W ORKBOOK
3.1 Membuat Workbook Kosong
Workbook atau buku kerja merupakan dokumen Excel yang terdiri dari 1 worksheet atau lebih. Saat menjalankan Excel pertama kali, secara default akan dibuat workbook kosong dengan nama Book1.
Anda juga dapat membuat workbook kosong jika Excel sudah dijalankan.
1. Klik tab File, kemudian pilih menu New. Muncul tampilan Backstage View seperti terlihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Membuat workbook kosong
2. Klik Blank workbook. Anda juga dapat membuat workbook kosong dengan cepat menggunakan kombinasi tombol Ctrl+N pada keyboard.
3.2 Menyimpan Workbook
Jika sudah selesai mengolah data, workbook sebaiknya disimpan agar hasil pekerjaan Anda tidak hilang. Anda dapat menyimpan workbook pada berbagai media penyimpanan seperti harddisk atau USB flash disk.
1. Penyimpanan workbook baru yang belum pernah disimpan sebelumnya dilakukan melalui kotak dialog Save As. Untuk menampilkan kotak dialog Save As tekan tombol F12 pada keyboard. Kotak dialog Save As juga dapat ditampilkan dengan salah satu cara sebagai berikut:
Klik tab File, kemudian pilih menu Save.
Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar.
Tekan kombinasi tombol Shift+F12 pada keyboard.
Tekan kombinasi tombol Ctrl+S pada keyboard.
2. Muncul tampilan Backstage View, kemudian pilih Save As >
Computer. Klik tombol Browse.
Gambar 3.2 Tampilan Backstage View untuk menyimpan workbook
3. Pilih folder penyimpanan workbook. Dalam contoh, file di-simpan dalam folder Documents.
Gambar 3.3 Kotak dialog Save As
4. Ketikkan nama file pada kotak isian File name. Nama file maksimal terdiri dari 255 karakter, termasuk spasi. Anda tidak diperbolehkan menggunakan simbol tanda tanya (?), tanda lebih besar (>), tanda lebih kecil (<), slash (\), asterik (*), titik dua (:), tanda petik (“), atau vertikal bar (|).
5. Pilih format file pada kotak pilihan Save as type. Klik tombol Save. Jika dalam folder yang digunakan untuk menyimpan workbook sudah ada nama file yang sama, muncul kotak pesan peringatan.
Gambar 3.4 Nama file sudah ada
6. Klik tombol Yes jika Anda tetap ingin menyimpan workbook dengan nama file tersebut. Workbook yang lama kemudian akan ditimpa (dihapus) dan diganti dengan workbook yang baru Anda simpan. Workbook lama yang sudah ditimpa tidak dapat dikembalikan lagi. Untuk menyimpan workbook dengan nama yang lain, klik tombol No, kemudian muncul kembali kotak dialog Save As.
Setiap kali menyimpan workbook baru, secara default format file yang digunakan adalah XLSX. Walaupun mendukung lebih banyak fitur baru, format file XLSX tidak dapat dibuka pada Excel 2003 serta Excel versi sebelumnya. Oleh karena itu, sebagian pengguna tetap lebih menyukai menggunakan format file XLS.
Yang perlu diperhatikan jika menyimpan workbook dengan format file XLS adalah tidak semua fitur Excel 2013 dapat digunakan.
Apabila ada perubahan workbook karena proses editing, perubah-an tersebut dapat disimpperubah-an dengperubah-an salah satu pilihperubah-an cara seperti pada langkah 1. Proses penyimpanan workbook selanjutnya tidak akan menampilkan kotak dialog Save As karena workbook tersebut sudah pernah disimpan (diberi nama) sebelumnya. Untuk menyimpan workbook dengan nama file lain, lakukan langkah-langkah berikut:
1. Klik tab File, kemudian pilih menu Save As > Computer. Klik tombol Browse. Muncul kotak dialog Save As. Kotak dialog Save As juga dapat ditampilkan menggunakan tombol F12 pada keyboard.
