Dalam Kursus-Kursus KRS (oleh: MOHD SUBHI MARSAN)
4.4.2 Majils Di Luar Dewan
Majlis pembukaan atau penutupan kursus boleh juga diadakan di luar dewan seperti di padang kawad, padang permainan, dan sebagainya. Cara pelaksanaannya bergantung kepada kesesuaian tempat yang dipilih. Pada kebiasaannya, majlis ini akan diadakan bersama satu perbarisan yang terdiri daripada peserta-peserta kursus.
A. Persiapan Tempat:
Secara umumnya, penyediaan tempat untuk majlis di luar dewan berbeza dengan majlis di dalam dewan. Terdapat beberapa perkara yang perlu diambilkira dalam menyediakan tempat tersebut antaranya;
a. Pentas:
Pentas hendaklah disediakan di bawah khemah terbuka (khemah VIP) atau khemah kanopi. Khemah ini juga dikenali sebagai khemah atau pentas utama. Cara susunan kerusi VIP, bendera, back drop, rostrum, meja hadiah dan hiasan di atas pentas adalah sama seperti kedudukan majlis di dalam dewan.
b. Kerusi Tetamu :
Para tetamu jemputan akan berada di kiri dan kanan khemah pentas utama atau di belakangnya. Susunan kerusi hendaklah secara teratur dan memenuhi setiap ruang yang ada. Jumlah kerusi hendaklah mencukupi mengikut senarai tetamu jemputan yang akan hadir.
B. Kedudukan Penerima Sijil Tamat Kursus
Terdapat tiga keadaan kepada anggota-anggota yang akan menerima sijil iaitu sama ada berseorangan, berkumpulan atau secara berwakil.
a. Berseorangan:
Apabila dipanggil nama untuk menerima sijil, tauliah atau kenaikan pangkat, dalam masa sendiri, berdiri, anggota hendaklah berdiri, sedia dan berjalan menuju tempat penyampai hadiah kemudian anggota hendaklah berhenti, hormat ke hadapan (jika memakai uniform), satu langkah ke hadapan dan menerima sijil atau tauliah atau sedia untuk dipakaikan pangkat yang baru. Setelah selesai, satu langkah ke belakang, hormat, berpusing dan berjalan menuju tempat duduknya.
Cara menerima sijil secara berseorangan ini adalah sama untuk penerima-penerima hadiah peserta kursus terbaik, akademik terbaik dan hadiah-hadiah lain.
b. Berkumpulan:
Jika majlis tersebut ialah majlis pemakaian pangkat, anggota-anggota penerima dalam kumpulan akan bersedia di luar kumpulan perbarisan. Biasanya berada di sebelah kanan pentas utama. Apabila juruacara memanggil masuk, semua akan sedia dan berjalan bersama-sama (berkawad) menuju tempat penerima sijil, tauliah atau kenaikan pangkat. Kedudukan berhenti adalah di tengah-tengah menghadap pentas utama, di hadapan kumpulan perbarisan. Kemudian kumpulan penerima akan berhenti, menghadap kehadapan, luruskan barisan, memberi hormat dan diam. (Kesemua arahan pergerakan kawad diberi oleh salah seorang anggota penerima).
Bergerak Ke Pentas Secara Kumpulan
c. Berwakil:
Jika penerima sijil kursus terlalu ramai, untuk menjimatkan masa, kaedah menerima sijil secara berwakil boleh dilakukan. Maksudnya, juruacara akan menjemput salah seorang wakil daripada kalangan peserta untuk mewakili semua peserta-peserta kursus untuk menerima sijil tamat kursus.
C. Tatacara Majlis Di Luar Dewan
Tatacara majlis di luar dewan sama ada majlis pembukaan rasmi kursus atau majlis penutupan kursus hendaklah di susun dengan betul. Kedua-dua jenis majlis ini mempunyai tatacara yang sama. Hanya sedikit perbezaan daripada segi kandungan acaranya.
b. Ketibaan tetamu jemputan.
I. Peserta kursus mengambil kedudukan iaitu berbaris di tempat atau kawasan yang disediakan.
II. Para tetamu jemputan mengambil tempat duduk masing-masing di khemah tetamu yang disediakan. b. Ketibaan tetamu kehormat (VIP).
