commit to user BAB III
GAMBARAN UMUM DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA
A. Sejarah Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta
Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Yogyakarta mulai berdiri pada tahun 1950 oleh Prof. Dr. KH. Abdul Khahar Muzakir.
Awalnya perpustakaan ini hanya memiliki koleksi ± 3000 eksemplar dan bernama Perpustakaan Pusat yang berlokasi di masjid Syuhada Kotabaru.
Tidak lama kemudian Perpustakaan Pusat berpindah tempat ke Balai Gadang di jalan Sagan, dan pada tahun 1966 berpindah tempat ke kampus Universitas Islam Indonesia Jln. Cik Di Tiro 1 Yogyakarta.
Tahun 1974, pembangunan tahap pertama kampus di Jl. Cik Di Tiro 1 selesai. Perpustakaan Pusat pada awalnya ditempatkan pada ruangan berukuran 11,50 x 7,50 m. Setelah selesainya pembangunan kampus Jl. Cik Di Tiro 1 tahap kedua tahun 1982, Perpustakaan Pusat menempati ruang dengan luas 200m2. Dengan ruangan yang lebih luas dari sebelumnya, Perpustakaan Pusat dapat menampung dan menyediakan ruang baca dengan jumlah meja dan kursi sejumlah 50 setel. Perpustakaan pusat pada saat itu telah dikelola dengan SDM sejumlah 14 orang.
Perpustakaan Pusat pindah ke kampus terpadu UII Jl. Kaliurang Km. 14.5 pada tahun 1999 dengan luas ruangan sebesar ± 1300 m2 dan diperluas kembali pada tahun 2001 menjadi 2.227 m2 . Pada tahun 2006 Perpustakaan Pusat mulai berganti nama menjadi Direktorat Perpustakaan.
commit to user
Pada tahun 2009 Yayasan Badan Wakaf Universitas Islam Indonesia membangun Gedung Perpustakaan dengan berkonsep modern, meliputi fasilitas fisik maupun juga layanan yang diberikan.
Pembangunan gedung Direktorat Perpustakaan baru selesai pada tahun 2011. Selesainya pembangunan Direktorat Perpustakaan disertai dengan digabungkannya 5 perpustakaan Fakultas yang berada di lingkungan Kampus Terpadu, yakni : Perpustakaan Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Perpustakaan Fakultas Teknologi Industri, Perpustakaan Fakultas Ilmu Agama Islam, Perpustakaan Fakultas MIPA, dan Perpustakaan Fakultas Psikologi & Ilmu Sosial Budaya. Pada tanggal 17 Oktober 2011 Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Ir. Jero Wacik, SE di dampingi oleh Ibu Dr. Meutia Hatta, putri Bung Hatta (alm) tokoh Pendiri UII dan Proklamator RI meresmikan Gedung Perpustakaan dengan nama Gedung Mohammad Hatta, Perpustakaan dan Museum (Direktorat Perpustakaan).
B. Visi dan Misi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta 1. Visi
Mewujudkan Perpustakaan sebagai pusat layanan informasi bagi sivitas akademika UII dan masyarakat belajar yang dilandasi pada komitmen kesempurnaan (keunggulan), dengan mengutamakan pelayanan yang Islami, sesuai perkembangan IPTEK berbasis teknologi informasi global.
2. Misi
Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global, setingkat dengan perpustakaan perguruan tinggi yang berkualitas.
C. Tujuan dan Fungsi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta
Keberadaan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia, bertujuan sebagai pendukung kegiatan proses belajar-mengajar yang berperan dalam menunjang pelaksanaan Catur Darma Perguruan Tinggi, yaitu Darma Pendidikan/ Pengajaran, Darma Penelitian, Darma Pengabdian Pada Masyarakat, dan Dakwah Islamiyah. Fungsi perpustakaan pusat dan fakultas meliputi Pengadaan Koleksi, Pengolahan Koleksi, Melayani Pengguna Jasa, dan Administrasi Perpustakaan.
D. Fasilitas
Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta menyediakan berbagai fasilitas, antara lain :
1. Sarana dan Prasarana:
a. Ruang baca dan ruang koleksi yang menyatu.
b. Layanan Foto Copy.
c. Ruang sidang.
d. Internet gratis menggunakan jaringan WiFi.
e. Ruang konferensi/Audio visual.
f. Toilet di menyebar di setiap lantai.
commit to user g. Mushalla di setiap lantai.
h. Ruang e-Library, menyediakan jaringan internet dan dapat digunakan untuk mengakses informasi digital, antara lain: e- journal, e-book, maupun Tugas Akhir.
i. Ruang i-Library (Perpustakaan Islam), menyediakan buku-buku koleksi langka mulai terbitan abad 18, hibah dari perpustakaan Islam dari berbagai bahasa, kitab kuning, disamping itu juga tersedia buku-buku dari berbagai golongan ilmu berbahasa Arab sumbangan dari kedutaan besar Arab Saudi.
j. Lift dan tangga penghubung setiap lantai.
k. Tersedia AC di setiap ruangan.
