2.8. Rencana Kegiatan
3.1.3. Macam – Macam Perlengkapan Kantor
Dalam setiap kantor, selain membutuhkkan kertas dan alat – alat tulis untuk melaksanakan kegiatan tata usaha, diperlukan juga bermacam – macam perlengkapan yang lain. Dari berbagai macam perlengkapan kantor tersebut, dapat dikelompokkan menjadi 4 macam menurut Ensiklopedia Administrasi seperti berikut:
3.1.3.1. Mesin – Mesin Kantor (Office Machine)
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Karena dengan adanya mesin kantor pekerjaan atau aktivitas kantor dapat berjalan dengan lancar dan cepat yang tentu saja dengan hasil yang baik pula. Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 34) “mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang dignakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic atau secara kimiawi.” Macam – macam mesin kantor menurut Endang R. Sri, Sri Mulyani dan Suyyety (2010 : 46) meliputi komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display) mesin tik manual dan elektronik, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator”.
Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengaruh padsa efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannya mesin–
mesin kantor yang mempunyai sifat elektronis, multifungsi, pengoperasiannya mudah dan simpel, kecilnya tenaga listrik, yang digunakan, ukuran fisik semakin kecil, kemampuan dan kecanggihan semakin tinggi serta cara kerja yang otomatis. Berdasakan pengertian tersebut, dapat dibuat daftar peralatan kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan, sebagai berikut :
Tabel 3.1
Daftar Mesin Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis Penulis menurut tabel 3.1 diatas :
1. Mesin komputer yang kondisinya sudah rusak sebaiknya segera diganti oleh Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan dengan mesin komputer yang baru agar dapat membantu dan mempermudah pekerjaan para pegawai di kantor BALITBANG Kota Medan.
28
2. Daftar tabel mesin ketik diatas menunjukkan bahwa mesin ketik kondisinya kurang baik apabila kondisinya masih memungkinkan untuk diperbaiki maka segera diperbaiki agar dapat digunakan sesuai fungsinya tetapi apabilah sudah rusak parah sebaiknya tidak perlu diganti karena pada zaman sekarang mesin ketik sudah jarang digunakan jadi cukup satu mesin ketik saja.
3. Telepon di kantor BALITBANG Kota Medan hanya ada satu alasanya karena jarang digunakan oleh Pegawai Kantor BALITBANG Kota Medan, para pegawai lebih sering menggunakan Handphone pribadi dalam berkomunikasi. Menurut penulis telepon di kantor BALITBANG sebaiknya harus ada dua serta seharusnya pegawai menggunakan telepon untuk kepentingan pekerjaan agar memperlancar urusan komunikasi dalam pekerjaan para Pegawai di kantor BALITBANG Kota Medan.
3.1.3.2. Perabot Kantor (Office Furniture)
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 35) “Perabot Kantor adalah segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor”. Perabot kantor juga berkaitan dengan tulis – menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan baik. Yang termasuk perabot kantor adalah benda – benda kantor yang terbuat dari kayu dan besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel perabot kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan sebagai berikut :
Tabel 3.2
Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis Penulis menurut tabel 3.2 diatas :
30
1. Daftar tabel perabot kantor yang ada diatas tersebut yang kondisinya sudah baik agar dijaga dan dirawat dengan baik supaya penggunaanya dari perabot kantor tersebut bisa digunakan dalam jangka waktu lama sesuai dengan fungsi dari masing – masing perabot kantor yang ada di BALITBANG Kota Medan.
2. Perabot kantor yang kondisinya rusak seperti meja, kursi, kursi putar kecil, lemari dua pintu dua tingkat, dan AC agar segera diganti dengan perabot yang baru supaya dapat digunakan sesuai dengan fungsinya masing – masing serta dapat membantu dan mempermudah pekerjaan para pegawai yang ada di kantor BALITBANG Kota Medan.
3. Barang yang kondisinya rusak segara di musnahkan atau dipindahkan ke gudang agar tidak mempersempit ruangan dan tata ruang kantor semakin baik dan rapi.
3.1.3.3 Hiasan Kantor (Office Arrangement)
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 28) Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang berguna untuk menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan tambahan. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruangan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel hiasan kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan sebagai berikut :
Tabel 3.3
Daftar Hiasan Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah Kondisi
Barang Barang 1 Gambar Presiden dan Wakil Presiden 5 Buah Baik
2 Bendera Indonesia 1 Buah Baik
3 Struktur Organisasi 1 Buah Baik
4 Kalender 1 Buah Baik
5 Vas Bunga 2 Buah Baik
6 Pot Bunga 10 Buah Baik
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis penulis menurut tabel 3.3 diatas :
1. Sebaiknya vas bunga di kantor BALITBANG Kota Medan diperbanyak agar menambah keindahan, dan kehijauan tata ruang kantor.
2. Bahwa dengan menaruh vas bunga dan pot bunga akan menambah suasana ruangan lebih nyaman.
3. Walaupun kantor BALITBANG Kota Medan tempat bekerja bukan tempat santai tetap harus ada hiasan kantor agar tata ruang kantor tersebut enak dilihat mata dan susana kantor semakin menarik sehingga membuat semangat kerja para Pegawai BALITBANG Kota Medan.
3.1.3.4. Bekal atau Persediaan Kantor (Office Supplies)
Menurut Miladiyah (2012 : 12) “Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang – barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Benda – benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis – menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari – hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama”. Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan pekerjaan kantor masih diperlukan bermacam – macam barang perbekalan yang banyak sekali ragam dan jumlahnya. Berdasarkan
32
pengertian diatas bekal atau persediaan kantor yang digunakan pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan sebagai berikut :
1. Barang Lembaran :kertas tik, HVS, kertas karbon, kertas karton
kertas bufalo, amplop, map, berkas dan lembar disposisi.
2. Barang Bentuk Lainnya :lem, tipe-x, karet penghapus, klip, kertas selotip, lakban, tinta, sticky, notes, dan post it.
3. Alat Tulis :pulpen, Pensil, Stabilo dan Penggaris.
4. Alat Keperluan Lainnya :gunting, stapler (alat), staples (isi), pembuka
staples remover, penghancur kertas,
stemple, perforator, bantalan cap dan kotak.
5. Mesin Perkantoran :mesin tik, mesin printer, komputer dan overhead projektor.
6. Perabot Perkantoran :meja, lemari dua tingkat, lemari dua pintu, kursi, kursi putar besar dan kecil, filling cabinet, UPS, dan white board.
7. Perabotan Lainnya :lampu, sofa, AC, jam dinding, kalender, TV,
dan dispenser.
8. Buku – Buku :buku catatan, buku agenda surat masuk,
buku agenda surat keluar, disposisi, buku ekspedisi, buku pedoman organisasi, dan buku tahunan.
Proses penyelenggaraan menyangkut mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat, dan fasilitas lainnya, yang semua kebutuhan tersebut digunakan dalam rangka untuk kelancaraan melaksanakan pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan bekal atau persediaan kantor maka perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut :
1) Hasil penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja.
2) Standarisasi dan perincian benda – benda.
3) Proses pembelian benda dan pembayaran.
4) Prosedur pemakaian benda (permintaan – pengeluaran) 5) Pencatatan dan pengurusan harta benda.
6) Teknik menyimpan dan merawat harta benda.
7) Pemeliharaan gudang.
8) Pengangkutan benda – benda.