TUGAS AKHIR
PENERAPAN AZAS-AZAS EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR PADA KANTOR BANK INDONESIA MEDAN
O l e h :
DEDEAN HERAWANI HASIBUAN 062103051
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
N A M A : DEDEAN HERAWANI HASIBUAN
NIM : 062103051
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN AZAS-AZAS EFISIENSI
PEKERJAAN KANTOR PADA KANTOR BANK INDONESIA MEDAN
Tanggal : ……… Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP : 132 010 480
Tanggal : ……… DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
N A M A : DEDEAN HERAWANI HASIBUAN
NIM : 062103051
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN AZAS-AZAS EFISIENSI
PEKERJAAN KANTOR PADA KANTOR BANK INDONESIA MEDAN
Medan, …………. Menyetujui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT , yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyajikan paper yang berjudul “Penerapan Azas-azas Efisiensi Perkantoran Terhadap Pelaksanaan Kinerja Pegawai pada Kantor Bank Indonesia Medan.” Adapun tujuan penulis membuat paper ini adalah untuk memberikan informasi mengenai pentingnya penerapan azas-azas efisiensi perkantoran terhadap kinerja pegawai. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan paper ini.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen pembimbing penulis.
4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya dosen Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang sangat bermanfaat bagi penulis, semoga Allah SWT membalas jasa Bapak/ Ibu sekalian.
5. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis di bangku perkuliahan.
6. Pak Dikwan selaku staf bagian Manajemen Sumber Daya Manusia Kantor Bank Indonesia Medan yang telah membantu penulis dalam melakukan perisetan.
7. Pak Hari selaku staf bagian Logistik Kantor Bank Indonesia Medan yang telah memberikan data-data yang penulis butuhkan.
9. Kepada kakak dan adikku Rizka Ismaharani Hasibuan dan Yunita Sahara Hasibuan yang selama ini telah membantu penulis dalam pembuatan paper ini.
10. Terimakasih buat Aya, Eka, Eva, Nisa, dan Winda yang selalu mendukung, menemani, dan memberikan motivasi kepada penulis.
11. Kepada seluruh teman-teman HIDEAKI stambuk 2006, terima kasih telah menjadi teman yang baik selama ini semoga pertemanan kita selalu terjalin walaupun kita tidak duduk di bangku perkuliahan lagi.
Akhir kata penulis mengharapkan Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan buat penulis khususnya. Semoga Allah SWT memberikan balasan dan imbalan atas jasa-jasa yang telah mereka berikan kepada penulis.
Medan, Mei 2009
(Dedean Herawani Hasibuan)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat ... 4
D. Jadwal Kegiatan ... 5
BAB II : PROFIL KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA ... 6
A. Sejarah Kantor Bank Indonesia Medan ... 6
B. Jenis Usaha/ Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi... 10
D. Uraian Tugas/ Job Description ... 12
E. Kinerja Usaha Terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III : PEMBAHASAN ... 25
A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor bagi Pegawai Kantor Bank Indonesia Medan ... 25
B. Azas Perencanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan ... 28
C. Azas Penyederhanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan . 31 D. Azas Penghematan pada Kantor Bank Indonesia Medan ... 32
E. Azas Penghapusan pada Kantor Bank Indonesia Medan ... 33
F. Azas Penggabungan pada Kantor Bank Indonesia Medan ... 34
G. Pengevaluasian Kinerja Pegawai Kantor Bank Indonesia ... Medan ... 35
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN………..……… 37
A. Kesimpulan ... 37
B. Saran ... 38
DAFTAR TABEL
No. Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Keterangan Halaman 1.Gambar 2.1: Struktur Organisasi Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Koordinator Bank Indonesia Wilayah Sumut
LAMPIRAN
A. Surat Riset dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kebenaran pernyataan mengenai “ kantor adalah orang-orang “, pada akhirnya di pandang dari sudut manapun pekerjaan kantor dilaksanakan oleh, dengan dan untuk orang-orang. Artinya manajemen perkantoran tidak mungkin dapat berjalan dengan baik apabila tidak didukung dengan sumber daya manusia yang juga baik. Kebenaraan fundamental tersebut bisa terlupakan oleh kita, akibat banyaknya perhatian yang kita berikan kepada komputer, alat-alat perkantoran otomatis, mesin-mesin, teori-teori baru mengenai manajemen perkantoran, analisa sistematis, dan dekorasi perkantoran.
sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang, termasuk uang. Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.
