Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta memiliki berbagai macam layanan untuk mendukung seluruh kegiatan di perpustakaan. Berikut layanan yang ada:
1. Layanan Teknis
Layanan teknis merupakan tempat dimana pertama kali koleksi diproses, mulai dari pengadaan hingga pengolahan. Unit ini bertanggungjawab terhadap seluruh koleksi yang tersedia di perpustakaan. Bahan pustaka yang datang akan di proses dan diolah mulai dari entri data ke komputer sehingga dapat di akses oleh pengguna dari OPAC( Online Public Acces Catalogue) ataupun langsung ke tempat bahan pustaka tersedia.
Layanan teknis dibagi dalam dua kegiatan pokok, yaitu : a. Pengadaan bahan pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan pembelian, hadiah, hibah, serta sumbangan dari mahasiswa yang mengajukan surat keterangan bebas perpustakaan untuk wisuda.
Dalam kegiatan pengadaan perlu disesuaikan dengan kebutuhan sehingga harus melihat silabus setiap program studi serta
commit to user
teks dilakukan dengan pemesanan kepada distributor maupun pemasok yang datang ke perpustakaan. Untuk majalah dan koran dilakukan dengan berlangganan.
Bahan pustaka yang datang dari hasil hibah dan hadiah diperoleh dari beberapa instansi dari dalam dan luar negeri.
Koleksi islam di I-Library kebanyakan merupakan hibah dari pemenrintah Arab Saudi. Direktorat perpustakaan juga menerima sumbangan wajib dari mahasiswa yang mengajukan surat keterangan bebas pustaka sebagai syarat untuk wisuda.
b. Pengolahan bahan pustaka
Sebelum koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan oleh pengguna maka harus melalui tahap-tahap sebagai berikut :
1) Melakukan identifikasi dan inventarisasi bahan pustaka yang datang dari bagian pengadaan. Kegiatan ini meliputi pendataan koleksi yang akan diperoleh ke Buku Induk, cap kepemilikan, cap asal pengadaan (pembelian/hadiah), cap jenis koleksi (umum/referensi).
2) Melakukan klasifikasi bahan pustaka menggunakan DDC 22. Tujunannya untuk mempermudah pengguna dalam mendapatkan bahan pustaka sesuai dengan kelompok subyek tertentu. Khusus untuk koleksi islam menggunakan klasifikasi menggunakan adaptasi perluasan DDC seksi
Islam dengan menggunakan notasi 2X untuk menggantikan notasi 297.
3) Melakukan entri data ke program SIMPus. Entri data ini merupakan salahsatu kegiatan otomasi yang mencangkup proses katalogisasi dan inventarisasi. Setiap data koleksi bahan pustaka yang dimasukkan ke dalam program SIMPus secara otomatis akan mempunyai catalog dan nomor inventaris.
4) Melengkapi perlengkapan koleksi bahan pustaka sebelum diserahkan kepada layanan sirkulasi. Kegiatan yang perlu dilakukan antara lain:
a) Memberi label Call Number di bagian punggung buku.
b) Pemasangan tag RFID di bagian belakang buku dan menutupnya agar tidak cepat rusak
c) Memberikan sampul plastik dan menempelkan slip tanda kembali.
d) Mengkonversi data RFID ke program SIMPus untuk aktivasi RFID di bagian Sirkulasi.
2. Layanan Sirkulasi
Direktorat Perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan kepada pengguna menerapkan sistem pelayanan terbuka sehingga pengguna akan secara leluasa untuk mencari dan mengambil koleksi
commit to user
yang diperlukannya di rak tanpa harus melalui petugas. Adapun hal-hal yang berkaitan dengan layanan sirkulasi sebagai berikut:
a. Jam layanan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman:
Senin s/d Jumat = Pukul 08.00-22.00 WIB Sabtu = Pukul 08.00-16.00 Wib b. Peminjaman
Layanan peminjaman terbagi menjadi 2, yaitu:
1) Peminjaman melalui petugas.
Peminjaman harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan sendiri sesuai dengan KTM atau tidak bisa diwakilkan. Untuk peminjaman dibatasi 4 judul dalam sekali pinjam dengan jangka waktu 10 hari dan dapat diperpanjang satu kali. Langkah-langkah peminjaman sebagi berikut:
a) Pengguna menyerahkan KTM beserta buku yang akan dipinjam
b) Petugas membuka program SIMPus dan mengaktikan menu peminjaman
c) KTM disorot menggunakan barcode reader sehingga muncul identitas pengguna yang ingin melakukan transaksi
d) Letakkan buku di atas pad staff dan akan secara otomatis data buku akan terbaca.
e) Klik simpan dan tulis NIM serta cap tanggal kembali di slip kartu kembali tiap buku yang dipinjam.
2) Melalui Self Check
Langkah-langkah untuk melakukan peminjaman melalui Self Check sebagai berikut:
a) Sorot barcode yang ada di KTM pada cahaya merah.
b) Ketikkan Password UNISYS menggunakan keyboard pada layar sentuh kemudian tekan enter.
c) Jika berhasil maka akan muncul data pengguna yang akan melakukan transaksi.
d) Letakkan buku pada tempat sesuai petunjuk pada tampilan layar, tunggu sampai judul buku tampil di pojok kanan atas layar dan sampai berbunyi “cling”. Jika akan meminjam lebih dari satu buku maka buku tersebut harus segera di ambil dan diganti buku yang akan dipinjam berikutnya.
e) Tekan tombol cetak Tanda Terima. Tunggu sampai keluar hasil cetakan tanda terima peminjaman, ambil dan simpan struk peminjaman tersebut
f) Selesai.
c. Pengembalian
Proses pengembalian koleksi di Direktorat Perpustakaan UII dapat melalui dua cara, yaitu:
commit to user 1) Melalui petugas
a) Menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas.
b) Petugas memeriksa kondisi buku dan tanggal jatuh tempo.
c) Petugas membuka program SIMPus dan Pad Staff Workstation.
d) Buku diletakkan di atas pad staff dan akan secara otomatis terbaca oleh program SIMPus.
e) Klik simpan
f) Petugas akan mengkonfirmasi kepada pengguna jika pengembalian sukses atau jika ada denda keterlambatan.
