Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi

BAB III METODE PENELITIAN

TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Perguruan Tinggi

4. Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Jam buka perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan dharmanya sekurang-sekurangnya lima puluh empat jam per minggu.

Jenis layanan yang diberikan, antara lain : layanan sirkulasi, layanan pinjam antar perpustakaan, layanan referensi, layanan pendidikan pemustaka, layanan penelusuran informasi.

11

16 Pelayanan perpustakaan apabila ditinjau dari kegiatannya maka terdapat dua jenis layanan di perpustakaan yaitu layanan teknis yang meliputi pengolahan dan pelayanan perpustakaan sebagai layanan pengguna. Sedangkan apabila ditinjau dari sistemnya terdapat 3 jenis layanan yaitu layanan terbuka (open access), layanan tertutup (close access), layanan campuran (mixed services).

Dalam UU No 43 Tahun 2007 pasal 14 disebutkan bahwa:

1. Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.

2. Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan.

3. Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

4. Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.

5. Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.

6. Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.

7. Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan melalui jejaring telematika. Umumnya pemustaka hanya mengenal bagian ini dari sebuah perpustakaan. ¹²

Salah satu bentuk layanan di perpustakaan adalah layanan sirkulasi yaitu suatu kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi yang mengatur peredaran bahan pustaka secara terorganisir melalui sistem, cara atau pencatatan yang sesuai dengan perpustakaan. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi

17 perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.¹³

Berkaitan dengan pelayanan ini, ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh pustakawan agar memiliki citra yang lebih positif. Kompetensi itu antara lain: berorientasi pada kebutuhan pemustaka, memiliki kemampuan-kemampuan berkomunikasi dengan baik, berbahasa asing yang memadai, pengembangan secara teknis dan prosedur kerja, memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, dan melaksanakan penelitian bidang perpustakaan.¹⁴

5. Layanan Sirkulasi a. Pengertian Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.¹⁵

13Lasa HS, Pengolahan Terbitan Berkala (Yogyakarta: Kanisius, 1993), h. 1.

14Pergola Irianti, “Memahami Perilaku Pengguna” diakses pada 9 April 2015 dari http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/pirianti3.pdf.

15

18 Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.

b. Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan ujung tombak pelayanan, Lasa HS menyatakan bahwa jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali.

3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang lekas.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.¹⁶

c. Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan

Kegiatan bagian sirkulasi terdiri berbagai macam. Dalam hal ini Purwono dkk menyatakan bahwa kegiatan sirkulasi meliputi:

16

19 1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.

2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.

3. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.

4. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

5. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

6. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjam 7. Pembuatan statistik.

8. Peminjaman antar perpustakaan.

9. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.¹⁷

Pelayanan sirkulasi yang baik adalah yang tepat, cepat, dan kena pada sasarannya (memuaskan bagi pemustaka). Pelayanan sirkulasi pada perpustakaan secara umum terdiri dari beberapa bidang kegiatan kerja. Kegiatan kerja tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. Kegiatan ini mencakup beberapa hal:

a. Keanggotaan

Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudahkan pengguna dalam meminjam koleksi perputsakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada punggutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan foto diri serta foto kopi tanda pengenal, semua ini

17Purwono dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: Buku Dasar Jurusan Ilmu Perpustakaan

20 diperlukan untuk mengenal jati diri anggota. Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

Menurut Sutarno N.S (2003:98-99), kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:

1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.

2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. 3. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah

buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4. Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.¹⁸

b. Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pemustaka perpustakan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Tidak semua pemustaka perpustakaan membaca diperpustakaan, terutama untuk bahan pustaka yang berjenis fiksi, karena keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna, maka dari itu bahan pustaka tersebut umumnya dibawa pulang. Dilatarbelakangi hal tersebut maka

21 perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pemustaka. Metode peminjaman yang dipilih diharapkan dapat diterapkan secara efektif diperpustakaan. Keefektifan ini dapat terlihat dari kecepatan layanan dan keekonomisan.

Menurut Buku Pedoman Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:34).

“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan pustaka yang dipinjamkan oleh pemustaka.”¹⁹

Sesuai yang tercantum dalam Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:36), langkah-langkah peminjaman pustaka sebagai berikut:

1. Peminjam menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku. 2. Petugas mencatat:

 Nomor atau nama anggota yang bersangkutan.  Tanggal kembali pada kartu buku.

 Tanggal kembali pada lembaran tanggal kembali (date due slip) untuk mengingatkan peminjam waktu penggembalian buku.

