KOTA MEDAN
OLEH :
GISELLA BATISTA RENY SIHOMBING 172103013
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2020
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan YME atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Penguji Tugas Akhir Saya.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si, selaku Dosen Pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan, koreksi, dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa kepada kedua orang tua saya, yaitu Ayahnda tercinta Timbul Fransisko Sihombing dan Ibunda tercinta Irawati Br. Barus S.Pd yang telah mengasuh, membesarkan, dan mendukung penulis serta selalu memberikan perhatian dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
8. Kepada Saudara Kandung penulis yang tersayang, Geovani Ichnasius Sihombing dan Gabriel Marcelino Sihombing yang selalu menghibur, mendoakan dan memberikan semangat kepada penulis.
9. Sahabat – sahabat terbaik saya Dita Fanni dan Yurike Elisahbet yang telah memberikan persahabatan yang berarti.
10. Teman – teman kuliah se-angkatan D-III Kesekretariatan 2017 yang telah bersama – sama merasakan nikmatnya dari awal hingga akhir perkuliahan.
11. Teman – teman seperjuangan penulis yaitu Lily, Intan, Ice, Tika yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.
serta yang memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan, serta dorongan semangat sehingga penulis dapat meyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Jadwal Penelitian ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
2.1. Sejarah Singkat PEMKO Medan ... 8
2.2. Visi dan Misi BALITBANG Kota Medan ... 9
2.3. Logo dan Makna PEMKO Medan ... 10
2.4. Struktur Organisasi BALITBANG Kota Medan ... 11
2.5. Job Description ... 12
2.6. Jaringan Usaha Kegiatan ... 20
2.7. Kinerja Usaha Terkini ... 21
2.8. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 23
3.1. Perlengkapan Kantor ... 23
3.1.1. Pengertian Perlengkapan Kantor ... 23
3.1.2. Jenis - Jenis Perlengkapan Kantor ... 24
3.1.3. Macam – Macam Perlengkapan Kantor ... 26
3.1.4. Fungsi Perlengkapan Kantor ... 33
3.2. Inventaris Kantor ... 34
3.2.1. Pengertian Inventaris Kantor ... 34
3.2.2. Tujuan Inventaris Kantor ... 35
3.2.3. Kartu Inventaris Ruangan ... 35
3.2.4. Laporan Inventaris ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
4.1. Kesimpulan ... 40
4.2. Saran ... 40
DAFTAR PUSTAKA ... 42
LAMPIRAN ... 43
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1. Jadwal Penelitian... 6
3.1. Daftar Mesin Kantor Pada BALITBANG Kota Meda... 26
3.2. Daftar Perabot Kantor Pada BALITBANG Kota Medan ... 28
3.3. Daftar Hiasan Kantor Pada BALITBANG Kota Medan ... 29
3.4. Laporan Inventaris Kantor Pada BALITBANG Kota Medan ... 36
2.1. Logo Organisasi BALITBANG Kota Medan ... 10 2.2. Struktur Organisasi BALITBANG Kota Medan ... 12
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1. Surat Penelitian ... 43
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan, sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.
Kita sekarang berada ditengah – tengah revolusi pekerjaan. Beberapa puluhan tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan dalam perusahaan yang tidak begitu penting. Pekerjan kantor ditandai oleh adanya kepala kantor dan surat – surat yang ditimbun diatas meja dalam lingkungan yang jelek, gelap dan sesak . sekarang hal ini semuanya telah berubah ke arah kemajuan secara perlahan – lahan. Sejalan dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi maka bidang perkantoran pun terkena dampaknya. Hal ini ditandai dengan pesatnya perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor yang mempunyai dampak positif terhadap bidang perkantoran.
Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka perlengkapan dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. Perlengkapan kantor adalah alat yang digunakan untuk membantu
2
pelaksanaan pekerjaan kantor. Menurut Ensiklopedia Administrasi mengatakan bahwa “perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan bekal atau persediaan kantor”. Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap – tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Sedangkan inventaris sangat penting guna pelaksanaan aktifitas perusahaan dan produktifitas kerja. Dengan demikian produktifitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Inventarisasi perlengkapan kantor sangatlah berguna dalam membantu kelancaran aktivitas kantor baik instansi pemerintah maupun swasta . jika dalam suatu kantor kekurangan perlengkapan maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu.
Inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instansi tersebut. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa, “Inventaris kantor adalah daftar barang – barang yang ada didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaanya.” Proses perlengkapan dan inventaris kantor artinya penyelenggaraan mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas lainnya dan semua kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk membantu kelancaran dalam melaksanakan aktifitas kantor.
Sehubungan dengan perlengkapan kantor, perlu diperhatikan khususnya kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian benda – benda, proses pembelian benda – benda serta pembayaran, prosedur pemakaian benda baik
permintaan maupun pengeluaran, pencatatan, dan pengurusan harta benda, teknik menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan pengangkutan benda – benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal) kantor untuk membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.
Perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor dengan perkembangan – perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan.
Dalam pengelolaan inventarisasi terdapat informasi penerimaan, pemakaian dan stok persediaan yang cepat, akurat dan lengkap. Data informasi pada Badan Penelitian Pengembangan menggunakan KIR (Kartu Inventaris Ruangan) adalah kartu untuk mencatat barang – barang inventaris yang ada dalam ruang kerja yang diperlukan. Inventaris sangat dibutuhkan dalam pengelolaan perlengkapan kantor sehingga dengan adanya inventaris perlengkapan kantor mudah diawasi dan tertata rapi.
Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh seorang kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah yang menyelenggarakan fungsi penunjang bidang penelitian dan pengembangan. Badan Penelitian Pengembangan suatu instansi pemerintah yang dalam melaksanakan tugas dan kewajiban memerlukan perlengkapan dan inventaris kantor untuk kelancaran tugas dan pencapaian tujuan. Keberadaan perlengkapan dan barang – barang inventaris kantor memerlukan proses perawatan, pencatatan, dan pelaporan
4
untuk mengetahui jumlah kondisi barang, pemakaian barang, dan penambahan barang.
Fungsi Perlengkapan dan Inventaris kantor Badan Penelitian Pengembangan kurang adanya perawatan dan penanganan yang rutin sehingga masih terdapat barang – barang yang kondisinya kurang baik dan rusak serta ketidaksempurnaan informasi terkait barang inventarisasi yang ada di Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan. Oleh karena itu penulis tertarik mengambil judul Tugas Akhir mengenai “Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor pada Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah : “Apakah Perlengkapan dan Inventaris Kantor pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan berfungsi sesuai kebutuhan serta pengelolaanya?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah:
1. Untuk mengetahui fungsi perlengkapan kantor dan inventaris kantor pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan terhadap fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan.
3. Memberikan sumbangan pikiran sebagai bahan masukan bagi Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan.
1.4. Manfaat Penelitian
1. Bagi Instansi
Sebagi masukan untuk fungsi kantor dan inventaris kantor pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan sesuai dengan hasil dan analisis peneliti untuk bahan kepentingan tugas akhir ini.
2. Bagi Peneliti
Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. Bagaimana fungsi dari perlengkapan kantor dan inventaris kantor dalam menjalankan tugas agar lebih berfungsi dan bertanggung jawab. Bermanfaat untuk mengetahui dan memahami dalam pencapaian tujuan agar terlaksana dengan sukses serta dapat menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis maupun penerapannya langsung dilapangan.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan informasi atau masukan bagi semua pihak yang membutuhkan fungsi perlengkapan dan inventaris kantor.
1.5. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi dengan teratur. Agar penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan Jalan Kapten Maulana Lubis No.2, Petisah Tengah, Kota Medan. Penelitian
6
berlangsung mulai tanggal 01 Juli 2020 sampai 01 Agustus 2020. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan Juni Juli Agustus
III IV I II III IV I II III 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2020)
1.6. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka penulis membagi pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab. Adapun sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian yang dilakukan dan Sistematika Penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
Dalam Bab ini terdiri dari Sejarah Ringkas Pemerintah Kota Medan, Visi dan Misi, Struktur Organisasi dan Job Description, Jaringan Usaha Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisi uraian teoritis yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir yang telah diteliti Pembahasan yang akan diuraikan adalah mengenai Fungsi
Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SASARAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian ini dan menguraikan saran penulis dimana diharapkan dapat memberi masukan yang bermanfaat bagi Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan.
BAB II
PROFIL PEMERINTAH KOTA MEDAN 2.1. Sejarah Singkat Pemerintah Kota Medan
Kampung kecil dalam masa kurang lebih 80 tahun dengan pesat berkembang menjadi kota, yang desa ini kita kenal sebagai Kota Medan, berada di suatu tanah datar atau “medan”, ditempat Sungai Babura bertemu dengan Sungai Deli, yang waktu itu di kenal sebagai “Medan Putri”.
Menurut Tengku Lukman Sinar, SH dalam bukunya “Riwayat Hamparan Perak” yang terbit tahun 1971, yang mendirikan kampong Medan adalah Raja Guru Patimpus, nenek moyang Datuk Hamparan Perak dan datuk Sukapiring, yaitu dua dari empat kepala suku Kesultanan Deli. Pada tahun 1823, Medan merupakan satu kampung kecil yang berpenduduk sekitar 200 orang.
Seluruh jenis tanah di wilayah Deli terdiri dari tanah liat, tanah pasir, tanah campuran, tanah hitam, tanah coklat, dan tanah merah. Hal ini merupakan penelitian daru Van Hissik tahun 1900 yang dilanjutkan oleh penelitian Vriens tahun 1910 bahwa disamping jenis tanah seperti tadi ada juga ditemui jenis tanah liat yang spesifik. Tanah liat inilah pada waktu penjajahan Belanda dinamakan Bakaran Batu.
Menurut Volker pada tahun 1860, Medan masih merupakan hutan rimba dan di sana sini terutama dimuara-muara sungai diselingi permukiman-permukiman penduduk yang berasal dari karo dan Semenanjung Malay. Pada tahun 1863 orang-orang belanda mulai membuka kebun Tembakau Deli yang sempat menjadi
primadona Tanah Deli. Sejak itu perekonomian terus berkembang sehingga Medan menjadi Kota Pusat pemerintahan dan perekonomian di Sumatera Utara.
Pada awal perkembangannya merupakan sebuah kampung kecil bernama
“Medan Putri”. Perkembangan kampung ini tidak terlepas dari posisinya yang strategis karena terletak di pertemuan sungai Deli dan sungai Babura. Kedua sungai tersebut pada zaman dahulu merupakan jalur lalu lintas perdagangan yang cukup ramai, sehingga dengan semangkin lama semangkin banyak orang berdatangan ke kampung Medan. Mata pencarian orang di Kampung Medan yang mereka namai dengan si Sepuluh Dua Kuta adalah bertani menanam lada.