Sarana dan prasarana di Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1
Sarana dan Prasarana Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
No. Nama Barang
1. Rak buku 2. Rak dinding 3. Rak bundar 4. Rak Koran 5. Standard buku 6. Almari besi lain-lain 7. Filing cabinet 8. Kursi siding
9. Kursi kerja 10. Kursi baca 11. Kursi tamu 12. Kursi sofa 13. Meja tamu 14. Meja baca 15. Meja kerja
16. Meja counter pelayanan 17. Meja sofa
18. Meja kecil 19. Mesin fotokopi 20. Mesin fax 21. White Board 22. Locker 23. Telepon
24. Komputer besar 25. Komputer kecil 26. Komputer OPAC 27. Anjungan computer 28. Printer
29. AC besar 30. AC kecil 31. Scanner 32. Pad Staff 33. Book Drop 34. Self Check
commit to user 35. Security Gate
36. Barcode reader 37. Karpet
38. Troli 39. Dispenser 40. Tempat sampah 41. Lampu
42. Alat potong kertas 43. Alat press buku
44. Auto fragrance sprayet/pewangi 45. CCTV
46. Cermin 47. Fire alarm 48. Gelas kaca 49. Staples 50. Hub jaringan 51. Hydrant
52. Tabung pemadam 53. Televisi
Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun 2013
2. Teknologi
a. Telah menggunakan buku tamu elektronik untuk mencatat pengunjung dengan sarana SIMPus dan dicatat dalam DataBase.
b. Menggunakan teknologi modern guna melakukan kegiatan sirkulasi bahan pustaka.
c. Dilengkapi dengan sarana peminjaman buku mandiri oleh pemustaka.
d. Book Drop Box yang memungkinkan transaksi pengembalian buku dilakukan secara mandiri.
e. Dilengkapi dengan Digital Library Assisstant untuk kebutuhan stock opname, dan beberpa fungsi lainnya terkait manajemen
Perpustakaan.
3. Ruang baca
a. Menyediakan ruang baca dengan meja dan kursi sebanyak 24 unit tiap lantai dan meja sofa belajar sebanyak 8 unit di setiap lantai.
b. Ruang baca disediakan fasilitas komputer Anjungan Browsing sebanyak 2 unit .
c. Acces wifi bagi pengunjung yang membawa laptop.
d. Ruang baca lesehan di lantai 1 dan lantai UG (Upper Ground) dengan kapasitas 12 orang dekat dengan area buku.
commit to user
E. Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan UII Bagan 1
Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
F.
Sumber: Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun 2013.
Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor : 145/ SK-Rek/
DOSDM/ III/ 2012 tentang Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia, mulai bulan Maret 2012 setelah terintegrasinya perpustakaan fakultas bersama dengan SDM yang ada ke Direktorat Perpustakaan, maka Direktorat Perpustakaan dipimpin oleh seorang Direktur dibantu oleh lima orang Kepala Divisi, yakni Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan, Kepala Divisi Pelayanan Teknis, Kepala Divisi Pelayanan Pemakai, Kepala Divisi Informasi
DIREKTUR PERPUSTAKAAN
Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi
Umum dan Keuangan
Kepala Divisi Pelayanan
Teknis
Staf Staf
Kepala Divisi Pelayanan
Pemakai
Kepala Divisi Rumah Tangga dan
Perbekalan Kepala Divisi
Informasi Teknologi dan Jaringan
Staf Staf
Staf Ka.Ur
Administrasi
Ka.Ur Pelayanan
Teknologi dan Jaringan, dan Kepala Divisi Rumah Tangga dan Perbekalan.
Setiap Kepala Divisi secara periodik melaporkan kegiatan kepada Direktur Perpustakaan sesuai dengan lingkup kerja masing-masing. Setiap divisi memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing, adapun ruang lingkup kerja per divisi sebagai berikut:
1. Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan
Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan memiliki wewenang dan tanggung jawab antara lain:
a. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi perpustakaan di Direktorat Perpustakaan.
b. Melaksanakan pengadaan sarana dan prasarana perpustakaan (software, hardware dan kerumahtanggaan) Direktorat Perpustakaan.
c. Melaksanakan administrasi pengadaan koleksi di Direktorat Perpustakaan.
d. Melaksanakan administrasi pengadaan sarana dan prasarana (software, hardware dan kerumahtanggaan) di Direktorat Perpustakaan.
e. Melaksanakan inventarisasi data-data kebutuhan sarana pengadaan koleksi perpustakaan dari stakeholder untuk Direktorat Perpustakaan.
f. Melaksanakan inventarisasi data-data kebutuhan sarana dan prasarana pengadaan (software, hardware dan kerumahtanggaan) dari stakeholder untuk Direktorat Perpustakaan.
commit to user
g. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan di Direktorat Perpustakaan.
h. Melaksanakan administrasi umum di Direktorat Perpustakaan;
melaksanakan penataan Sumber Daya Manusia Direktorat Perpustakaan.
i. Melakukan koordinasi dengan Kepala-kepala Divisi dalam mengoptimalkan sistem pengadaan koleksi, sarana prasarana di Direktorat Perpustakaan.
j. Bersama-sama dengan Kepala-kepala Divisi menyusun Rencana Kerja dan Keuangan Direktorat Perpustakaan.
k. Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan.
l. Melaporkan seluruh aktivitas Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan secara periodic kepada Direktur Direktorat Perpustakaan. Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan dibantu oleh dua orang staf.
