kembali unit kerja yang melepas pegawainya dan diyakini unit kerja yang menerima membutuhkan sesuai dengan kompetensi pegawai yang bersangkutan. Pimpinan unit kerja memberikan keterbukaan promosi bagi staf yang berprestasi tidak hanya di promosikan di lingkungan unit kerjanya.
2. Penyusunan Daftar Inventarisasi Masalah Terkait Pembayaran Tunjangan Kinerja Sehubungan dengan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja Eselon I dalam pembayaran tunjangan kinerja pegawai sesuai dengan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai di Lingkungan Kementerian Pertanian, untuk mengatur lebih rinci dan menyamakan persepsi pelaksanaan peraturan menteri dimaksud telah disusun Daftar Inventarisasi Permasalahan Terkait Peraturan Menteri Pertanian Nomor 68 Tahun 2012 yang merupakan hasil pembahasan dengan eselon I. Secara umum, Daftar Inventarisasi Permasalahan dari unit kerja Eselon I yang disampaikan kepada Biro Organisasi dan Kepegawaian berjumlah 101 pertanyaan/masukan. Setelah diteliti dan dikelompokkan terdapat 75 pertanyaan/masukan, yang terdiri atas:
a. Tugas Belajar berjumlah 6 pertanyaan/masukan b. Izin dan Cuti berjumlah 18 pertanyaan/masukan c. Jabatan Fungsional berjumlah 7 pertanyaan/masukan d. Absensi berjumlah 26 pertanyaan/masukan, dan
e. Lain-lain (Perhitungan Kinerja, SKP, Evaluasi Jabatan,dsb) berjumlah 18 pertanyaan/masukan
3. Rekonsiliasi Data Pemangku Jabatan di Lingkungan Kementerian Pertanian
Sebagai tindaklanjut pelaksanaan reformasi birokrasi, dan tertib administrasi penetapan pemangku jabatan serta pembayaran tunjangan kinerja di lingkungan Kementerian Pertanian Tahun 2013, telah ditetapkan Mekanisme Perubahan Data Pemangku Jabatan di lingkungan Kementerian Pertanian melalui Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 914/KP.020/A/03/2013 yang memuat ketentuan sebagai berikut:
a. Unit kerja Eselon I di lingkungan Kementerian Pertanian agar tidak melakukan perubahan terhadap data pemangku jabatan yang telah ditetapkan kecuali terhadap pegawai yang pensiun, meninggal dunia, mutasi ke unit kerja lain, penggantian pejabat pengelola keuangan (Bendahara, PUMK, dan PPK) dan Pejabat Pengadaan Barang/Jasa pada ULP.
b. Melakukan rekonsiliasi/penyesuaian data pemangku jabatan apabila terjadi perubahan data pemangku jabatan dengan Sekretariat Jenderal Cq. Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagai dasar perhitungan/pemberian tunjangan kinerja. Perubahan data pemangku jabatan dapat diusulkan sepanjang memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Untuk jabatan struktural, dengan melampirkan surat keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural yang diusulkan
Untuk jabatan fungsional tertentu, dengan melampirkan surat keputusan pengangkatan pertama dalam jabatan fungsional dan/atau kenaikan jenjang jabatan fungsional yang diusulkan
Untuk jabatan fungsional umum, dengan melampirkan Peta Jabatan, hasil Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK) yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja Eselon II/UPT
c. Mekanisme pengusulan perubahan data pemangku jabatan di lingkungan Kementerian Pertanian sebagai berikut:
Unit Kerja Eselon II/UPT mengusulkan perubahan data pemangku jabatan beserta persyaratan yang telah ditentukan kepada Pimpinan Unit Kerja Eselon I Cq. Sekretaris Unit Kerja Eselon I
Pimpinan Unit Kerja Eselon I mengusulkan perubahan data pemangku jabatan beserta persyaratan yang telah ditentukan kepada Sekretaris Jenderal, Cq. Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian
Sekretaris Jenderal Cq. Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian membahas/menelaah usulan perubahan pemangku jabatan dengan Unit Kerja Eselon I yang mengusulkan
Sekretaris Jenderal memberikan surat pertimbangan teknis tentang persetujuan/penolakan perubahan data pemangku jabatan sebagai dasar penerbitan Keputusan Pimpinan Unit Kerja Eselon I tentang perubahan data pemangku jabatan
Pimpinan Unit Kerja Eselon I menetapkan perubahan data pemangku jabatan di lingkungan unit kerjanya
Dengan berpedoman pada surat tersebut, untuk menjamin tertib administrasi pembayaran tunjangan kinerja dan validitas data pemangku jabatan di lingkungan Kementerian Pertanian, dilaksanakan rekonsiliasi data pemangku jabatan. Rekonsiliasi dilaksanakan rutin setiap bulan antara unit kerja yang menangani fungsi organisasi dan kepegawaian pada masing-masing eselon I dengan Sekretariat Jenderal C.q Biro Organisasi dan Kepegawaian melalui aplikasi Sistem Informasi Evaluasi Jabatan yang ditandai dengan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Perubahan Data Pemangku Jabatan dan Surat Sekretaris Jenderal tentang Persetujuan Perubahan Data Pemangku Jabatan.