2.2. Visi dan Misi Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan Visi Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan :
Terwujudnya Penelitian dan Pengembangan yang Profesional menjadi dasar Kebijakan bagi Pembangunan Daerah
Misi Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan:
1. Menjadikan hasil penelitian dan pengembangan dari institusi BALITBANG sebagai dasar perumusan dan perancangan kebijakan pembangunan kota yang akurat, valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Meningkatkan sumber daya aparatur dan sumber daya peneliti yang profesional di bidang penelitian dan pengembangan.
3. Mewujudkan BALITBANG sebagai pusat informasi dan sebagai institusi pembina dalam konteks pembinaan penelitian dan pengembangan di PEMKO Medan.
10
3. Menyebarluaskan hasil penelitiaan dan pengembangan kepada pemangku kepentingan melalui koordinasi yang harmonis dengan semua lembaga litbang terkait dan meningkatkan kuantitas serta kualitas hasil penelitian dan pengembangan.
2.3. Logo dan Makna Pemerintah Kota Medan
Logo merupakan suatu gambar atau sekedar sketsa dengan arti tertentu, dan mewakili suatu arti perusahaan, daerah, organisasi, produk, negara dan lembaga yang berguna sebagai lambang dan pengingat. adapun bentuk dari logo Pemerintah Kota Medan yang penulis dapat dari situs resmi PEMKO Medan adalah sebagai berikut :
Sumber: Pemerintah Kota Medan (2020)
Gambar 1.2
Logo Pemerintah Kota Medan
Adapun makna yang terkandung dalam logo Pemerintah Kota Medan yaitu:
1. 17 biji padi berarti tanggal 17 dari Hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
2. 8 bunga kapas berarti bulan ke-8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik
3. 4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia.
4. Satu bambu runcing yang terletak di belakang perisai, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia.
5. Lima bahan-bahan pokok yang terpenting dihadapan bambu runcing, berarti kemakmuran serta Keadilan Sosial yang merata ada dihadapan kita.
6. Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar, bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.
7. Lima sinar bintang, lima bahan-bahan pokok terpenting yang dieskpor dari Medan dan lima bahagian perisai berarti Pancasila, yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia.
2.4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu bagian yang menggambarkan sistematis mengenai pembagian tugas-tugas, fungsi dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing pegawai dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Setiap organisasi baik instansi pemerintah ataupun swasta selalu mempunyai tujuan dan berusaha agar tujuan tersebut dapat tercapai. Tujuan organisasi tersebut juga untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal.
Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan merupakan salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia yang mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan
12
kebijakan Pemerintah Daerah di bidang penelitian dan pengembangan. Struktur Organisasi Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan menerapkan stuktur lini dan staff. Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang secara operasional bertanggung jawab kepada Walikota Medan.
Struktur Organisasi Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Balitbang
Fungsional
Sekretaris
Kasubbag Keuangan Sekretaris Kasubbag Umum
dan Kepegawaian
Kabid Ekonomi dan Keuangan Daerah
Kasubbid Ekonomi
Kasubbid Keuangan Daerah
Kabid Sosial dan Budaya
Kasubbid Sosial
Kasubbid Budaya Kabid Pemerintahan
dan Pembangunan
Kasubbid Pemerintahan
Kasubbid Pembangunan
Kabid Hukum dan Politik
Kasubbid Hukum
Kasubbid Politik
Sumber: Pemerintah Kota Medan (2020)
Gambar 1.1
Struktur Organisasi Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan 2.5. Job Descrioption
Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang mempunyai kewenangan dan tanggung jawab untuk mengatur kinerja kantor yang dipimpinnya berdasarkan ketentuan yang berlaku sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan.
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing-masing seksi dalam struktur organisasi pada Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Kepala
b. Sekretaris, terdiri dari : 1.Sub Bagian Umum
2.Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program Sekretariat menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
1) Perencanaan program dan kegiatan kesekretariatan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
2) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, standar pelayanan,standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja, dan standar lainnya lingkup kesekretariatan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
3) Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup kesekretariatan berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
4) Pengoordinasian penyusunan rumusan kebijakan, bahan rencana program dan kegiatan, standar operasional prosedur, standar pelayanan, standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan,
14
laporan kinerja, dan standar lainnya untuk terselenggaranya tugas dan kegiatan lingkup Badan;
5) Fasilitasi, supervisi, dan pengintegrasian pelaksanaan tugas Bidang yang meliputi perumusan kebijakan, bahan rencana program dan kegiatan, standar operasional prosedur, standar pelayanan, standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja, dan standar lainnya lingkup Badan sesuai dengan usulan Bidang berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
6) Pelaksanaan pelayanan administrasi kesekretariatan meliputi, keuangan, perlengkapan, penyusunan program dan kegiatan, kepegawaian, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, kepegawaian, analisa peraturan, tata naskah dinas, penataan kearsipan, kerumah tanggaan, kehumasan, dan umum lainnya lingkup Badan agar terciptanya pelayanan administrasi yang cepat, tepat dan lancar;
7) Pelaksanaan survey kepuasan masyarakat atas pelayanan publik;
8) Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup kesekretariatan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya;
9) Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
10) Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
11) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
c. Kepala Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi, terdiri dari:
1. Sub Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan;
2. Sub Bidang Data dan Pengkajian Peraturan; dan 3. Sub Bidang Inovasi dan Teknologi.
Adapun fungsi Kepala Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi adalah :
1) Perencanaan program dan kegiatan Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
2) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur dan standar lainnya lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
3) Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
16
4) Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi.