2. Divisi Informasi Teknologi dan Jaringan
Kepala Divisi Informasi Teknologi dan Jaringan memiliki wewenang dan tanggung jawab antara lain :
a. Melaksanakan operasional Sistem Informasi Perpustakaan (SIMPus).
b. Melaksanakan proses digitalisasi koleksi local content (TA, Skripsi, Tesis, Disertasi, dan atau Karya Ilmiah).
c. Melaksanakan pengelolaan koleksi digital seperti e-books dan local content; melaksanakan perawatan IT (hardware dan software).
d. Melaksanakan penerbitan Buletin/Jurnal sebagai sarana informasi.
e. Melaksanakan pengelolaan web Direktorat Perpustakaan.
f. Bersama-sama dengan Kepala Divisi yang lain di Direktorat Perpustakaan, menyusun Rencana Kerja dan Keuangan Direktorat Perpustakaan.
g. Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Divisi IT dan Jaringan; serta melaporkan seluruh aktivitas Divisi IT dan Jaringan kepada Direktur Direktorat Perpustakaan secara berkala. Kepala Divisi Informasi Teknologi dan Jaringan dibantu oleh satu orang staf.
3. Divisi Pelayanan Teknis
Kepala Divisi Pelayanan Teknis memiliki wewenang dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengkoordinir dan melaksanakan prosessing bahan perpustakaan tercetak (buku, majalah, jurnal, tugas akhir, skripsi, thesis, disertasi dan lain-lain).
b. Mengkoordinir dan melaksanakan perawatan bahan perpustakaan tercetak (buku, majalah, jurnal, tugas akhir, skripsi, thesis, disertasi dan lain-lain).
commit to user
c. Membuat database tugas akhir, skripsi, thesis, disertasi dan atau karya ilmiah lainnya; mengkoordinir dan melaksanakan restorasi koleksi langka.
d. Bersama-sama dengan Kepala Divisi yang lain di Direktorat Perpustakaan, menyusun Rencana Kerja dan Keuangan Direktorat Perpustakaan.
e. Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Divisi Pelayanan Teknis.
f. Melaporkan seluruh aktivitas Divisi Pelayanan Teknis secara periodic kepada Direktur Direktorat Perpustakaan. Kepala Divisi dibantu oleh empat orang staf.
4. Divisi Pelayanan Pemakai
Kepala Divisi Pelayanan Pemakai memiliki wewenang dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi;
mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pelayanan referensi.
b. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pelayanan pendidikan pemakai.
c. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan elektronik (E-Library).
d. Mengimplementasikan sistem informasi yang terkait dengan perpustakaan.
e. Bersama-sama dengan Kepala-kepala Divisi lain menyusun Rencana Kerja dan Keuangan Direktorat Perpustakaan.
f. Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Divisi Pelayanan Pemakai.
g. Melaporkan seluruh aktivitas Divisi Pelayanan Pemakai secara periodic kepada Direktur Direktorat Perpustakaan. Kepala Divisi Pelayanan Pemakai dibantu oleh 16 orang staf.
5. Divisi Rumah Tangga dan Perbekalan
Kepala Divisi Rumah Tangga dan Perbekalan memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam
a. Mengkoordinir dan melaksanakan aktivitas kerumahtanggaan dan perbekalan.
b. Membuat dan mengelola database kerumahtanggaan dan perbekalan.
c. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan keamanan dan parkir Direktorat Perpustakaan.
d. Bersama-sama dengan Kepala Divisi lain menyusun Rencana Kerja dan Keuangan Direktorat Perpustakaan.
e. Melaksanakan inventarisasi dan administrasi sarana dan prasarana Direktorat Perpustakaan.
f. Mengelola fasilitas sarana dan prasarana Direktorat Perpustakaan.
g. Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu.
h. Melaporkan seluruh aktivitas Divisi Kerumahtanggaan dan Perbekalan secara periodic kepada Direktur Direktorat Perpustakaan.
commit to user
Kepala Divisi Rumah Tangga dan perbekalan dibantu oleh 20 orang staf.
Daftar personil tiap Divisi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2
Daftar Karyawan Direktorat Perpustakaan
Universitas Islam Indonesia Berdasarkan Divisi (per Bagian)
No Nama Jabatan Keterangan
1 Dr. Ir. Farham HM Saleh, MSIE
Direktur Perpustakaan 2 Gaib Suwasana, SIP Ka.Div.
Pengadaan, Adm. Umum dan Keuangan
Divisi Pengadaan, Adm.
Umum dan Keuangan
3 Umi Wardanah Kepala Urusan
Adm. Umum dan Keuangan
4 Widodo Staf
5 Ngatini, A.Md Ka.Div.
Pelayanan Pemakai
Divisi Pelayanan Pemakai 6 Sungadi, S.Sos, M.IP Staf
7 Supribadi Staf
8 Rochimah Staf
9 Winarno B. Setyawan Kepala Urusan
Pelayanan Sirkulasi
10 Suroto Staf
11 Tatik Herawati Staf
12 Titik Rochayati Staf 13 Drs. Ibnu Hadjar, MIS Staf
14 M. Suharto Staf
15 Suparman Staf
16 Rusman Staf
17 Solihin Staf
18 Sumanto Staf
19 Anton Risparyanto, S.Sos, M.Si
Staf
20 Nurul Khotimah, A.Md Staf
21 M. Jamil, A.Md Staf
22 Admiko Suharto, A.Md Ka.Div.
Informasi Teknologi dan Jaringan
Divisi Informasi Teknologi dan
Jaringan
23 Wahid Hudaya Staf
24 Suharti AD., SIP Ka.Div.
Pelayanan
Divisi Pelayanan
commit to user 25 Joko Sugeng Prianto, SIP,
M.Hum
Staf
26 Neneng Asaniyah, A.Md Staf
27 Nunuk Sunarsih Staf
28 Slamet Widodo, A.Md Staf
29 Ismanto Ka.Div.
Rumah Tangga dan Perbekalan
Divisi Rumah Tangga dan
Perbekalan
30 Suparyitno Staf
31 Aris Prasetyo Staf
32 Maryono Staf
33 Hartanto Staf
34 Zaenuri Staf
35 Jatmiko Staf
36 Agung Riyadi Staf
37 Santoso Staf
38 Sigit Ekantoro Staf
39 Andi Sulistiyo Staf
40 Tri Gunawan Staf
41 Triyono Staf
42 Sukirno Staf
Sumber : Data Tata Usaha Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun 2013
G. Koleksi Perpustakaan
Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta memiliki berbagai macam koleksi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Koleksi yang tersedia dapat berupa bahan tercetak maupun tidak tercetak. Untuk menambah bahan pustaka, Direktorat Perpustakaan UII menerima sumbangan buku dari mahasiswa yang mengajukan surat bebas perpustakaan maupun dengan pembelian.
Koleksi yang dimiliki oleh Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta adalah sebagai berikut :
1. Koleksi Tercetak.
Koleksi tercetak yang dimiliki Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta pada umumnya berbentuk lembaran/ buku yang tercetak dalam kertas. Koleksi tersebut antara lain, yaitu : Text Book, Buku referensi, Jurnal, Koran, Majalah, Laporan Tugas Akhir (TA, Skripsi, Tesis, Disertasi), Atlas/ Peta dan Sebagainya
Tabel 3
Daftar Koleksi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
Kategori Keterangan Jumlah Judul
000 Umum 21.515
100 Philosophy, paranormal, phenomena, psychology
5.566
commit to user
200 Religion 31.157
300 Social Sciences 39.210
400 Language 3.226
500 Natural Sciences and Mathematics 8.668
600 Technology (Apllied Sciences) 44.217
700 The art fine and decorative art 6.318
800 Literature (Bellets-letters) and rhetoric 2.532
900 Geography, history, and auxiliary disciplines
2.654
Jumlah 165.063
Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta sampai bulan Maret tahun 2013
2. Koleksi Tidak Tercetak
Koleksi tidak tercetak merupakan koleksi yang berbentuk media Audio Visual dan Elektronik Analog maupun Digital (Kaset tape, CD, DVD, VCD, file elektronik, dll). Selain itu juga memiliki koleksi yang disimpan dalam database online (e-Journal, e-Book, dan koleksi tugas akhir dalam bentuk digital).
H. Keanggotaan Perpustakaan
Anggota perpustakaan yaitu mahasiswa Universitas Islam Indonesia yang telah melakukan herregistrasi dan telah melakukan keyin.
Keanggotaan akan tercatat secara otomatis dan berlaku untuk Perpustakaan Pusat dan Perpustakaan Fakultas. Untuk masuk ke perpustakaan dan melakukan peminjaman harus menunjukan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) Universitas Islam Indonesia.
Dosen serta karyawan tetap Universitas Islam Yogyakarta juga dapat memanfaatkan fasilitas perpustakaan pusat maupun perpustakaan fakultas. Keanggotaannya akan secara otomatis tercatat dan harus melakukan registrasi ulang di perpustakaan. Untuk alumni Universitas Islam Indonesia yang ingin memanfaatkan perpustakaan dapat berkunjung dengan menunjukan Kartu Alumni Universitas Islam Indonesia yang didapatkan saat wisuda.
Bagi mahasiswa luar kampus UII dapat mendaftarkan diri sebagai anggota khusus utuk dapat memanfaatkan perpustakaan. Syarat dan ketentuaanya sebagai berikut :
1. Mengisi buku tamu
2. Melaksanakan persyaratan administrasi, antara lain : a. Mengisi formulir pendaftaran
b. Menunjukkan Kartu Mahasiswa/identitas yang masih berlaku c. Menyerahkan fotokopi Kartu Mahasiswa/identitas diri yang masih
berlaku
commit to user
d. Atau membayar biaya administrasi untuk setiap 1 kali kunjungan e. Bila memerlukan printout maka dikenakan biaya Rp 500,-
perlembar
f. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat atau layanan fotokopi.
g. Sanggup dan bersedia menaati semua peraturan yang berlaku di dalam perpustakaan.