2) Melalui Book Drop
a) Masukkan buku yang akan dikembalikan ke lubang Book Drop satupersatu denhgan berlahan.
b) Tunggu sesaat sampai keluar stuk tanda bukti pengembalian dan cermati apakah judul buku tersebut sudah berhasil dikembalikan. Jika pengembalian sukses maka akan ada tulisan TITLE BERHASIL.
d. Perpanjangan
Proses perpanjangan dilakukan guna menambah masa peminjaman koleksi. Waktu tambahan yang diberikan 10 hari sejak buku tersebut diperpanjang dan hanya dapat dilakukan satu kali. Proses perpanjangan sama dengan proses peminjaman akan tetapi hanya
dapat dilakukan melalui petugas. Adapun langkah-langkahnya sebagi berikut :
a) Pengguna menyerahkan KTM beserta buku yang akan dipinjam
b) Petugas membuka program SIMPus dan mengaktikan menu peminjaman
c) KTM disorot menggunakan barcode reader sehingga muncul identitas pengguna yang ingin melakukan transaksi
d) Letakkan buku di atas pad staff dan akan secara otomatis data buku akan terbaca.
e) Klik simpan dan tulis NIM serta cap tanggal kembali di slip kartu kembali tiap buku yang dipinjam.
e. Denda keterlambatan dan sanksi
Setiap pengguna yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjamnya maka akan dikenakan denda sebesar Rp 1.000,-/hari/eksemplar. Pengguna yang merusak koleksi atau menghilangkan koleksi yang dipinjam maka berkewajiban untuk memperbaiaki atau menggantinya.
f. Surat bebas pustaka
Surat bebas pustaka diberikan kepada mahasiswa yang akan mengajukan wisuda, cuti, atau pindah kuliah. Adapun sayarat-syarat untuk mendapatkan surat bebas pustaka sebagai berikut:
commit to user
1) Bebas terhadap tanggungan peminjaman serta denda keterlambatan
2) Menyerahkan buku baru sesuai program studi mahasiswa dengan nilai minimal Rp 25.000,-.
3) Menyerahkan satu buah TA/Skripsi dalam bentuk hardcopy.
4) Menyerahkan 1 keping CD TA/Skripsi dalam format PDF dan Word dengan ketentuan sebagi berikut:
a) Cover (halaman judul)
b) Preliminari, terdiri dari halaman pengesahan, halaman persembahan, motto persembahan, kata pengantar, daftar isi, abstrak
c) Bab 1, Bab 2, Bab 3, dst.
d) Daftar Pustaka e) Lampiran
3. Layanan Referensi dan Reserve (koleksi Cadangan)
Layanan referensi menyediakan buku-buku referensi seperti : kamus, bibliografi, ensiklopedi, peta, atlas, buku teks, terbitan berkala dan lain-lain. Untuk koleksi cadangan merupakan tempat dimana buku-buku cadangan atau yang hanya mempunyai satu eksemplar saja.
Seluruh akses di layanan ini menganut layanan terbuka, sehingga para pengguna bisa mengakses langsung terhadap koleksi yang diperlukannya akan tetapi tidak dapat untuk dipinjam.
commit to user 4. Layanan Fotocopy
Layanan fotocopy berada di lantai satu dan disediakan bagi pengguna perpustakaan yang ingin memfotocopy koleksi referensi yang tidak dapat dipinjam. Selain itu juga melayani penjilidan skripsi dan print dari flasdisk.
5. Layanan Koleksi Arab (Islamic library)
Layanan koleksi Arab menyediakan berbagai macam koleksi dari beberapa bidang ilmu dalam bentuk tulisan Arab dan menggunakan bahasa Arab karena koleksi yang ada di Unit ini merupakan sumbangan dari pemerintah Arab Saudi .
6. Layanan Skripsi
Layanan skripsi tersedia di lantai LG, UG, dan Lantai 1. Latai LG menyediakan skripsi dari Fakultas Psikologi. Pada lantai UG tersedia Skripsi dari beberapa fakultas, antara lain dari Fakultas Hukum dan Fakultas Ekonomi. Di lantai 1 menyediakan koleksi skripsi dari FTI, FTSP, FIAI,FMIPA dan Fak. Kedokteran. Koleksi sripsi yang tersedia dapat dimanfaatkan secara langsung oleh pengguna namun tidak dapat di pinjam dan difotocopy.
7. Layanan e-Lib (Electronic Library)
Layanan e-Lib menyediakan akses internet gratis bagi para pengunjung menggunakan komputer yang telah disediakan oleh perpustakaan. Unit ini juga menyediakan akases skripsi dalam bentuk digital yang tersedia dalam jaringan intranet. Skripsi ini tidak dapat di
commit to user 8. Layanan Serial/Terbitan Berkala
Layanan serial menyediakan beragam informasi kepada pengguna perpustakaan dalam bentuk jurnal, majalah, Koran, dan terbitan berkala lainnya. Koleksi Koran, majalah, dan beberapa jurnal terletak di lantai LG ruang koleksi islam dan yang lainnya tersebar di lantai UG dan lantai 1. Terbitan berseri hanya boleh dibaca di tempat dan difotocopy.