4. Pelaksanaan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Tahun 2013
Untuk menilai dan mengawal pelaksanaan reformasi birokrasi pada seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah yang melaksanakan reformasi birokrasi yang berjumlah + 600 Instansi (76 K/L, 33 Pemda Provinsi, 398 Pemda Kabupaten, dan 93 Kota) telah ditetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB). Model PMPRB dinilai dapat mengukur memiliki kemampuan untuk, antara lain:
a. mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan instansi pemerintah, serta memperbaikinya
c. memberikan motivasi dan mendorong keterlibatan para pegawai dalam proses dan pengelolaan pelaksanaan kebijakan
d.meningkatkan kepekaan para pegawai, dan
e.sebagai benchlearning/proses pembanding untuk perbaikan kinerja instansi pemerintah
Untuk PMPRB lingkup Sekretariat Jenderal tahun 2013 telah dilaksanakan beberapa kali pembahasan yang dihadiri oleh seluruh perwakilan Biro dan Pusat serta auditor pendamping dari Inspektorat Jenderal dengan hasil penilaian (rekapitulasi nilai dan kertas kerja terlampir) sebagai berikut:
a. Komponen Pengungkit memperoleh nilai rata-rata sebesar 69,79, dan
b.Komponen Hasil masih belum final karena masih menunggu survei internal yang dikoordinasikan oleh Inspektorat Jenderal.
5. Penerapan Quick Wins Kementerian Pertanian
Dalam rangka membangun kembali kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi tersebut, maka salah satu dari delapan area perubahan reformasi birokrasi mangamanatkan pelaksanaan quick wins, yaitu suatu program yang dimaksudkan untuk membangun kepercayaan masyarakat (public trust building). Memperhatikan kriteria dalam penerapan Quick wins sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick Wins, penerapan quick wins Kementerian Pertanian tahun 2013-2014 akan diarahkan pada 8 (delapan) unit kerja yaitu:
a. Balai Besar Pengembangan Pengujian Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura
b.Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari
c. Balai Besar Pengujian Mutu dan Sertifikasi Obat Hewan di Gunung Sindur d.Balai Inseminasi Buatan Lembang
e.Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan f. Balai Besar Penelitian Tanaman Padi di Sukamandi
g. Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropika Tlekung, Malang h.Balai Penelitian Tanah Bogor, dan
i. Balai Besar Karantina Surabaya
Sampai dengan saat ini, proses identifikasi dan penyusunan rencana aksi penerapan quick wins telah dilaksanakan terhadap 8 (delapan) unit kerja dimaksud yang selanjutnya akan diseleksi dan ditetapkan sebagai Quick Wins Kementerian Pertanian.
6. Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Evaluasi Jabatan (Sivajab) Kementerian Pertanian Sivajab merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk menunjang proses evaluasi jabatan di lingkungan Kementerian Pertanian. SIVAJAB bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi perubahan pemangku jabatan dan pembayaran tunjangan kinerja dalam rangka mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Pertanian.
Manfaat SIVAJAB antara lain:
a. menyimpan hasil evaluasi jabatan Kementerian Pertanian, yang antara lain memuat: nama jabatan, informasi faktor jabatan, dan hasil evaluasi jabatan (nilai dan kelas jabatan)
b. menyimpan data pemangku jabatan di lingkungan Kementerian Pertanian
c. memutakhirkan data pemangku jabatannya secara real time agar tercipta data pemangku jabatan yang akurat dan tepat waktu
Halaman SIVAJAB akan menampilkan 5 menu, yakni: a. Daftar Jabatan
b. Daftar Pemangku Jabatan
c. Usulan Perubahan Unit Kerja/Jabatan d. Usulan Perubahan Pangkat, dan e. Laporan
Adapun diagram alur SIVAJAB adalah sebagai berikut:
7. Bimbingan Teknis Di Bidang Manajemen
Dalam rangka meningkatkan profesionalisme SDM Aparatur dan tertib administrasi pembayaran tunjangan kinerja untuk mendukung pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Pertanian, Biro Organisasi dan Kepegawaian menyelenggarakan Bimbingan Teknis Perubahan Data Pemangku Jabatan di Lingkungan Kementerian Pertanian. Acara ini dilaksanakan pada tanggal 11 s.d 12 Juni 2013 di Hotel Lorin, Sentul, Jawa Barat Jawa Barat dengan peserta berjumlah 70 orang, yang berasal dari unit kerja yang menangani fungsi organisasi, kepegawaian dan keuangan. Pembicara dalam bimbingan teknis tersebut adalah Kepala Bidang Gaji dan Tunjangan SDM Aparatur, Hidayah Azmi Nasution, Ak., dan Direktur Gaji dan Kesejahteraan Pegawai, Badan Kepegawaian Negara, Drs. Mokhamad Syuhadhak, MPA.
Dalam acara ini, disampaikan bahwa evaluasi Jabatan yang telah dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian merupakan teknik manajemen yang bertujuan untuk membuat peringkat jabatan yang dianggap adil dan layak. Pemberian tunjangan kinerja bagi pegawai harus ditetapkan berdasarkan jabatan yang diemban sesuai dengan hasil evaluasi jabatan yang telah divalidasi oleh Kementerian PAN dan RB, serta Kepala BKN dengan memperhitungkan capaian kinerja masing-masing pegawai, sehingga dapat mengatasi permasalahan yang banyak terjadi di lapangan, yakni kecenderungan pegawai untuk mendapatkan kelas jabatan yang lebih tinggi tanpa memperhatikan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan.