MENJELASKAN CARA PENGKODEAN DOKUMEN S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2017 Oleh : Tutut Purwo Sayekti NIM : 150412604975 KATA PENGANTAR - RPP PENGKODEAN

(1)

1

KD 3.5

MENJELASKAN

CARA PENGKODEAN

DOKUMEN

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas matakuliah Media Pembelajaran Berbasis TIK, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi saya untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, 1: Penilaian Produk, Kunci 2: Penilaian Proses, 3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, Mei 2017

(3)

Daftar Isi

Halaman

Halaman Judul... 1

Kata Pengantar... 2

Daftar Isi ... 3

Silabus ... 4

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran... 8

LKS-1: Konsep Dasar Pengkodean... 16

LKS-2: Peranan Pengkodean... 18

LKS-3: Langkah-langkah Pengkodean... 20

LKS-4: Pengkodean Berdasarkan Daftar Klasifikasi... 22

LP-1: Penilaian Produk... 26

LP-2: Asesmen Kinerja Proses... 34

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor... 37

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter... 39

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial ... 40

(4)

A. SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Standar Kompetensi : Kearsipan

Kompetensi Dasar : Menjelaskan cara pengkodean dokumen

1. Melakukan pengkodean dokumen menurut sistem abjad (peraturan pengkodean) 2. Melakukan pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem kronologi dan sistem

subyek

3. Melakukan pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP : Melakukan pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

(5)

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Negeri 2 Tulungagung

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran Kls/ Semester : X / I

Alokasi Waktu : 4 x 45 menit Standar Kompetensi : Kearsipan

Materi Pembelaja

ran

Kegiatan

pembelajaran Indikator PencapaianKompetensi

Penilaian

Alo-kasi Waktu

Sumber Belajar Teknik _InstrumenBentuk Instrumen

Menjelask

klasifikasi sistem wilayah

3. Pola

klasifikasi sistem nomor 2. Memahami peranan

dokumen

3. Memahami

langkah-langkah pengkodean

dokumen

4. Memahami

(6)

5.

Proses

Melaksanakan praktek

pengkoodean dokumen yang tepat untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip arsip

Psikomotor

(7)

(8)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 2 Tulungagung Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Kelas/Semester : Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran : Kearsipan

a. Memahami pengkodean dokumen

b. Memahami peranan pengkodean dokumen c. Memahami prosedur pengkodean dokumen d. Menentukan klasifikasi yang tepat

2. Proses:

Melaksanakan praktek pengkodean dokumen dengan tepat untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:

a. Menentukan klasifikasi

b. Melakukan mengindeks

c. Melakukan pengkodean

3. Psikomotor

Mempraktekkan langkah-langkah pengkodean dokumen secara sistematis yang meliputi kegiatan: menentukan klasifikasi, melakukan pengindeksan dan melakukan pengkodean

4. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter yang meliputi : a. Teliti, tekun, cekatan

b. Jujur, loyal, kreatif c. Disiplin

d. Dapat dipercaya,

(9)

f. Tanggung jawab IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif 1. Produk:

a. Siswa dapat mendeskripsikan pengkodean dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b. Siswa dapat memahami peranan pengkodean dengan mengerjakan soal

sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

c. Siswa dapat menjelaskan prosedur pengkodean dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

d. Siswa dapat menentukan daftar klasifikasi yang tepat dalam pengkodean dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban

2. Proses

Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat melakukan pengkodean dokumen dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: membuat daftar klasifikasi, menentukan unit, menentukan kode dan menuliskan kode

B. Psikomotor

Disediakan warkat dan peralatan pengkodean meliputi: alat tulis, paper klip, map. Siswa dapat melakukan proses pengkodean sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif 1. Karakter:

(10)

rahasia, dan tanggungjawab sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Materi Pembelajaran  Konsep dasar pengkodean  Peranan Pengkodean

 Langkah-langkah Pengkodean

 Pengkodean berdasarkan klasifikasi sistem wilayah dan nomor

VI. Pendekatan Pembelajaran  Pendekatan Saintifik

VII. Model dan Metode Pembelajaran:

 Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

 Metode Pembelajaran: tugas proyek berupa simulasi pengkodean dokumen dikombinasikan dengan inquiry.

VIII. Bahan

 Lembar Kerja 1, 2, 3

IX. Alat dan Media: Alat terdiri dari:

 5 (lima) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai dengan 15

surat,

(11)

Media terdiri dari Slide tentang:

 Konsep dasar pengkodean  Peranan pengkodean

 Langkah-langkah Pengkodean

 Pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

X. Proses Belajar Mengajar

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian pengkodean dokumen, pola klasifikasi sistem wilayah, pola klasifikasi sistem nomor dan melakukan pengkodean sistem wilayah dan nomor.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat arsiparis kesulitan dalam menempatkan atau menemukan arsip. (Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan bahwa pengkodean dokumen dengan sistem wilayah dan nomor yang baik bukan sekedar menulis dengan rapi, melainkan ada aturan tersendiri yang dapat dijadikan pedoman apabila melakukan pengkodean dokumen. Sehingga dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan mudah dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat. Layanilah pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip secara cepat, akurat, dan terpercaya. (Fase 1 MPK)

3 menit

(12)

B. Inti

Kegiatan Alokasiwaktu Penilaian olehPengamat

1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan pengertian, tujuan, dan manfaat pengkodean dokumen. (Fase 2 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, tujuan, dan manfaat pengkodean dokumen. Guru membagikan LKS satu LKS tiap Kelompok . (Fase 3 MPK)

c. Siswa mendiskusikan pentingnya pengkodean dokumen. Siswa mengisi LKS, LKS. (Fase 4 MPK)

d. Guru menginformasikan pentingnya pengkodean dokumen Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet prosedur pengkodean dokumen sistem wilayah dan nomor

b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang prosedur pengkodean dokumen dengan tepat. (Fase 4 MPK)

c. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk melakukan pengkodean yang tepat, berupa sekumpulan warkat acak.

d. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengodean dokumen dari membaca klasifikasi hingga menuliskan kode (Fase 5 MPK)

e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil pengkodean dokumen.

Penggalan 3

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pembagian

(13)

Kegiatan Alokasiwaktu Penilaian olehPengamat

1 2 3 4

klasifikasi pada sistem wilayah dan nomor

b. Guru memberikan informasi tentang pembagian klasifikasi sistem wilayah dan nomor

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

XI. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, pengkodean dokumen 2. LKS 2 : Peranan Pengkodean

3. LKS 3 : Prosedur Pengkodean

4. LKS 4: Macam-macam penggolongan klasifikasi 5. Kunci LKS 1, 2, 3

6. LP 1: Produk 7. LP 2: Proses 8. LP 3: Psikomotor

(14)

12. Silabus 13. Modul

14. Media Slide Power Point X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, pengkodean dokumen 2. LKS 2 : Peranan Pengkodean

3. LKS 3 : Prosedur Pengkodean

4. LKS 4 : Macam-macam penggolongan klasifikasi 5. Kunci LKS 1, 2, 3, 4

6. LP 1: Produk 7. LP 2: Proses 8. LP 3: Psikomotor

9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 11. Tabel Spesifikasi Penilaian

12. Silabus 13. Modul

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Soedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________ Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Penyimpanan Arsip

(15)

1. Dapat memahami pengertian kode

2. Dapat memahami pengertian pengkodean dokumen 3. Dapat mengetahui pentingnya pengkodean dokumen

Rumusan Masalah : Apakah arti sistem dan sistem kearsipan ?

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna konsep kode dan aplikasinya dalam konteks pengkodean dokumen.

2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh penerapan konsep kode dalam kehidupan sehari-hari.

3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis pentingnya pengkodean.

Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan kode? . ... ... ... ... ...

2. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan sistem pengkodean?

(16)

3. Apakah manfaat pengkodean dokumen?

... ... ... ... ...

Kunci Lembar Kerja 1 :

1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan konsep kode?

Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi

2. Apakah yang dimaksud dengan pengkodean dokumen?

Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat

3. Apakah manfaat pengkodean dokumen?

Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

 Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen  Membantu dalam proses penyimpanan

(17)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________ Lembar Kerja 2

Peranan Pengkodean dalam Kearsipan

Tujuan

1. Memahami pentingnya peranan pengkodean dalam kearsipan

Rumusan Masalah :

Seberapa pentingkah pengkodean dokumen dan apa dampak jika tidak ada pengkodean dokumen?

Langkah Kerja

1. Mengidentifikasi kembali tujuan pengkodean. 2. Mengidentifikasi manfaat Pengkodean dokumen

3. Mendiskusikan menenai tujuan dan manfaat pengkodean

Pengamatan :

Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan, kerjasama, dan tanggung jawab tim.

Analisis

(18)

Kunci Lembar Kerja 2 : Peranan Pengkodean

(19)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 3 : Prosedur Penyimpanan Arsip

Tujuan : Mendeskripsikan pengkodean langkah-langkah dalam pengkodean dokumen

Alat

 10-15 macam warkat/surat

 ATK

 Perangkat pengkodean arsip  Daftar klasifikasi sistem wilayah

Langkah Kerja

1. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat 2. Melihat daftar klasifikasi

3. Mengindeks 4. Mengkode

Analisis

Bagaimanakah langkah-langkah yang sistematis dalam melakukan pengkodean dokumen?

(20)

Kunci LKS 3: Pengkodean berdasarkan sistem wilayah

Bagaimanakkah cara mengkode berdasarkan sistem wilayah?

(21)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 4: Macam-macam daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

Tujuan : Mendeskripsikan macam-macam/penggolongan klasifikasi sistem wilayah dan nomor

Langkah Kerja

1. Mendeskripsikan 3 macam peggolongan klasifikasi sistem wilayah yaitu :  Berdasarkan wilayah administrasi negara

 Berdasarkan wilayah khusus

 Berdasarkan administrasi setingkat profinsi dan 3 macam penggolongan klasifikasi sistem nomor  Sistem DDC

 Sistem terminal digit  Sistem midlle digit

Setelah siswa memahami ke enam daftar klasifikasi, siswa diminta untuk menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur pengkodean dokumen yang dilanjutkan dengan macam-macam daftar klasifikasi dengan menerapkan salah satu sistem daftar klasifikasi yang ada.

Dengan menggunakan daftar klasifikasi wilayah berdasarkan administrasi setingkat propinsi, kodelah dokumen yang ada dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

(22)

Analisis

1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah

berdasarkan nama negara!

... ... ... ...

berdasarkan wilayah administrasi khusus!

... ... ... ...

berdasarkan administrasi negara!

... ... ... ...

4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC!

... ... ... ...

5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor terminal digit!

(23)

6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor

midlle digit!

(24)

Kunci LKS 4 : Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan nama negara!

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama negara-negara didunia. Misalkan dengan wilayah utama asia, sub wilayah asia tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll

2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan wilayah administrasi khusus!

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.

3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan administrasi negara!

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya

4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC!

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi menurut DDC. Dimana terdapat 10 permasalahan utama dan dikembangkan lagi menjadi masalah pembantu hingga sub-sub masalah

5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor terminal digit!

(25)

6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor midlle digit!

