Majlis amakan beradat adalah merupakan istiadat yang praktikan bagi memantapkan pasukan ini sebagai pasukan yang tebal dengan tradisi dan imej yang mantap dengan tradisi. Majlis ini dijalankan sempena sesuatu peristiwa yang penting, sebagai contoh Hari Ulangtahun, perpisahan pegawai tinggi dan sebagainya.
Pelaksanaan
6. 1. Pelaksanaan Majlis Makan Beradat terbahagi kepada dua peringkat: 6.1.1) Peringkat Persiapan
6.1.2) Peringkat Perjalanan Majlis. 6.1.1. Peringkat Persiapan
Persiapan adalah perkara yang perlu dilakukan sebelum majlis berlangsung. AJK kecil yang dilantik akan melaksanakan persiapan ini..Senarai ajk adalah seperti berikut.
A. AJK Jemputan B. AJKMakanan
C. AJK Persiapan Tempat D. AJK Cenderahati
E. AJK Penyelaras majlis (tatacara pentadbiran dilaksana)Juruacara F. Kawalan Lalulintas dan keselamatan
G. Sistem PA danTeknik H. AJK Sambutan
I. AJK Skrip ucapan VIP dan doa Agihan Tugas
A. AJK Jemputan.
a. Membuat draf jemputan, mencetak dan menghantar kad jemputan dalam masa yang ditetapkan.
b. Membuat catatan pengesahan kehadiran.
c. Memaklumkan pengesahan kehadiran kepad a Pengerusi AJK pelaksana untuk memastikan jemputan gantian .
B. AJK Makanan
a. Mencadangkan kepada mesyuarat menu majlis makan dan anggaran kos b. Mmbuat penyelarasan dengan pihak pengusaha makan tentang keperluan- keparluan yang telah ditetapkan oleh ahli mesyuarat. Contoh; Tidak menggunakan pinggan plastik atau makanan yang tidak berkualiti.
c. Melakukan food testing supaya menepati kualiti dan rasa.
d. Memaklumkan kepada pengusaha makan supaya menepati waktu dan memastikan aspek penampilan pramusaji.
C. AJK Persiapan Tempat
a. Mengenalpasti tempat yang sesuai dan mencadangkan kepada ahli mesyuarat untuk pertimbangan.
b. Menyelaraskan penyediaan tempat seperti format yang ditetapkan. (rujuk format tempat majlis makan beradat.)
D. AJK Cenderamata.
a. Memastikan jenis, jumlah cenderamata yang akan diberi b. Memastikan ia berkeadaan baik
c. Memastikan meja berada di tempat yang ditetapkan
E Juruacara
a. Menyediakan skrip juruacara yang telah diselaraskan dengan Penyelaras Majlis(Koordinator)
b. Menghadiri raptai yang dijalankan. F. AJK Penyelaras Jamuan.
a. Memastikan urutan peristiwa majlis dan mencadangkan kepada ahli mesyuarat. b. Menyediakan kad aturcara pentadbiran
c.Menyelaras perjalana majlis. Contoh mempersilakan tetamu selain V VIP mengambil tempat duduk dan memberi isyarat kepada Penyambut tetamu mempersilakan vip bergerak ke dewan jamuan.
d.Memberi isyarat kepada juruacara untuk membuat pengumuman ketibaan. e. Memberi isyarat kepada juruteknik untuk memulakan musik ‘minus one’. f. Menyediakan minuman “Selamat Datang” di ruang menunggu.
G AJK Kawalan Lalulintas dan keselamatan.
a. Menyediakan papan tanda arah yang sesuai ke tempat Majlis Jamuan. b. Menyediakan orderly lalulintas
c. Menyelaras kelancaran laluan kenderaan tetamu. d. Menyediakan kawasan tempat letak kereta.