III. Ketibannya diumumkan oleh juruacara.
IV. Tetamu dibawa ke pentas hormat dan diberi penghormatan untuk menerima tabik hormat.
c. Ketibaan Tetamu Utama.
I. Ketibaan tetamu utama (VVIP) akan diiringi oleh jawatankuasa penyambut tetamu.
II. Boleh diiringi paluan kompang, bunga manggar, persembahan silat dan sebagainya yang sesuai dan tidak memakan banyak masa.
III. Ketibannya diumumkan oleh juruacara sebaik sahaja berada dipintu masuk atau tempat yang hampir dengan kedudukan majlis.
d. Tabik hormat dan nyanyian lagu KRS.
I. Tetamu utama (VVIP) dibawa naik ke pentas hormat untuk menerima tabik hormat daripada ketua perbarisan.
II. Ketua perbarisan mengarahkan supaya semua yang ada di dalam dewan untuk bangun bagi majlis yang diadakan di dalam dewan. Jika majlis diadakan di luar dewan maka semua hendaklah berdiri sedia. III. Lagu pasukan (KRS) dinyanyikan beramai-ramai
dengan minus-one. f. Lapor
Ketua perbarisan akan melapor sebaik sahaja nyanyian lagu KRS selesai.
f. Bacaan doa
I. Doa akan dibaca sebagai tanda memulakan majlis. II. Teks doa hendaklah disediakan dan sesuai dengan
majlis. g. Ucapan-ucapan
IX. Terdapat beberapa ucapan dalam bahagian ini iaitu ucapan pengacara majlis, ucapan tetamu VIP dan tetamu VVIP.
X. Ucapan pengacara majlis adalah ringkas untuk mengalu-ngalukan kehadiran semua tetamu dan menjelaskan mengenai nama program, tujuan program, masa atau tarikh program dan kehadiran peserta.
XI. Tetamu kehormat (VIP) juga boleh dijemput untuk menyampaikan ucapan sebagai wakil tuan rumah atau pengelola.
XII. Tetamu utama (VVIP) dijemput untuk memberikan ucapan. Beliau juga boleh dijemput untuk membuka rasmi atau menutup rasmi kursus pada akhir ucapannya. Kompang, gendang, atau muzik boleh dimaikkan untuk mengiringi pengumuman perasmian.
h. Penyampaian sijil kursus (Dijalankan semasa majlis perasmian penutup sahaja).
III. Tetamu utama (VVIP) boleh dijemput untuk menyampaikan sijil dengan diiringi oleh tetamu kehormat, pegawai pengelola, pengerusi atau yang sesuai.
IV. Tetamu kehormat juga boleh dijemput untuk menyampaikan sijil bagaimanapun gilirannya hendaklah disusun dengan betul iaitu penyampaian di akhiri dengan tetamu utama (VVIP).
i. Penyampaian Cenderamata
V. Penyampaian cenderamata hendaklah dilakukan mengikut urutan. Pegawai paling kanan atau tetamu utama (VVIP) adalah yang terakhir menerimanya. VI. Jika tiada acara lain, pengacara majlis akan
memberi isyarat bahawa acara majlis akan berakhir seperti "majlis kita sudah sampai ke penghujung, majlis kita sudahpun hampir berakhir" atau kata- kata lain yang bersesuaian. Tujuannya supaya ketua perbarisan sedia untuk menjalankan tugas seterusnya.
j. Nyanyian lagu kebangsaan
I. Ketua perbarisan mengarahkan semua untuk bangun jika majlis di dewan dan berdiri sedia jika majlis di luar dewan.
II. Nyanyian lagu kebangsaan iaitu Negaraku akan dinyanyikan beramai-ramai dengan iringan minus- one.
k. Ketua perbarisan melapor
I. Tetamu utama (VVIP) dijemput naik ke pentas hormat.
II. Ketua perbarisan memberi tabik hormat seterusnya melapor dan memohon untuk `menjalankan tugas yang lain`.
III. Perbarisan dikehendaki menunggu sehingga VVIP,
VIP dan tetamu yang lain beredar sebelum melaksanakan tugas yang seterusnya.
l. Tetamu Utama (VVIP), tetamu khas (VIP) dan tetamu meninggalkan majlis.