(26)

Nama : NIS : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Pilihan Ganda

1. Pengertian Pengkodean adalah…

a. Menentukan rumusan maslah yang terkandung dalam surat

b. Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dijadikan pedoman penyimpanan surat

c. pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan d. Pemberian nomor urut arsip pada saat penemuan kembali arsip e. Menentukan daftar klasifikasi surat/arsip

2. Pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan adalah…

a. Mengkode

b. Menyimpan

c. Mengklasifikasikan

d. Mengindeks

e. Mencatat

3. Sistem DDC diciptakan oleh … a. Djanson Dewey

b. Djanson Dick. Dewey c. Melvile Dick. Cloud d. Melvile Dewey e. Dick. Cloud

4. Berikut ini nomor yang termasuk kedalam lajur kelompok pembagian pembantu dalam sistem DDC adalah…

5. Surat alih tugas jika dikode dengan sistem DDC, maka akan masuk dalam pembagian kelompok utama dengan nomor…

a. 200 b. 300 c. 400 d. 500 e. 600

6. Surat dengan nomor 32052, apabila disimpan dengan menggunakan sistem midle digit maka unit kedua surat adalah…

(27)

7. Apabila surat mempunyai unit 1 = 00, unit 2 = 30 dan unit 3 berkode 11 dengan sistem terminal digit, berapakah nomor suratnya?

a. Surat dengan nomor 3011 b. Surat dengan nomor 300011 c. Surat dengan nomor 113000 d. Surat dengan nomor 110030 e. Surat dengan nomor 11003

8. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut! WILAYAH 1

Sumatra Banda Aceh

Medan Padang Palembang

Jawa Bali Bandung

Denpasar Semarang Surabaya

Berdasarkan daftar klasifikasi tersebut maka yang termasuk sub wilayah dan nantinya dijadikan kode guide adalah… .

a. Banda Aceh b. Bandung c. Padang d. Wilayah 1 e. Jawa-Bali

9. Berdasarkan daftar klasifikasi sistem wilayah menurut negara, maka yang tergolong sub-sub masalah adalah… .

a. Korea Selatan b. Korea

c. Dunia d. ASIA

(28)

10. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut!

Berdasarkan daftar klasifikasi sebelumnya, dokumen dengan kode LJ.1.A berasal dari wilayah … .

a. Banjarmasin b. Jakarta Pusat c. Kendari d. Pekalongan e. Bantul

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 Esay : PRODUK 1a

1. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!

2. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen!

3. Apa tujuan pengkodean?

4. Bagaimana manfaat pengkodean?

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b

5. Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan!

(29)

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1c

1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat!

2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1d

1. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem wilayah!

(30)

Kunci LP 1 ( Pilihan Ganda)

11. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!

Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

 Membantu dalam proses penemuan

12. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen!

Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat

13. Apa tujuan pengkodean?

Pengkodean ditujukan untuk dijadikan pedoman dalam penempatan maupun pengambilan arsip. Sehingga nantinya dalam penempatan dan pengambilan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

14. Bagaimana manfaat pengkodean?

Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

 Membantu dalam proses penemuan

Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1b

1. Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan!

(31)

(32)

2. Apakah dampak tidak adanya pengkodean!

Tidak adanya pengkodean ataupun pengktidak baik dapat menghambat kinerja arsiparis. Tidak ada nya pengkodean yang jelas dapat menimbulkan kebingungan arsiparis dalam melakukan penempatan dan pengambilan kembali dokumen. Kebingungan yang parah dapat menyebabkan arsiparis salah menempatkan dokumen ataupun banyak menghabiskan waktu sehingga arsiparis tidak efisien waktu dan apabila nanti dibutuhkan dapat dimungkinkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen tersebut

Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1c

1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat!

a. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat b. Melihat daftar klasifikasi

c. Mengindeks d. Mengkode

2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!

a. Membaca surat, membaca surat ditujukan untuk mengetahui identitas pengirim atau yang dikirimi surat atau dokumen. Dengan membaca maka kita akan mengetahui siapa responden kita

b. Melihat daftar klasifikasi, dengan melihat daftar klaasifikasi kita dapat memperoleh pedoman dalam menetapkan unit-unit dan menentukan kode dengan tepat.

c. Mengindeks, yaitu kegiatan menetapkan unit-unit agar memudahkan kita dalam melakukan pengkodean

(33)

Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1d

1. Sebutkan dan deskripsikanlah pengkodean berdasarkan penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem wilayah!

a. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan nama negara

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama negara-negara didunia. Misalkan dengan wilayah utama asia, sub wilayah asia tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll

b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan wilayah khusus

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.

c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan administrasi negara setingkat propinsi

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya

2. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem nomor!

b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan DDC

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi yang telah termuat dalam DDC

c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan terminal digit

Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan nomor urut yang diolah yang diperoleh dari buku nomor dimana 2 angka paling kanan adalah unit 1, 2 nomor ditengah unit 2 dan 2 angka paling kiri adalah unit 3

d. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan midlle digit

(34)

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

 Proses:

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:

a. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat b. Melihat daftar klasifikasi

c. Mengindeks d. Mengkode

 Prosedur :

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.

2. Tugasi siswa untuk melakukan pengkodean dokumen berdasarkan jenis dan metode yang telah dipelajari di awal penjelasan teori.

3. Siswa melakukan pengkodean dokumen berdasarkan prosedur dan metode yang ada secara efektif.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja

Skor

- Kemampuan mengurutkan proses

10 10 2 Prosedur membaca identitas

dokumen 3. Prosedur menelaah daftar

(35)

4 Prosedur mengindeks

 Ketelitian  Kecermatan  Kebenaran  Kecepatan

5 5 5 5 5. Prosedur mengkode

 Ketelitian  Kecermatan  Kebenaran  Kecepatan

5 5 5 5

Jumlah 100

Petunjuk Penskoran :

Skor akhir menggunakan gabungan dari 2 kategori penilaian yakni penilaian hasil dan proses

Perhitungan skor akhir menggunakan rumus :

Contoh :

(36)

Rentang Skor Predikat

86 – 100 Sangat Baik (SB)

71 – 85 Baik (B)

51 – 70 Cukup (C)

0 – 49 Kurang (K)

Mengetahui,

Tulungagung, 16 Oktober2016

Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran

SMK PGRI 1 Tulungagung

Drs. MURPRIONO, M.M Pembina Utama Muda NIP 19600616 198703 1 014

Pengantar Administrasi Perkantoran

(37)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok

2. Tugasi siswa melakukan prosedur pengkodean dokumen

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor Asesmen Oleh siswa

sendiri Oleh guru 1 Menyiapkan rangkaian prosedur

pengkodean dokumen 20

2. Mengidentifikasikan kemampuan

kerjasama dalam kelompok 20

3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur pengkodean arsip

20 4 Mengidentifikasikan ketrampilan

yang ada dalam prosedur pengkodean dokumen

20 5 Mengindentifikasikan kerapian

selama melaksanakan tugas 20

J u m l a h 100

Petunjuk Penskoran :

Skor akhir menggunakan gabungan dari 2 kategori penilaian yakni penilaian hasil dan proses

Perhitungan skor akhir menggunakan rumus :

Contoh :

(38)

Rentang Skor Predikat

86 – 100 Sangat Baik (SB)

71 – 85 Baik (B)

51 – 70 Cukup (C)

0 – 49 Kurang (K)

Mengetahui,

(39)

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Nama Siswa :

Kelas :

Tanggal :

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No Rincian Tugas

(40)

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Nama Siswa :

Kelas :

Tanggal :

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No Rincian Tugas

(41)

MATERI

MENJELASKAN

CARA PENGKODEAN

DOKUMEN

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN

(42)

MATERI PEMBELAJARAN PENGKODEAN

Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi. Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat

Apakah manfaat pengkodean dokumen? Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

 Membantu dalam proses penemuan kembali

Peranan Pengkodean

Pengkodean sangat berperan penting dalam kegiatan kearsipan. Pengkodean sendiri ditujukan untuk memberikan pedoman arsiparis dalam memberikan kata tangkap dokumen sehingga dapat memmantu mempermudah sekretaris dalam penempatan dan pengambilan kembali arsip. Dengan pengkodean diharapkan arsiparis dapat lebih cepat dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip sehingga arsiparis dapat menghemat waktu dan dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif

A. Pengkodean Filling System Wilayah

1. Penyususnan Daftar Klasifikasi

(43)

2. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan. Pada sistem wilayah yang diindeks adalah nama tempat, atau asal surat dibuat, misalnya nama provinsi atau nama kota. Pada filling system wilayah yang dimaksud dengan judul surat adalah nama wilayah atau daerah yang telah ditetapkan.