5) Pelaksanaan pengkajian kebijakan dan fasilitasi di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi.
6) Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi;
7) Pelaksanaan data penelitian, pengembangan, dan peraturan serta pelaksanaan pengkajian peraturan lingkup penelitian dan pengembangan;
8) Fasilitasi pemberian rekomendasi penelitian bagi warga negara asing untuk diterbitkan izin penelitian;
9) Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
10) Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
11) Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
12) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
d. Kepala Bidang Sosial dan Kependudukan, terdiri dari:
1. Sub Bidang Sosial dan Budaya;
Adapun fungsi Kepala Bidang Sosial dan Kependudukan adalah :
1) Perencanaan program dan kegiatan Bidang Sosial dan Kependudukan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
2) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, dan standar lainnya lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
3) Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan berdasarkan atas peraturan perundang- undangan;
4) Pelaksanaan kebijakan teknis penelitian dan pengembangan di Bidang Sosial dan Kependudukan;
5) Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang sosial, kependudukan dan pemberdayaan masyarakat;
6) Pelaksanaan perumusan kebijakan di Bidang Sosial dan Kependudukan;
18
7) Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di Bidang Sosial dan Kependudukan;
8) Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
9) Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
10) Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
11) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
e. Kepala Bidang Ekonomi dan Pembangunan, terdiri dari : 1. Sub Bidang Ekonomi;
2. Sub Bidang Sumber Daya Alam (SDA) dan Lingkungan Hidup;
3. Sub Bidang Pengembangan Wilayah, Fisik dan Prasarana.
Adapun fungsi Kepala Bidang Ekonomi dan Pembangunan adalah : 1) Perencanaan program dan kegiatan Bidang Ekonomi dan
Pembangunan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
2) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, dan standar lainnya lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan untuk terselenggaranya sinergitas perencanaan;
3) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur dan standar lainnya lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
4) Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
5) Pelaksanaan kebijakan teknis penelitian dan pengembangan di bidang ekonomi dan pembangunan;
6) Pelaksanaan perumusan kebijakan di bidang ekonomi dan pembangunan;
7) Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di bidang ekonomi dan pembangunan;
8) Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
20
9) Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
10) Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
11) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.6. Jaringan Usaha Kegiatan
Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan merupakan unsur pendukung tugas walikota yang dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Adapun tugas atau jaringan usaha kegiatan Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan yaitu melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah di bidang penelitian dan pengembangan.
Hasil penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan merupakan hasil yang dibuat sendiri oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan, namun tidak hanya itu hasil penelitian dan pengembangan dapat dilakukan juga oleh mahasiswa - mahasiswi Perguruan Tinggi Negeri dan swasta yang lokasi penelitiannya di Pemerintahan Kota Medan.
Segala macam hasil penelitian tersebut baik yang dibuat oleh mahasiswa atau BALITBANG sendiri akan disebarluaskan dalam website Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan untuk memudahkan masyarakat mengetahui hasil penelitian terbaru dan sebagai informasi kepada seluruh masyarakat Kota Medan maupun masyarakat kota lain yang membuka alamat website Badan Penelitian dan
Pengembangan Kota Medan, jika ingin memberikan saran dan kritik dapat juga melalui website tersebut agar Balitbang dapat melakukan pembenahan yang lebih baik lagi.
2.7. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan atau instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan dengan tujuan perusahaan atau instansi tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Badan Penelitian dan Pengembangan yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh BALITBANG dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan atau instansi ini adalah menyelenggarakan program program terbaru yang berbeda dari biasanya, melakukan berbagai macam penelitian dibidang bidang yang jarang diketahui oleh masyarakat, melakukan pengabdian masyarakat berupa seminar - seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak, melakukan kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. BALITBANG juga terus melakukan pembinaan terhadap para pegawainya agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
2.8. Rencana Kegiatan
1. Penyusunan Jurnal BALITBANG Kota Medan.
2. Penyelenggaraan Focus Group Discussion (FGD).
22
3. Workshop Pembuatan Karya Tulis Ilmiah.
4. Penyelenggaraan Lomba Karya Tulis Ilmiah.
5. Forum Komunitas Peneliti Muda.
6. Sistem Inovasi Daerah (SIDa).
7. Dewan Riset Daerah Kota Medan.
8. Koordinasi Kelitbangan Kota Medan.
9. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Pendidikan Kota Medan.
10. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Kesehatan Kota Medan.
11. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Infrastruktur Kota Medan.
12. Kajian – Kajian.
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Perlengkapan Kantor
3.1.1. Pengertian Perlengkapan Kantor
Menurut Ensiklopedia Administrasi “Perlengkapan kantor (office Equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas – tugas tata usaha, yang terdiri dari perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor”. Menurut R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010 : 43) yang menyatakan “perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik”.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “peralatan kantor” berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan”.
Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Umumnya setiap perkantoran hampir mempunyai kecenderungan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor.
Menurut Prasetyo (2014 : 42) Tujuan adanya Perlengkapan kantor adalah membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor, sehingga pegawai tidak terhambat tugas hanya karena menggunakan peralatan yang tidak sesuai.
Perlengkapan kantor yang baik akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Aktivitas
24
kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yang digunakan pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan.
Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai, efisiensi kerja pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan dapat ditingkatkan.
Perlengkapan kantor adalah sebuah benda atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dan inventaris kantor adalah sebuah daftar yang memuat barang milik instansi baik yang keluar maupun yang masuk, baik yang berwujud ataupun tidak. Inventaris kantor dapat dibagi dua yaitu barang – barang inventaris tahan lama (durable) dan barang – barang habis pakai (consumed) sedangkan menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 28) menjelaskan “perlengkapan kantor adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor. yang terdiri dari mesin kantor (office machines), perabot kantor (office furniture), hiasan kantor (office arrangements), dan bekal atau persediaan kantor (office supplies)”.
3.1.2. Jenis – Jenis Perlengkapan Kantor
Menurut Kamaluddin (2017 : 34) Perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu” :
1. Perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya;
Dilihat dari bentuknya, perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain:
a) Perlengkapan kantor berbentuk lembaran.
perlengkapan kantor yang berbentujk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
b) Perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran.
Perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dan sebagainya.
c) Perlengkapan kantor berbentuk buku.
Perlengkapan kantor berbentuk buku, yaitu buku catatan, buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda.
2. Perlengkapan kantor dilihat dari penggunaanya:
Dilihat dari pengunaanya, perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain:
1) Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a) Barang habis pakai adalah barang – barang yang hanya dapat digunakan satu kali pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas, tinta, karbon dan sebagainya.
26
b) Barang tidak habis pakai adalah barang – barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian.
Misalnya komputer, mesin ketik dan sebagainya.
2) Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
3.1.3. Macam – Macam Perlengkapan Kantor
Dalam setiap kantor, selain membutuhkkan kertas dan alat – alat tulis untuk melaksanakan kegiatan tata usaha, diperlukan juga bermacam – macam perlengkapan yang lain. Dari berbagai macam perlengkapan kantor tersebut, dapat dikelompokkan menjadi 4 macam menurut Ensiklopedia Administrasi seperti berikut:
3.1.3.1. Mesin – Mesin Kantor (Office Machine)
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Karena dengan adanya mesin kantor pekerjaan atau aktivitas kantor dapat berjalan dengan lancar dan cepat yang tentu saja dengan hasil yang baik pula. Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 34) “mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang dignakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic atau secara kimiawi.” Macam – macam mesin kantor menurut Endang R. Sri, Sri Mulyani dan Suyyety (2010 : 46) meliputi komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display) mesin tik manual dan elektronik, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator”.
Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengaruh padsa efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannya mesin–
mesin kantor yang mempunyai sifat elektronis, multifungsi, pengoperasiannya mudah dan simpel, kecilnya tenaga listrik, yang digunakan, ukuran fisik semakin kecil, kemampuan dan kecanggihan semakin tinggi serta cara kerja yang otomatis. Berdasakan pengertian tersebut, dapat dibuat daftar peralatan kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan, sebagai berikut :
Tabel 3.1
Daftar Mesin Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah
Barang
Kondisi Barang Baik Kurang
Baik Rusak
1 Mesin Komputer 10 buah 9 - 1
2 Mesin Ketik 2 buah 1 1 -
3 Mesin Tik Listrik 2 buah 2 - -
4 Mesin Printer Dot
Matrik 1 buah 1 - -
5 Mesin Printer 11 buah 8 - 3
6 Mesin Pemotong
Kertas 1 buah 1 - -
7 Telepon 1 buah 1 - -
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis Penulis menurut tabel 3.1 diatas :
1. Mesin komputer yang kondisinya sudah rusak sebaiknya segera diganti oleh Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan dengan mesin komputer yang baru agar dapat membantu dan mempermudah pekerjaan para pegawai di kantor BALITBANG Kota Medan.
28
2. Daftar tabel mesin ketik diatas menunjukkan bahwa mesin ketik kondisinya kurang baik apabila kondisinya masih memungkinkan untuk diperbaiki maka segera diperbaiki agar dapat digunakan sesuai fungsinya tetapi apabilah sudah rusak parah sebaiknya tidak perlu diganti karena pada zaman sekarang mesin ketik sudah jarang digunakan jadi cukup satu mesin ketik saja.
3. Telepon di kantor BALITBANG Kota Medan hanya ada satu alasanya karena jarang digunakan oleh Pegawai Kantor BALITBANG Kota Medan, para pegawai lebih sering menggunakan Handphone pribadi dalam berkomunikasi. Menurut penulis telepon di kantor BALITBANG sebaiknya harus ada dua serta seharusnya pegawai menggunakan telepon untuk kepentingan pekerjaan agar memperlancar urusan komunikasi dalam pekerjaan para Pegawai di kantor BALITBANG Kota Medan.