Menurut Haryadi (2009), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilakasanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas penyederhanaan adalah membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi kebih mudah/ringan. Azas penghematan adalah mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memilki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor merupakan proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari mengetahui adanya kebutuhan atau masalah yang terjadi, memisah-misahkan pekerjaan dalam elemen-elemennya, menyelesaikan elemen-elemen tersebut untuk menemukan solusinya, mengembangkan cara baru untuk melaksanakan pekerjaan, menerapkan dan mengembangkan metode baru untuk menyelesaikan aktivitas perkantoran. Efisiensi pekerjaan dapat diterapkan tehadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin atau alat-alat kantor.
Bertolak dari latar belakang diatas dan keinginan penulis untuk memperdalam masalah azas-azas efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis menarik judul mengenai pengaruh penerapan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bank Indonesia Medan.
B. Perumusan Masalah
Adapun rumusan dalam penulisan tugas akhir ini adalah “Bagaimanakah penerapan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bank Indonesia Medan?”
C. Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui penerapan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bank Indonesia Medan.
Manfaat Penelitian ini adalah :
b. Sebagai bahan masukan kepada Kantor Bank Indonesia Medan dalam penerapan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor
c. Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian yang sejenis di masa yang akan datang.
D. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan dalam menulis suatu karya ilmiah sangat perlu direncanakan. Gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi secara teratur dan karya ilmiah tersebut dapat selesai pada waktunya.
[image:14.595.131.512.389.584.2]Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Minggu Ke
1 2 3 4
1 Persiapan
BAB II
PROFIL KANTOR BANK INDONESIA MEDAN
A. Sejarah Ringkas Berdirinya Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan merupakan kantor Cabang De Javasche Bank yang ke 11 dan mulai dibuka pada tanggal 30 Juli 1907 bersamaan
dengan kantor Cabang Tanjung Balai dan Tanjung Pura yang masing-masing dibuka tanggal 15 Januari 1908 dan 03 Februari 1908. Pembukaan Kantor Cabang Medan, Tanjung Balai dan Tanjung Pura merupakan kebutuhan untuk menunjang kebijakan moneter Pemerintah Hindia Belanda (atas usul De Javasche Bank) yang ketika itu memberlakukan Guldenisasi bagi keresidenan Pantai Timur Sumatera. Dengan berkembangnya kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan dan adanya pengaruh resesi dunia tahun 1930-an maka kantor Cabang Tanjung Balai dan Tanjung Pura pada akhirnya tutup. Pada saat berdirinya, kantor Cabang Medan hanya menempati sebuah bangunan sementara. Untuk gedung yang permanen, atas petunjuk Pemerintah disediakan sebidang tanah di dekat Esplanade (lapangan umum) yang pembangunannya dilaksanankan sebelum selesainya politik moneter “Guldenisasi” keresidenan Pantai Timur Sumatera. Untuk persiapan
menunjukkan ciri arsitektur yang sama mengikuti ciri arsitektur Eropa pada zamannya.
Setelah kemerdekaan, De Javasche Bank mengalami nasionalisasi dan berubah menjadi Bank Indonesia yang berfungsi sebagai Bank Sentral dan Bank Komersial sesuai dengan UU Bank Sentral tahun 1953. Dengan perubahan tersebut, De Javasche Bank berubah menjadi Kantor Bank Indonesia Medan. Setelah reorganisasi Bank Indonesia pada tahun 1996, sebutan kantor Cabang berubah menjadi Kantor Bank Indonesia Medan dan berlaku sampai saat ini.