H. AJK Sistem PA dan Teknik.
a. Menyediakan peralatan PA dan alternatif jika berlaku black out
b. Sentiasa siap sedia semasa majlis berjalan untuk memastikan system PA berfungsi
c. Membuat ujian suara sebelum majlis bermula dan pelarasan kekuatan bunyi d. Hadir semasa raptai
I. AJK Sambutan
a. Meyediakan “usher” dan ‘Usherette’ mengikut jumlah keperluan .
b. Memastikan kumpulan ‘Usher dan “Usherette’ mengetahui arah dan laluan dan tempat duduk VVIP
c.Menunggu ketibaan dan mengiring kepulangan VVIP d. Melantik petugas membuka pintu kereta V VIP
e. Menjemput V VIP bergerak ke dalam dewan setalah mendapat isyarat dari penyelaras majlis
J. AJK Teks Ucapan V VIP dan Pembaca Doa
a. Meyediakan teks Ucapan V VIP dan pengesahan daripada Pengerusi AJK Pengelola
b.Membawa teks Ucapan semasa majlis berlangsung
cMelantik pembaca doa dan menyemak teks Doa dan hadir semasa Raptai 6.1.2. Peringkat Perjalanan Majlis
Majlis terbahagi kepada dua fasa itiu A. Di Ruang menunggu
B. Di dalam Dewan. A. Ruang Menunggu
a. Semua tetamu berada di ruang ini untuk menunggu ketibaan V VIP dan memastikan tempat duduk masing merujuk pelan tempat duduk. b. Minuman selamat dating disediakan untuk para tetamu yang menu nggu c. Para tetama bersedia untuk beredar mengambil tempat duduk sebelum V VIP, apabila mendapat isyarat dari Penyelaras Majlis ( berpakaian long suit) d. Penyelaras Majlis akan memberi isyarat kepada “Usher” dan “Usherette” untuk mengiring V VIP masuk ke dewan majlis. ( Isyarat telah diselars dan disetuju bersama )
B Di Dalam Dewan
Tatacara Perjalanan Majlis Dalam Dewan
BIL MASA ACARA TINDAKAN CATATAN
1 8.3O Mlm Ketibaan V VIP Di tempat
Menunggu
2 8.4O VVIP masuk dewan Pengacara Majlis Tetamu berdiri
3 Lagu KRS Juru Teknik dan
PM
Hadirin menyanyi
4 Ucapan Alu-Aluan MC
5 Bacaan Doa Al Fadhil Ustaz
6 Makan MC mempersila
tetamu makan dan Juruteknik
Muzik yang sesuai boleh dimainkan
7 Ucapan VVIP AJK Teks Ucapan Teks diletak di atas
Rostrum
8 Penghargaan dan
Cenderamata
AJK Cenderamata
9 Lagu Kebangsaan Pengacara Majlis
dan Juruteknik
Hadirin berdiri dan menyanyi bersama
10 VVIP berangkat pulang AJK Sambutan
a Hiasan Meja
Keperluan asas meja hendaklah disediakan iaitu jambangan bunga, piala, tempat menu, Lapik meja, gelas air, susunan meja, side plate, napkin siap dibentuk dan kad nama disediakan setiap pegawai yang hadir.
b Susunan Meja
Susunan Meja dan kerusi hendaklah mengikut bentuk “U ” dan “T” Maklumat Kedudukan VVIP dan VIP hendakah rujuk pegawai protokol. Lihat Rajah.
MEJA VVIP & VIP
1 3 2
b.I Susunan Meja bentuk Ladam Kuda atau “U”
b.II Susunan Meja “ T1”
b.III Susunan Meja “ T3” Rujuk kepada bab susunan kerusi untuk rajah b.II dan b.III. c. Hiasan Meja
Tempat diadakan Majlis Makan beradat hendaklah kondusif dan selesa. Bunga hiasan boleh menambah keselesaan suasana. Lampu juga memainkan peranan yang penting. Pelan kedudukan tetamu majlis hendaklah dibuat supaya tetamu mengetahui kerusi yang hendak diduduki serta wujudkan plan kedudukan meja letak peak cap dan tongkat serta beg tangan.