 Nomor panggil buku (call number) dan tanggal kembali buku pada kartu induk peminjaman anggota bersangkutan, bila menggunakan sistem kartu besar.

3. Peminjam menanda tangani kartu buku. 4. Buku diserahkan kepada peminjam.

5. Petugas menyusun kartu buku pada kotak kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

6. Petugas menyusun kartu induk peminjaman berdasarkan nomor urut kartu anggota atau abjad nama peminjam pada sistem buku besar.²⁰

c. Pengembalian

19 Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. (Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2006), h.34

20

22 Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:

1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

3. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.

4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman.

5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.

6. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu buku.

7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.

8. Memilih buku.²¹ d. Perpanjangan

Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan juga hanya memberikan satu kali saja. Sjahrial Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan (2004:24), prosedur perpanjangan masa pinjam adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempahan.

3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.

4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan.²²

Perpustakaan juga membutuhkan sarana untuk kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka. Beberapa sarana yang

21 Ibid, h. 81

22 Sjahrial Pamuntjak, “Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan”. (Jakarta : Djambatan, 2004), h.24

23 dibutuhkan untuk melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Kartu pinjam 2. Kartu buku 3. Stempel tanggal e. Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:83), prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari.

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.

3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.²³

Menurut Sutarno N.S (2003:104), apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan sebagai berikut:

1. Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.

2. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.

3. Khusus diperpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis, misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum dikembalikan semua buku (bebas dari peminjaman). Cara terakhir ini hanya

23

Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. (Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2006), h.83

24 dapat dijalankan dengan seizin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama Administrasi Pendidikan.²⁴

f. Pemberian Sanksi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83-84), sanksi yang diberikan bergantung kepada bobot pelanggaran. Sanksi yang lazim dikenakan kepada pengguna ada tiga macam:

1. Denda.

2. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu.

3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.²⁵

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83), Prosedur pemberian sanksi dilaksanakan sebagai berikut:

1. Pelanggar menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kuantitas dan kualitas tingkat pelanggaran.

2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan tingkat pelanggaran.

3. Bila yang dikenakan sanksi akademik ditingkat perpustakaan, petugas mengusulkan kepada kepala perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

4. Bila yang diberikan sanksi akademik ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepala pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.²⁶

Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi pemustaka dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan seadil-adilnya diantara pemustaka, terutama kalau koleksi perpustakaan terbatas.

24

Sutarno N.S, “Manajemen Perpustakaan:Suatu Pendekatan Praktek”. (Jakarta:Sagung Seto, 2006), h. 104

25

Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. (Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2006), h.83-84

25 g. Bebas Pinjam

Bebas tagihan adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan. Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:84), prosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:

1. Ujian akhir 2. Yudisium

3. Penerimaan ijazah

4. Pindah studi keperguruan tinggi lain²⁷

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2006:83-84), pemberian surat keterangan “bebas pinjam” dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengguna yang membutuhkan keterangan “bebas pinjaman” menyerahkan tanda pengenal.

2. Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.

4. Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.

5. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam” dengan identitas pemustaka.²⁸

d. Pemustaka Perpustakaan Perguruan Tinggi

Istilah pengguna perpustakaan atau pemakai perpustakaan lebih dahulu digunakan sebelum istilah pemustaka muncul. Menurut Sutarno NS dalam Kamus

27 Ibid, h. 84

28

26 Perpustakaan dan Informasi mendefinisikan pemakai perpustakaan adalah kelompok orang dalam masyarakat yang secara intensif mengunjungi dan memakai layanan dan fasilitas perpustakaan,²⁹ sedangkan pengguna perpustakaan adalah pengunjung, anggota dan pemakai perpustakaan,³⁰

Setelah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan disahkan, istilah pengguna atau pemakai perpustakaan diubah menjadi pemustaka, dimana pengertian pemustaka menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 9 adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. Sedangkan menurut Wiji Suwarno, pemustaka adalah pengguna fasilitas yang disediakan perpustakaan baik koleksi maupun buku (bahan pustaka maupun fasilitas lain).³¹

Dari semua pendapat para ahli di atas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa pemustaka adalah perseorangan, masyarakat, kelompok atau lembaga yang datang berkunjung ke perpustakaan dan memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan tersebut dengan harapan dapat menemukan informasi yang di inginkan.

29Sutarno NS, Kamus Perpustakaan dan Informasi (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008), h. 150.

30 Ibid. h. 156.

31

27 B. Kepuasan Pemustaka