Kantor Bank Indonesia Medan pertama kali dipimpin oleh L. Von Hormert. Pada tahun 1951 saat nasionalisasi, Pemimpin Cabang adalah S.F. Van Musschenbroek dan pada saat Undang-undang Bank Indonesia tahun 1953 diberlakukan, Pemimpin Cabang Medan adalah M. Planteman. Putra Indonesia pertaman yang mengendalikan Bank Indonesia Cabang Medan adalah M. Rifai. 1. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia Medan
Sesuai dengan Undang-undang No. 23 tahun 1999 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 3 tahun 2004 yaitu Pasal 5 ayat (2) :
“Bank Indonesia dapat mempunyai kantor-kantor dalam dan luar wilayah Negara Republik Indonesia.”
2. Visi, Misi dan Sasaran Strategis Kantor Bank Indonesia Medan a. Visi Kantor Bank Indonesia Medan
b. Misi Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan mempunyai misi yaitu berperan aktif dalam mendukung pembangunan ekonomi daerah melalui peningkatan pelaksanaan tugas bidang ekonomi moneter, sistem pembayaran dan pengawasan bank serta memberikan saran kepada pemerintah daerah dan lembaga terkait lainnya.
c. Sasaran Strategis Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan mempunyai beberapa sasaran strategis yaitu sebagai berikut :
2. Informasi berkualitas dalam rangka mendukung kebijakan Kantor Pusat dan Pengembangan Ekonomi di wilayah kerja.
3. Peningkatan sistem perbankan yang sehat dalam rangka mendukung ekonomi daerah.
4. Kelancaran dan keamanan sistem pembayaran di wilayah kerja. 5. Pengelolaan keuangan satuan kerja secara efektif dan efisien. 6. Mengoptimalkan kajian dan penyediaan informasi di wilayah kerja. 3. Status dan Kedudukan Bank Indonesia
Status dan kedudukan Bank Indonesia adalah sebagai berikut : a. Sebagai Lembaga Negara yang Independen
Lembaga Negara yang independen dan bebas dari campur tangan Pemerintah ataupun pihak lainnya.
b. Sebagai Badan Hukum
Status Bank Indonesia baik sebagai badan hukum public maupun badan hukum perdata ditetapkan dengan undang-undang. Sebagai badan hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sebagai badan hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di dalam maupun di luar pengadilan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan merupakan perpanjangan tangan dari Kantor Pusat dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Adapun tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh Kantor Bank Indonesia Medan adalah sebagai berikut :
1. Memberikan masukan kepada Kantor Pusat tentang kondisi ekonomi dan keuangan daerah di wilayah kerjanya.
2. Melaksanakan kegiatan operasional sistem pembayaran tunai atau non tunai sesuai dengan kebutuhan ekonomi daerah di wilayah kerjanya.
C. Struktur Organisasi Kantor Bank Indonesia Medan
Bentuk struktur organisasi Kantor Bank Indonesia Medan adalah struktur organisasi garis dan staf. Secara struktural, Kantor Bank Indonesia Medan dipimpin oleh seorang pemimpin dengan kualifikasi pegawai Golongan VIII. Dalam menjalankan tugasnya Pemimpin Bank Indonesia dibantu oleh seorang Deputi Pemimpin (Golongan VIII) yang mengkoordinir bidang-bidang yang ada pada Kantor Bank Indonesia Kelas I, sebagai mana Kantor Bank Indonesia Medan, terdiri dari 2 (dua) tim dan 2 (dua ) bidang yang terdiri atas beberapa seksi/kelompok, yaitu :
D. Uraian Tugas Kantor Bank Indonesia Medan 1. Pemimpin Bank Indonesia
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas pokok Kantor Bank Indonesia mencakup bidang moneter, pengawasan Bank, sistem pembayaran dan manajemen intern. b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas KKBI (Kordinator Kantor Bank
Indonesia) dan Kantor Bank Indonesia yang berada dibawah koordinasinya.
c. Menyediakan informasi dan masukan/sasaran untuk Pemerintah Daerah, Perbankan dan pihak terkait dalam rangka pengembangan ekonomi daerah.
d. Mengkoordinasikan dengan pihak terkait upaya pemberdayaan sektor riil & UMKM didaerah serta mendorong pengembangan potensi ekonomi daerah.
e. Memberikan masukan kepada Kantor Pusat mengenai kondisi ekonomi dan keuangan daerah di wilayah kerjanya.
2. Deputi Pemimpin Bank Indonesia
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional kas dan atau sistem pembayaran sesuai dengan kebutuhan ekonomi di wilayah kerjanya. c. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang sistem pembayaran dan
manajemen intern di Kantor Bank Indonesia yang berada di wilayah koordinasinya.
d. Mengelola sumber daya internal untuk mendukung pelaksanaan tugas di Kantor Bank Indonesia.
e. Mendukung kelancaran bidang ekonomi dan perbankan di Kantor bank Indonesia.
3. Pengawas Bank Utama
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasi dan melaksanakan tugas pokok pengawasan Bank termasuk menyelesaikan masalah perizinan terkait dengan Bank Umum dan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang menjadi obyek pengawasan.
b. Memberikan arahan dalam kegiatan mediasi perbankan.
c. Melakukan kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka investigasi terhadap dugaan tindak pidana bidang perbankan termasuk sebagai saksi ahli.
d. Memberikan bantuan atas pembinaan dan pengawasan kantor-kantor Bank yang mempunyai kantor pusat di luar wilayah kerja.
4. Pengawas Bank Madya
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan, mengkoordinasi dan melaksanakan tugas pokok pengawasan Bank termasuk menyelesaikan masalah perizinan terkait dengan Bank Umum dan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang menjadi obyek pengawasan.
b. Memberikan kegiatan dalam mediasi perbankan.
c. Melakukan kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka investigasi terhadap dugaan tindak pidana bidang perbankan termasuk sebagai saksi ahli.
d. Memberikan bantuan atas pembinaan dan pengawasan kantor-kantor Bank yang mempunyai kantor pusat di luar wilayah kerja.
e. Melakukan kegiatan yang mendukung terciptanya pelaksanaan tugas pokok bidang pengawasan Bank yang efektif dan efisien.
5. Kepala Bagian Informasi dan Administrasi Bank Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan administrasi dalam rangka pelaksanaan pengawasan bank.
b. Membuat data yang lengkap tentang profil Bank Umum, BPR, PP (Perusahaan Pembiayaan/dedicated bank) baik secara individu maupun gabungan di wilayah kerja.
d. Melakukan pendendaan atas kelambatan dan kesalahan laporan. e. Mengirim data informasi bank di wilayah kerja ke kantor pusat.
f. Menyelesaikan permohonan izin berkaitan dengan kelembagaan dan operasional bank.
g. Mengelola anggaran kegiatan di lingkup Tim Pengawasan Bank. 6. Kepala Bidang Sistem Pembayaran
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas pokok seksi yang dibawahinya di bidang operasional kas dan system pembayaran.
b. Melakukan komunikasi intensif dengan pihak terkait untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
c. Meningkatkan dan memelihara komitmen serta kompetensi SDM yang dibawahi untuk dapat berkinerja tinggi.
