TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Teori Manajemen Aset
2.1.3 Manajemen Aset
2.1.3.2 Manajemen Aset dalam ISO 55000
International Standard Organization (ISO) adalah organisasi internasional yang dibentuk dalam rangka membuat standar internasional. Pekerjaan dalam rangka membuat standar internasional ini biasanya dilakukan melalui komite teknik ISO. Setiap anggota ISO yang tertarik pada satu subjek dan teknikal komite yang menentukan apakah subjek tersebut layak untuk dibuat standarnya.
Organisasi internasional, pemerintah dan non pemerintah yang tergabung dalam ISO juga mengambil bagian dalam pekerjaan komite. ISO juga bekerja sama
dengan International Electrotechnical Commision (IEC) dalam hal standarisasi elektro teknikal. Sebuah standar terhadap suatu subjek akan disetujui sebagai sebuah standar internasional jika 75% dari komite teknikal menyetujuinya. (ISO 55000, 2010)
Terkait standar yang mengatur tentang manajemen aset, ISO mengeluarkan standar bernomor 55000 atau ISO 55000. Defenisi manajemen aset menurut ISO 55000 adalah suatu aktivitas yang mengurusi aset dan sistem aset dan dilakukan secara sistematis dan koordinatif dalam melakukan optimalisasi dan keberlanjutan aset, kinerja, resiko dan pengeluaran terhadap siklus hidup aset melalui rencana strategis organisasi. Rencana strategis organisasi adalah rata-rata dari rencana jangka panjang organisasi yang diambil dari badan, visi, misi, nilai, kebijakan bisnis, tugas yang diberikan oleh pemilik, tujuan dan manajemen resiko organisasi.
Manajemen aset mengoptimalkan kegunaan dari sebuah aset dalam bentuk manfaat layanan dan keuntungan secara finansial. Upaya ini dapat dilakukan melalui empat hal yaitu,
a) Penciptaan aset,
b) Pengoperasian dan pemeliharaan aset,
c) Optimalisasi melalui penggantian dan perbaikan, dan d) Menghapus aset.
Adapun dalam pengerjaannya dibutuhkan empat tahapan yaitu, a) Inventarisasi aset
Inventarisasi aset adalah bagaimana mendata keseluruhan aset yang dimiliki.
b) Legal audit
Legal audit adalah mempertanyakan status legalitas aset secara hukum.
Identifikasi permasalahan dan mencari solusi secara legal yang selanjutnya memutuskan apakah aset itu masih bisa digunakan atau harus dilakukan pengalihan.
c) Penilaian aset
Penilaian aset memiliki peran penting dalam manajemen aset. Hal itu dikarenakan setelah mengetahui nilai dari aset tersebut maka prediksi nilai aset di masa depan dan optimalisasi aset dapat dilakukan.. penilaian terhadap nilai aset yang dimiliki umumnya dilakukan oleh penilai independen.
d) Optimalisasi dan penggunaan aset
Pada tahap ini dibutuhkan strategi untuk memaksimalkan penggunaan aset sehingga pertambahan nilai aset dan prediksi keuntungan dapat diproyeksikan.
Manajemen aset perlu mengetahui siklus hidup aset (life cycle). Hal tersebut disebabkan karena siklus hidup aset merupakan hal yang paling berkaitan dengan biaya modal dan biaya operasi. Pemahaman tentang siklus hidup aset akan menghindari kesalahan dalam mengasumsikan biaya modal dan operasi aset. Jika diambil tingkat rata-rata, sebuah organisasi yang menggunakan manajemen aset mampu meningkatkan keuntungan secara signifikan sebesar 20% hingga 50% dan secara bersamaan terus melakukan kontrol biaya, resiko secara simultan dalam siklus yang panjang (Woodhouse, 2011).
Kunci pokok dan elemen manajemen aset yang baik berdasarkan ISO 5500 adalah :
a) Multi disiplin
Manajemen aset memiliki banyak hunbungan dengan departemen lainnya yang melampaui beberapa batasan aturan dan berfokus pada net value-for-money (nilai dari uang)
b) Sistematis
Teraplikasi secara struktural di dalam sistem manajemen organisasi.
c) Berorientasi kepada sistem
Melihat kebutuhan dan penyesuaian aset terhadap kebutuhan organisasi yang selanjutnya di basiskan kepada net total value (nilai total)
d) Berbasis resiko
Mempertimbangkan segala jenis resiko secara benar kepada setiap keputusan yang akan dilakukan
e) Optimal
Mencari keputusan yang terbaik antara tujuan tujuan yang bertentangan, seperti biaya dibandingkan kinerja, dan dampak jangka pendek dibandingkan dengan dampak jangka panjang.
f) Berkelanjutan
Perencanaan harus meliputi life cycle value secara optimal, termasuk kinerja sistem yang sedang berjalan.
g) Integrasi
Aset manajemen harus bergabung dengan aspek lainnya dan bekerja secara keseluruhan.
Hal mendasar dalam penerapan manajemen aset yang berhasil berdasarkan ISO 55000 dapat dilihat melalui:
a. Struktur organisasi disusun berdasarkan hal mendasar yang dibutuhkan oleh manajemen aset dan kepemimpinan yang jelas,
b. Komunikasi dan koordinasi yang jelas antar bagian dalam manajemen aset, c. Komitmen dan kompetensi dari setiap staff yang terlibat dalam manajemen
aset, dan
d. Melakukan pelatihan dan pertukaran informasi dalam menambah pengetahuan mengenai kondisi aset, kinerja, resiko dan biaya dan hubungan diantara masing-masing elemen manajemen aset.