I. Tetamu utama (VVIP) dan tetamu kehormat (VIP) akan dibawa oleh jawatankuasa majlis ke tempat jamuan.
II. Jika ada acara lain seperti bergambar, melawat pameran, menanam pokok dan sebagainya boleh dilaksanakan pada ketika ini sebelum semua tetamu dibawa tempat jamuan.
l. Jamuan
I. Tempat jamuan hendaklah disediakan dengan sempurna sama ada secara hidang atau buffet . II. Jamuan ini dalam situasi tidak formal tetapi
tersusun dan kemas.
III. Meja untuk letak cap, peak cap, topi, beret, tongkat, beg tangan dan sebagainya hendaklah disediakan di tempat yang sesuai.
m. Bersurai
II. Setelah selesai semua acara.
4.4.3 Perkara-Perkara Lain Yang Perlu Diambil Kira Ketika Pelaksanaan Majlis A. Penyampai Hadiah.
Penyampaian sijil dan hadiah boleh dilakukan dalam majlis penutupan sahaja dan disampaikan oleh tetamu utama atau tetamu khas secara bergilir-gilir tetapi VIP paling kanan adalah penyampai yang terakhir.
C. Pembawa dulang:
Pembawa dulang hendaklah terdiri daripada dua orang petugas secara bergilir-gilir. Orang pertama ialah orang yang membawa dulang dan menghulurkan sijil kepada pemberi hadiah. Sebelum memberi sijil atau hadiah, petugas pertama ini hendaklah memberi hormat (sekali). Kedudukan semasa menghulur sijil atau hadiah ialah menghadap ke arah kanan pentas. Orang kedua akan bersedia untuk mengambil alih tugas bergilir apabila anggota pertama selesai tugas dan begitulah seterusnya. Selepas selesai memberi hadiah, orang pertama akan memberikan sekali lagi hormat.
F. Pembawa sijil, hadiah atau cenderamata.
Pembawa hadiah hendaklah terdiri daripada tiga orang petugas. Orang pertama ialah orang yang membawa dulang dan menghulurkan sijil kepada pemberi hadiah. Sebelum memberi hadiah, petugas pertama ini hendaklah memberi hormat (sekali) sebaik sahaja berada di hadapan pemberi hadiah. Kedudukan semasa menghulur sijil atau hadiah ialah
menghadap ke arah kanan pentas. Orang kedua akan bersedia memberikan sijil atau hadiah kepada orang pertama manakala orang ketiga berada di meja hadiah untuk menyusun dan memastikan sijil atau hadiah yang disampaikan itu betul. Selepas selesai memberi hadiah, orang pertama akan memberikan sekali lagi hormat (solute) atau tunduk.
H. Sijil:
Kertas sijil kursus hendaklah dimasukkan dalam skrol. Jika tidak ada skrol maka kertas sijil itu hendaklah digulung dan diikat kemas menggunakan riben.
I. Penyambut tetamu:
Bagi tetamu utama atau VIP, ‘usher’ (pengiring) hendaklah di sediakan. Usher akan membawa VIP ke tempat duduk yang diperuntukkan kepadanya. Usher ini di lantik dalam kalangan pegawai yang mengetahui istiadat atau protokol. Usher akan berada di pintu utama dan menunggu
VIP turun dari kenderaan. Bagi tetamu lain atau hadirin adalah memadai dengan meletakkan beberapa orang pegawai lain untuk menunjuk arah tempat duduk. Pegawai ini akan berada di pintu masuk utama.
J. Bilik Menunggu/Rehat VVIP
Bilik tetamu di sediakan bagi VIP yang melalui perjalanan yang jauh. Bilik ini disediakan supaya VIP dapat berehat sebentar sementara menunggu persiapan akhir majlis. Minuman ringan boleh disediakan pada ketika ini di bilik menunggu VIP ini. Pada ketika ini juga ‘usher’ yang dilantik boleh memberikan taklimat mengenai aturcara, protokol atau perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh VIP semasa majlis berjalan. D. Penyampai Sijil dan Hadiah.
Penyampai sijil atau hadiah adalah merupakan tetamu utama, boleh seorang atau lebih secara bergilir-gilir mengikut kekananan jika penerima sijil terlalu ramai. Jika penyampai hadiah tidak beruniform, penerima hendaklah melakukan kawad selaku terima sijil seperti biasa.
L. Juruacara
Juruacara bertindak sebagai pengendali dan pengawal perjalanan majlis. Adalah sangat penting bagi juruacara menyediakan skrip juruacara yang mengandungi perkara-perkara seperti masa, perkara, skrip juruacara dan catatan. Hal ini penting supaya tidak timbul kekalutan, kesilapan atau ada perkara-perkara yang tertinggal. Juruacara hendaklah mengkordinasi skrip dengan setiap agenda dalam aturcara majlis. Juruacara juga hendaklah menyusun setiap perkara dengan betul termasuk kordinasi dengan pegawai pelapor, pembaca doa, pemain muzik dan bahagian
hadiah. Juruacara juga dikehendaki memastikan kehadiran VIP atau wakilnya dan diumumkan kepada hadirin.
Pembantu juruacara juga boleh disediakan untuk membantu juruacara menyiapkan tugasannya. Antaranya ialah untuk memastikan kehadiran VIP dan nama-nama ini di serahkan kepada pemberi ucapan. Selain itu, pembantu juruacara juga boleh membantu mengkordinasi juruacara dengan jawatankuasa yang lain dan bersedia mengambil tugas pengacaraan jika diperlukan.
Juruacara juga bertanggungjawab untuk memperolehi biodata atau latar belakang mengenai penerima sijil, tauliah atau pangkat seperti sejarah keluarga, perkhidmatan, sumbangan-sumbangan dan sebagainya. Biodata dan maklumat ini boleh dibacakan ketika majlis penyampaian dilakukan.
M. Teks Ucapan
Jawatankuasa yang berkenaan hendaklah menyediakan teks ucapan untuk perasmi dan juga tetamu utama yang akan berucap mengikut format yang telah ditetapkan. Teks ucapan ini hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada pegawai yang berucap sebelum majlis dijalankan untuk tujuan semakan. Pada ketika ini juga, senarai nama dan jawatan tetamu utama yang hadir boleh diberikan kepada pegawai yang akan memberikan ucapan tersebut.
Sekiranya teks ucapan yang disediakan itu untuk perasmi acara pembukaan atau penutup maka diakhir ucapan itu perlu disertakan dengan kata-kata perasmian. Rujuk Lampiran...
N. Raptai
Raptai mesti dilalukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. Pengurus Acara (event manager) atau penyelaras mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai.
O. Aturcara Pentadbiran
Aturcara pentadbiran bagi majlis pentauliahan, penyampaian sijil atau kenaikan pangkat perlu disusun dengan teratur. Kebiasaannya, terdapat format khas dalam membuat skrip aturcara pentadbiran. Skrip aturcara pentadbiran akan menjadi senarai semak mengenai perjalanan majlis dari mula hingga akhir yang mesti diketahui oleh semua ahli jawatankuasa.
Lain-lain perkara yang berkaian dengan majlis di luar dewan ini seperti tugasan bagi penyembut tetamu, bilik menunggu VIP, aturcara majlis dan juruacara adalah sama seperti majlis di dalam dewan. Bagaimanapun, raptai mesti dilalukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. Pengurus Pentas (event manager) mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai.
4.5 PAKAIAN.
Pakaian semasa majlis pentauliahan atau penyampaian sijil hendaklah memakai uniform lengkap. Biasanya terdapat pakaian khas iaitu pakaian istiadat atau pakaian nombor 1. Jika tidak ada, pakaian no.4 juga boleh dipakai dengan kasut spike boot. Petugas-petugas, jawatankuasa dan pegawai-pegawai lain hendaklah memakai pakaian nombor 2 atau bush jacket. Bagi tetamu yang tidak beruniform hendaklah memakai pakaian rasmi seperti bush jacket, blazer atau batik.