7. Seksi Layanan Nasabah
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Melakukan settlement transfer melalui BI-RTGS untuk kepentingan pemerintah dan rekening lainnya.
b. Mengelola rekening nasabah (termasuk pemerintah daerah dan lembaga lain terkait dengan Bank Indonesia)
c. Pengelolaan cek/bilyet giro.
e. Melakukan Business Contuinity Planning (BCP).
f. Melakukan sosialisasi terkait dengan kebijakan di bidang SP. g. Melaksanakan survey atas layanan system pembayaran. 8. Seksi Penyelenggaraan Kliring
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan Kliring lokal (warakat debet) antar bank. b. Mengelola Data Keuangan Elektronik (DKE)
c. Menatausahakan cek/bilyet giro kosong dengan penerbitan Daftar Hitam Lokal.
d. Memonitoring Penyelenggaraan Kliring lokal Non BI. e. Mneyediakan layanan helpdesk SKNBI.
f. Melaksanakan Business Contuinity Planning (BCP). g. Mengelola laporan hasil kegiatan SKNBI.
h. Melakukan perhitungan dan pembebanan biaya proses warkat. 9. Seksi Distribusi Uang dan Layanan Kas
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Melakukan perencanaan pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan uang untuk wilayah kerjanya.
b. Melakukan pengelolaan uang khazanah.
c. Melakukan tindak lanjut temuan hasil selisih lebih/kurang atas hitung ulang dan laporan temuan uang palsu, serta laporan terkait dengan uang dan pengedaran uang.
e. Melakukan administrasi kegiatan dan anggaran operasional kas, serta pengaturan tugas kasir.
f. Menyiapkan dan melaksanakan proses penunjukan pihak ke 3 (tiga) sebagai pelaksana jasa kas.
g. Melakukan pengawasan dan pemeliharaan peralatan/sarana kas. h. Memantau dan melaporkan pemeliharaan peralatan/sarana kerja kas. i. Memantau penggunaan dan persediaan supplies.
j. Melakukan koordinasi dalam rangka pelaksanaan distribusi uang.
k. Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung jawaban kegiatan layanan kas.
10.Seksi Pengolahan Uang.
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut: a. Memeriksa rencana pengambilan modal kerja.
b. Menerima dan mencocokan fisik uang dari pengelola khazanah dengan formulir antar kasir.
c. Mendaftarkan petugas pengolahan uang di setiap sub kelompok dalam system OAP.
d. Melakukan serah terima fisik uang sesuai modal kerja.
e. Menandatangani warkat, formulir, SP/ST, BA dan laporan atas kegiatan pengolahan uang.
f. Menyerahkan uang palsu yang ditemukan dari hasil hitung ulang.
h. Melakukan pengawasan kegiatan atas pemeliharaan dan perbaikan peralatan kas.
11.Peneliti Ekonomi Utama
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas pokok unit kerja yang dibawahinya agar sejalan dengan upaya pengembangan ekonomi daerah.
b. Bertanggung jawab dalam rangka menyediakan informasi dan rekomendasi kepada Pemerintah Daerah, Perbankan dan pihak terkait dalam rangka pengembangan ekonomi daerah.
c. Mengkoordinasikan upaya pemberdayaan sektor riil dan UMKM di daerah serta mendorong pengembangan potensi ekonomi daerah.
d. Mendesimenasikan hasil penelitian serta kebijakan moneter, perbankan dan system pembayaran.
e. Melakukan hubungan komunikasi secara intensif dengan stakeholders di daerah dalam rangka strategi pengembangan ekonomi daerah.
f. Mengkoordinasikan penyusunan riset/kajian serta Kajian Ekonomi Regional (KER) di wilayah koordinasinya.
12.Analis Madya Senior (Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM) Adapun tugas-tugas pokonya adalah sebagai berikut:
b. Mengkoordinasikan pemberian bantuan teknis dalam bentuk pelatihan dan penyesdiaan info serta memfasilitasi proses intermiediasi perbankan dalam rangka pemberdayaan sektor riil dan UMKM.
c. Melaksanakan komunikasi hasil penelitian dalam rangka mendorong perbankan untuk melakukan pembiayaan pada sektor riil dan UMKM. d. Mengkoordinasikan penyediaan data profil UMKM yang potensial
dibiayai oleh lembaga keuangan.
