Portfolio Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. HRD 366.85 30.66 325 Factory Tabel 3.35 Portfolio Manajemen
1.5 Management Agenda
Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam management agenda berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang harus dilakukan.
I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah proses
perencanaan bisnis dan TI
terintegrasi dan Ya
berhubungan?
Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru?
Ya Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Ya Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis?
Ya
Apakah bisnis TI dan
kinerja teknis dimonitor? Ya Apakah tim bisnis dan
manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah?
Ya
Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada
keseluruhan pengeluaran TI, baik operasional (TI yang sudah ada) mapun proyek (TI yang masih dikembangkan)?
Ya
Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?
Ya
Tabel 3.36 Management Agenda – Menentukan S asaran
II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah investasi TI
sudah pada tempat yang tepat?
Ya Apakah kita tahu apa
yang akan kita hasilkan? Ya Apakah dapat mengurangi
biaya TI yang tidak perlu? Ya Apakah dapat menggunakan biaya yang
sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Ya
Dapatkah Anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?
Ya Dapatkah Anda merubah
strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?
Tidak
Karena pengambilan keputusan dilakukan oleh manajemen tingkat atas
Apakah Anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Ya Dapatkah Anda mengontrol biaya TI secara efektif? Ya
Tabel 3.37 Management Agenda – Bertanya dengan pertanyaan yang Tepat
III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah Anda mengetahui
arahan strategi (strategic intention) Anda?
Ya Apakah TI dapat memberi
contoh dukungan kepada arahan strategi? Ya Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi? Ya Apakah seluruh biaya TI
(pengembangan,
operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?
Ya
Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu?
Ya Apakah Anda mengevaluasi anggaran operasional berdasarkan arahan strategi? Tidak
Kalau sudah di settle anggarannya baru di evaluasi
Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?
Ya
Tabel 3.38 Management Agenda – Menghubungkan dengan Lapisan Bawah
IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portfolio:
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah ada pengelolaan
proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek?
Ya Adakah analisis biaya
operasional dari sudut Tidak
Karena biaya operasional belum
pandang portfolio? dianggarkan Adakah penaksiran
kegiatan operasional oleh penyelarasan strategi?
Ya Adakah penaksiran
kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan?
Ya Apakah Anda mengetahui
seberapa besar investasi TI untuk layanan dan untuk manajemen TI?
Ya Apakah Anda memiliki
strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang Anda miliki?
Ya Apakah Anda memiliki
strategi investasi untuk aplikasi yang ada?
Ya Apabila Anda melakukan
portfolio sekarang,
mampukah Anda menjaga informasi agar tetap akurat?
Ya
Tabel 3.39 Management Agenda – Memahami Biaya dan Sumber Daya
V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan
mampu untuk dilaksanakan?
Ya
Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis?
Ya
sumber daya TI direncanakan,
diprioritaskan, dijalankan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?
itu setelah di settle
Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasional maupun investasi baru,
dialokasikan dan dianggarkan secara tegas
terkait arahan strategi?
Ya
Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?
Ya
Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya? Ya Apakah perencanaan, memprioritaskan dan pengukuran mengkombinasikan ”strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang
tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?
Ya
VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Perencanaan kebutuhan /
pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan oprasional pada investasi TI-nya?
Ya
Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?
Ya
Prioritisasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?
Ya Penyelarasan – apakah
perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya?
Ya Pengukuran Kinerja –
apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?
Ya
Pengelolaan Budaya –
apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan
kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Ya
M anajemen Portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis?
Ya
Pengelolaan dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada
praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Tabel 3.41 Management Agenda – Mengadopsi Proses yang Efektif untuk Menghasilkan Tindakan
VII. Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek :
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah terdapat masalah
umum dari ketiadaan hubungan dari proses?
Ya Apakah terdapat masalah
umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong?
Ya Apakah budaya kita
merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama?
Ya Sanggupkah proses
pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti membuat anggaran? Ya Apakah manajer mengharapkan sesuatu yang salah? Ya Apakah manajer bisnis
demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap
perubahan yang signifikan?
Ya
Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan
apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?
Tabel 3.42 Management Agenda – Menangani Masalah-masalah yang Umum Terjadi pada Praktek