ISO 55000 menjelaskan bahwa manajemen aset yang baik mensyaratkan perintah dan aturan yang dibuat oleh pimpinan dapat dilaksanakan dan dipahami oleh seluruh karyawan. Jika syarat tersebut tidak terpenuhi, maka akan sulit mewujudkan manajemen aset yang baik dalam suatu organisasi. Pelaksanaan manajemen aset yang baik dilaksanakan secara efisien dan efektif oleh organisasi manajemen aset. Efisiensi dan efektifitas dalam manajemen aset berdasarkan ISO 55000 dapat dilihat melalui:
a. Struktur organisasi, otoritas dan tanggung jawab,
b. Aktivitas manajemen aset dilakukan oleh pihak ke 3 (outsourcing), c. Pelatihan, pemahaman dan kompetensi,
d. Komunikasi, partisipasi dan konsultasi, e. Dokumentasi sistem manajemen aset, f. Manajemen informasi,
g. Manajemen resiko,
h. Aturan/legal dan syarat manajemen aset yang ada, dan i. Pergantian manajemen.
Membuat keputusan yang baik didalam manajemen aset adalah penting dalam menyelaraskan manajemen aset. Untuk menciptakan keputusan yang baik maka diperlukan informasi tentang aset dengan melakukan analisa SWOT (strength, weaknesses, oppurtunities, threats). Ini penting dalam mengetahui hubungan antara aktivitas manajemen aset yang aktual dan potensial terhadap biaya jangka panjang dan jangka pendek, resiko, kinerja, dan siklus hidup aset. Hanya dengan cara ini pembuat keputusan mendapat informasi terhadap seluruh siklus hidup aset. Berdasarkan informasi tersebut maka dapat diambil sebuah keputusan dalam pengelolaan sumber daya, waktu dan anggaran. Pada akhirnya keputusan manajemen aset dibuat dengan membandingkan setaip aset yang dimiliki dengan melihat aset mana yang lebih menguntungkan.
Dalam mewujudkan rencana strategis organisasi dan memberikan keuntungan terbaik kepada pemiliki, sebuah organisasi manajemen aset harus mempertanyakan dan menjawab semua pertanyaan-pertanyaan meliputi:
1. Apakah sistem manajemen aset mengetahui seluruh aset yang dimiliki, dimana posisi aset tersebut, dan apa fungsi dan kontribusi aset tersebut?
2. Apakah sistem manajemen aset mengetahui apa manfaat dari aset yang dimiliki baik untuk jangka pendek, menengah maupun jangka panjang?
3. Apakah aset tersebut dapat mengantarkan sistem manajemen aset dalam mencapai tujuan dengan menggunakan biaya yang efektif?
4. Apakah sistem manajemen aset mendapatkan nilai maksimal dari aset yang dimiliki?
5. Apakah sistem manajemen aset dapat mengelola keseluruhan aset?
6. Apakah manajemen aset mengetahui resiko negatif dari aset yang dimiliki
terhadap lingkungan dan orang-orang disekitarnya?
7. Apakah anggaran yang dikeluarkan oleh sistem manajemen aset terhadap aset yang dimiliki sudah sesuai dengan kebutuhan?
8. Apakah manajemen aset sebagai organisasi selalu dengan cepat melakukan evaluasi investasi, serta mengetahui efek dari aset yang berfungsi dan tidak berfungsi?
9. Apakah sistem manajemen aset mengetahui resiko dari keputusan yang diambil dalam hal operasional aset terkait kerugian jangka panjang untuk keuntungan jangka pendek?
10. Apakah sistem manajemen aset mengetahui resiko yang ditimbulkan oleh satu aset terhadap aset lainnya?
11. Apakah sistem manajemen aset mengevaluasi dengan baik strategi manajemen aset yang dimiliki demi kepentingan operasional, peraturan dan lingkungan keuangan?
12. Apakah sistem manajemen aset selalu memperbaiki kinerja sistem manajemen aset yang dimiliki?
13. Apakah sistem manajemen aset mempunyai kebijakan, strategi, dan rencana manajemen aset sehingga aset tersebut dapat berkelanjutan?
14. Apakah pendekatan sistem manajemen aset yang berkelanjutan tersebut dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pemilik?
15. Apakah kondisi, kemampuan dan standar hidup pekerja masuk kedalam kebijakan manajemen aset?
16. Apakah sistem manajemen aset melakukan inovasi dalam mengoptimalkan aset?
17. Apakah semua pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan audit yang jelas dan meninterpretasikannya didepan pemilik?
Manajemen aset yang terintegrasi sangat penting dalam organisasi manajemen aset yang menitik beratkan pada penciptaan aset. Aset dalam jumlah besar dan memiliki karakteristik yang bervariasi akan menciptakan masalah pada pemilik sehingga hal tersebut akan meningkatkan kebutuhan pemilik terhadap manajemen aset. Terdapat tingkatan organisasi dalam manajemen aset dan tergantung pada jumlah dan kerumitan aset yang dimiliki. Hal tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1 Hirarki Manajemen Aset
Gambar 2.1 Hierarki Manajemen Aset Sumber: ISO 55000
Dari Gambar 2.1 dapat kita ketahui bahwa manajemen aset harus terlebih dahulu mengatur portfolio dari organisasi kemudian menjalankan sistem dari aset tersebut yang akhirnya mengatur aset secara individu dengan memperhitungkan resiko yang berbeda - beda di setiap tingkatannya.