(44)

3. Mengkode

Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system wilayah adalah nama wilayah atau daerah sesuai dengan susunan wilayah atau daerah yang telah ditentukan..

B. Pengkodean Filling System Nomor

Dalam pengkodean filling system nomor pada umumnya terdiri dari 3 cara, yaitu pengkodean filling system nomor Decimal Dewey Clasification, pengkodean filling system nomor Terminal Digit, dan pengkodean dengan menggunakan Midle Digit

f. Filling System Nomor Decimal Dewey Clasification

Filling system nomor decimal dewey clasification diciptakan oleh Melvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal, dengan menggunakan notasi angka 0-9.

 Menyususn Daftar klasifikasi

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan. Persoalan ini dikelompokkan, kemudian diberi kode. Daftar klasifikasi inibermanfaat sebagai pedoman :

 Dalam pemberian kode

 Untuk mempersiapkan dan menyususn tempat penyimpanan

Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini, akan diuraikan sebagai berikut :

 Lajur Pembagian Utama (disebut juga sebagai kelompok besar)

(45)

Jika persoalan pokok lebih dari 10, maka perlu dilakukan penggabungan dan dicari judul pokok masalah lain yang mencakup persoalan/permasalahan tersebut sehingga jumlah permasalahan tetap 10. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok pembagian pembantu.

 Lajur atau kelompok pembagian pembantu (sub kelompok)

Kelompok ini terdiri atas 10 uraian/persoalan. Jika belum mencapai 10 uraian/persoalan, hendaknya tetap dibagai menjadi 10 kelompok dan kolom yang belum terisi permasalahannya tersebut dipersiapkan sebagai kolom cadangan bila pada kemudian hari terdapat permasalahan lain yang belum pernah ditemui sebelumnya.

(46)

 Mengindeks

Mengindeks adalah proses menentukan judul dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan . Didalam sistem decimal dewey clasification, caption tersebut adalah istilah yang ditentukan berdasarkan isi surat atau dokumen.

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

Kepegawaian Formasi Iklan 200

Kepegawaian Kesejahteraan Kesehatan 280

Kepegawaian Mutasi Alih tugas 264

Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai berikut :

 Mengkode

(47)

g. Terminal Digit

Filling system nomor terminal digit biasa digunakan apabila jumlah responden perusahaan sangat banyak hingga mencapai jumlah 6 digit.

Contoh : Surat dengan nomor 27451 diconvert menjadi 027451

02 74 51

Sehingga indeksnya :

No Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

027451 51 74 02

/ urutan ke 3 51.74.02

027452 52 74 02

/ urutan ke 3

52.74.02

01 01 00 00

/ urutan ke 01

01.00.00

00 00 00 00

/ urutan ke 01 00.00.00

h. Terminal Digit

Filling system nomor terminal digit biasa digunakan apabila jumlah responden perusahaan sangat banyak hingga mencapai jumlah 6 digit.Teknik dalam membuat kode dengan terminal digit adalah sebagai berikut :

Kode Laci

Kode Guide

(48)

Surat dengan nomor 27451 diconvert menjadi 027451

02 74 51

Sehingga indeksnya :

No Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

027451 74 02 51

/ urutan ke 3

74..02.51

027452 74 02 52

/ urutan ke 3

74.02.52

01 00 00 01

/ urutan ke 02 00.00.01

00 00 00 00

/ urutan ke 01

00.00.00 Kode Folder

Kode Laci