I. Gedung Perpustakaan
Gedung Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta terletak di gedung Mohammad Hatta Jl. Kaliurang Km. 14.5 Besi, Sleman, Yogyakarta. Gedung perpustakaan ini terdiri dari lima lantai dan memiliki museum di bagian depan gedung. Berikut bagan gambaran gedung Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta.
Bagan 2
Denah Penggunaan Ruangan
Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
Lantai 2
Lantai 1
Lantai UG (Upper Ground)
Lantai LG
(Lower Ground)
Lantai
Bassement
Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun 2013
Sayap Selatan R. Kantin R. Pengelola Museum Toilet
Sayap Selatan R. e-Library R. Satpam Toilet
Sayap Selatan Koleksi Umum (320-618.89) Skripsi: F. Hukum Sayap Selatan Koleksi Umum (000-319)
Skripsi: FTI, FTSP, FIAI
Sayap Selatan R. Sidang III R. Audiovisual R. Sidang I
Sayap Utara
R. Pengelola Candi R. Div.
Pengadaan&Pelayanan R. Pengolahan Koleksi R. Div.IT &
Pemeliharaan R. Proses Digital
Sayap Utara R. Koleksi Skripsi R. Koleksi Langka R. Islamic Library Sayap Utara Koleksi Umum (619-900)
Skripsi: F.Ekonomi Sayap Utara R. Fotocopy Koleksi Referensi Koleksi Cadangan Jurnal
Skripsi: FMIPA, FK
Sayap Utara R. Direktur R. Sidang R.Administrasi R. Lab. Bahasa
commit to user Keterangan:
1. Lantai Bassement
Lantai Bassement terletak di bagian paling bawah gedung Direktorat Perpustakaan. Sayap selatan terdiri dari Ruang Kantin, dan Ruang Pengelola Museum. Sedangkan untuk sayap utara terdiri dari Ruang Proses Digital, Ruang Divisi IT (Informasi Teknologi dan Jaringan) dan Pemeliharaan, Ruang Pengolahan Koleksi, Ruang Divisi Pengadaan dan Pelayanan.
2. Lantai Lower Ground (LG)
Lantai Lower Ground (LG) merupakan pintu masuk bagi pengunjung perpusakaan. Letaknya berada di atas lantai basement. Di bagian pintu masuk tersedia absensi pengunjung elektronik dan tempat pemeriksaan tas. Sayap selatan terdiri dari Ruang Electronic Library, Ruang Satpam, dan toilet. Sedangkan untuk sayap utara terdiri dari Ruang Koleksi dari Arab Saudi (Islamic Library), Ruang Koleksi Langka, dan Ruang Skripsi.
3. Lantai Upper Ground (UG)
Lantai Upper Ground atau lebih sering disebut lantai UG merupakan lantai ketiga dari gedung Direktorat Perpustakaan. di lantai ini terdapat layanan sirkulasi beserta koleksi. Terdapat layanan madiri untuk shelf check( Peminjaman mandiri) dan book droop (pengembalian mandiri). Sayap selatan terdiri dari ruang koleksi Fakultas Teknik Sipil dan Pembangunan, Fakultas Teknik Industri, dan toilet. Sedangkan
commit to user
sayap utara terdiri dari Ruang Koleksi Direktorat Perpustakaan, dan toilet.
4. Lantai 1 (LT.1)
Lantai 1 adalah lantai keempat dari gedung Direktorat Perpustakaan. Pada lantai ini terdapat koleksi referensi, Koleksi Referensi, Koleksi Tandon/Cadangan (Reserve), Koleksi Jurnal, beberapa Koleksi Skripsi MIPA, Fotocopy dan toilet yang terletak di bagian sayap utara. Sedangkan bagian sayap selatan terdapat Ruang Koleksi Fakultas Psikologi dan Ilmu Sosial Budaya, Fakultas Kedokteran, D3 Fakultas Ekonomi, Fakultas MIPA, Fakultas Ilmu Agama Islam dan toilet.
5. Lantai 2 (LT.2)
Lantai 2 terletak di bagian paling atas gedung Direktorat Perpustakaan. Sayap selatan terdiri dari Ruang Sidang, Ruang Audiovisual, Ruang Laboratorium Bahasa dan toilet. Sedangkan sayap utara terdiri dari Ruang Direktur, Ruang Sidang, Ruang Administrasi dan toilet.
J. Sumber Dana
Dalam menajalankan kegiatan perpustakaan, Direktorat Perpustakaan Islam Indonesia medapatkan dana yang diperoleh dari :
1. Anggaran Universitas
Anggaran diperoleh dari universitas dengan jumlah dana yang tidak tetap setiap tahunnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
commit to user 2. Dana Mandiri
Dana ini diperoleh dari beberapa kegiatan, seperti pembayaran denda keterlambatan dan biaya administrasi pendaftaran mahasiswa luar kampus UII.