3.1.3.2. Perabot Kantor (Office Furniture)
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 35) “Perabot Kantor adalah segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor”. Perabot kantor juga berkaitan dengan tulis – menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan baik. Yang termasuk perabot kantor adalah benda – benda kantor yang terbuat dari kayu dan besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel perabot kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan sebagai berikut :
Tabel 3.2
Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah Barang
Kondisi Barang Baik Kurang
Baik Rusak
1 Meja 36 Buah 32 - 4
2 Meja Besar 1 Buah 1 - -
3 Meja Laci 1 Buah 1 - -
4 Meja Komputer 1 Buah 1 - -
5 Kursi 27 Buah 20 - 7
6 Kursi Putar
Kecil 24 Buah 16 2 6
7 Kursi Putar
Besar 10 Buah 10 - -
8 Lemari Dua
Pintu 5 Buah 5 - -
9 Lemari Dua
Tingkat 6 Buah 6 - -
10
Lemari Dua Pintu Dua
Tingkat
6 Buah 1 - 5
11 Laci Dua Pintu 1 Buah 1 - -
12 Filling Kabinet 17 Buah 13 - 4
13 Sofa 2 Buah 2 - -
14 UPS 2 Buah 2 - -
15 White Board 1 Buah 1 - -
16 AC 6 Buah 5 - 1
17 TV 1 Buah 1 - -
18 Overhead
Projektor 1 Buah 1 - -
19 Dispenser 1 Buah 1 - -
20 Jam Dinding 3 Buah 3 - -
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis Penulis menurut tabel 3.2 diatas :
30
1. Daftar tabel perabot kantor yang ada diatas tersebut yang kondisinya sudah baik agar dijaga dan dirawat dengan baik supaya penggunaanya dari perabot kantor tersebut bisa digunakan dalam jangka waktu lama sesuai dengan fungsi dari masing – masing perabot kantor yang ada di BALITBANG Kota Medan.
2. Perabot kantor yang kondisinya rusak seperti meja, kursi, kursi putar kecil, lemari dua pintu dua tingkat, dan AC agar segera diganti dengan perabot yang baru supaya dapat digunakan sesuai dengan fungsinya masing – masing serta dapat membantu dan mempermudah pekerjaan para pegawai yang ada di kantor BALITBANG Kota Medan.
3. Barang yang kondisinya rusak segara di musnahkan atau dipindahkan ke gudang agar tidak mempersempit ruangan dan tata ruang kantor semakin baik dan rapi.
3.1.3.3 Hiasan Kantor (Office Arrangement)
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 28) Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang berguna untuk menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan tambahan. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruangan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel hiasan kantor pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan sebagai berikut :
Tabel 3.3
Daftar Hiasan Kantor Pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah Kondisi
Barang Barang 1 Gambar Presiden dan Wakil Presiden 5 Buah Baik
2 Bendera Indonesia 1 Buah Baik
3 Struktur Organisasi 1 Buah Baik
4 Kalender 1 Buah Baik
5 Vas Bunga 2 Buah Baik
6 Pot Bunga 10 Buah Baik
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis penulis menurut tabel 3.3 diatas :
1. Sebaiknya vas bunga di kantor BALITBANG Kota Medan diperbanyak agar menambah keindahan, dan kehijauan tata ruang kantor.
2. Bahwa dengan menaruh vas bunga dan pot bunga akan menambah suasana ruangan lebih nyaman.
3. Walaupun kantor BALITBANG Kota Medan tempat bekerja bukan tempat santai tetap harus ada hiasan kantor agar tata ruang kantor tersebut enak dilihat mata dan susana kantor semakin menarik sehingga membuat semangat kerja para Pegawai BALITBANG Kota Medan.
3.1.3.4. Bekal atau Persediaan Kantor (Office Supplies)
Menurut Miladiyah (2012 : 12) “Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang – barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Benda – benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis – menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari – hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama”. Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan pekerjaan kantor masih diperlukan bermacam – macam barang perbekalan yang banyak sekali ragam dan jumlahnya. Berdasarkan
32
pengertian diatas bekal atau persediaan kantor yang digunakan pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan sebagai berikut :
1. Barang Lembaran :kertas tik, HVS, kertas karbon, kertas karton
kertas bufalo, amplop, map, berkas dan lembar disposisi.
2. Barang Bentuk Lainnya :lem, tipe-x, karet penghapus, klip, kertas selotip, lakban, tinta, sticky, notes, dan post it.
3. Alat Tulis :pulpen, Pensil, Stabilo dan Penggaris.
4. Alat Keperluan Lainnya :gunting, stapler (alat), staples (isi), pembuka
staples remover, penghancur kertas,
stemple, perforator, bantalan cap dan kotak.
5. Mesin Perkantoran :mesin tik, mesin printer, komputer dan overhead projektor.
6. Perabot Perkantoran :meja, lemari dua tingkat, lemari dua pintu, kursi, kursi putar besar dan kecil, filling cabinet, UPS, dan white board.
7. Perabotan Lainnya :lampu, sofa, AC, jam dinding, kalender, TV,
dan dispenser.
8. Buku – Buku :buku catatan, buku agenda surat masuk,
buku agenda surat keluar, disposisi, buku ekspedisi, buku pedoman organisasi, dan buku tahunan.
Proses penyelenggaraan menyangkut mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat, dan fasilitas lainnya, yang semua kebutuhan tersebut digunakan dalam rangka untuk kelancaraan melaksanakan pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan bekal atau persediaan kantor maka perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut :
1) Hasil penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja.
2) Standarisasi dan perincian benda – benda.
3) Proses pembelian benda dan pembayaran.
4) Prosedur pemakaian benda (permintaan – pengeluaran) 5) Pencatatan dan pengurusan harta benda.
6) Teknik menyimpan dan merawat harta benda.
7) Pemeliharaan gudang.
8) Pengangkutan benda – benda.
3.1.4. Fungsi Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan menggunakan perlengkapan kantor yang dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan pada Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan.
34
Adapun fungsi perlengkapan kantor BALITBANG Kota Medan adalah sebagai berikut :
1) Untuk mempermudah pegawai dalam melaksanakaan pekerjaan kantor.
