Menurut pegawai Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dangan hasil manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimya adalah perbandingan out put (sumber efisiensi ) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada KBI Medan yang adalah pegawai KBI medan itu sendiri dengan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien.
Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai KBI Medan adalah : 1. Kesadaran pegawai KBI Medan. Kesadaran pegawai KBI Medan merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan merupakan hasil dan proses yang panjang.
2. Keahlian pegawai KBI Medan. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai KBI Medan sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai KBI yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai disetiap masing-masing kantor Bank Indonesia yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada KBI Medan antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas ( job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut :
1. Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada iklim unsure yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.
2. Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut.Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dan produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan KBI Medan sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukur secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik. Pelaksanaan efisiensi pekerjaan KBI Medan tidak hanya di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan.
Efisiensi dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.
Adapun faktor-faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan KBI Medan adalah adanya spesifikasi khusus dari pusat. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan kantor KBI Medan adalah barang-barang yang sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh kantor pusat Bank Indonesia di Jakarta. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi pusat. Kemudian KBI Medan melakukan pembelian sendiri terhadap barang-barang yang di perlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi pusat.
Azas-azas efisiensi pekerjaan pada Kantor Bank Indonesia Medan : B. Azas Perencanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan
Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai tindakan – tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.
Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor. 1. Moril rendah
2. Ketiadaan arah bagi kelompok kerja 3. Pemborosan bahan-bahan
5. Kehilangan waktu para pekerja
6. Ketiadaan usaha menyeluruh secara terkordinasi
Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan. Secara logis, apabila pegawai berada dalam suasana receptive atau sedang mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan. Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan mengeluarkannya bilamana diperlukan.
Perwujudan azas perencanaan ini pada KBI Medan meliputi penyusunan anggaran operasional dan pendataan terhadap setiap seksi – seksi terhadap apa yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap seksi KBI Medan agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana sesuai dengan visi dan misi KBI Medan. Perwujudan lain adalah mengelola sumber daya internal yang dibutuhkan sebagai faktor pendukung fungsi-fungsi utama.
Secara spesifik, perwujudan azas perencanaan terhadap seksi pada KBI Medan adalah :
1. Seksi Operasional Kas
Seksi operasional kas melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi/monitoring kebutuhan uang untuk kebutuhan Kantor Bank Indonesia setempat yang berada di wilayah kerja. Dalam hal ini KBI berperan sebagai kantor depot kas.
2. Seksi Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM
Seksi pemberdayaan sektor riil dan UMKM melakukan penyusunan program pemberdayaan sektor riil (korporasi, BUMN dan UMKM) terlebih dahulu berdasarkan hasil identifikasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
3. Seksi Kajian Ekonomi
Seksi kajian ekonomi melakukan penyusunan kajian ekonomi regional terlebih dahulu yang mencakup assesmen makro ekonomi daerah dan perkiraan perkembangan ekonomi dan harga.
4. Seksi Sumber Daya
Seksi sumber daya melakukan perencanaan program kerja dan anggaran KBI Medan.
C. Azas Penyederhanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan
.Azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan azas ini yaitu:
a. Pedoman tentang tata cara, tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar – benar menghemat sumber kerja, yaitu, cara – cara yang
termudah, yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah. b. Pedoman tentang perlengakapan tata usaha, segenap perlengkapan tata usaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mengkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan dan perawatannya.
c. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha, bebagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tata usaha yang melayani semua satuan operatif, misalnya pekerjaan penyambungan tetepon, rancangan formulir, dan lain-lain.
Dalam perwujudannya, Kantor Bank Indonesia Medan tidak memakai azas penyederhanaan pekerjaan. Hal ini dikarenakan Bank Indonesia adalah sebuah badan hukum yang sudah berdiri sejak lama, sehingga para pegawai tinggal menjalankan dan mengikuti sistem yang sudah ada sejak dulu. Semua pelaksanaan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mengacu pada ketentuan pelaksanaan legalitas hukum.