K. Tata Tertib Direktorat Perpustakaan UII
1. Parkir kendaraan pengunjung Direktorat perpustakaan UII
a. Untuk mobil, tempat parkir terletak di sebelah barat lapangan tenis, halaman selatan dan barat Gedung Mohammad Hatta b. Untuk sepeda motor, tempat parkir di halaman gedung D3
Ekonomi 2. Masuk perpustakaan
a. Seluruh pengunjung wajib mentaati tata tertib perpustakaan b. Menjaga ketenangan serta menggunakan koleksi dan sarana
perpustakaan dengan baik
c. Tas dapat dibawa masuk ke perpustakaan dan bertanggungjawab atas barang bawaan masing-masing
d. Check in presensi pengunjung menggunakan Kartu Mahasiswa (KTM) UII milik sendiri
e. Bagi pengunjung dari luar UII melapor/ mendaftar diri di pintu masuk perpustakaan di bagian Check in presensi untuk mendapatkan tanda pengenal sebagai tamu dengan meninggalkan kartu identitas diri dan mengisi buku tamu yang telah disediakan
f. Mengisi buku tamu yang telah disediakan di E-Library dan koleksi Islam
g. Membayar denda keterlambatan pengembalian pinjaman yang besarnya telah ditentukan
h. Setiap pengunjung yang keluar dari perpustakaan diperiksa barang bawaannya
3. Keanggotaan
a. Mahasiswa aktif UII sudah otomatis menjadi anggota perpustakaan
b. Dosen dan pegawai, layanan keanggotaan dapt diperoleh dengan mendaftarkan diri di bagian Check in presensi di bagian pintu masuk perpustakaan dengan menunjukkan kartu pegawai UII c. Pengunjung perpustakaan dari luar UII, layanan keanggotaan
dapat diperoleh dengan mendaftarkan diri di bagian check in presensi di pintu masuk dan membayar biaya administrasi sesuai ketentuan
4. Peraturan bebas pustaka
a. Pelayanan bebas pustaka dapat dilakukan di bagian I-Library b. Menyerahkan 1 eksemplar hardcopy dan softcopy Tugas Akhir/
Skripsi yang sudah di masukkan dalam CD yang sudah di sahkan oleh dekan, pembimbing dan penguji
c. Ketentuan CD softcopy sebagai berikut:
commit to user
1) Data file Skripsi/Tugas Akhir tersimpan dalam format Word dan PDF.
2) Urutan file Skripsi/Tugas Akhir sebagai berikut:
a) Cover.
b) Preliminary : halaman pengesahan,, halaman persembahan, motto, kata pengantar, daftar isi.
c) Abstrak .
d) Bab pertama himgga penutup.
e) Daftar Pustaka.
f) Lampiran.
d. Menyerahkan buku sumbangan sesuai dengan program studi dengan harga minimal Rp 25.000,- disertai dengan nota pembelian. Jumlah buku sumbangan minimal 1 eksemplar.
5. Larangan bagi pengunjung perpustakaan
a. Dilarang menggunakan KTM UII milik mahasiswa lain untuk masuk dan juga melakukan peminjaman koleksi.
b. Dilarang membawa makanan serta minuman masuk ke dalam Perpustakaan.
c. Dilarang membuang sampah sembarangan, merusak sarana dan prasarana perpustakaan.
d. Dilarang mencuri, mencoret, menyobek dan merusak koleksi perpustakaan dan sarana lainnya.
e. Dilarang membuat gaduh dan mengganggu pemustaka lainnya
commit to user
f. Dilarang memakai kaos oblong/ tanpa kerah, celana pendek/tanggung, dan sandal jepit.
L. Layanan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta memiliki berbagai macam layanan untuk mendukung seluruh kegiatan di perpustakaan. Berikut layanan yang ada:
1. Layanan Teknis
Layanan teknis merupakan tempat dimana pertama kali koleksi diproses, mulai dari pengadaan hingga pengolahan. Unit ini bertanggungjawab terhadap seluruh koleksi yang tersedia di perpustakaan. Bahan pustaka yang datang akan di proses dan diolah mulai dari entri data ke komputer sehingga dapat di akses oleh pengguna dari OPAC( Online Public Acces Catalogue) ataupun langsung ke tempat bahan pustaka tersedia.
Layanan teknis dibagi dalam dua kegiatan pokok, yaitu : a. Pengadaan bahan pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan pembelian, hadiah, hibah, serta sumbangan dari mahasiswa yang mengajukan surat keterangan bebas perpustakaan untuk wisuda.
Dalam kegiatan pengadaan perlu disesuaikan dengan kebutuhan sehingga harus melihat silabus setiap program studi serta
commit to user
teks dilakukan dengan pemesanan kepada distributor maupun pemasok yang datang ke perpustakaan. Untuk majalah dan koran dilakukan dengan berlangganan.
Bahan pustaka yang datang dari hasil hibah dan hadiah diperoleh dari beberapa instansi dari dalam dan luar negeri.