Dengan adanya perlengkapan kantor pegawai lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaan kantor, seperti mengetik surat, mengirim pesan atau informasi melalui email, menggandakan dokumen – dokumen penting dan sebagainya.
2) Untuk menghemat tenaga dan pikiran para pegawai Bagian Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan dalam melakukan pekerjaannya.
3) Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang – ulang.
4) Untuk menghemat waktu.
5) Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik, rapi dan maksimal. Dengan adanya perlengkapan kantor yang lengkap tidak akan menghambat kegiatan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari – hari.
6) Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dikerjakan secara manual bisa terjadi kesalahan, dengan demikian perlu ada mesin – mesin misalnya mesin komputer dan mesin tik elektronik.
7) Untuk membantu menyelesaikan tugas – tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.
3.2. Inventaris Kantor
3.2.1. Pengertian Inventaris Kantor
Dalam perkantoran ada sebuah daftar lengkap yang memuat nama barang – barang milik instansi yang disebut Inventaris. Dengan adanya inventaris, maka dapat meningkatkan efisiensi kerja kayawan dan membantu kelancaran aktifitas kerja karyawan. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa,
“inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang – barang yang menjadi milik kantor”. Menurut Soemarsono (2010 : 105) mengemukakan bahwa, inventaris kantor adalah daftar barang – barang yang didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaannya”. Sedangkan menurut M. Arifin dan Barnawi (2012 : 55) menerangkan bahwa “inventarisasi adalah kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang – barang secara tertib dan teratur untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrumen administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku, pembelian barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris, buku bukan inventaris, dan buku stok barang”.
Dari pengertian diatas bisa ditarik kesimpulan bahwa inventaris adalah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang yang dipakai dikantor serta barang milik instansi atau perusahaan sehingga menghasilkan suatu perolehan data yang kegiatannya untuk mendukung dan meningkatkan produktifitas kerja.
Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan barang – barang inventaris.
3.2.2. Tujuan Inventaris
36
Menurut Harnovinsah, dkk (2020 : 120) Adapun tujuan inventaris yaitu sebagai berikut:
a) Untuk mengetahui kekayaan suatu instansi, kantor dan perusahaan.
b) Untuk menjaga penghematan.
c) Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing – masing unit.
d) Untuk mengetahui barang – barang apa yang harus ditambah dan diganti.
e) Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.
3.2.3. Kartu Inventaris Ruangan
Kartu Inventaris Ruangan (KIR) merupakan daftar nama barang – barang milik instansi atau perusahaan yang dibeli, dirawat, dan dipertanggungjawabkan pengelolaanya kepada unit kerja tertentu. Menurut Tambunan (2016 : 211)
“Kartu Inventaris Ruangan adalah kartu untuk mencatat barang – barang inventaris yang ada dalam ruang kerja”. Kartu inventaris ruangan ini harus dipasang di setiap ruangan kerja, pemasangan maupun pencatatan menjadi inventaris ruangan menjadi tanggung jawab pengurus barang dan kepala ruangan.
Fungsi kartu inventaris ruangan bergantungan kepada siapa penggunanya.
3.2.4 Laporan Inventaris
Menurut Achmad (2011 : 239), “Laporan barang – barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar terjadinya pengontrolan terhadap penggunaan barang dengan baik dan tepat agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan pada Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan”.
Pengontrolan terhadap penggunaan barang dengan baik dan tepat agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Pemakaian barang harus dengan catatan atau bukti – bukti permohonan dan
pengeluran barang – barang inventaris tersebut.
2. Menyimpan dan merawat barang dimaksudkan agar barang – barang inventaris dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama dan tidak mengalami kerusakan di ruang atau digudang. Perawatan dapat dilakukan dengan pengontrol dalam jangka waktu tertentu dan pembungkusan atau pengepakan yang baik.
3. Penghapusan dan penjualan barang – barang inventaris:
a. Untuk barang – barang inventaris yang sudah tua dan rusak sehingga tidak dapat dipergunakan lagi maka dapat dihapuskan, tetapi harus dilakukan dengan proses verbal oleh yang berwenang.
b. Penghapusan, penjualan dan pemusnahan barang – barang inventaris harus diminta pengesahan dari kementerian yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah disertai proses verbal dari komisi. Barang – barang inventaris yang akan dihapus, dijual atau dibakar harus dibuat dalam suatu daftar khusus dan dilaksanakan oleh suatu daftar khusus dan dilaksanakan oleh suatu komisi.
Rekapitulasi laporan hasil inventaris Kantor Walikota Medan Bagian Badan Penelitian Pengembangan dinyatakan bahwa yang termasuk inventaris adalah meja, kursi, kursi putar, filling cabinet, lemari dua pintu, komputer, jam dinding, printer, AC, printer dot matrik, lemari dua tingkat, laci dua pintu, TV, white
38
board, meja besar, meja laci, mesin ketik, mesin tik listrik, sofa, UPS, overhead projektor, meja komputer, lemari dua pintu dua tingkat dan dispenser. Bila dibuat perincian inventaris tersebut sesuai dengan keadaan di Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan, maka hasilnya dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4
Laporan Inventaris Pada Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah
Barang
Kondisi Barang Baik Kurang
Baik Rusak
1 Mesin Komputer 10 buah 9 - 1
2 Mesin Ketik 2 buah 1 1 -
3 Mesin Tik Listrik 2 buah 2 - -
4 Mesin Printer Dot Matrik 1 buah 1 - -
5 Mesin Printer 11 buah 8 - 3
6 Mesin Pemotong Kertas 1 buah 1 - -
7 Telepon 1 buah 1 - -
8 Meja 36 buah 32 - 4
9 Meja Besar 1 buah 1 - -
10 Meja Laci 1 buah 1 - -
11 Meja Komputer 1 buah 1 - -
12 Kursi 27 buah 20 - 7
13 Kursi Putar Kecil 24 buah 16 2 6
14 Kursi Putar Besar 10 buah 10 - -
15 Lemari Dua Pintu 5 buah 5 - -
16 Lemari Dua Tingkat 6 buah 6 - -
17 Lemari Dua Pintu Dua
Tingkat 6 buah 1 - 5
18 Laci Dua Pintu 1 buah 1 - -
19 Filling Kabinet 17 buah 13 - 4
20 Sofa 2 buah 2 - -
21 UPS 2 buah 2 - -
22 White Board 1 buah 1 - -
23 AC 6 buah 5 - 1
24 TV 1 buah 1 - -
25 Overhead Projektor 1 buah 1 - -
26 Dispenser 1 buah 1 - -
27 Jam Dinding 3 buah 3 - -
Sumber: Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan (2020)
Analisis Penulis menurut tabel 3.4 :
1. Berdasarkan tabel inventaris diatas barang – barang yang kondisinya masih baik dan bisa digunakan agar tetap dirawat dengan baik supaya tidak mudah rusak dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.
2. Daftar barang – barang inventaris yang kondisi barangnya sudah rusak segera diganti dengan yang baru agar dapat digunakan kembali sesuai dengan fungsinya masing – masing serta barang yang rusak tidak akan menganggu pekerjaan para pegawai dikantor BALITBANG Kota Medan.
3. Dari daftar tabel diatas dapat diketahui bahwa Perlengkapan dan inventaris kantor berfungsi dengan baik. Dengan adanya perlengkapan dan inventaris kantor tersebut, maka para pegawai dapat menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu serta untuk membantu kelancaran aktivitas – aktivitas kerja pada Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah :
1. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada BALITBANG Kota Medan sudah sesuai dengan fungsinya dan dalam kondisi masih bagus serta masih digunakan dengan baik. Namun ada beberapa kondisi perlengkapan dan inventaris kantor tersebut yang kondisinya rusak dan harus diganti seperti beberapa mesin komputer, mesin printer, meja, kursi, kursi putar kecil, lemari dua pintu dua tingat, AC, mesin ketik dan mesin putar kecil.
2. Kondisi bagian dalam kantor BALITBANG Kota Medan masih dirasa kurang nyaman terutama untuk hiasan kantor dan penghijauan sehingga tercipta suasana hijau yang diperlukan oleh sebuah lingkungan bagian dalam sebuah kantor.
4.2. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut :
1. Hendaknya semua pegawai BALITBANG Kota Medan mempunyai rasa memiliki yang kuat terhadap inventaris kantor yang digunakan secara perorangan, sehingga perlengkapan dan inventaris kantor benar – benar dijaga dan digunakan sebaik-baiknya. Serta barang – barang inventaris
tersebut perlu perawatan yang dilakukan secara rutin dan tepat waktu agar dapat dipergunakan dalam jangka waktu yang lama.
2. Barang – barang yang telah rusak parah sebaiknya segera diganti oleh BALITBANG Kota Medan agar dapat dipergunakan dan membantu pekerjaan para staff/pegawai di BALITBANG Kota Medan.
3. Sebaiknya hiasan kantor di BALITBANG Kota medan diperbanyak seperti vas bunga, lukisan dan pot bunga sehingga menambah susana yang nyaman dan indah dipandang mata.
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Achmad, M. 2011. Buku Ajar Hidrologi Teknik. Universitas Hasanuddin.Makasar.
Harnovinsah. dkk. 2020. Bunga Rampai Akuntansi Publik: Isu Kontemporer Akuntansi Publik, Unitomo Press, Jawa Timur.
Arifin, M dan Barnawi. 2012. Manajemen Sarana Prasarana Sekolah. Yogyakarta:
Ar-Ruzz Media.
Miladiyah Ana. 2012. Modul Memahami Prinsip – Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Inneke, Q. 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan, Medan: USU Press.
Prasetyo, C. Aghatha, R. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran SMK Kelas X, Jakarta: Direktorat pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional.
Kamaluddin Apiaty. HJ. 2017. Administrasi Bisnis, Makassar: CV Sah Media.
Soemarsono. 2010. Akutansi Suatu Pengantar Edisi 5 Cetakan ke 6. Jakarta:
Rineka Cipta Erlangga.
Endang R. Sri, Sri Mulyani dan Suyyety. 2010. Modul Memahami Prinsip – Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
Tambunan, Sony Toman. 2016. Glosarium Istilah Pemerintahan. Jakarta:
Prenadamedia Group.
Website
http://agussiswoyo.com/administrasi-guru/download-kartu-inventaris-ruangan-kir- ruang-kelas-ruang-guru-ruang-kepal-sekolah-dan-daftar-aset-sekolah- dasar/11Mei2017/10.30
http://balitbang.pemkomedan.go.id/22 Juli 2020/ 12.00
LAMPIRAN 1. Surat balasan permohonan izin riset
