Tujuan : Mendeskripsikan macam-macam/penggolongan klasifikasi sistem wilayah dan nomor
Langkah Kerja
1. Mendeskripsikan 3 macam peggolongan klasifikasi sistem wilayah yaitu : Berdasarkan wilayah administrasi negara
Berdasarkan wilayah khusus
Berdasarkan administrasi setingkat profinsi dan 3 macam penggolongan klasifikasi sistem nomor Sistem DDC
Sistem terminal digit Sistem midlle digit
Setelah siswa memahami ke enam daftar klasifikasi, siswa diminta untuk menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur pengkodean dokumen yang dilanjutkan dengan macam-macam daftar klasifikasi dengan menerapkan salah satu sistem daftar klasifikasi yang ada.
Dengan menggunakan daftar klasifikasi wilayah berdasarkan administrasi setingkat propinsi, kodelah dokumen yang ada dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat 2. Melihat daftar klasifikasi
3. Mengindeks 4. Mengkode
Analisis
1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan nama negara!
... ... ... ...
2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan wilayah administrasi khusus!
... ... ... ...
3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan administrasi negara!
... ... ... ...
4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC!
... ... ... ...
5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor terminal digit!
... ... ... ...
6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor midlle digit! ... ... ... ...
Kunci LKS 4 : Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan nama negara!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama negara-negara didunia. Misalkan dengan wilayah utama asia, sub wilayah asia tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll
2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan wilayah administrasi khusus!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.
3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan administrasi negara!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya
4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi menurut DDC. Dimana terdapat 10 permasalahan utama dan dikembangkan lagi menjadi masalah pembantu hingga sub-sub masalah
5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor terminal digit!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan nomor urut yang diolah yang diperoleh dari buku nomor dimana 2 angka paling kanan adalah unit 1, 2 nomor ditengah unit 2 dan 2 angka paling kiri adalah unit 3
6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor midlle digit!
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan pengolahan nomor urut yang diperoleh dari buku nomor dimana pembagiannya 2 angka ditengah unit 1, 2 angka dipaling kiri unut 2 dan 2 angka paling kanan unit 3.
Nama : NIS : Tanggal : LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Pilihan Ganda
1. Pengertian Pengkodean adalah…
a. Menentukan rumusan maslah yang terkandung dalam surat
b. Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dijadikan pedoman penyimpanan surat
c. pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan d. Pemberian nomor urut arsip pada saat penemuan kembali arsip e. Menentukan daftar klasifikasi surat/arsip
2. Pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan adalah…
a. Mengkode
b. Menyimpan
c. Mengklasifikasikan
d. Mengindeks
e. Mencatat
3. Sistem DDC diciptakan oleh … a. Djanson Dewey
b. Djanson Dick. Dewey c. Melvile Dick. Cloud d. Melvile Dewey e. Dick. Cloud
4. Berikut ini nomor yang termasuk kedalam lajur kelompok pembagian pembantu dalam sistem DDC adalah… a. 200 b. 300 c. 210 d. 205 e. 211
5. Surat alih tugas jika dikode dengan sistem DDC, maka akan masuk dalam pembagian kelompok utama dengan nomor…
a. 200 b. 300 c. 400 d. 500 e. 600
6. Surat dengan nomor 32052, apabila disimpan dengan menggunakan sistem midle digit maka unit kedua surat adalah…
a. Guide berkode 32 b. Guide berkode 05 c. Guide berkode 52 d. Guide berkode 03 e. Guide berkode 20
7. Apabila surat mempunyai unit 1 = 00, unit 2 = 30 dan unit 3 berkode 11 dengan sistem terminal digit, berapakah nomor suratnya?
a. Surat dengan nomor 3011 b. Surat dengan nomor 300011 c. Surat dengan nomor 113000 d. Surat dengan nomor 110030 e. Surat dengan nomor 11003
8. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut! WILAYAH 1
Sumatra Banda Aceh
Medan Padang Palembang
Jawa Bali Bandung
Denpasar Semarang Surabaya
Berdasarkan daftar klasifikasi tersebut maka yang termasuk sub wilayah dan nantinya dijadikan kode guide adalah… .
a. Banda Aceh b. Bandung c. Padang d. Wilayah 1 e. Jawa-Bali
9. Berdasarkan daftar klasifikasi sistem wilayah menurut negara, maka yang tergolong sub-sub masalah adalah… .
a. Korea Selatan b. Korea
c. Dunia d. ASIA
10. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut!