Koleksi islam di I-Library kebanyakan merupakan hibah dari pemenrintah Arab Saudi. Direktorat perpustakaan juga menerima sumbangan wajib dari mahasiswa yang mengajukan surat keterangan bebas pustaka sebagai syarat untuk wisuda.
b. Pengolahan bahan pustaka
Sebelum koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan oleh pengguna maka harus melalui tahap-tahap sebagai berikut :
1) Melakukan identifikasi dan inventarisasi bahan pustaka yang datang dari bagian pengadaan. Kegiatan ini meliputi pendataan koleksi yang akan diperoleh ke Buku Induk, cap kepemilikan, cap asal pengadaan (pembelian/hadiah), cap jenis koleksi (umum/referensi).
2) Melakukan klasifikasi bahan pustaka menggunakan DDC 22. Tujunannya untuk mempermudah pengguna dalam mendapatkan bahan pustaka sesuai dengan kelompok subyek tertentu. Khusus untuk koleksi islam menggunakan klasifikasi menggunakan adaptasi perluasan DDC seksi
Islam dengan menggunakan notasi 2X untuk menggantikan notasi 297.
3) Melakukan entri data ke program SIMPus. Entri data ini merupakan salahsatu kegiatan otomasi yang mencangkup proses katalogisasi dan inventarisasi. Setiap data koleksi bahan pustaka yang dimasukkan ke dalam program SIMPus secara otomatis akan mempunyai catalog dan nomor inventaris.
4) Melengkapi perlengkapan koleksi bahan pustaka sebelum diserahkan kepada layanan sirkulasi. Kegiatan yang perlu dilakukan antara lain:
a) Memberi label Call Number di bagian punggung buku.
b) Pemasangan tag RFID di bagian belakang buku dan menutupnya agar tidak cepat rusak
c) Memberikan sampul plastik dan menempelkan slip tanda kembali.
d) Mengkonversi data RFID ke program SIMPus untuk aktivasi RFID di bagian Sirkulasi.
2. Layanan Sirkulasi
Direktorat Perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan kepada pengguna menerapkan sistem pelayanan terbuka sehingga pengguna akan secara leluasa untuk mencari dan mengambil koleksi
commit to user
yang diperlukannya di rak tanpa harus melalui petugas. Adapun hal-hal yang berkaitan dengan layanan sirkulasi sebagai berikut:
a. Jam layanan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman:
Senin s/d Jumat = Pukul 08.00-22.00 WIB Sabtu = Pukul 08.00-16.00 Wib b. Peminjaman
Layanan peminjaman terbagi menjadi 2, yaitu:
1) Peminjaman melalui petugas.
Peminjaman harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan sendiri sesuai dengan KTM atau tidak bisa diwakilkan. Untuk peminjaman dibatasi 4 judul dalam sekali pinjam dengan jangka waktu 10 hari dan dapat diperpanjang satu kali. Langkah-langkah peminjaman sebagi berikut:
a) Pengguna menyerahkan KTM beserta buku yang akan dipinjam
b) Petugas membuka program SIMPus dan mengaktikan menu peminjaman
c) KTM disorot menggunakan barcode reader sehingga muncul identitas pengguna yang ingin melakukan transaksi
d) Letakkan buku di atas pad staff dan akan secara otomatis data buku akan terbaca.
e) Klik simpan dan tulis NIM serta cap tanggal kembali di slip kartu kembali tiap buku yang dipinjam.
2) Melalui Self Check
Langkah-langkah untuk melakukan peminjaman melalui Self Check sebagai berikut:
a) Sorot barcode yang ada di KTM pada cahaya merah.
b) Ketikkan Password UNISYS menggunakan keyboard pada layar sentuh kemudian tekan enter.
c) Jika berhasil maka akan muncul data pengguna yang akan melakukan transaksi.
d) Letakkan buku pada tempat sesuai petunjuk pada tampilan layar, tunggu sampai judul buku tampil di pojok kanan atas layar dan sampai berbunyi “cling”. Jika akan meminjam lebih dari satu buku maka buku tersebut harus segera di ambil dan diganti buku yang akan dipinjam berikutnya.
e) Tekan tombol cetak Tanda Terima. Tunggu sampai keluar hasil cetakan tanda terima peminjaman, ambil dan simpan struk peminjaman tersebut
f) Selesai.
c. Pengembalian
Proses pengembalian koleksi di Direktorat Perpustakaan UII dapat melalui dua cara, yaitu:
commit to user 1) Melalui petugas
a) Menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas.
b) Petugas memeriksa kondisi buku dan tanggal jatuh tempo.
c) Petugas membuka program SIMPus dan Pad Staff Workstation.
d) Buku diletakkan di atas pad staff dan akan secara otomatis terbaca oleh program SIMPus.
e) Klik simpan
f) Petugas akan mengkonfirmasi kepada pengguna jika pengembalian sukses atau jika ada denda keterlambatan.