MEJA VVIP & VIP
d. Backdrop
Sekiranya ada tempat yang sesuai back drop boleh dibuat supaya majlis Makan Beradat mempunyai kelainan dari satu masa ke satu masa. Tajuk, tarikh dan tempat boleh damasukkan supaya dokumentasi lebih spesifik dan tepat.
e. Rostrum
Rostrum (Letak di sebelah kanan hadapan meja VVIP) dan alatan siaraya hendaklah diuji dan berfungsi. Elakkan menguji alatan siaraya ketika tetamu V VVIP telah berada di dalam Dewan Majlis Makan Beradat. Pastikan lagu-lagu yang hendak digunakan elok dan sesuai. Jangan letak bunga hiasan di atas rostrum.
f.Adab Ketika Makan
Tidak menggoyang kaki
Tidak makan gula-gula, gula getah, merokok Tidak meletak kedua-dua siku atas meja Jangan mengelap sudu dengan napkin/tisu Minum/bercakap ketika mulut penuh makanan Menghirup dengan bunyi yang kuat
Mencelup makanan seperti roti ke dalam kopi atau sup Tinggalkan sisa makanan dalam pinggan
Buang sisa makanan di atas/bawah meja Meluahkan makanan kembali ke pinggan Guna tangan ketika makan daging/ayam Gelojoh
Senduk/sudu/garfu/pinggan/cawan berlaga atau berbunyi Tunjuk muka masam, makanan tidak digemari
Bancuh the/kopi dengan kencang
Menuang minuman panas atas piring dan hirup g. Susunan Alat dan Makanan
I. Cara Melayu
Makan menggunakan tangan.
Satu hidangan untuk 4 atau lima orang. Meja 4 atau 8 atau 12 orang.
Lauk, sayur, manisan, pencuci mulut di hidang sekali. Tetamu ambil sendiri.
Nasi dalam bekas dan bersenduk. Pinggan hanya diisi oleh pelayan/isi sendiri selepas doa makan dibaca.
II. Cara Barat
Makanan akan dihidang mengikut susunan menu dan di hidangkan satu persatu.
Tiada makanan tersedia di atas meja.
Makanan/alatan disediakan dalam satu meja khas.
Pencuci Mulut, manisan, sup, air minuman diletakkan di satu sudut asing dengan makanan.
Tempat/meja makan kosong. ii.Susunan Alatan dan Makanan Duduk di meja.
Menggunakan alatan makan.
Letak kain napkin di atas pangkuan.
Makan sup dahulu, ketika mengambilnya sudu menghala keluar. Pencuci mulut, makanan terakhir.
Gunakan sudu, garfu, pisau untuk makan steak/daging/ayam. Selesai makan, rapatkan sudu/garfu terlangkup.
Susunan Alatan dan Makanan
Jika ingin rehat dan sambung semula makan, sudu/garfu terbuka dan letak di kiri kanan atas pinggan.
Semasa makan pencuci mulut, guna sudu khas.
Selesai makan, letak kain napkin di sebelah kiri meja begitu sahaja.
III. Cara Buffet
Berbaris untuk mengambil makanan atau minuman secara sehala. Jangan terlalu lama mengambil/pilih makanan. Beredar segera. Jangan berpatah balik dalam barisan.
Ambil makanan secukupnya, jangan membumbung tinggi. Melayu/Islam boleh buat dua bahagian lelaki/wanita. .
h. Adab Pergaulan
Perbualan sekadar topik ringan
Tidak bersikat, bergincu, bercermin, berbedak
Tidak mencelah perbualan orang lain dan menukar tajuk. Jangan menggigit kuku, korek hidung/telinga atau tidur Tidak mencungkil gigi melainkan dengan menutup mulut Tidak meludah, berkahak, sendawa di khalayak
Bercakap dengan rakan sebelah sahaja dengan nada suara yang rendah sahaja.