2. Pilih folder penyimpanan workbook. Ketikkan nama file baru pada kotak isian File name.
3. Pilih tipe workbook pada kotak pilihan Save as type. Jika sudah, klik tombol Save.
3.3 Menutup Workbook
Workbook yang sudah selesai digunakan sebaiknya ditutup untuk menghindari berbagai kemungkinan kejadian yang tidak diingin-kan, misalnya data dalam workbook yang terhapus secara tidak disengaja. Untuk menutup workbook, pilih salah satu cara sebagai berikut:
Klik tab File, kemudian pilih menu Close.
Tekan kombinasi tombol Ctrl+W pada keyboard.
Klik ikon Close yang terdapat dalam Workbook Title Bar.
Jika workbook sudah mengalami perubahan karena proses editing dan belum disimpan, muncul kotak pesan seperti pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 Kotak pesan informasi untuk menyimpan workbook
Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa sudah ada perubahan workbook karena proses editing. Klik tombol Save untuk menyimpan hasil perubahan. Jika hasil perubahan tidak akan disimpan, klik tombol Don’t Save.
3.4 Membuka Workbook
Workbook yang sudah disimpan dapat dibuka kembali untuk ber-bagai keperluan, misal untuk meng-update data dalam workbook.
Untuk membuka workbook lakukan langkah-langkah berikut:
1. Tekan kombinasi tombol Ctrl+O, kemudian muncul tampilan Backstage View. Pilih menu Open > Computer. Klik tombol Browse. Muncul kotak dialog Open.
Gambar 3.6 Kotak dialog Open
2. Pilih workbook yang akan dibuka, kemudian klik tombol Open.
Excel juga menyediakan pilihan lain untuk membuka workbook dengan cara klik drop down tombol Open.
Gambar 3.7 Daftar menu drop down tombol Open
Open. Jika Anda memilih opsi ini, workbook akan dibuka seperti pada umumnya. Anda dapat melakukan pengeditan dan penyimpanan dengan nama workbook yang sama.
Open Read-Only. Workbook yang dibuka dengan pilihan ini hanya dapat dibaca. Jika Anda melakukan proses editing, maka hasilnya harus disimpan dalam workbook dengan nama lain.
Open as Copy. Jika opsi ini yang dipilih, secara otomatis Excel akan menyalin workbook yang Anda pilih dan kemudian membuka workbook hasil salinan.
Open in Browser. Jika opsi ini yang dipilih, file akan dibuka menggunakan program web browser default seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox.
Open in Protected View. Jika Anda memilih opsi ini, workbook hanya dapat dilihat. Untuk melakukan pengeditan klik tombol Enable Editing.
Gambar 3.8 Tombol Enable Editing
Open and Repair. Opsi ini digunakan untuk memperbaiki workbook yang rusak, misalnya kerusakan akibat listrik yang tiba-tiba padam. Walaupun kemungkinan memperbaiki workbook yang rusak sangat kecil, namun tidak ada salah-nya jika Anda coba.
Show previous versions. Opsi ini dapat Anda pilih untuk menampilkan versi sebelumnya.
3.5 Proteksi Open dan Modifikasi Workbook
Pada saat menyimpan workbook, Anda dapat memproteksi workbook agar tidak bisa dibuka atau dimodifikasi sembarang orang. Untuk membuka atau memodifikasi workbook, pengguna harus memasukkan password.
1. Tekan tombol F12 untuk menampilkan kotak dialog Save As.
Klik drop down tombol Tools, lalu pilih menu General Options.
Gambar 3.9 Klik drop down tombol Tools
3. Muncul kotak dialog General Options. Untuk memproteksi agar workbook tidak dapat dibuka sembarang orang, masukkan password pada kotak isian Password to open.
4. Untuk memproteksi agar workbook tidak dapat dimodifikasi sembarang orang, masukkan password pada kotak isian Password to modify. Klik tombol OK.
Gambar 3.10 Proteksi open dan modifikasi workbook
5. Muncul kotak dialog Confirm Password. Masukkan kembali password yang digunakan untuk proteksi open workbook. Klik tombol OK.