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembebanan rekening khusus dalam rangka bantuan luar negeri.
f. Mengkoordinasikan penatausahaan KLBI termasuk perhitungan bunga dan laporan-laporan lainnya.
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengawasan dan pembinaan serta pengelolaan informasi PVA di daerah.
13.Kepala Bidang Manajemen Intern
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dan produk pokok pada seksi yang dibawahnya.
b. Melakukan komunikasi intensif dan professional dengan bidang lain untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Kantor Bank Indonesia. c. Meningkatkan dan memelihara komitmen serta kompetensi SDM di
Kantor Bank Indonesia untuk dapat berkinerja tinggi.
14.Kepala Bidang SDM
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan, penempatan, pembinaan dan PHK sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh satuan kerja kantor pusat.
b. Menatausahakan data kepegawaian.
c. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai.
d. Melakukan penyelesaian pembayaran yang berkaitan dengan gaji, insentif, manfaat dan fasilitas lainnya.
e. Membuat laporan berkala yang berkaitan dengan kepegawaian kepada satuan kerja terkait di kantor pusat.
15.Kepala Seksi Logistik
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan penyusunan dan evaluasi realisasi program kerja Kantor Bank Indonesia.
b. Melaksanakan dan menatausahakan pengadaan barang dan jasa. c. Melaksanakan penghapusan barang-barang inventaris dan kendaraan. d. Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas,
rumah istirahat dan perabotannya serta sarana lainnya.
e. Menyelesaikan tagihan listrik, air, telepon dan gas serta jasa pihak ketiga lainnya.
16.Kepala Seksi Sekretariat
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi penyelesaian masalah yang berkaitan dengan aspek hukum.
b. Mengelola surat masuk, warkat masuk keluar serta sentral khasanah arsip.
c. Mengelola kegiatan protokoler
d. Mengawasi pengoperasian alat komunikasi masuk keluar (telepon, fax, telex) serta pemberian dan pencocokan kode rahasia telex.
e. Mengelola pengamanan gedung kantor, tata tertib kantor dan penjemputan uang, kas keliling, rumah dinas dan rumah peristirahatan lainnya.
f. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan yang berkaitna dengan tugas pengamanan.
g. Membuat laporan berkala mengenai kesekretariatan, pengamanan dan protokol.
17.Kepala Seksi Sumber Daya
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan, penempatan, pengembangan, pembinaan dan PHK pegawai termasuk THOS (tenaga honorer out sourcing)
c. Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan penyelesaian gaji, insentif, manfaat dan fasilitas lainnya.
d. Membuat laporan pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian dan logistik.
e. Melakukan penyusunan dan evaluasi realisasi program kerja dan anggaran Kantor Bank Indonesia.
f. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
g. Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas dan rumah istirahat dan perabotannya serta sarana lainnya.
h. Menyelesaikan tagihan listrik, air, telepon, gas serta jasa pihak ketiga lainnya.
E. Kinerja Usaha Terkini
F. Rencana Kegiatan
BAB III PEMBAHASAN
Dalam pembahasan ini penulis akan melaporkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan di Kantor Bank Indonesia Medan. Dimana hal yang perlu penulis laporkan yaitu :
A. Makna efisiensi pekerjaan kantor bagi pegawai Kantor Bank Indonesia Medan.
Azas-azas efisiensi pekerjaan pada Kantor Bank Indonesia Medan : B. Azas perencanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan C. Azas penyederhanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan D. Azas penghematan pada Kantor Bank Indonesia Medan E. Azas penghapusan pada Kantor Bank Indonesia Medan F. Azas penggabungan pada Kantor Bank Indonesia Medan G. Pengevaluasian kinerja pegawai Kantor Bank Indonesia Medan
A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor Bagi Pegawai Kantor Bank Indonesia Medan
Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai KBI Medan adalah : 1. Kesadaran pegawai KBI Medan. Kesadaran pegawai KBI Medan merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan merupakan hasil dan proses yang panjang.
2. Keahlian pegawai KBI Medan. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai KBI Medan sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai KBI yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai disetiap masing-masing kantor Bank Indonesia yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada KBI Medan antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas ( job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut :
1. Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada iklim unsure yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.
Efisiensi dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.
Adapun faktor-faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan KBI Medan adalah adanya spesifikasi khusus dari pusat. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan kantor KBI Medan adalah barang-barang yang sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh kantor pusat Bank Indonesia di Jakarta. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi pusat. Kemudian KBI Medan melakukan pembelian sendiri terhadap barang-barang yang di perlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi pusat.
Azas-azas efisiensi pekerjaan pada Kantor Bank Indonesia Medan : B. Azas Perencanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan
Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai tindakan – tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.
Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor. 1. Moril rendah
2. Ketiadaan arah bagi kelompok kerja 3. Pemborosan bahan-bahan
5. Kehilangan waktu para pekerja
6. Ketiadaan usaha menyeluruh secara terkordinasi
Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan. Secara logis, apabila pegawai berada dalam suasana receptive atau sedang mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan. Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan mengeluarkannya bilamana diperlukan.
Perwujudan azas perencanaan ini pada KBI Medan meliputi penyusunan anggaran operasional dan pendataan terhadap setiap seksi – seksi terhadap apa yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap seksi KBI Medan agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana sesuai dengan visi dan misi KBI Medan. Perwujudan lain adalah mengelola sumber daya internal yang dibutuhkan sebagai faktor pendukung fungsi-fungsi utama.
1. Seksi Operasional Kas
Seksi operasional kas melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi/monitoring kebutuhan uang untuk kebutuhan Kantor Bank Indonesia setempat yang berada di wilayah kerja. Dalam hal ini KBI berperan sebagai kantor depot kas.
2. Seksi Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM
Seksi pemberdayaan sektor riil dan UMKM melakukan penyusunan program pemberdayaan sektor riil (korporasi, BUMN dan UMKM) terlebih dahulu berdasarkan hasil identifikasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
3. Seksi Kajian Ekonomi
Seksi kajian ekonomi melakukan penyusunan kajian ekonomi regional terlebih dahulu yang mencakup assesmen makro ekonomi daerah dan perkiraan perkembangan ekonomi dan harga.
4. Seksi Sumber Daya
Seksi sumber daya melakukan perencanaan program kerja dan anggaran KBI Medan.
C. Azas Penyederhanaan pada Kantor Bank Indonesia Medan
.Azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan azas ini yaitu:
termudah, yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah. b. Pedoman tentang perlengakapan tata usaha, segenap perlengkapan tata usaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mengkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan dan perawatannya.
c. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha, bebagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tata usaha yang melayani semua satuan operatif, misalnya pekerjaan penyambungan tetepon, rancangan formulir, dan lain-lain.
Dalam perwujudannya, Kantor Bank Indonesia Medan tidak memakai azas penyederhanaan pekerjaan. Hal ini dikarenakan Bank Indonesia adalah sebuah badan hukum yang sudah berdiri sejak lama, sehingga para pegawai tinggal menjalankan dan mengikuti sistem yang sudah ada sejak dulu. Semua pelaksanaan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mengacu pada ketentuan pelaksanaan legalitas hukum.
D. Azas Penghematan pada Kantor Bank Indonesia Medan
b. Pedoman tentang kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun – tahun tidak habis. c. Pedoman tentang mekanisasi tata usaha, pemakaian mesin – mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketata usahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga suatu mesin baru perlu diberbandingkan dengan kemungkinan jasa yang diberikannya dan mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan adalah kemanfaatan riil suatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan semu.