Berdasarkan daftar klasifikasi sebelumnya, dokumen dengan kode LJ.1.A berasal dari wilayah … . a. Banjarmasin b. Jakarta Pusat c. Kendari d. Pekalongan e. Bantul
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 Esay : PRODUK 1a 1. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen! 3. Apa tujuan pengkodean?
4. Bagaimana manfaat pengkodean?
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b
5. Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan! 6. Apakah dampak tidak adanya pengkodean!
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1c
1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat! 2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1d
1. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem wilayah!
2. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem nomor!
Kunci LP 1 ( Pilihan Ganda) 1. B 2. D 3. D 4. C 5. A 6. D 7. D 8. E 9. A 10. A
Kunci LP 1 (Esay) : Produk 1a
11. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!
Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi Pengkodean dokumen bermanfaat untuk
Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen Membantu dalam proses penyimpanan
Membantu dalam proses penemuan
12. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen!
Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat
13. Apa tujuan pengkodean?
Pengkodean ditujukan untuk dijadikan pedoman dalam penempatan maupun pengambilan arsip. Sehingga nantinya dalam penempatan dan pengambilan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
14. Bagaimana manfaat pengkodean?
Pengkodean dokumen bermanfaat untuk
Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen Membantu dalam proses penyimpanan
Membantu dalam proses penemuan
Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1b
1. Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan!
Pengkodean sangat berperan penting dalam kegiatan kearsipan. Pengkodean sendiri ditujukan untuk memberikan pedoman arsiparis dalam memberikan kata tangkap dokumen sehingga dapat memmantu mempermudah sekretaris dalam penempatan dan
pengambilan kembali arsip. Dengan pengkodean diharapkan arsiparis dapat lebih cepat dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip sehingga arsiparis dapat menghemat waktu dan dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif
2. Apakah dampak tidak adanya pengkodean!
Tidak adanya pengkodean ataupun pengktidak baik dapat menghambat kinerja arsiparis. Tidak ada nya pengkodean yang jelas dapat menimbulkan kebingungan arsiparis dalam melakukan penempatan dan pengambilan kembali dokumen. Kebingungan yang parah dapat menyebabkan arsiparis salah menempatkan dokumen ataupun banyak menghabiskan waktu sehingga arsiparis tidak efisien waktu dan apabila nanti dibutuhkan dapat dimungkinkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen tersebut
Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1c
1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat!
a. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat b. Melihat daftar klasifikasi
c. Mengindeks d. Mengkode
2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!
a. Membaca surat, membaca surat ditujukan untuk mengetahui identitas pengirim atau yang dikirimi surat atau dokumen. Dengan membaca maka kita akan mengetahui siapa responden kita
b. Melihat daftar klasifikasi, dengan melihat daftar klaasifikasi kita dapat memperoleh pedoman dalam menetapkan unit-unit dan menentukan kode dengan tepat.
c. Mengindeks, yaitu kegiatan menetapkan unit-unit agar memudahkan kita dalam melakukan pengkodean
d. Mengkode, menuliskan kata tangkap sesuai daftar klasifikasi dan diolah, sehingga berbentuk kode yang nantinya dapat dijadikan pedoman dalam penempatan dan pengambilan kembali arsip.
Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1d
1. Sebutkan dan deskripsikanlah pengkodean berdasarkan penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem wilayah!
a. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan nama negara
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama negara-negara didunia. Misalkan dengan wilayah utama asia, sub wilayah asia tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll
b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan wilayah khusus
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.
c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan administrasi negara setingkat propinsi
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya
2. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem nomor!
b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan DDC
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi yang telah termuat dalam DDC
c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan terminal digit
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan nomor urut yang diolah yang diperoleh dari buku nomor dimana 2 angka paling kanan adalah unit 1, 2 nomor ditengah unit 2 dan 2 angka paling kiri adalah unit 3
d. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan midlle digit
Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan pengolahan nomor urut yang diperoleh dari buku nomor dimana pembagiannya 2 angka ditengah unit 1, 2 angka dipaling kiri unut 2 dan 2 angka paling kanan unit 3.
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES