BAB II KAJIAN TEORITIS
2.5 Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip merupakan kebutuhan karena arsip merupakan bahan utama bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, bukti otentik, alat pengawasan kegiatan dan sebagai sumber pengingat. Manajemen arsip diperlukan agar organisasi mampu memanfaatkan arsip secara optimal dalam rangka penyelenggaraan tertib administrasi organisasi serta mencapai tujuan yang ingin dicapai.
Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh karena itu, manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap
37 kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dinamis dalam masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.
Manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “suatu disiplin dan fungsi organisasi dalam mengelola arsip untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”.
Manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan, melalui fungsi organisasi mengenai perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan kegiatan manajerial lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis dan administratif.
2.5.1 Fungsi dan Tujuan Manajemen Arsip Dinamis
Fungsi manajemen arsip dinamis dapat dibedakan menajdi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional arsip. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan.
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,
38 pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Amsyah, 2003)
Tujuan dari manajemen arsip dinamis yaitu untuk mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
Tujuan dari pengelolaan manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “ untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa fungsi manajemen arsip yang meliputi yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan dan tujuan menajemen arsip untuk mengendalikan penciptaan arsip, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
2.5.2 Peranan Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis sangatlah penting bagi staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan sistem informasi dan perkantoran. Peranan manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di lingkungan arsip dinamis untuk (Kustinawati, 2012):
39 a. Menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping) untuk
kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya.
b. Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat
c. Mengembangakan sistem dan control untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat
d. Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip
e. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip
f. Menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas. Dengan demikian, manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya. Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan profesinya.
2.5.3 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip secara efektif, efesien dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem, untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
Pengertian pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah "proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip".
40 Pengelolaan arsip dinamis menurut Wiyasa (2005), terbagi dalam 3 tahap yaitu:
1. Penciptaan Arsip
Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Penciptaan arsip merupakan awal dari pengelolaan arsip, karena tanpa adanya tahap ini proses pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan lancar. Penciptaan arsip merupakan aktivitas awal dari kehidupan arsip dalam penyelenggaraan organisasi dalam mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Penggunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) diperuntukkan bagi pengguna yang berhak berdasarkan peraturan perundang-undangan baik untuk kepentingan peemrintah dan masayarakat umum. Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pada tahap ini, arsip mulai dipergunakan sebagai berkas kerja, data dan informasi yang terkandung didalamnya digunakan untuk memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Untuk dapat dipergunakan arsip harus diorganisir dan disimpan secara sistematis. Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor.
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam administrasi perkantoran (Wiyasa 2005, 165).
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 penyusutan arsip adalah: Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Dapat dinyatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip yang tidak memiliki nilai guna baik dengan cara memindahkan,
41 memusnahkan dan menyerahkan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip.
Dalam pengelolaan arsip dinamis terkandung didalamnya sumber daya vital yang sangat penting. Tanpa adanya pengelolaan arsip dinamis organisasi tidak dapat beroperasi tanpa menjaga keakuratan dan aksesibilitas dari arsip yang dimiliki. Pengelolaan arsip dinamis membantu menyediakan memori organisasi, merumuskan kebijakan, membuat keputusan yang sesuai, dan meningkatkan efisiensi. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang terdapat pada suatu organisasi sebaiknya dilakukan secara terencana, menyeluruh dan terpadu. Hal tersebut dimaksudkan untuk memberikan kelancaran proses administrasi sehari-hari. Pengelolaan arsip ini dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.
Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis sebagai proses mengkoordinir pekerjaan secara efektif dan efisien untuk mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasiyang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Pengelolaan arsip dinamis juga memungkinkan upaya untuk pemeliharaan penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip dinamis haruis dilakukan dengan sebaik mungkin agar arsip benar-benar menjadi pusat ingatan dan sumber informasi penting.
2.5.3.1Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal
42 Retensi. Menurut Silvia (2014, 33) ada prosedur pemindahan arsip inaktif yaitu:
1. Inaktif
2. Pengelompokkan
3. Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip
4. Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks 5. Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita
Acara Pemindahan
6. Pelaksanaan pemindahan arsip
2.5.3.2Pemusnahan Arsip Dinamis
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya yaitu dilakukan dengan cara membakar habis, dicacah atau menghancurkan dengan bahan kimia.
Menurut Basuki (2003, 32) Ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1. Pencacahan
Metode ini lazim digunakan untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan
shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil dimana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2,5 cm. Pencacah kertas berjenis gergaji lebih mahal dan beroperasi lebih perlahan daripada pencacah yang memotong langsung, sangat cocok digunakan untuk membutuhkan tingkat kerahasiaan yang tinggi. Jenis pencacah yang terakhir yaitu disintegrator yang menggunakan pemotong berputar, sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi.
2. Pembakaran
Metode ini sangat populer pada masa lalu karena dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen rahasia dapat diketahui pesaing. Saat ini meetode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
43 3. Pemusnahan Kimiawi
Metode ini memusnahkan dokumen dengan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan.
4. Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan di musnahkan dimasukkan ke dalam bak penampungan diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No.9 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-lambaga dan Badan Pemerintahan, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan
44 keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 2.5.4 Pengorganisasian Arsip Dinamis
Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem yang dikenal dengan tiga azas yaitu:
1. Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi merupakan proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan di satu ruangan sentral file untuk seluruh organisasi. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Adapun keuntungan dari azas sentralisasi adalah konsistensi dalam penemuan kembali arsip, pertanggung jawaban mudah diidentifikasi, arsip-arsip yang berhubungan disimpan bersama, mengurangi duplikasi, penggunaan ruang/tempat, peralatan, personil yang lebih baik, kemanan lebih terjamin dan mudah dipertanggungjawabkan. adalah pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar. Sedangkan kerugian dari azas sentralisasi ini adalah arsip hanya efisien dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil, tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sitem penyimpanan yang seragam, unit kerja yang memerukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Penetapan azas desentralisasi dapat dilakukan dengan pertimbangan antara lain adalah gedung kantor yang luas bahkan terpisah tempatnya, kemungkinan arsip sangat segera dibutuhkan oleh masing-masing unit pengolah, dan volume arsip terus meningkat. Pada sistem desentralisasi semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau
45 perusahaan yang sudah besar. Selain itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas desentralisasi ini adalah sulit mencapai keseragaman sistem untuk seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak membutuhkan sarana dan tenaga.
3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang berhubungan tidak disimpan secara bersama-sama, dan peyimpanan prosedur organisasi bisa terjadi (Sugiarto, 2005, 21).
Menurut pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengorganisasian arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas memiliki keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi.
2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan yaitu pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas yang bersangkutan ( Gunarto 1997, 19).
Penataan Arsip (filling system) adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di temukan saat dibutuhkan (Yatimah 2005, 167).
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip
46 yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila arsip tersebut diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Menurut Sedarmayanti ( 2003, 68) tujuan penataan arsip (berkas) adalah:
a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Penataan arsip diperlukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Menurut Amsyah (2003) sistem penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama tunggal. Sedangakan nama badan terdiri dari nama badan Pemerintah, Swasta dan Organisasi.
2. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (Numeric Filling System). Pada sistem nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku registrasi/buku induk/buku besar).
3. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Untuk dapat melaksanakan penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek, maka harus ditentukan terlebih dahulu masalah-malsah yang umumnya terjadia dalam setiap dokumen. Daftar Klasifikasi Subjek dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu:
a. Daftar klasifikasi Standar adalah daftar yang sudah merupakan standar umum di dunia Internasional.
47 b. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri adalah daftar klasifikasi yang dibuat sendiri oleh perusahaan karena berdasarkan atas dari fungsi, kebutuhan, dan tugas. Daftar klasifikasi buatan sendiri terdapat dua urutan yaitu urutan kamus dan urutan ensiklopedia.
4. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini dikelompokan menjadi tiga yaitu:
a. Nama depan Negara
b. Wilayah Adminitrasi Negara c. Wilayah Adminitrasi Khusus
5. Sistem Kronologis/Tanggal/Urutan Waktu
Sistem penyimpanan kronologis adalah merupakan sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu seperti tanggal, bulan,tahun, ataupun abad yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman.
Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar keudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan ( Amsyah 2003, 71).
Berdasarkan pernyataan diatas bahwa sistem penyimpanan asip bertujuan untuk mudah ditemukan kembali saat diperlukan dalam waktu yang cepat dan tepat dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2.6 Temu Balik Arsip Dinamis
Temu balik arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas kearsipan. Arsip-arsip yang dibutuhkan harus bisa ditemubalikkan secara cepat, tepat dan benar. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan yang terekam dalam bentuk media apapun. Menurut Hasugian (2006, 2) menyatakan bahwa pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk
48 mengidentifikasi, kemudia memanggil (retrievel) suatu dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi.
Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan dimana arsip-arsip yang dimiliki cepat ditemubalikkan. Pada umumnya temu balik arsip dilakukan karena adanya permintaan. Permintaan dapat menyangkut berkasnya maupun terhadap informasinya. Itulah sebabnya berkas yang ada perlu diolah agar setiap permintaan terhadap informasinya dapat disediakan.
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu perlu diperhatikan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan mesin. Tujuan utama sistem temu balik arsip adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien.
49 2.7 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan zulkifli amsyah (2005,213).
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa: Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
JRA merupakan salah satu teknis/metode yang biasa diterapkan dalam dunia kearsipan, JRA ini merupakan tahap analisis untuk membuat keputusan sampai kapan suatu arsip harus disimpan, atau jika diistilahkan dengan kehidupan maka dalam kegiatan JRA inilah penentuan daur hidup arsip dilangsungkan. JRA merupakan kegiatan manjemen kearsipan yang dipandang sangat berat karena disinilah keberlangsungan arsip ditentukan. Jadwal retensi dan disposal arsip adalah suatu daftar arsip pada suatu organisasi yang berisi petunjuk teknis bagaimana arsip-arsip diperlakukan/dibuang setelah diciptakan dan digunakan.