Kantor Bank Indonesia Medan mempergunakan dan mengolah kebutuhan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Rencana yang dibuat belum tentu pas dengan realita yang terjadi di lapangan. Salah satu perwujudan asas penghematan adalah dari segi anggaran (budgeting). Akan tetapi dalam hal penghematan anggaran ini, pegawai KBI Medan lebih mengartikan dengan deviasi anggaran dari pada penghematan. Pada tahun lalu KBI Medan mempergunkan anggran mencapai 93,22%. Sehingga terjadi penghematan yang cukup signifikan yaitu sebesar 6,78%. Melakukan penghematan dalam penggunaan peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan.
pegawai yang khusus diberikan hanya kepada pegawai seksi pengawasan, dan satu note book untuk tiap-tiap seksi lainnya.
E. Azas Penghapusan pada Kantor Bank Indonesia Medan
Azas penghapusan adalah meniadakan langkah – langkah atau kegiatan – kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang di anggap kuarang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :
a. Pedoman tentang peniadaaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksaaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebihan atau langkah-lanakah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan tata usaha tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan.
Hal ini ditujukan agar segala aktivitas pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. F. Azas Penggabungan pada Kantor Bank Indonesia Medan
Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :
a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam tata usaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan sejenis.
b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam penggadaan perbekalan tata usaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana.
digabungkan sehingga dapat menghemat waktu dan biaya pekerjaan karena dapat dilakukan pada satu gedung.
G. Pengevaluasian kinerja pegawai Bank Indonesia Medan
Pengevaluasian kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.
Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bank Indonesia Medan adalah dengan menggunakan IKU ( Indikator Kinerja Utama ). Pimpinan Bank Indonesia melalui manajer IKU melakukan pengontrolan dan pengelolaan kerja setiap pegawai sesuai dengan job description setiap seksi dan unit bagian. Misalnya seksi moneter, seksi moneter haruslah memberikan bantuan dana kepada sektor riil/UMKM setiap tahunnya sebanyak 5 kali. Akan tetapi hanya tercapat 2 kali. Maka dalam hal ini seksi moneter tidak mencapai target yang telah ditetapkan sebelumnya sebanyak 5 kali.
Seksi lain adalah seksi sekretariat pengamanan dan protokol, seksi ini harus melakukan kegiatan kas keliling sebanyak 24 kali dalam setahun. Maka seksi ini harus mencapai target yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, Manajer IKU sangat berperan dalam melakukan pengevaluasian kerja pegawai.
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah 1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bank Indonesia Medan
ditempuh dengan termudah – mengerjakannya, termurah – biayanya, tersingkat – waktunya, teringan – bebannya, dan terpendek jaraknya.
2. Penerapan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bank Indonesia Medan sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai Kantor Bank Indonesia Medan yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap kinerja
pegawai yang dapat menyelesaian pekerjaan secara efisien dan efektif. 3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bank Indonesia Medan sudah dilakukan
dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit
B. Saran
Adapun saran-saran yang diberikan penulis untuk pegawai Kantor Bank Indonesia Medan adalah :
1. Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabungkan atau didekatkan. Misalnya pekerjaan mensosialisasikan ciri-ciri keaslian uang dan cara memperlakukan uang digabungkan dengan tugas penemuan uang palsu. Sehingga masyarakat mengetahui perbedaan uang asli dengan uang palsu.
2. Agar azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hariyadi, Hendi. 2009. “ Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf “. Jakarta : Visimedia
Moekijat. 1989. “ Administrasi Perkantoran “. Bandung : Mandar Maju Terry, G.R. 1966. “ Office Organization and Motivation “. Bandung : Alumni Widjaja, A.W. 1988. “ Kelembagaan dan Organisasi “ . Jakarta : Bina Aksara Zubeirsyah. 2006. “ Bahasa Indonesia dan Teknik Penyusunan Karya Ilmiah”. Medan : USU PRESS