2) Melalui Book Drop
a) Masukkan buku yang akan dikembalikan ke lubang Book Drop satupersatu denhgan berlahan.
b) Tunggu sesaat sampai keluar stuk tanda bukti pengembalian dan cermati apakah judul buku tersebut sudah berhasil dikembalikan. Jika pengembalian sukses maka akan ada tulisan TITLE BERHASIL.
d. Perpanjangan
Proses perpanjangan dilakukan guna menambah masa peminjaman koleksi. Waktu tambahan yang diberikan 10 hari sejak buku tersebut diperpanjang dan hanya dapat dilakukan satu kali. Proses perpanjangan sama dengan proses peminjaman akan tetapi hanya
dapat dilakukan melalui petugas. Adapun langkah-langkahnya sebagi berikut :
a) Pengguna menyerahkan KTM beserta buku yang akan dipinjam
b) Petugas membuka program SIMPus dan mengaktikan menu peminjaman
c) KTM disorot menggunakan barcode reader sehingga muncul identitas pengguna yang ingin melakukan transaksi
d) Letakkan buku di atas pad staff dan akan secara otomatis data buku akan terbaca.
e) Klik simpan dan tulis NIM serta cap tanggal kembali di slip kartu kembali tiap buku yang dipinjam.
e. Denda keterlambatan dan sanksi
Setiap pengguna yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjamnya maka akan dikenakan denda sebesar Rp 1.000,- /hari/eksemplar. Pengguna yang merusak koleksi atau menghilangkan koleksi yang dipinjam maka berkewajiban untuk memperbaiaki atau menggantinya.
f. Surat bebas pustaka
Surat bebas pustaka diberikan kepada mahasiswa yang akan mengajukan wisuda, cuti, atau pindah kuliah. Adapun sayarat- syarat untuk mendapatkan surat bebas pustaka sebagai berikut:
commit to user
1) Bebas terhadap tanggungan peminjaman serta denda keterlambatan
2) Menyerahkan buku baru sesuai program studi mahasiswa dengan nilai minimal Rp 25.000,-.
3) Menyerahkan satu buah TA/Skripsi dalam bentuk hardcopy.
4) Menyerahkan 1 keping CD TA/Skripsi dalam format PDF dan Word dengan ketentuan sebagi berikut:
a) Cover (halaman judul)
b) Preliminari, terdiri dari halaman pengesahan, halaman persembahan, motto persembahan, kata pengantar, daftar isi, abstrak
c) Bab 1, Bab 2, Bab 3, dst.
d) Daftar Pustaka e) Lampiran
3. Layanan Referensi dan Reserve (koleksi Cadangan)
Layanan referensi menyediakan buku-buku referensi seperti : kamus, bibliografi, ensiklopedi, peta, atlas, buku teks, terbitan berkala dan lain-lain. Untuk koleksi cadangan merupakan tempat dimana buku- buku cadangan atau yang hanya mempunyai satu eksemplar saja.
Seluruh akses di layanan ini menganut layanan terbuka, sehingga para pengguna bisa mengakses langsung terhadap koleksi yang diperlukannya akan tetapi tidak dapat untuk dipinjam.
commit to user 4. Layanan Fotocopy
Layanan fotocopy berada di lantai satu dan disediakan bagi pengguna perpustakaan yang ingin memfotocopy koleksi referensi yang tidak dapat dipinjam. Selain itu juga melayani penjilidan skripsi dan print dari flasdisk.
5. Layanan Koleksi Arab (Islamic library)
Layanan koleksi Arab menyediakan berbagai macam koleksi dari beberapa bidang ilmu dalam bentuk tulisan Arab dan menggunakan bahasa Arab karena koleksi yang ada di Unit ini merupakan sumbangan dari pemerintah Arab Saudi .
6. Layanan Skripsi
Layanan skripsi tersedia di lantai LG, UG, dan Lantai 1. Latai LG menyediakan skripsi dari Fakultas Psikologi. Pada lantai UG tersedia Skripsi dari beberapa fakultas, antara lain dari Fakultas Hukum dan Fakultas Ekonomi. Di lantai 1 menyediakan koleksi skripsi dari FTI, FTSP, FIAI,FMIPA dan Fak. Kedokteran. Koleksi sripsi yang tersedia dapat dimanfaatkan secara langsung oleh pengguna namun tidak dapat di pinjam dan difotocopy.
7. Layanan e-Lib (Electronic Library)
Layanan e-Lib menyediakan akses internet gratis bagi para pengunjung menggunakan komputer yang telah disediakan oleh perpustakaan. Unit ini juga menyediakan akases skripsi dalam bentuk digital yang tersedia dalam jaringan intranet. Skripsi ini tidak dapat di
commit to user 8. Layanan Serial/Terbitan Berkala
Layanan serial menyediakan beragam informasi kepada pengguna perpustakaan dalam bentuk jurnal, majalah, Koran, dan terbitan berkala lainnya. Koleksi Koran, majalah, dan beberapa jurnal terletak di lantai LG ruang koleksi islam dan yang lainnya tersebar di lantai UG dan lantai 1. Terbitan berseri hanya boleh dibaca di tempat dan difotocopy.