Gambar 3.11 Kotak dialog Confirm Password
6. Muncul kotak dialog Confirm Password. Masukkan kembali password yang digunakan untuk proteksi modifikasi workbook.
Jika sudah, klik tombol OK.
7. Muncul kembali kotak dialog Save As. Ketikkan nama file pada kotak isian File name. Kemudian, klik tombol Save.
8. Ketika Anda membuka workbook yang terproteksi, muncul kotak dialog Password.
Gambar 3.12 Password untuk membuka workbook
9. Pada kotak isian Password, ketikkan password yang Anda tentukan saat memproteksi workbook. Klik tombol OK.
10. Jika password yang Anda masukkan benar, muncul kotak dia-log Password untuk membuka proteksi modifikasi workbook.
Gambar 3.13 Password untuk memodifikasi workbook
11. Pada kotak isian Password, ketikkan password yang Anda isikan pada saat memproteksi workbook. Klik tombol OK.
Jika password yang Anda masukkan benar, maka modifikasi workbook dapat dilakukan.
12. Untuk membuka workbook tanpa memasukkan password terlebih dahulu, klik tombol Read Only. Jika ada perubahan isi workbook, Anda harus simpan workbook dengan nama lain.
Anda juga dapat memproteksi workbook saat sedang aktif.
Namun demikian, proteksi yang bisa diterapkan hanya sebatas agar workbook tidak bisa dibuka.
1. Buka workbook yang akan diproteksi. Klik tab File, kemudian pilih menu Info. Klik tombol Protect Workbook, kemudian pilih menu Encrypt with Password.
Gambar 3.14 Menu yang ditampilkan tombol Protect Workbook
2. Muncul kotak dialog Encrypt Document. Ketikkan password pada kotak isian Password, kemudian klik tombol OK.
Gambar 3.15 Kotak dialog Encrypt Document
3. Muncul kotak dialog Confirm Password. Ketikkan password yang sama pada kotak isian Reenter password, kemudian klik tombol OK.
3.6 Proteksi Struktur dan Window Workbook
Proteksi workbook pada pembahasan sebelumnya digunakan untuk mencegah pengguna lain yang berusaha membuka atau memodifikasi workbook.
Proteksi workbook pada pembahasan kali ini digunakan untuk mencegah pengguna untuk mengubah struktur dan window workbook.
Jika sudah terproteksi, maka pengguna tidak dapat menambah-kan worksheet, menghapus worksheet, menggunamenambah-kan fitur Freeze Panes, mengganti nama worksheet, dan berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan struktur dan window workbook.
1. Buka workbook yang akan diproteksi. Klik tombol Protect Workbook dalam tab Review group Changes. Muncul kotak dialog Protect Structure and Windows. Kotak dialog tersebut juga dapat ditampilkan dengan cara klik tab File, kemudian pilih menu Info. Klik tombol Protect Workbook, kemudian pilih menu Protect Workbook Structure.
2. Beri tanda contreng pada pilihan Structure dan Windows.
Ketikkan password pada kotak isian Password (optional), misalnya ketikkan Elex1234. Klik tombol OK.
Gambar 3.16 Kotak dialog Protect Structure and Windows
3. Muncul kotak dialog Confirm Password. Ketikkan password yang sama pada kotak isian Reenter password to proceed, kemudian klik tombol OK.
4. Untuk mengujinya, klik kanan tab worksheet. Jika proteksi berhasil, pilihan menu untuk menambahkan worksheet, meng-hapus worksheet, mengganti nama worksheet, dan berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan struktur workbook menjadi tidak aktif.
Gambar 3.17 Worksheet tidak dapat dihapus
5. Untuk membuka proteksi workbook, klik tombol Protect Workbook dalam tab Review group Changes, kemudian muncul kotak dialog Unprotect Workbook.
Gambar 3.18 Kotak dialog Unprotect Workbook
6. Masukkan password yang digunakan untuk memproteksi workbook (Elex1234) pada kotak isian Password, kemudian klik tombol OK.