BAB III : TOPIK PENELITIAN
D. Manajemen Aktiva Tetap
Aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum selama taksiran umur ekonomisnya. Perlu dibentuk satu fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk menggunakan, memindahkan, dan menghentikan pemakaian aktiva tetap, penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang menganggur di suatu fungsi tidak dapat segera dimanfaatkan oleh fungsi lain. Dalam struktur organisasi, fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap berada di tangan bagian aktiva tetap.
Wewenang yang dimiliki oleh bagian aktiva tetap adalah sebagai berikut : a. Menempatkan aktiva tetap ditangan fungsi pemakai aktiva tetap,
b. Memberikan otorisasi pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya,
c. Memberikan otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap,
d. Memberikan otorisasi pengiriman aktiva tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi.
Dalam hal ini PT. PLN (Persero) MEDAN telah menempatkan fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap kepada bagian aktiva tetap dengan wewenang seperti diatas.
Muammar Nasution : Perlakuan Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. PLN (Persero) Pikitring Suar Medan, 2010.
1. Struktur Kode Aktiva Tetap
Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktiva tetap di berbagai lokasi, untuk memudahkan identifikasi aktiva tetap, diperlukan kode yang mampu memberikan informasi lengkap mengenai aktiva tetap. Diantara informasi penting yang perlu dicerminkan dalam kode aktiva tetap adalah, golongan aktiva tetap, jenis aktiva tetap, lokasi portability, tahun perolehan, fungsi yang bertanggung jawab dalam pemakaian aktiva tersebut. Oleh karena itu, jika perusahaan menggunakan kode angka kelompok ( group code ), maka berikut ini disajikan struktur kode aktiva tetap.
Contoh penggunaan kode aktiva tetap disajikan sebagai berikut :
X XX XX XX XX XX
Golongan aktiva tetap Jenis aktiva tetap Tahun perolehan Fungsi
Lokasi portability
Dalam hal ini PT. PLN (Persero) MEDAN telah menggunakan metode diatas dan dapat dilihat pada pemberian kode gudang seperti dibawah ini,
Gedung 2 2 03 3 22101 0
Keterangan : 2 gedung, 2 gudang, 3 fungsi, 03 tahun perolehan, 2 Medan, 2 Gedung, lantai 1, kamar 01, 0 Tidak dapat dipindahkan.
Muammar Nasution : Perlakuan Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. PLN (Persero) Pikitring Suar Medan, 2010.
2. Dokumen Aktiva Tetap
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah :
a. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request). Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Melalui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi (capital budget) untuk disetujui / diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh rapat umum pemegang saham. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
b. Surat Permintaan Reparasi ( authorization for repair ), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal.
c. Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
Muammar Nasution : Perlakuan Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. PLN (Persero) Pikitring Suar Medan, 2010. d. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap, dokumen ini
berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
e. Surat perintah kerja ( work order ), yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang di pakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.
f. Surat Order Pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok.
g. Laporan Penerimaan Barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
h. Faktur Dari Pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli.
i. Bukti Kas Keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
j. Bukt i Memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
Muammar Nasution : Perlakuan Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. PLN (Persero) Pikitring Suar Medan, 2010. Dalam hal ini PT. PLN (Persero) MEDAN belum melakukan dokumentasi seperti diatas sepenuhnya, hal ini dikarenakan masih sedikitnya jumlah aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu PT. PLN (Persero) MEDAN adalah perusahaan yang kepemilikan sahamnya hanya dimiliki oleh satu orang saja, sehingga kebijakan untuk membeli aktiva tetap sepenuhnya merupakan wewenang dari pemilik perusahaan tersebut.
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. Kartu aktiva tetap, 2. Jurnal umum,
3. Register bukti kas keluar.
Kartu Aktiva Tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.
Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap.
Register Buku Kas Keluar, digunakan untuk mencatat transajsi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
Dalam hal ini PT. PLN (Persero) MEDAN telah melakukan pencatatan akuntansi seperti yang diuraikan diatas.
Muammar Nasution : Perlakuan Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. PLN (Persero) Pikitring Suar Medan, 2010.
